文书档案整理文书档案整理 文书档案整理文书档案整理 红桥区档案局督导科红桥区档案局督导科

 文书档案整理组织工作  根据中共中央办公厅和国务院办公厅联合颁发的《党政机关公文处理工 作条例》（中办发 [2012]14 号）第二十七条和中共中央办公厅国务 院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有 保存价值的文件材料包括：党、政、工、团及人事、保卫、财会等工作 中形成的文件材料均由文书部门或业务部门进行整理，定期向档案部门 归档。  承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文件平时积累，严格登记 、及时收集、严格检查。随办随归、妥善管理。  建立相关制度，立档单位应根据国家档案局印发的有关规定制定出切实 可行的制度。如《文件归档整理及归档办法》、《机关文件材料归档范 围和档案保管期限表》、《档案工作管理制度》等，经本单位领导批准 报区档案局审核备案后执行。  档案人员应深入本单位各部门及基层单位，加强指导、监督与检查，严 把质量关，重点检查：归档文件是否齐全完整，保管期限划分是否准确 ，分类、排列是否符合要求等。

 文书档案整理  文书档案的整理应该符合《文书档案案卷格 式》 GB/T9705 和《归档文件整理规则》 DA/T22 及天津市地方标准《归档文件整理标 准》 DB12/T 的要求；  文书档案归档范围和保管期限划分依照国家 档案局 8 号令《机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限规定》及本单位制定并经区 档案局审批的《机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限表》执行.

 文件材料整理 什么是 “ 件 ” ？ “ 件 ” 是指归档文件的整理单位，一般以每份文件为 一件。或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一 件，即以两件或两件以上的一组文件为一件。 组件： 文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原 件与复印件为一件；正文与文件处理单为一件；转 发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册 （本）为一件；简报、周报等参阅材料一期为一件。

（ 1 ）计划、总结、合同（协议）、统计 等材料归入文件内容针对的年度。 （ 2 ）请示与批复等来往文件，归入文件 的批复年度。 （ 3 ）跨年度形成的文件材料，归入事项 的办结年度。 （ 4 ）会议文件归入会议的开幕年度。  文件材料归档年度的确定

 文件归档整理的原则 遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于管理和利用。

 归档文件分类 归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题 进行分类，并保持分类体系的稳定。可使用保管期 限 — 年度 — 机构、保管期限 — 年度 — 问题、保管期 限 — 年度分类方法。  保管期限 — 年度 — 机构分类法。即是将归档文件按保管期限 分类，每个保管期限下按年度分类，每个年度下面按机构分 类。这种分类方法适用于内设机构比较稳定健全、职责分工 比较明确的单位。如区委办、政府办、纪检委等部门。

 保管期限 — 年度分类法。将全部文件分为永久、 30 年、 10 年保管期限即可，这种分类方法适用于规模较小、文件数量 较少的单位。  每个单位可以按照以上三种分类方法确定出本单位的 分类方法，一旦确定，要保持相对稳定，不得随意更 改，这样会便于将来的保管和利用。  保管期限 — 年度 — 问题分类法。即先将归档文件按保管期限 分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分 类（包括：党务类、行政类、群团类、业务类等），或将党 委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为 “ 党群类 ” ；业务 部门形成的归入 “ 业务类 ” ；行政后勤部门形成的归档文件划为 “ 行政类 ” 。这种分类法适用于内设机构比较简单或职能交叉 不便于按机构分类的单位。

 文件材料的排序 （ 1 ）同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料 按照事件结合时间和重要程度排列。 （ 2 ）不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不 得排列存放在一起。 （ 3 ）文件在前，文件处理单在后；正本在前，定稿在后； 原件在前，复制件在后；转发文在前，被转文在后；批复在 前，请示在后。 （ 4 ）会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。 （ 5 ）由于种种原因，对未按时归档的有保存价值的文件材 料应视不同情况进行处理，或是排在最后，或是和相关的某 件归档文件装订成一件等，并在备注中加以说明。

 文件材料的装订 按件装订；永久和长期 (30 年 ) 保管的去掉金属物； 注意页码顺序；破损的或不规范的要修整、托裱成 A4 大小；大于 A4 纸的要风琴式折叠成 A4 大小；纸 张、字迹不符合标准的（如热敏纸、复写纸、圆珠 笔、纯蓝色笔、铅笔等）要复制，将复制件附于原 件后一同归档； 永久、 30 年保管的文件采取三孔一线装订法； 如遇文件页数少，纸张状况不好，不适于三孔装订 的可包角； 10 年的可用订书器装订，不得使用胶水、 浆糊或双面胶带纸粘贴。 三孔一线式装订时，纸张要求左、下对齐；包角 式装订，纸张要求左、上对齐。

三孔一线包角

 文件材料的编号 编写页号：每份文件编一流水号。如文件打印有页码，不再重 新编制；如没有页码，或页码不连贯则在文件右上角重新 编写阿拉伯数字页码。文件阅办单、自己加的封皮和因保 护原件而产生的复印件不计页。 编写件号：要求逐件编号，填写于归档章之中。

加盖归档章：每件归档文件要在文件首页上端正中空白处加 盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另 附白纸，填写文件题名后加盖归档章。 全宗号年度页数室编件号馆编件号 机构（问题） 期限室编盒号馆编盒号 7cm 3cm 归档章样式

 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。  年 度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如： 2013  保管期限：归档文件保管期限。分为永久、 30 年、 10 年。  件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。分别在归 档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在同一 保管期限内，按归档文件年度分别编制顺序号或按分类的最低一级编 制顺序号。  盒号：分为馆编盒号和室编盒号，馆编盒号在档案移交进馆时编制。 室编盒号（铅笔编写），是指在一种保管期限内，档案盒的排列顺序 号，每年形成档案特别多的部门室编盒号可以每年一个顺序号，每年 档案量不大的部门可以连续编号， 10 年一次断代。室编盒号以不超过 3 位阿拉伯数字标准，馆编以不超过 5 位数字标准。  机构（问题）：指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简 称。  页数：此件文件的总页数。即：登记每一件归档文件的实际页数。文 件中有图文的页面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编 制页码。空白页不计，几份文件为 1 件时应将页数相加。

编目  归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 及盒内文件目录。项目包括：件号、责任者、文号、文件 标题、日期、页数、备注、盒号等。要求直接录入今易档 案管理软件，自动生成表格。 归档文件目录 档号： 保管期限： 室编盒号： 馆编盒号： 件号 责任者文号题名 日期日期 页数页数 备注备注 馆编室编

 件号：文件的排列顺序号。  责任者：总指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者， 一般应使用全称或通用简称（不能使用本部、本局、本公司等的含义 不明简称）。联合发文的有本单位的只写本单位。无本机关的只对第 一责任者编目。  文号：即发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由 机关代字、年度、顺序号组成。填写时文号项不能省略。  文件标题：如文件没有标题或标题不能客观的反映文件内容，应重拟 题名，加 “[ ]” ，标题不得超过 48 个字，其中标点占半个字数。会 议记录要拟出事项的小标题；简报、信息等刊物要写清期数；任免的 文件标题要写本单位某人任免的通知或决定。  日期：即文件的形成时期。具体填写时应以 8 位阿拉伯数字标注年、月 、日。是一位数的在一位数前面加 0 。如 2011 年 1 月 10 日，标注为： 。  页数：此件文件的总页数。  备注：填写归档文件需要补充和说明的情况。 归档文件目录打印一式两份，一份放入档案盒内，另一份依据分类 方案填写归档文件目录索引装订成册。形成归档文件目录夹，其封面和 背脊设置全宗名称、年度、保管期限、全宗号、目录号等。

 装盒。  将归档文件按室编件号装入档案盒，并填写档 案盒盒脊，封面。不同年度的文件不能装入同一盒 内，装盒的数量要适度。

 打印备考表：（直接录入今易软件，自动生成备考 表）  备考表置于盒内文件之后，包括：情况说明、整理 人、检查人、日期、全宗号、保管期限、年度、室 编盒号、件数等项。  盒内文件情况说明：说明盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。  整理人：负责整理归档文件的人员姓名。  检查人：归档文件整理部门负责检查质量的人员姓 名。  日期：归档文件整理完毕的日期。

备 考 表 盒内文件情况说明 全宗号： 保管期限： 整理人： 年度： 室编盒号： 检查人： 件号： 至 号共 件 年 月 日

文书档案整理流程  收集归档文件材料  划分保管期限  装订整理、编写页号  排序  加盖、填写归档章信息  装盒、填写盒脊背信息  录入归档文件目录并打印两套  录入备考表、打印  将归档文件目录装入盒内一份，备考表放盒内  移交档案室

谢谢