CAP.6 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

2 Taller de Proyectos de ProcesosMódulo IV Administración de Proyectos

La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas. ¿Qué es la Administración de Proyectos? Conceptos Básicos

Administración de Proyectos Son las actividades que permiten asegurar que el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de acuerdo a la planificación. Eficiencia y Eficacia. La Administración de Proyectos se basa en las principales funciones de la Administración: Planeación, Organización, Dirección y Control.

Administración de Proyectos Planeación: Se decide anticipadamente, qué, quién, como, cuando y por que se hará el proyecto. Las tareas mas importantes son: Pronosticar situaciones futuras, Determinar los recursos que se necesitarán, Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control, Coordinar durante todo el proceso de Planeación.

Administración de Proyectos Organización: Se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporciona los recursos necesarios y se asigna el grado de autoridad y responsabilidad.

Administración de Proyectos Dirección: Conduce el comportamiento de los entes involucrados hacia las metas establecidas. Se comunican y explican los objetivos de todos los participantes, se asignan estándares. Motivación, Liderazgo y Comunicación.

Administración de Proyectos Control: Medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

1. Habilidades clave Liderazgo Comunicación Negociación Solución de problemas Lograr objetivos 2. Conocimientos Técnicos Administrativos 3. Herramientas 4. Técnicas Componentes de la Administración de proyectos Conceptos Básicos

BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS Tiempo Calidad Alcance Entorno Recursos Costo Elementos relacionados con el Proyecto Conceptos Básicos Conceptos Básicos

Ciclo de vida del Proyecto 1. Inicio* 2. Planeación* 3. Ejecución* 4. Control* 5. Cierre* NIVEL DE ACTIVIDAD INICIOTIEMPO *Etapas del proyecto TERMINO Conceptos Básicos

100% $, HH Avance Fase 1 Inicio Fase 2 Planeación Diseño Fase 3 Ejecución Fase 4 Pruebas y Arranque Decisión de arranque Decisiones trascendentes Instalación completa Operación completa Entrega Grado de influencia en resultados

Administración de Proyectos INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓNCONTROLCIERRE origenequipo del Proyecto perfil alcance planavance aceptación entrega PRODUCTO Etapas de la Administración de Proyectos

Administración de Proyectos Integración Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre. Alcance Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento. Costos Presupuesto y su control. Recursos Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto. Áreas de conocimiento

Administración de Proyectos Tiempo Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas, Calidad Planeación, aseguramiento y control de la calidad. Comunicaciones Definición de la distribución de información del proyecto. Riesgos Planes y administración. Suministros Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores

Administración de Proyectos Organización para el Proyecto(Estructuras) FUNCIONAL Varios responsables Superior identificado Actúan por especialidad Enfoque fragmentado MATRICIAL Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional Líder de proyecto de tiempo completo Autoridad y toma de decisiones compartida POR PROYECTOS El personal reporta directamente al Mando Superior Control total sobre el presupuesto, recursos materiales El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal Puede disponerse de un pool de recursos

Administración de Proyectos Habilidades de los equipos de trabajo Organización para el Proyecto Alto Bajo Competencias técnicas Competencias humanas Niveles operativosMandos mediosNiveles superiores

Etapas de la AP INICIO PLANEACIÓNEJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Etapas de la AP Perfil del proyecto Alcance del proyecto Mecanismos de selección de proyecto Definición del proyecto Técnicas y herramientas

Etapas de la AP Origen del Proyecto

Etapas de la AP Perfil del Proyecto ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Cuándo? Formaliza el inicio del proyecto Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados Proporciona información general

Etapas de la AP

Etapas de la AP Etapas de la AP Técnicas y herramientas Estructura de Descomposición del Trabajo Tabla de precedencias Ruta critica Matriz de roles Plan del proyecto

Etapas de la AP Procesos de planeación Plan de Administración de Proyecto Alcance, definición y plan de administración Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS ) Definición de actividades, de hitos o milestones Secuencia de actividades – Diagramas de red, lista de actividades

Organización de actividades Las actividades en un proyecto deben ser organizadas para producir resultados tangibles para que la administración pueda juzgar el progreso. Los “ Milestones ” son los puntos finales de alguna actividad. Los “ deliverables ” son los resultados del proyecto que serán entregados a los clientes. El proceso de “ cascada ” permite una definición precisa de los “ milestones ”.

Milestones y Deliverables Estudio de Factibilidad Análisis de Requerimientos Reporte de Factibilidad Desarrollo del Prototipo Estudio del Diseño Diseño de la Arquitectura Reporte de Evaluación Definición de Requerimientos Especificación de Requerimientos Especificación de Requerimientos Actividades MILESTONES

Planificación del Proyecto Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo y los recursos requeridos para completar cada tarea. Organiza las tareas de forma concurrente para hacer mejor uso de la fuerza laboral. Minimiza dependencias entre tareas para evitar retrasos debidos a que una tarea espere a la terminación de otra. Depende de la intuición y experiencia de los administradores.

Etapas de la AP Estimación de recursos Estimación de la duración de actividades Desarrollo del cronograma Estimado de costos y desarrollo de presupuesto Planeación de: – Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos Procesos de planeación

Etapas de la AP Plan de administración del Proyecto Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance – Organización del Proyecto – Mecanismos y programas de comunicación – Programa de Proyecto – Estimados de costos – Procesos de administración de riesgos – Procedimientos de control de cambios

Etapas de la AP ¿Cómo se come un elefante? ¡ En partecitas ! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. Estructura de Descomposición del Trabajo

Etapas de la AP ¿Qué es? Representación de la jerarquía del proyecto Identifica todo el trabajo a realizar Es un producto de la definición de alcance Características Organiza y define el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento Considera las fases del proyecto Es el fundamento para Estimación de costos Distribución de roles y funciones Planes técnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y análisis de problemas

Etapas de la AP Elaboración 1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado 2. Estructurar y organizar la EDT 3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior 4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT 5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente

Etapas de la AP Componentes mas importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto PRODUCTO Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos

Etapas de la AP Gráfica de Gantt 2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado. 1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.

Etapas de la AP Tabla de precedencias Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán. Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán. Incluye los siguientes elementos: Incluye los siguientes elementos: – Clave de la actividad – Actividad – Duración – Actividades precedentes – Responsable

Etapas de la AP

Actividad AActividad B Final a Inicio Inicio a Inicio Final a Final Inicio a Final Actividad A Actividad B Actividad AActividad B Actividad AActividad B Tipos de precedencias

Etapas de la AP Diagrama de Gantt Hitos (milestones) Red / Ruta crítica

Etapas de la AP Diagrama de Red (ruta crítica) Determina la duración total del proyecto Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea Muestra interdependencia de tareas Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto Permite evaluar balance entre recursos y tiempo Permite evaluar avances o desempeño

Etapas de la AP Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto Holgura

Etapas de la AP Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red, desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio. La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Actividad EsEf LsLf Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es) o bien, Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)

Etapas de la AP INICIOA B C D E H G F IFIN

Etapas de la AP Se emplea para estimar tiempos y costos. Es de utilidad para: – Análisis de alternativas – Empleo eficiente de recursos – Optimización de calendarios – Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Etapas de la AP Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M). Tiempo esperado entre eventos (P+4M+O) 6 Desviación estándar (P-O) 6 Varianza de una tarea (P-O) 6 2 Desviación esperada del proyectoSuma de varianza de las tareas Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas

Etapas de la AP Técnicas y herramientas Sistema de autorización de trabajo Sistema de información Reportes de avance Resultados del trabajo Cambios requeridos Mejora de calidad Mejoras en la ejecución Informes de proyecto

Etapas de la AP Procesos de ejecución Dirección del proyecto – Productos de avance – Acciones implantadas Aseguramiento de calidad – Cambios – Acciones correctivas Formación y desarrollo de equipo de trabajo Distribución de información Manejo de proveedores

Etapas de la AP Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma. Planificar las comunicaciones Generar información Distribuir la información Informar los avances Satisfacer a los interesados

Etapas de la AP Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: Describen un resultado técnico o un evento Se programan en fechas determinadas Su duración es cero

Etapas de la AP Etapas de la AP Características: Tangibles Medibles Entregables Se deben establecer claramente

Etapas de la AP Ventajas: Más fácil de interpretar Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

Etapas de la AP Valor ganado Planeado Tiempo Valor ganado del proyecto Recursos Real

Etapas de la AP Técnicas y herramientas Análisis de valor ganado Distribución de información Sistemas de control de cambio Control de riesgos Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Aceptación del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a línea base

IV. Etapas de la AP Procesos de control Supervisión y control Control de cambios Verificación y control de alcance Control del cronograma

Etapas de la AP Procesos de control Control de costos Control de calidad Seguimiento de desempeño del equipo Informes de resultados Comunicación con interesados

Etapas de la AP Administración de cambios Evaluar y documentar ajustes y sus impactos Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto Con el objeto de: – Comparar y evaluar el avance real del Proyecto – Dar seguimiento y supervisión de riesgos – Documentar la situación actual del Proyecto

Etapas de la AP Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: Prevea riesgos, no catástrofes Aplique su sensibilidad, visión Realice el análisis en grupo y en forma ágil Analice los riesgos más importante Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos

Etapas de la AP Análisis de valor ganado Permite evaluar el desempeño del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo. – Valor planeado – Valor ganado

Etapas de la AP Análisis de calidad Costo de conformidad y no conformidad Análisis costo / beneficio Control de calidad - herramientas estadísticas

Etapas de la AP Reporte final Auditorias de procura Informes y reportes de ejecución Técnicas y herramientas

Etapas de la AP Cierre del Proyecto 1.Cierre administrativo – Reporte final Presupuesto Programa Evidencias Lecciones aprendidas Reporte de control de cambios – Archivos – Plan de transición

Etapas de la AP Cierre del Proyecto 2.Cierre del contrato –Archivos de contrato –Manuales, planos –Bitácoras –Comunicados –Lecciones aprendidas 3.Producto, servicio o resultado final