OFICINA DE CONTROL INTERNO COMITÉ DE CALIDAD ALCALDÍA DE PASTO

ORDEN DEL DÍA: 1.VERIFICACIÓN DE QUORUM 2.COMITÉ DE CALIDAD 3.NUMERAL 5 DE LA NORMA, RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 4.PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD 5.PROCESO DE CERTIFICACIÓN 6.ESTADO ACTUAL DE LOS PROCESOS 7.CRONOGRAMA AUDITORIAS 8.DESIGNACIÓN DE COORDINADORES 9.PROPOSICIONES Y VARIOS COMITÉ DE CALIDAD

El Decreto No de 31 de marzo de 2009, se conformo el comité de calidad, integrado por: 1. Alcalde Municipal 2. Jefe Oficina de Planeación de Gestión Institucional 3. Jefe Oficina de Control Interno 4. Jefe Oficina de Comunicaciones 5. Secretario General 6. Secretario de Salud 7. Secretario de Hacienda 8. Jefe Oficina de Archivo 9. Un integrante del Equipo de Alto Impacto COMITÉ DE CALIDAD

Sus funciones son: 1. Establecer directrices para el diseño, implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de calidad 2. Formular y actualizar la política, objetivos, planes y estrategias para el sistema de gestión de calidad. 3. Planear, apoyar y asistir el desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidad. 4. Establecer los mecanismos que garanticen mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de calidad. 5. Promover el compromiso de la alta dirección en el desarrollo y mejoramiento del sistema de gestión de calidad. COMITÉ DE CALIDAD

6. Determinar y proporcionar los recursos necesarios para la implementación, mantener y mejorar el sistema de gestión de calidad. 7. Verificar que todos los documentos, procesos y procedimientos diseñados por la Alcaldía Municipal de Pasto, estén aplicándose y alineados con la política y objetivos de sistema de gestión de calidad. 8. Fomentar la adopción de un enfoque de gestión basado en procesos y procurar su implementación. 9. Velar por que los integrantes de alto de impacto cuenten con el tiempo para la realización de las actividades, relacionadas con el sistema de gestión de calidad. COMITÉ DE CALIDAD

Reuniones del comité de calidad: El comité de calidad deberá reunirse mínimo bimensualmente y extraordinariamente cuando las circunstancias lo ameriten, y se convocara con una semana de antelación no inferior a 2 días hábiles a la reunión. COMITÉ DE CALIDAD

PROCESO DE CERTIFICACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LAS ENTIDADES Enfoque al cliente Relaciones mutuamente beneficiosas Enfoque basado en hechos para toma de decisión Mejora Continua Enfoque basados en Procesos Participación activa de los servidores públicos Liderazgo Enfoque de Sistema para la Gestión Coordinación, Cooperación y Articulación Transparencia

1.Enfoque hacia el cliente 2.Liderazgo 3.Participación de todo el personal 4.Enfoque basado en Procesos 5.Enfoque de Sistema para la Gestión 6.Mejora Continua 7.Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones 8.Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor PRINCIPIOS DE GESTIÒN DE LA CALIDAD

El sistema de gestión de calidad controla todo el conocimiento y experiencia de la Administración. 4.1 Requisitos generales 4.2 Requisitos de la documentación SISTEMA DE GESTIÒN DE LA CALIDAD

Numeral 4.1. Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de todos los procesos. Numeral 4.1. Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de todos los procesos. REQUISITOS GENERALES

Mejora continua sistema de gestión de la calidad Responsabilida d de la Dirección Medición, análisis y mejora Gestión de los recursos Realización del producto Cliente Ciudadano Cliente Ciudadano Cliente Ciudadano Estado Cliente Ciudadano Estado Requisitos Legales normativos Requisitos Legales normativos Satisfacción Salidas Producto y/o servicio ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. 1 - P LANEAR 2. - H ACER 3- V ERIFICAR 4 - A CTUAR QUE QUIEN COMO CUANDO DONDE POR QUE SEGUIMIENTO MEJORAMIENTO MANTENERSE EJECUTAR SEGÚN LO PLANEADO LOGRO DE OBJETIVOS 4.1 REQUISITOS GENERALES

ESTRATEGICOS, DE DIRECCIONAMIENTO, GERENCIALES ESTABLECEN EL NORTE DEL PROCESO OPERATIVO Y ENFOCAN A LA ENTIDAD EN SUS PROPÓSITOS FUNDAMENTALES SON EJECUTADOS POR LA ALTA DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD. SON DECISIVOS EN RELACIÓN CON EL FUTURO DE LA MISMA. 4.1 REQUISITOS GENERALES

¿Que requiere documentar el Sistema de Gestión de la Calidad? Políticas y Objetivos De Calidad Manual de Calidad y Procedimientos exigidos por la Norma Procedimientos requeridos por el Sistema Planeación Control y Operación CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Aprobar los documentos antes de Su emisión Revisar Y actualizar los doc. Asegurarse de que se identifican los cambios y la versión Asegurar que las versiones están en puntos de uso Asegurarse de que los document. sean legibles Asegurar que los documen. externos se identifican y controlan Prevenir el uso de documen. obsoletos Procedimiento documentado que define los controles para… CONTROL DE DOCUMENTOS ¿Qué INCLUYE?

Define los elementos que dirigen el sistema de gestión de calidad y la verificación de su cumplimento. De su buena aplicación depende el éxito o fracaso de este modelo de gestión de calidad. REVISION POR LA DIRECCION 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

La alta Dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC, así como con la mejora continua de su eficacia. a) Comunicando a la Organización la importancia de satisfacer los requisitos legales y del cliente. b) Estableciendo la Política de Calidad. c) Asegurando que se establecen los Objetivos de calidad d) Llevando a cabo las revisiones por la Dirección e) Asegurando la disponibilidad de recursos 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

  La política y objetivos de calidad  Resultados de la medición de los Objetivos de Calidad  Resultados del desempeño general del S.G.C.  Seguimiento a los Planes de Mejoramiento.  La necesidad de recursos 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEBE EVALUAR LA CONVENIENCIA, ADECUACIÓN, EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD

PROCESO DE CERTIFICACIÓN La certificación NTCGP 1000 le permite a las entidades del Estado de la Rama Ejecutiva del Poder Público evaluar y dirigir el desempeño institucional en términos de calidad y de satisfacción social, de manera sistemática y transparente, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 2 de la Ley 872/2003.

PROCESO DE CERTIFICACIÓN La NTCGP 1000, además de incluir los requisitos de la norma ISO 9001, aporta: Eficiencia, eficacia y efectividad en todas las actuaciones. Mecanismos para comunicar a las partes interesadas sobre el desempeño de los procesos. Mapas de riesgos y puntos de control sobre los riesgos. Control de la prestación de los servicios. Comunicación con el cliente acerca de los mecanismos de participación ciudadana.

PROCESO DE CERTIFICACIÓN La certificación es el resultado de un proceso por el que los evaluadores o auditores del ente certificador, examinan la conformidad del producto o sistema de gestión de acuerdo a los requisitos de la norma. Si es conforme emitirán un documento publico, el certificado, que da fe del resultado de la evaluación.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN ESTADO ACTUAL DE LOS PROCESOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN PROCESO: SALUD PUBLICA CALIFICACION No.ACTIVIDADES VALOR DE 1 A 5 DISE Ñ ADA APROBADODIVULGADOIMPLEMENTADOEVALUADO 1 POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD 5 x 2 CARACTERIZACION DE PROCESO 4 x 3 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS 4 x 4 PROCEDIMIENTOS INTERNOS 5 x 5 FORMATOS 5 x 6 INVENTARIO DE SERVICIOS 4 x 7 EVALUACION DE SERVICIOS CON EL CLIENTE 5 x 8 INDICADORES 0 9 MANEJO DE RIESGOS 3 x 10 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS 4 x PROMEDIO 3.90

ESTADO ACTUAL DE LOS PROCESOS

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD: 5 Y 6 DE ABRIL DE 2013 PREAUDITORIA ICONTEC: 2 Y 3 DE MAYO DE 2013

DESIGNACIÓN DE COORDINADORES De acuerdo al decreto 0175 de 26 de marzo de 2008, el EAI se reunirá periódicamente cada 8 días y la asistencia es de obligatorio cumplimiento. Las reuniones se convocaran para la coordinación y programación de actividades, presentación de informes de actividades cumplidas de acuerdo al plan de trabajo establecido, evaluaciones, seguimientos y demás temas relacionados con el proceso de implementación

DESIGNACIÓN DE COORDINADORES PROCESOAREACOORDINADOR INFRAESTRUCTURAESPACIO PUBLICOJAIME BERNAL RIVAS APOYO LOGISTICOALMACENCLAUDIA SANTACRUZ INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN OSCAR ESTRADA SISBENSANDRA PATRICIA RAMOS SALUD PUBLICAFERNANDA VITERI COMPETIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ASUNTOS INTERNACIONALES GALO DÍAZ TIMANA PLANEACIÒN INSTITUCIONAL Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL PLANEACIÒN INSTITUCIONAL RICARDO PUPIALES GESTIÓN JURIDICAOFICINA JURIDICAJANETH JOJOA RODRIGUEZ CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO SANDRA PATRICIA PAZ DIRECCIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO ORLANDO MORA BENAVIDES

LIDERES DE PROCESO ¿Quiénes son los líderes de proceso? Es el grupo de funcionarios de la Alcaldía de Pasto, conformado por Secretarios de Despacho, Directores de Departamento y Jefes de Oficina. ¿Qué significa ser líder de proceso? Es el conductor operativo de un proceso es responsable de revisar, aprobar y velar por la ejecución de las actividades y los métodos, incluidos documentos del sistema que rigen su proceso, así como del seguimiento, medición, análisis y mejora del proceso a su cargo

¿ Cuales son las funciones de los líderes de proceso? Asegurar el cumplimiento de las directrices emitidas por el Comité de Calidad para la implementación, mantenimiento, seguimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad. Planear, dirigir, organizar y controlar la documentación del proceso: caracterización de proceso, procedimientos, guías, formatos e instructivos Revisar la pertinencia de las solicitudes de elaboración, actualización o anulación de los documentos del proceso. LIDERES DE PROCESO

¿ Cuales son las funciones de los líderes de proceso? Hacer seguimiento a la implementación del proceso del cual es líder y ejecutar las acciones preventivas o correctivas que sean necesarias para la mejora continua de dicho proceso, sin perjuicio de la responsabilidad que corresponde a los jefes de las áreas que tienen a su cargo la ejecución de los mismos dentro de sus funciones. Dirigir las campañas de divulgación, sensibilización y capacitación relacionadas específicamente con sus procesos y hacer seguimiento a su efectividad. Será responsabilidad de los líderes de proceso velar por la permanente identificación, valoración y monitoreo de los controles pertinentes. La revisión integral al componente de administración de riesgos se realizará como mínimo una vez al año, para cada proceso LIDERES DE PROCESO

¿ Cuales son las funciones de los líderes de proceso? Los líderes de procesos son los responsables de que se reporte oportunamente al Grupo de Calidad las normas que rigen su proceso. Utilizar los instrumentos de gestión diseñados y aprobados para garantizar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad, bajo parámetros de calidad, eficacia, eficiencia y efectividad. Realizar seguimiento a los procesos de su competencia, a través de los indicadores y puntos de control diseñados para tal fin. Realizar procesos de mejora continua y llevar a cabo los planes de mejoramiento resultantes de las auditorias que se realicen al Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno. LIDERES DE PROCESO

¿ Cuales son las funciones de los líderes de proceso? Garantizar el conocimiento por parte de todos los servidores a su cargo de los procesos, procedimientos, guías, instructivos y demás documentos relacionados con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. Comunicar a los servidores a su cargo las decisiones tomadas por el Comité de Calidad. Participar en la definición de las políticas de operación por procesos de la entidad. Designar los servidores que integran el Equipo de Alto Impacto. Garantizar disponibilidad de tiempo a los integrantes del Equipo Alto Impacto para el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno LIDERES DE PROCESO

POLITICA DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD 1.Aumentar la eficiencia en el recaudo y la ejecución de los recursos en los diferentes planes, programas y proyectos. 2.Fortalecer la participación comunitaria para la toma de decisiones económicas y sociales de la administración municipal. 3.Aumentar la satisfacción de la comunidad en la prestación de servicios. 4.Garantizar la calidad intrínseca de los productos y/o servicios adquiridos y/o entregados a los clientes 5.Elevar el nivel de competencia de los servidores públicos de la administración municipal. 6. Cumplir con los requisitos establecidos en la norma (NTCGP 1000) para mejorar la prestación de los servicios. 7.Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos.