Escola Superior de Estudos Industriais e Gestão Recomendações para a Produção de Planos de Preservação Digital Licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação Preservação e Conservação 3º Ano – 2011/2012 Docente: Milena Carla Lima de Carvalho Realizado por: Ana Ferreira – Bruna Almeida –

Sumário  Introdução……………………………………………………………………………………...3  Preservação Digital……………………………………………………………………………4  Objectos Digitais……………………………………………………………………………….9  Preservação Digital e a DGARQ (Direcção Geral de Arquivos)……………………………..11  Importância de um Plano de Preservação Digital - PPD…………………………………….13  Criação de um PPD………………………………………………………………………  Elaboração de um PPD……………………….....…………………………………………….16  Processo de elaboração…………...………………………………………………………….17  Implementação…………...……………………………………………………………...……18  O que deve ser verificado nos documentos de arquivo digitais?  Problemas Informáticos (Tecnologias da Informação)………………………………………...20  Estratégias……………………………………………………………………………………21  Conclusão……………………………………………………………………..………………22  Bibliografia…………………………………………………………………...………………23 2

Introdução Actualmente, produz-se bastante informação registada e/ou transmitida em diversos suportes e formatos. Devido à evolução social e à revolução tecnológica dos últimos 20 anos pensa-se que as gerações actuais produzam e registem mais informação, do que toda a informação registada pelas milhares de gerações anteriores. Uma parte dessa informação é produzida, registada e transmitida principalmente em suportes e formatos digitais. Tanto no passado como hoje em dia, não é possível ou até mesmo relevante preservar toda a informação criada. Ainda assim, podemos aceder e consultar um registo significativo da informação produzida no passado e é igualmente necessário garantir que as gerações futuras possam ter acesso a um registo igualmente significativo e relevante da produção informativa contemporânea. Então, a preservação digital, assume uma importância fundamental no actual contexto social e tecnológico. 3

Preservação Digital (1/5) 4 O tema da preservação digital é um tema novo, vasto e bastante complexo. Apenas se automatizou e desenvolveu há pouco mais de dez anos, de forma visível; Novo O conjunto de questões e problemas, nomeadamente de natureza conceptual, teórica, natureza prática tecnológica é imenso; Vasto e Complexo

Preservação Digital (2/5) 5 Segundo Miguel Ferreira, designa-se por preservação digital o conjunto de actividades ou processos responsáveis por garantir o acesso continuado a longo prazo à informação e restante património cultural existente em formatos digitais. A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a informação digital permanece acessível, interpretável e autêntica, mesmo na presença de uma plataforma tecnológica diferente daquela que fora inicialmente utilizada no momento da sua criação. FERREIRA, Miguel - Introdução à preservação digital – Conceitos, estratégias e actuais consensos [Em linha]. [Consultado em 18 de Dezembro 2011]. Disponível em WWW: pdf

Preservação Digital (3/5) 6 Objectos Digitais intermediação tecnológica entre hardware/equipamento e software/formato; Outros Objectos Informativos Informação acedida directamente;

Preservação Digital (4/5) 7  Para se maximizar as perspectivas de preservação a longo prazo deve-se aplicar medidas de preservação logo que possível, ou seja, enquanto os objectos digitais são ou estão ainda acessíveis ou na fase de produção e não como solução a situações emergentes onde se constata que à perda de informação necessária.  A preservação digital deve ser integrada no plano de acção das instituições. Essas devem possuir um documento estratégico que determine, onde conste os procedimentos a realizar para evitar obsolescência tecnológica e a consequente perda de informação.

Preservação Digital (5/5) 8 Existem várias questões relativas à preservação digital, para além do que deve ser preservado ou não, ou seja, essa preservação envolve vários elementos, entre os quais, “o como preservar, a responsabilidade pela preservação, os custos envolvidos e quem deve pagar, autorizações de acesso e estratégias para assegurar eficiência em todo o ciclo de vida do recurso digital”. CAMPOS, Fernanda Maria – Informação digital: um novo património a preservar. Cadernos BAD, 2002, nº 2, p. 9

Objectos Digitais (1/2) 9 A reprodução dos objectos digitais, assim como dos suportes magnéticos e ópticos que contêm informação deve ser possível de realizar em qualquer momento.

Objectos Digitais (2/2) 10 A preservação digital assenta em duas condições básicas: adopção de métodos e tecnologias que integram a preservação física, lógica e intelectual dos objectos digitais. RequisitosDocumentos impressos Documentos digitais Preservação FísicaRelevante Preservação lógicaPouco relevanteRelevante Preservação intelectualNão relevanteRelevante

Preservação Digital e a DGARQ (Direcção Geral de Arquivos) (1/2) 11 A preservação digital foi considerada pela DGARQ desde 2006, como prioridade estratégica de actuação, devido à elevada obsolescência tecnológica e à crescente percentagem de documentos produzidos electronicamente. A Administração Pública deve cada vez mais basear a sua actividade no processo de negócio electrónico de forma a agilizar processos e assegurar um serviço mais rápido, completo e transparente para o cidadão. É neste contexto que se torna claro o crescimento da produção de objectos digitais com valor evidencial e de autenticidade. Assim a DGARQ deve orientar parte da sua actividade no sentido de desenvolver processos, ferramentas e recursos capazes de dar resposta às necessidades de preservação dos objectos digitais produzidos na Administração Pública e que cuja conservação continuada seja considerada como justificada.

Preservação Digital e a DGARQ (Direcção Geral de Arquivos) (2/2) 12 Nesse contexto actua em três vias:  desenvolvimento de um arquivo digital com capacidade de integrar, gerir e disseminar os objectos digitais produzidos na Administração Pública. Foi criado o RODA (Repositório de Objectos Digitais Autênticos.  produção de documentos técnicos e normativos que auxiliem as instituições a compreender, gerir e desenvolver ferramentas que viabilizem a preservação dos seus objectos digitais. Neste domínio publicaram as Recomendações para a produção de planos de preservação digital.  intervenção na qualificação de Sistemas de Arquivos.

Importância de um Plano de Preservação Digital - PPD(1/2)  As tecnologias de informação envolvem quase todas as organizações e são utilizadas para suportar e armazenar a informação, tornando possível a sua recuperação e utilização.  A DGARQ define, desde 2006, a preservação digital como uma prioridade estratégica, pois podem haver perdas irreversíveis da informação. 13

 Foi construído um arquivo digital nacional conhecido por RODA que gere electronicamente tudo o que é produzido pela administração pública;  Foi publicado o documento: “Recomendações para a Produção de Planos de Preservação Digital”. Consiste:  Guia para a criação de um PPD;  Contém políticas para a preservação contínua dos documentos de arquivo digitais. 14 Importância de um Plano de Preservação Digital - PPD(2/2)

Criação de um PPD  Para criar um Plano de Preservação Digital devemos ter em atenção três etapas: Avaliação organizacional Identificação de requisitos dos registos digitais dos documentos Planeamento da estratégia de preservação 15

Elaboração de um PPD  Pré-requisitos que constituem a base para a construção. Plano de classificação Tabela de classificação Pré-Requisitos 16

Processo de elaboração 1º Verificar os requisitos; 2º Recolher dados acerca do sistema de gestão e documentos produzidos; 3º Analisar e tratar os dados;4º Seleccionar as séries documentais a preservar;5º Identificar características dos documentos de arquivo;6º Identificar características dos ficheiros; 7º Identificar factores dos documentos de arquivo que possam influenciar no PPD; 8º Identificar os custos;9º Definir estratégias de preservação;10º Escolher formatos de preservação;11º Avaliar aplicações informáticas;12º Avaliar e seleccionar o armazenamento;13º Definir esquemas de meta informação;14º Criar o PPD. 17

Implementação  A DGARQ não interfere nesta fase, à DGARQ importa somente o resultado dessa implementação, embora possa fornecer apoio técnico para o desenvolvimento de estratégias de preservação digital quando a organização necessite.  A aplicação do PPD deve ser constantemente verificada e monitorizada para poder detectar possíveis defeitos e proceder, assim, a acções correctivas. 18

O que deve ser verificado nos documentos de arquivo digitais Integridade Funcionalidade Estrutura; Conteúdo 19

Problemas aliados às Tecnologias da Informação Versão recente mais complexa Organizações não solucionam software compatível Software deixa de estar disponível no mercado Software Velocidade de processador Capacidade de armazenamento Processamento de imagem Velocidade de transmissão Hardware 20

Estratégias  Refrescamento transferência de suporte físico para outro mais actual antes que se perca a informação  Emulação “… utilização de um software, designado emulador, capaz de reproduzir o comportamento de uma plataforma de hardware e/ou software, numa outra que à partida seria incompatível. A grande vantagem desta abordagem está na capacidade de preservar, com um elevado grau de fidelidade, as características e as funcionalidades do objecto digital original”. 21

Conclusão A preservação digital é uma função que não pode ser evitada e é responsabilidade das organizações. Essas, dependem quer a médio quer a longo prazo da informação que é produzida e mantida em suporte digital. Essa dependência tem a ver com motivos relativos à operação da organização, tais como, a salvaguarda dos seus interesses, incrementação da transparência administrativa e credibilidade da instituição relativamente aos seus stakeholders (partes interessadas), tais como o Governo e o cidadão. As organizações podem escolher não preservar a sua informação digital, embora não seja a melhor decisão. A DGARQ como órgão responsável pela coordenação e execução da política arquivística nacional e como parte interessada nesse processo, disponibiliza o seu conhecimento para auxiliar as organizações a construir e implementar processos de preservação, sem se pretender substituir de forma alguma às responsabilidades que toda e qualquer organização deve manter relativamente ao seu património arquivístico, independentemente do suporte em que este se encontra. 22

Bibliografia  FERREIRA, Miguel - Introdução à preservação digital – Conceitos, estratégias e actuais consensos [Em linha]. [Consultado em 18 de Dezembro 2011]. Disponível em WWW:  DGARQ - Recomendações para a produção de planos de preservação digital [Em linha]. [Consultado em 18 de Dezembro 2011]. Disponível em WWW: PPD_V2.1.pdf  SOUSA, Paulo Barreiro de - Definição de preservação digital [Em linha]. [Consultado em 19 de Dezembro 2011]. Disponível em WWW:  CONARQ – Carta para a preservação do património arquivístico digital: preservar para garantir o acesso [Consultado em 20 de Dezembro 2011]. Disponível em WWW:  CAMPOS, Fernanda Maria – Informação digital: um novo património a preservar. Cadernos BAD, 2002, nº 2, p. 9  DGARQ – Preservação digital [Em linha] [Consultado em 22 de Dezembro 2011]. Disponível em WWW: normativos/preservacao-digital/  Recommendations for the production of Digital Preservation Plans (part 1) [Em linha]. [Consultado em 27 de Dezembro de 2011]. Disponível em WWW:  Recommendations for the production of Digital Preservation Plans (part 2) [Em linha]. [Consultado em 27 de Dezembro de 2011]. Disponível em WWW: 23