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Plataforma de trabajo. Plataforma de trabajo. Plataforma de trabajo. Plataforma de trabajo. Arquitectura y Estructura del Versat. Arquitectura y Estructura del Versat. Arquitectura y Estructura del Versat Arquitectura y Estructura del Versat Principios Generales del Versat Principios Generales del Versat Principios Terminología usada en el Versat Terminología usada en el Versat Terminología Contabilización en el Versat. Contabilización en el Versat. Contabilización Arquitectura, Estructura y Concepción General del Versat CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

El VERSAT-Sarasola es un Sistema Integrado, orientado a la Gestión Económica Contable Financiera, soportado sobre una plataforma de trabajo Cliente-Servidor. U tiliza Microsoft® SQL Server 2000 como Gestor de Base de Datos y como tal aprovecha sus entornos de trabajo, existiendo la posibilidad de instalarse en dos variantes:  Como Sistema de Base de Datos cliente-servidor de dos estratos. Las aplicaciones del VERSAT se ejecutan en un equipo local, llamado Cliente, que se conecta a través de la red con el Servidor SQL, donde debe residir la base de datos para ser compartida entre varios usuarios y por tanto presupone el uso de una RED local.  Como Sistema de Base de Datos de escritorio Las aplicaciones del VERSAT-Sarasola se van ejecutar en el mismo equipo en que se instale el SQL Server 2000, ya sea una estación con Windows 2000 o XP. Requerimientos Técnicos y de equipamiento para el uso del Versat CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

 Requerimientos de la RED. Se recomienda Cable UTP; Switch de 8 o 16 puertos; Tarjetas PCI 100 Mbit; Pactch cords de 3 mtros  Requerimientos mínimo del Servidor. Se recomienda Pentium IV, 256Mbytes de memoria RAM a 1.5 GHz y un mínimo de 10 Gigabytes en disco duro  Requerimientos mínimo de las Estaciones de trabajo (CLIENTE) Compatibles IBM, 128Mbytes de memoria RAM, 800MHz, 4GB en disco duro. Sistema Operativo Window 2000 y superior Quemador de CD para garantizar las salvas externas de la BD Como Sistema de Base de Datos Cliente-Servidor de dos estratos CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

Requerimientos técnicos En este caso se necesita potenciar las características de la Computadora, pues funcionará como Servidor y como Cliente. Se recomienda el uso de una microcomputadora con 1.5 Ghz, 256 Mbytes de memoria RAM y un mínimo de 10 Gigabytes en el disco duro. Como Sistema de Base de Datos de EscritorioSistema CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

ArquitecturaArquitectura del Versat Arquitectura Dase de Datos Centralizada (Servidor SQL) VERSAT Costo y P Contabilidad Finanzas Caja Inventario Activo FacturaciónPresupuesto Analisis E. Nómina P.Gestión Pago Caña CASA DEL SOFT - VILLA CLARA Tributan y Comparten información todas las aplicaciones (subsistemas) que se conectan a la BD

Estructura del VERSAT Clasificador de Cuentas Comprobantes de Operaciones Actualiza el Mayor(Asentar) Submayores y Balance Cierre de período y ejercicio Clasificador de Productos Movimientos en almacenes y custodios Inventario Físico Submayores y cuadres cont. Movimientos de Activos Amortización Inventario Físico Submayores Clasificador de CentrosCostos Elementos de gastos y Partidas Secuencias de traspasos Ajuste al costo Submayor de Procesos Analisis de los Gastos Gestión de Banco Gestión de Efectivo en Caja Créditos Bancarios Cobros y Paqos Submayores Usuarios y Permisos Codificadores Generales Formatos Ejercicios Contables Salva de la Información CASA DEL SOFT - VILLA CLARA Facturación de Servicios Facturación de Medios de Rotación Facturación AFT

Configuración Cambiar de Unidad Contable Opciones comunes en los Subsistemas o Módulos del Versat CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

Al confirmar un documento se generan automáticamente los asientos contables que van conformando los comprobantes de operaciones en la Contabilidad. Operaciones que generan asientos contables Opciones comunes para el procesamiento de documentos primarios CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

 El procesamientos de la información primaria del VERSAT es a nivel de Unidad Contable  La configuración del Versat consiste en la Configuración General del Versat y la Configuración Específica de cada Subsistema contable.  La Configuración de cada Subsistema se realiza a nivel de Unidad Contable. A nivel Empresarial solo se define la información común a las Unidades (Clasificador de Cuentas y Centros de Costos en la Contabilidad, Codificador de Conceptos y algunos parámetros Globales)  Los hechos económicos a reflejar en la contabilidad se derivan del procesamiento de los “Documentos Primarios” concebidos en el VERSAT para cada uno de los Subsistemas.  La CONTABILIZACIÓN de las operaciones efectuadas sobre un documento se produce cuando este se “Confirma”. Principios generales del Versat CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

 El ajuste a operaciones contables solo se logra ajustando el documento primario que dio origen a la operación (Finanzas) o generando un nuevo doc. por un concepto de ajuste (Inventario y Activo).  Una vez confirmado un documento este no podrá ser “Eliminado”.  El cierre del período en cada subsistema se hace estando en el nivel empresarial y solamente cuando TODAS LAS UNIDADES hayan cerrado (fecha de proc. = fecha del nuevo periodo).  Para efectuar el cierre del período contable en el VERSAT es necesario haber cerrado el período en cada uno de los subsistemas. El cierre de período solo se hace en la Contabilidad, estando en el nivel empresarial.  La consistencia en el saldo de las cuentas contables en los subsistemas y la contabilidad se logra a partir de las cuentas controladas. PrincipiosPrincipios generales del Versat CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

Modulo o Subsistema: se refiere tanto a los subsistemas contables como a las demás aplicaciones del sistema que complementan el funcionamiento de este Ej: Modulo de configuración, Facturación y Venta, etc Modulo o Subsistema: se refiere tanto a los subsistemas contables como a las demás aplicaciones del sistema que complementan el funcionamiento de este Ej: Modulo de configuración, Facturación y Venta, etc Actividad: define un junto de tareas, funciones y definiciones, agrupadas bajo un mismo contexto, teniendo en cuenta la relación entre estas funciones, el lugar y el personal que las realiza, basados además en los principios del control interno (Caja, Banco, C y P). Actividad: define un junto de tareas, funciones y definiciones, agrupadas bajo un mismo contexto, teniendo en cuenta la relación entre estas funciones, el lugar y el personal que las realiza, basados además en los principios del control interno (Caja, Banco, C y P). Vistas o función : una vista es una ventana a la información del sistema en la que puede ver los datos más relevantes, en formatos que facilitan su interpretación y su agrupación de acuerdo a un contexto seleccionado, aún cuando la base de datos almacena grandes volúmenes de información. En algunos casos podrá filtrar la información por diferentes criterios. Cada Vista (Función) incluye sus propias opciones. Vistas o función : una vista es una ventana a la información del sistema en la que puede ver los datos más relevantes, en formatos que facilitan su interpretación y su agrupación de acuerdo a un contexto seleccionado, aún cuando la base de datos almacena grandes volúmenes de información. En algunos casos podrá filtrar la información por diferentes criterios. Cada Vista (Función) incluye sus propias opciones. Concepto de Contrapartida: define una causa, un hecho o una razón específica por la que fue creado un documento. El concepto constituye un elemento básico a especificar en cada documento, (Recepción, baja, Liquidación de obligación, etc ), del cual se toma la cuenta contrapartida a la cuenta principal del documento para completar la PARTIDA DOBLE. Concepto de Contrapartida: define una causa, un hecho o una razón específica por la que fue creado un documento. El concepto constituye un elemento básico a especificar en cada documento, (Recepción, baja, Liquidación de obligación, etc ), del cual se toma la cuenta contrapartida a la cuenta principal del documento para completar la PARTIDA DOBLE. Documento Primario: es un modelo o formato generalmente asociado a un documento manual, existente en la vida real, a partir del cual se le suministra al sistema la información primaria, que refleja hechos económicos y financieros (movimientos de recursos materiales, financieros o humanos)Ej: Vale, Tarjeta de mov. AFT, Cheque, factura, Nomina, etc). Documento Primario: es un modelo o formato generalmente asociado a un documento manual, existente en la vida real, a partir del cual se le suministra al sistema la información primaria, que refleja hechos económicos y financieros (movimientos de recursos materiales, financieros o humanos)Ej: Vale, Tarjeta de mov. AFT, Cheque, factura, Nomina, etc). Terminología usada en el Versat CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

Estado del documento: identifica como se encuentra el documento en un momento dado en dependencia de la fase en que se encuentre o la operación que se haya hecho. Ej: Editado, Con Error, Confirmado, Cancelado, Asentados, etc Estado del documento: identifica como se encuentra el documento en un momento dado en dependencia de la fase en que se encuentre o la operación que se haya hecho. Ej: Editado, Con Error, Confirmado, Cancelado, Asentados, etc Operación: se le denomina a toda acción sobre el documento primario, que genera asientos contables y que transfiere al documento de un estado a otro. Para cada operación se registra lo siguiente información: fecha en que se realizó, tipo de operación, usuario que la realizó, el documento que la generó y los asientos contables. (Ej:Confirmación) Operación: se le denomina a toda acción sobre el documento primario, que genera asientos contables y que transfiere al documento de un estado a otro. Para cada operación se registra lo siguiente información: fecha en que se realizó, tipo de operación, usuario que la realizó, el documento que la generó y los asientos contables. (Ej:Confirmación) Tipo de comprobante: se le denomina a la clasificación de los comprobantes resúmenes en los que se deben agrupar las operaciones contables generadas a partir de los documentos primarios. Tipo de comprobante: se le denomina a la clasificación de los comprobantes resúmenes en los que se deben agrupar las operaciones contables generadas a partir de los documentos primarios. Criterio de contabilización: Generalmente los criterios se conforman por la combinación de cada conceptos de contrapartida con cada tipo de operación, admisible. Estos criterios deben estar asociado a un Tipo de comprobante. Ejemplo de criterios: “Confirmar- Pago de factura”, “Ajustar -pago de factura”, etc. Criterio de contabilización: Generalmente los criterios se conforman por la combinación de cada conceptos de contrapartida con cada tipo de operación, admisible. Estos criterios deben estar asociado a un Tipo de comprobante. Ejemplo de criterios: “Confirmar- Pago de factura”, “Ajustar -pago de factura”, etc. Cuentas Controladas: se le denominan al grupo de cuentas cuyos saldos solo pueden modificarse desde los subsistemas que los originan. (189, 110, 410,etc). Cuentas Controladas: se le denominan al grupo de cuentas cuyos saldos solo pueden modificarse desde los subsistemas que los originan. (189, 110, 410,etc). Terminología usada en el Versat CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

Cuentas Transitorias: se le denominan a las cuentas que se definen para ser utilizadas como cuentas puentes en determinados asientos contables, cuyos saldos al final del periodo deben quedar en cero. Generalmente se usa para registrar operaciones entre los subsistemas contables. Cuentas Transitorias: se le denominan a las cuentas que se definen para ser utilizadas como cuentas puentes en determinados asientos contables, cuyos saldos al final del periodo deben quedar en cero. Generalmente se usa para registrar operaciones entre los subsistemas contables. Carga Inicial: se le denomina al proceso de suministrar al sistema, toda la información primaria, contabilizada al cierre de un periodo contable. Para ello se utilizan “Conceptos” específicos, vinculados a “Documentos” primarios que al se confirmados, en esta etapa, no se genera contabilización. Carga Inicial: se le denomina al proceso de suministrar al sistema, toda la información primaria, contabilizada al cierre de un periodo contable. Para ello se utilizan “Conceptos” específicos, vinculados a “Documentos” primarios que al se confirmados, en esta etapa, no se genera contabilización. Configuración: se refiere no solo a la definición de los valores a aquellos parámetros que se especifican a través de la opción de “Configuración”, sino que la configuración abarca la definición de toda la información que permita modelar o adecuar el comportamiento del sistema según las características de la entidad a automatizar (Codificadores, Cuentas contables, Cuentas bancarias, Almcenes, etc ). Configuración: se refiere no solo a la definición de los valores a aquellos parámetros que se especifican a través de la opción de “Configuración”, sino que la configuración abarca la definición de toda la información que permita modelar o adecuar el comportamiento del sistema según las características de la entidad a automatizar (Codificadores, Cuentas contables, Cuentas bancarias, Almcenes, etc ). Configuración Predeterminada: se refiere a la configuración que por omisión brinda el Versat en cada uno de los subsistemas o módulos. Configuración Predeterminada: se refiere a la configuración que por omisión brinda el Versat en cada uno de los subsistemas o módulos. Terminología usada en el Versat CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

TerminologíaTerminología usada en el Versat CASA DEL SOFT - VILLA CLARA Configuración Mínima: se refiere a la información mínima que se requiere configurar o especificar para la Carga Inicial de cada modulo o subsistema. Configuración Mínima: se refiere a la información mínima que se requiere configurar o especificar para la Carga Inicial de cada modulo o subsistema. Iniciar Procesamiento: significa dar por terminada la etapa de Carga Inicial, quedando listo el subsistema para a partir de este momento contabilizar los documentos que se procesen al ser “confirmados. Iniciar Procesamiento: significa dar por terminada la etapa de Carga Inicial, quedando listo el subsistema para a partir de este momento contabilizar los documentos que se procesen al ser “confirmados. Fecha de Procesamiento: indica la fecha en la que serán registradas las operaciones contables asociadas a los documentos primarios procesados en dicha fecha. Fecha de Procesamiento: indica la fecha en la que serán registradas las operaciones contables asociadas a los documentos primarios procesados en dicha fecha. Cierre de Periodo: significa dar por terminado un periodo contable, o sea concluir las operaciones contables registradas en el mes. Cierre de Periodo: significa dar por terminado un periodo contable, o sea concluir las operaciones contables registradas en el mes. Desactivar/Activar: significa dejar de usar / reactivar el uso de aquellos elementos en el Versat, que en determinado momento dejan de utilizarse pero contablemente han generado una historia (Cuenta, C.C, Trabajador, Almacen, Unidad Contable, tec) Desactivar/Activar: significa dejar de usar / reactivar el uso de aquellos elementos en el Versat, que en determinado momento dejan de utilizarse pero contablemente han generado una historia (Cuenta, C.C, Trabajador, Almacen, Unidad Contable, tec)

Los asientos contables se organizan por Tipos de comprobantes. ¿Qué es un tipo de comprobante (Resumen)? Un tipo de comprobante no es mas que una clasificación de comprobante, donde se resumen o agrupan las operaciones contables (generadas a partir de los doc. Primarios), seleccionadas bajo un criterio determinado. Ej: Entradas al Inventario, Salidas del Inventario. ¿Cómo definir los tipos de comprobantes? Clasifique los hechos económicos (operaciones contables) según las necesidades de análisis de su entidad. Luego seleccione las operaciones contables (conceptos) que se deben agrupar en cada clasificación. ¿Cómo definir los tipos de comprobantes en el VERSAT? En la opción Comprobantes del menú Procesos defina los tipos de comprobantes. Luego seleccione y asocie los conceptos a incluir en el tipo de comprobante definido. ¿Cómo organizar la contabilización en el Versat?  NO Se puede asociar un mismo concepto a diferentes tipos de comprobantes. La contabilización en el Versat se logra de forma automatizada a partir de la “confirmación”, “Ajuste” o “Cancelación” de los documentos primario en cada uno de los subsistemas, donde estos se procesan.

Doc.# Concep.3 Contabilizacion Doc.#9 Concep.3 Contabilizacion Doc.# Concep.2 Doc.# Concep.1 Doc.#1 Concep.1 Doc.#3 Concep.2 Tipo Comprobante 1 Concepto 1 Concepto 2 Concepto n Concepto 3 Codificador de Conceptos Comprobante #n del Tipo 1 Comprobante #n del Tipo 2 Uso de los Tipos de Comprobante durante Procesamiento de los doc.primarios Tipo Comprobante 2 Definicion de Tipos de Comprobante para el subsistema X Concepto 1 Concepto 2 Concepto 3 Concepto n ¿Cómo organizar la contabilización en el Versat? Los Tipos de Comprobantes se usan de forma automatica y transparente.

¿Cuántos comprobantes de cada tipo se pueden crear en el VERSAT? La cantidad de comprobantes de cada tipo en el periodo, la define la propia entidad según sus intereses. Los comprobantes transitan por varios estados: Con errores, OK, Terminados, Asentados ¿Cómo y cuando terminar un comprobante? Los comprobantes solo se pueden terminar por los subsistemas que le dieron origen y NO en la Contabilidad. Los comprobantes se terminan al cambiar la fecha de procesamiento, cuando la cantidad de días procesados (Dp) coinciden con la cifra calculada a partir del valor del parámetro (Nc). ¿Cómo organizar la contabilización en el Versat? Nc = 4 Dp=Dias del periodo/Nc = 30/4 ≈ 7

¿Cómo y en que momento asentar los comprobantes en los libros (Mayor), en el VERSAT? Los comprobantes solo se pueden asentar por la Contabilidad y NO desde los subsistemas que le dieron origen. Se pueden asentar, despues de terminados y antes de cerrar el período contable. ¿Cómo organizar la contabilización en el Versat?contabilización

Contabilidad Finanzas 135/Transitoria de CyP 240/Transitoria de CyP 189/Transitoria de CyP Inventario Activo Tipos de comprobantes por subsistemas Cuentas controladas por subsistemas Uso de las Cuentas Transitorias CASA DEL SOFT - VILLA CLARA

¿Sobre que principios generales se sustenta el Versat? ¿Sobre que principios generales se sustenta el Versat? ¿Cómo garantizar la Protección y Seguridad de los datos? ¿Cómo garantizar la Protección y Seguridad de los datos? ¿Cómo garantiza el Versat el cumplimiento de los principios del Control Interno? ¿Cómo garantiza el Versat el cumplimiento de los principios del Control Interno? ¿Cómo se integra el Versat con otros subsistemas? ¿Cómo se integra el Versat con otros subsistemas? ¿Cómo organizar la contabilización en el Versat? ¿Cómo organizar la contabilización en el Versat? ¿Cómo se definen los tipos de comprobantes? ¿Cómo se definen los tipos de comprobantes? ¿Cuántos comprobantes de cada tipo se crean en el Versat? ¿Cuántos comprobantes de cada tipo se crean en el Versat? ¿Cómo cerrar o terminar un comprobante? ¿Cómo cerrar o terminar un comprobante? ¿Cómo y en que momento se contabiliza en el Versat? ¿Cómo y en que momento se contabiliza en el Versat? ¿Cómo realizar un ajuste en el Versat? ¿Cómo realizar un ajuste en el Versat? ¿Cómo cerrar el período contable? ¿Cómo cerrar el período contable? ¿Cómo garantizar la consistencia entre los saldos en los subsistemas y la contabilidad? ¿Cómo garantizar la consistencia entre los saldos en los subsistemas y la contabilidad? ¿Cómo se interrelacionan los subsistemas, desde el punto de vista de las operaciones contables ? ¿Cómo se interrelacionan los subsistemas, desde el punto de vista de las operaciones contables ? ¿Cómo desactivar un elemento (Cuenta, centro de costo, producto, etc) en el Versat? ¿Cómo desactivar un elemento (Cuenta, centro de costo, producto, etc) en el Versat? Etc.. Etc.. Algunas Interrogantes sobre el VERSAT VERSAT Paquete Integrado para la Gestión Económico - Financiera