Departamento de Compras

Departamento de Compras: Es el departamento encargado de abastecer a las demás áreas de la organización. Responsabilidades del departamento Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento Entrevistar a los proveedores Cotizar los precios Seleccionar al proveedor Negociar Obrar de acuerdo a las políticas gubernamentales

Organigrama Director administrativo Gerente de compras Comprador Activadores

Descripción de puestos Gerente de Compras: Es responsable de procurar y adquirir oportunamente a nombre de la empresa. Comprador: Es responsable de adquirir los materiales y refacciones que le sean asignados, a los mejores precios y condiciones de calidad. Activador: Logra que todos los pedidos, sean embarcados en la fecha y condiciones establecidas a través de la labor de seguimiento.

Proceso de compras Es un conjunto de etapas por las que pasa el consumidor para adquirir un producto/servicio y satisfacer una necesidad. Consta de las siguientes etapas.

1ra. Etapa: Determinación de la existencia de una necesidad. En esta etapa el comprador reconoce la necesidad de comprar un producto; esta necesidad puede ser ocasionada por estímulos externos o internos.

2da. Etapa: Precisar el tipo de artículo y la cantidad que se necesita. Aquí se especifican tanto la descripción del artículo como el número adecuado en que satisface nuestras necesidades por medio de una requisición de compra.

3ra. Etapa: Selección de posibles fuentes de abastecimiento. Es cuando se realiza la búsqueda de alternativas; ya sea con amigos, en directorios, folletos o recomendaciones.

4ta. Etapa: Análisis de alternativas y realización del pedido. Una vez que se tienen varias alternativas a la mano, se piden las cotizaciones; para que al tener todos los aspectos listos, se proceda a analizarlas. Después de que el departamento de compras ha realizado este análisis y ha elegido al mejor proveedor, se procede a realizar la orden de compra.

5ta. Etapa: Seguimiento de la orden. Después de realizar el pedido, se lleva a cabo un seguimiento de éste hasta nuestro almacén por medio del registro de pedidos.

6ta. Etapa: Recepción e inspección de los artículos Cuando los artículos entran a nuestro almacén, el departamento de recepción los desempaca, revisa y cuenta, para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra.

7ma. Etapa: Revisión de factura y pago a proveedor. En este momento es cuando se lleva a cabo el pago al proveedor. Este pago debe estar acompañado por la factura correspondiente, documento con el cual queda concluida la operación de compra- venta.

8va. Etapa: Llevar los registros apropiados Esta es la etapa final del proceso, en la que una vez realizado el pago a proveedores y una vez habiendo recibido la factura se procede a registrarla en un libro de facturas recibidas; en la que se lleva el control de toda la mercancía adquirida por la empresa.

Documentos utilizados durante el proceso de Compra. Requisición de compra: Es una solicitud escrita y enviada al departamento de compras para informar acerca de una necesidad de materiales o suministros.

REQUISICION

Documentos utilizados durante el proceso de Compra. Cotización: Es un documento donde se establece la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión.

COTIZACION

Documentos utilizados durante el proceso de Compra. Pedido u Orden de compra Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello.

ORDEN DE COMPRA

Documentos utilizados durante el proceso de Compra. Pago Es la remuneración económica por obtener el bien del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que se haya establecido en la cotización.

Documentos utilizados durante el proceso de Compra. Factura Documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el importe reflejado en el mismo

FACTURA