ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES ORGANIZACIONAIS

Atribuições das Unidades Organizacionais Têm como base a especialização do trabalho, que refere- se ao maior conhecimento dos diversos e diferentes aspectos que determinado trabalho exige para ser executado. Está relacionada com a divisão dos trabalhos nas empresas. Deve haver equilíbrio na estrutura organizacional.

Manual de Organização Organização planejada – conseqüência do desenvolvimento e da complexidade das empresas; Essencial quando se deseja trabalhar com eficiência, eficácia e efetividade; Mostra a todos qual a sua participação no conjunto de atividades; Não possui caráter estático; Deve adaptar-se a qualquer alteração ocorrida;

DESVANTAGENS: Difícil de se alterar Pode provocar atritos Limitado em informações VANTAGENS: Apresenta os esquemas organizacionais Facilita os treinamentos Facilita a identificação de problemas CONCEITO: Relatório formal das atividades e do respectivo organograma da empresa.

CONSTITUIÇÃO BÁSICA: – Considerações gerais – Fichas de funções – Quadro de competências – Comitês – Relação de titulares – Organogramas

FICHA DE FUNÇÕES Descrição da linha de subordinação e do conjunto de atribuições – inerente às funções administrativas e planejamento, organização, direção, gestão de pessoas e avaliação-bem como dos níveis de alçada decisória de cada unidade organizacional da empresa. Estabelecem a posição hierárquica, sua finalidade e atribuições específicas

Quadro de Competências Ilustra o nível de autoridade e de responsabilidade dos titulares dos cargos que compõem a estrutura organizacional da empresa. Visa obter maior agilidade, uniformidade e segurança no processo de tomada de decisões.

Direto- ria Diretor de MKT Gerente de MKT Gerente de Tráfego Gerente de Base 1. Estabelecer metas de vendas de passagens e carga por bases 2. Aprovar as diretrizes a serem adotadas na propaganda comercial 3.Propor, para aprovação da Diretoria, serviço diferenciado de bordo 3.Propor a celebração de contrato de agenciação de serviços de cargas 4. Aprovar alterações nas linhas regulares da empresa Competência comum a determinados níveis Competência Simples Competência conjunta Comerciais

COMITÊS Reunião estruturada de vários profissionais, normalmente com conhecimentos multidisciplinares, para emitir, por meio de discussão organizada, uma opinião a respeito de um assunto previamente estabelecido que, nascida de debates, seja a mais adequada à realidade da empresa.

Vantagens   Julgamento colegiado   Coordenação facilitada   Cooperação na execução dos planos   Treinamento dos membros Desvantagens  Ação lenta e dispendiosa  Responsabilidade dividida  Perigo de falta de comprometimento A finalidade não é endossar essa ou aquela opinião individual, mas alcançar um resultado que seja a soma dos pontos de vista individuais apresentados

CONDIÇÕES DE USO Favoráveis Necessidade de grande variedade de informações para uma conclusão justa Necessidade de vários julgamentos pessoais devido à importância do assunto Necessidade de perfeita e completa compreensão para êxito no cumprimento das decisões Necessidade da coordenação de atividades de áreas que necessitam ser freqüentemente ajustadas

CONDIÇÕES DE USO Desfavoráveis A rapidez é fator essencial A decisão não é de grande importância Não se dispõe de pessoal qualificado O problema é mais de desempenho do que de decisão

Sugestões para o uso eficaz dos comitês Definir, com clareza, os deveres e responsabilidades do comitê; Selecionar os membros, levando-se em consideração as responsabilidades do comitê Dar ao comitê a necessária assessoria; Estabelecer normas de ação rápida e eficiente; Designar um presidente competente e aceito pelos membros do comitê.

Estudo e distribuição dos trabalhos Três fases distintas 1. 1.Listagem das tarefas individuais 2. 2.Listagem das atividades de cada unidade 3. 3.Elaboração do estudo da distribuição dos trabalho Ter um visão global Análise da duração das tarefas, do volume de trabalho Graus de especialização Tarefas dispersas Racionalização

DELEGAÇÃO Processo de transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, criando o correspondente compromisso pela execução da tarefa delegada.

Premissas A autoridade deve ser delegada até o ponto, e na medida da realização dos resultados esperados; Deve ser proporcional ao nível de responsabilidade do cargo Responsabilidade não pode ser delegada; Clareza é fundamental;

Modelo de gestão estabelecido pela empresa, o qual pode não privilegiar a delegação; Nível de controle exagerado levando a medos no processo decisório; Barreiras legais, correspondentes às responsabilidades estabelecidas para determinados cargos; OBSTÁCULOS DO PONTO DE VISTA DA EMPRESA

Medo de perder poder, o cargo e posição atuais Falta de tempo para treinar os subordinados Falta de subordinados capacitados e habilitados Autovalorização, Mania de perfeição Falta habilidade de dirigir e coordenar atividade OBSTÁCULOS DO PONTO DE VISTA DO CHEFE

Dificuldade para identificar tarefas que não exigem sua atenção direta julgando que faz qualquer tarefa melhor Inabilidade para encorajar colaboração entre subordinados Ausência de controles, o que torna os chefes cautelosos quanto à delegação

Medo de assumir responsabilidades, por medo de críticas pelos erros ou falta de autoconfiança; Não se julga capacitado para a tarefa, por falta de conhecimento ou por falta de informações necessárias e de recursos; Falta de tempo para as novas tarefas; DO PONTO DE VISTA DO SUBORDINADO

Incentivos inadequados; Possibilidade de não ser reconhecido; Preguiça, julgando que é mais fácil perguntar ao chefe do que decidir por si. DO PONTO DE VISTA DO SUBORDINADO

Centralização É a maior concentração do poder decisório na alta administração de uma empresa Manter maior integração das atividades; Uniformidade de decisões e ações; Urgências; Aumentar o nível de controle Sobrecarrega

Descentralização É a menor concentração do poder decisório na alta administração de uma empresa, sendo portanto, mais distribuído por seus diversos níveis hierárquicos Possibilita maior participação; Idéias inovadoras; Menor exigência de tempo e decisões; Dificulta a padronização e a coordenação de atividades que envolvem alto nível de interdependência; Maior necessidade de controle e coordenação

Descentralização x Delegação Ligada ao cargo Atinge vários níveis hierárquicos Caráter mais formal Menos pessoal Mais estável no tempo Ligada à pessoa Atinge um nível hierárquico Caráter mais informal Mais pessoal Menos estável no tempo

Gestor sob medida Mais do que cuidar da equipe, um líder eficaz deve personalizar o jeito de delegar tarefas e cobrar resultados FONTE: REVISTA VOCE SA – MARÇO 2008

“ Como você pode observar pelos gráfico, a área não está atingindo o desempenho esperado até agora. Os números mostrados na tabela estão aquém do esperado.” Para o mais pragmático

“Me acostumei a receber um trabalho certo, rápido e objetivo seu e da sua área. Você sempre apresentou um desempenho excepcional, mas isso não está acontecendo.” Para o Perfeccionista

“Os resultados da área não está de acordo com o objetivo com o qual nos comprometemos. O nosso sonho de atingir a meta que tanto desejamos está se perdendo.” Para o Emotivo

“Vamos avaliar juntos o desempenho da sua área? Parece aquém do esperado. Temos que tentar entender o que está acontecendo.” Para o mais novo da equipe

“– Pense pequeno; faça você mesmo, não delegue e colha frutos menores. – Pense grande; delegue! “