Gli aspetti finanziari e gli adempimenti contrattuali La gestione delle azioni di mobilità Leonardo da Vinci Seminario Progetti Approvati Annualità di Selezione 2012 Roma, 21 settembre 2012 Centro Congressi Cavour

2 Convenzione di sovvenzione Regola i rapporti tra l’Agenzia nazionale e l’organismo Beneficiario della sovvenzione comunitaria Leonardo da Vinci. Il Beneficiario ha la piena ed assoluta responsabilità della realizzazione del progetto e della gestione amministrativa e finanziaria del contributo comunitario.

Modifiche alla Convenzione Le variazioni non possono modificare la natura originaria dell’azione e non possono entrare in conflitto con quanto previsto nelle Priorità nazionali. “Nessuna intesa verbale è vincolante per le parti” Le variazioni non comunicate e non autorizzate possono generare tagli al contributo accordato. 3

Variazioni (autorizzazioni/presa d’atto)  Composizione del partenariato nazionale e transnazionale  Dati anagrafici del Beneficiario (sede, denominazione)  Numero complessivo dei partecipanti e suddivisione dei flussi  Estremi bancari  Durata progettuale 4

Variazioni (emendamenti)  Sostituzione del Beneficiario  Rappresentante legale del Beneficiario 5

Ampliamento partenariato  Richiesta  Lettera di intenti in originale  Scheda partner organisation Il Beneficiario non deve accettare la cooperazione di enti che siano titolari di un’azione di Mobilità nella stessa tipologia di azione. 6

Coordinate bancarie  Comunicazione  Fiche bancaria debitamente sottoscritta dalle parti (Beneficiario e Istituto di credito) 7

Durata progettuale Richiesta Appendice alla polizza fideiussoria 8

Variazione del beneficiario/ rappresentante legale (emendamenti) Comunicazione Nuova certificazione antimafia nel caso in cui la Convenzione sia stata stipulata dietro presentazione del suddetto certificato 9

Relazione finale Entro 60 giorni dalla chiusura delle attività progettuali copia dei contratti stipulati con i partecipanti (Training agreement/Work programme) copia della relazione degli organismi ospitanti materiali delle attività preparatorie i documenti utilizzati per certificare l’esperienza prova dell’effettiva durata della permanenza all’estero ogni altro documento giustificativo richiesto dall’Agenzia nazionale 10

Determinazione sovvenzione finale Il contributo accordato rappresenta il massimo utilizzabile. Tutte le spese sostenute devono riferirsi ad attività svolte nel periodo corrispondente alla durata progettuale. In sede di verifica il contributo finale verrà calcolato in base al numero effettivo dei partecipanti. Spese eleggibili / Spese non eleggibili 11

Il budget dell’azione di Mobilità Il sostegno finanziario comunitario destinato alle azioni di Mobilità si suddivide in quattro voci di spesa: Gestione e monitoraggio Preparazione dei partecipanti Sussistenza (inclusa l’assicurazione) Viaggio 12

Costi di gestione e monitoraggio Numero degli effettivi partecipanti per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale. La tariffa applicata dal Beneficiario non potrà in alcun caso superare i massimali previsti dall’Agenzia nazionale! Rientro anticipato nessun taglio al contributo Partenza annullata nessun taglio al contributo Riduzione tirocini contributo proporzionale al numero dei partecipanti selezionati 13

Costi di preparazione Numero degli effettivi partecipanti alle attività preparatorie per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale. La tariffa applicata dal Beneficiario non potrà in alcun caso superare i massimali previsti dall’Agenzia nazionale! Rientro anticipato nessun taglio al contributo Partenza annullata nessun taglio al contributo Riduzione tirocini contributo proporzionale al numero dei partecipanti selezionati 14

Costi di sussistenza Numero degli effettivi partecipanti per la tariffa prevista dal Beneficiario e indicata nella relazione finale. La tariffa applicata dal Beneficiario non potrà in alcun caso superare i massimali previsti dall’Agenzia nazionale! Nel caso di diminuzione del numero dei partecipanti la specifica voce sarà ridotta in misura proporzionale allo scarto percentuale tra quanto previsto e quanto realizzato. Nel caso di interruzione/prolungamento del tirocinio la sovvenzione non potrà superare la tariffa massima prevista per il paese di destinazione e per la durata della permanenza all’estero, nel rispetto del contributo assegnato. 15

Costi di viaggio La sovvenzione finale per i costi di viaggio, non inclusi in sussistenza, sarà determinata sulla base dei costi reali dichiarati dal Beneficiario. interruzione/prolungamento Nel caso di partenze programmate e annullate, l’Agenzia nazionale si riserva di ammettere a finanziamento i costi sostenuti solo se risulterà impossibile per il Beneficiario il loro recupero. 16

Sovvenzione per partecipanti con bisogni specifici La sovvenzione finale sarà determinata sulla base dei costi reali dichiarati dal Beneficiario. L’entità della sovvenzione può superare i massimali previsti per la sussistenza nel rispetto del contributo complessivo accordato al progetto. 17

Compensazioni finanziarie Qualora, nel corso delle attività, si rendesse necessario effettuare delle compensazioni finanziarie tra le vari voci di spesa, il Beneficiario potrà procedere anche in assenza di autorizzazione da parte dell’Agenzia nazionale. Le compensazioni possono interessare tutte le voci di spesa nel rispetto del contributo accordato e avendo cura di non superare la tariffa massima prevista per ciascuna di esse. 18

Giustificativi di spesa Il Beneficiario deve conservare gli atti e i documenti giustificativi a supporto di ogni spesa e di ogni uscita di cassa direttamente collegati alla realizzazione dell’azione promossa. I documenti giustificativi possono essere oggetto di verifica da parte dell’Agenzia nazionale, della Commissione Europea, dell’OLAF e di ogni altro organo da questi incaricato. 19

Controlli primari L’Agenzia nazionale si riserva il diritto di procedere ad una serie di controlli amministrativi-finanziari che si suddividono in: Analisi dei rapporti finali Analisi documentale del materiale di supporto alla relazione finale Verifiche sul posto 20

Analisi dei rapporti finali Consiste: nell’accertamento dei requisiti formali richiesti per l’accettazione dei rapporti stessi nella valutazione dei risultati ottenuti e delle spese dichiarate al fine di determinare l’importo del contributo comunitario complessivo eleggibile. Il controllo è eseguito sul 100% dei progetti. 21

Analisi documentale Consiste nella verifica della documentazione e dei giustificativi di spesa presentati dal Beneficiario, su esplicita richiesta dell’Agenzia nazionale, a supporto della rendicontazione finale con l’obiettivo di accertare: la veridicità e ammissibilità delle spese sostenute la legalità e la regolarità delle operazioni effettuate Il controllo si effettua su un campione di progetti. 22

Verifiche finanziarie sul posto Consistono nella verifica e nel controllo dei documenti finanziari e amministrativi relativi alle attività progettuali realizzate; si svolgono presso la sede del Beneficiario, durante la realizzazione dell’azione, ed hanno le seguenti finalità: verificare il rispetto delle regole amministrative e finanziarie stabilite nell’ambito del Programma; accertare la corretta imputazione delle spese sostenute alle voci di costo; verificare che la documentazione finanziaria attestante le spese effettuate nell’ambito del progetto abbia riscontro nella contabilità di base dell’ente beneficiario; verificare la correttezza e conformità dei documenti giustificativi e la coerenza degli stessi con la contabilità generale del Beneficiario; verificare la coerenza delle spese sostenute con le attività realizzate; accertare che i fondi comunitari siano stati spesi conformemente alle disposizioni della Convenzione e dei suoi allegati, nonché alle disposizioni amministrative e finanziarie; individuare, qualora si fossero riscontrati problemi di gestione, le eventuali soluzioni e fornire suggerimenti per migliorare le procedure interne esistenti, al fine di utilizzare nel miglior modo possibile i fondi comunitari. Il controllo si effettua su un campione di progetti. 23

Scelta del campione La selezione dei progetti da sottoporre ad analisi documentale o a verifica sul posto si basa su diverse modalità: Selezione di progetti critici Selezione su base casuale Nella selezione si avrà cura di operare una diversificazione rispetto a : tipologia/dimensioni dell’organismo beneficiario durata contrattuale del progetto area geografica di provenienza del Beneficiario importo della sovvenzione assegnata ingresso al Programma 24

Pagamenti Documentazione contabile Prefinanziamento Fattura/Nota di addebito/ Richiesta Fideiussione (nei casi previsti) Fiche bancaria (in caso di variazione) Saldo Fattura/Nota di addebito/ Richiesta Antimafia: Certifica- zione/Autocertifica- zione (nei casi previsti) Fiche bancaria (in caso di variazione) 25

Garanzia fideiussoria Gli enti privati sono tenuti a contrarre garanzia fideiussoria nei confronti dell’Isfol per un importo pari alla quota del prefinanziamento Mancata presentazione Mancata erogazione garanzia fideiussoriadel prefinanziamento 26

Fattura/Nota di addebito/Richiesta Requisiti - Intestazione ISFOL CORSO D’ITALIA ROMA CF  ISFOL AGENZIA NAZIONALE LLP… PROGRAMMA SETTORIALE LLP… Alla c.a. …. 27

Fattura/Nota di addebito/Richiesta Requisiti - Redazione Carta intestata dell’organismo creditore con tutti i riferimenti (sede – CF/Piva)  Carta bianca o personalizzata di una specifica carica senza riferimenti dell’organismo 28

Fattura/Nota di addebito/Richiesta Requisiti - Redazione Fattura/Nota di addebito Datata e Numerata Oggetto del pagamento: prefinanziamento/saldo, numero identificativo del progetto (LLP-LDV- xxx-11-IT-xxx), il codice CUP, il numero LLP-LINK (opzionale per il 2011), il titolo/acronimo del progetto Importo del contributo da erogare Riferimenti bancari : IBAN, Intestatario del conto Marca da bollo Timbro e Firma (opzionale) Richiesta Datata e Numerata Oggetto del pagamento: prefinanziamento/saldo, numero identificativo del progetto (LLP-LDV- xxx-11-IT-xxx), il codice CUP, il numero LLP-LINK (opzionale per il 2011), il titolo/acronimo del progetto Importo del contributo da erogare Riferimenti bancari : IBAN, Intestatario del conto Timbro e firma 29

GRAZIE PER L’ATTENZIONE !