Progetto Interregionale Diffusione di best practice presso gli uffici giudiziari Relatrice Dott.ssa Barbara Repetto Visentini

2000/2006 La buona pratica di Bolzano “Progetto pilota di riorganizzazione ed ottimizzazione della Procura della repubblica di Bolzano” Approvato e finanziato dal Fondo Sociale Europeo Provincia Autonoma di Bolzano POR Euro ,00 Esperienza particolarmente efficace e del tutto nuova di ottimizzazione e razionalizzazione del rapporto risorse/risultati all’interno della Procura della Repubblica di Bolzano

Le caratteristiche di successo del progetto pilota Gli output (del tutto nuovi nell’ambito degli Uffici giudiziari): la Carta dei Servizi; il sito web; la Certificazione UNI EN- ISO 9001:2000; il Bilancio Sociale Riduzione dei costi, mantenendo invariata la quantità e qualità del servizio: in due anni il progetto ha portato ad un risparmio complessivo del 52,34% delle spese totali Variazione nella modalità di autovalutazione dell’ufficio stesso: introduzione di elementi qualitativi ed economici, che hanno orientato l’operato della Procura verso elevati standard qualitativi e quantitativi

2007/2013 Il progetto interregionale Diffusione di best practice presso gli uffici giudiziari Promuove, a livello interregionale e transnazionale, il trasferimento e lo scambio della buona pratica realizzata con risorse FSE dalla Procura di Bolzano presso altre Procure o Uffici giudiziari in Italia.

Obiettivi generali dell’intervento fornire l’Ufficio giudiziario interessato di una struttura organizzativa moderna, in grado di rispondere con attenzione alle sollecitazioni della cittadinanza, dei diversi utenti e dei portatori di interesse ed organizzata secondo le indicazioni del new public management e puntando all’eccellenza in tutti i settori in cui opera Finalità dell’intervento rendere trasparenti e semplificare i processi organizzativi interni abbassando i livelli di spesa avvicinare gli uffici giudiziari al cittadino, migliorando la qualità dei servizi e l’immagine pubblica del sistema giustizia obiettivo

Amministrazioni aderenti 18 Regioni e le 2 Province autonome: Abruzzo, Basilicata, Calabria, Campania, Emilia-Romagna, Friuli Venezia Giulia, Lazio, Liguria, Lombardia, Marche, Molise, Piemonte, Puglia, Sardegna, Sicilia, Toscana, Umbria, Veneto, PA di Bolzano, PA di Trento 18 Regioni e le 2 Province autonome: Abruzzo, Basilicata, Calabria, Campania, Emilia-Romagna, Friuli Venezia Giulia, Lazio, Liguria, Lombardia, Marche, Molise, Piemonte, Puglia, Sardegna, Sicilia, Toscana, Umbria, Veneto, PA di Bolzano, PA di Trento Ministero di Giustizia – Dipartimento dell’Organizzazione giudiziaria, del Personale e dei Servizi. Ministero di Giustizia – Dipartimento dell’Organizzazione giudiziaria, del Personale e dei Servizi. Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per la Funzione Pubblica. Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per la Funzione Pubblica. Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali. Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali.

Caratteristiche e metodologia Data la natura sperimentale, il progetto viene realizzato nei singoli territori regionali in un numero limitato di uffici giudiziari individuati dall’Unità Strategica. Data la natura sperimentale, il progetto viene realizzato nei singoli territori regionali in un numero limitato di uffici giudiziari individuati dall’Unità Strategica. Ciascuna Amministrazione regionale procede ad una gara di appalto di servizi che ha per oggetto l’acquisizione di servizi di consulenza gestionale e supporto al cambiamento organizzativo. Ciascuna Amministrazione regionale procede ad una gara di appalto di servizi che ha per oggetto l’acquisizione di servizi di consulenza gestionale e supporto al cambiamento organizzativo.

Protocollo di Intesa Le Regioni e le Province Autonome I rappresentanti del Ministero di Giustizia e del Ministero della Funzione Pubblica

Con il protocollo i firmatari si sono impegnati a: aderire al progetto aderire al progetto ricavare dalle esperienze realizzate indicazioni per impostare in futuro nuovi interventi a supporto dello sviluppo e dell’innovazione degli uffici giudiziari ricavare dalle esperienze realizzate indicazioni per impostare in futuro nuovi interventi a supporto dello sviluppo e dell’innovazione degli uffici giudiziari definire e realizzare azioni di cooperazione finalizzate allo scambio di prodotti e servizi ed alla realizzazione di azioni e servizi comuni di interesse interregionale definire e realizzare azioni di cooperazione finalizzate allo scambio di prodotti e servizi ed alla realizzazione di azioni e servizi comuni di interesse interregionale

Il protocollo ha istituito - il Comitato di Pilotaggio Composto da Regioni e Province Autonome, Ministero della Giustizia e Dipartimento della Funzione Pubblica e coordinato dalla PA di Bolzano e supportato da Tecnostruttura e dall’Unità Strategica Composto da Regioni e Province Autonome, Ministero della Giustizia e Dipartimento della Funzione Pubblica e coordinato dalla PA di Bolzano e supportato da Tecnostruttura e dall’Unità Strategica confronta ed analizza le esperienze attuative condotte dalle Amministrazioni regionali aderenti al protocollo in tema di ottimizzazione degli uffici giudiziari confronta ed analizza le esperienze attuative condotte dalle Amministrazioni regionali aderenti al protocollo in tema di ottimizzazione degli uffici giudiziari - l‘Unita‘ Strategica costituita dal Ministero di Giustizia e dal Dipartimento della Funzione Pubblica costituita dal Ministero di Giustizia e dal Dipartimento della Funzione Pubblica si occupa della selezione degli uffici giudiziari interessati si occupa della selezione degli uffici giudiziari interessati

Fasi preliminari all’emanazione dei bandi condivisione delle finalità generali del progetto e del suo impianto progettuale, che sono stati articolati nell’ambito del c.d. “capitolato standard” condivisione delle modalità di valutazione delle proposte, dei requisiti degli enti e delle modalità di coordinamento tra i vari interventi negli uffici giudiziari, contenuti nelle Linee guida realizzate dall’Unità Strategica individuazione degli Uffici giudiziari da coinvolgere e degli importi da mettere a bando

Attività previste dall’intervento Linea 1 - Analisi e riorganizzazione dell’ufficio giudiziario al fine di migliorarne l’efficienza operativa e l’efficacia delle prestazioni rivolte agli utenti interni ed esterni. Linea 1 - Analisi e riorganizzazione dell’ufficio giudiziario al fine di migliorarne l’efficienza operativa e l’efficacia delle prestazioni rivolte agli utenti interni ed esterni. Linea 2 - Analisi dell’utilizzo delle tecnologie, adozione ed utilizzazione delle stesse per il miglioramento organizzativo Linea 2 - Analisi dell’utilizzo delle tecnologie, adozione ed utilizzazione delle stesse per il miglioramento organizzativo Linea 3 - La costruzione della Carta dei servizi Linea 3 - La costruzione della Carta dei servizi Linea 4 - Accompagnamento alla certificazione di Qualità ISO 9001:2000 Linea 4 - Accompagnamento alla certificazione di Qualità ISO 9001:2000 Linea 5 - Costruzione del Bilancio Sociale Linea 5 - Costruzione del Bilancio Sociale Linea 6 - Comunicazione con la cittadinanza e comunicazione istituzionale: realizzazione e gestione sito WEB, rapporti con i media e organizzazione convegno finale con pubblicazione dei risultati del progetto. Linea 6 - Comunicazione con la cittadinanza e comunicazione istituzionale: realizzazione e gestione sito WEB, rapporti con i media e organizzazione convegno finale con pubblicazione dei risultati del progetto. Le Regioni hanno predisposto i capitolati di gara secondo le proprie specifiche necessità sulla base della traccia condivisa che definisce finalità e impianto progettuale

Linea 1 - Analisi e riorganizzazione dell’ufficio giudiziario al fine di migliorarne l’efficienza operativa e l’efficacia delle prestazioni rivolte agli utenti interni ed esterni Azioni previste Ricostruzione dell’attuale sistema di azione dei servizi dell’ufficio (processi di divisione ed integrazione delle funzioni ed attività svolte, ricostruzione dei processi di lavoro); Ricostruzione dell’attuale sistema di azione dei servizi dell’ufficio (processi di divisione ed integrazione delle funzioni ed attività svolte, ricostruzione dei processi di lavoro); Definizione dei punti di forza e di debolezza della struttura organizzativa vigente ed elaborazione condivisa con i capi degli uffici di nuovi standard di efficienza e di efficacia da perseguire con il processo di riorganizzazione; Definizione dei punti di forza e di debolezza della struttura organizzativa vigente ed elaborazione condivisa con i capi degli uffici di nuovi standard di efficienza e di efficacia da perseguire con il processo di riorganizzazione; Progettazione e realizzazione del processo di riorganizzazione della struttura e reingegnerizzazione delle procedure di lavoro; Progettazione e realizzazione del processo di riorganizzazione della struttura e reingegnerizzazione delle procedure di lavoro; Supporto al processo di acquisizione da parte dei responsabili dell’ufficio giudiziario delle competenze gestionali necessarie; Supporto al processo di acquisizione da parte dei responsabili dell’ufficio giudiziario delle competenze gestionali necessarie; Monitoraggio dei risultati di miglioramento raggiunti e dei punti critici ancora da affrontare / risolvere. Monitoraggio dei risultati di miglioramento raggiunti e dei punti critici ancora da affrontare / risolvere.

Linea 2 - Analisi dell’utilizzo delle tecnologie, adozione ed utilizzazione delle stesse per il miglioramento organizzativo Azioni previste Analisi dello stato dell’arte Analisi dello stato dell’arte implementazione sportello virtuale e sistema richiesta certificati implementazione sportello virtuale e sistema richiesta certificati Analisi e definizione di una road map per l’adozione delle nuove tecnologie messe a disposizione dall’amministrazione Analisi e definizione di una road map per l’adozione delle nuove tecnologie messe a disposizione dall’amministrazione Definizione della matrice delle competenze informatiche dei dipendenti Definizione della matrice delle competenze informatiche dei dipendenti

Linea 3: La costruzione della Carta dei servizi Azioni previste Definizione della Carta dei servizi Definizione della Carta dei servizi Costruzione di un profilo di qualità del servizio Costruzione di un profilo di qualità del servizio Definizione e costruzione di un sistema di monitoraggio sulle prestazioni e sugli impegni assunti nella Carta dei servizi; Definizione e costruzione di un sistema di monitoraggio sulle prestazioni e sugli impegni assunti nella Carta dei servizi; Implementazione e presentazione al pubblico della Carta dei servizi Implementazione e presentazione al pubblico della Carta dei servizi patto di servizio e strumento per migliorare la comunicazione tra Servizio e cittadino come potenziale utente del servizio stesso, e, più in generale, come soggetto a cui viene riconosciuto il primario diritto ad essere informato sui servizi e sugli standard quali – quantitativi che l’ufficio giudiziario intende garantire

Linea 4: Accompagnamento alla certificazione di Qualità ISO 9001:2000 Azioni previste Incontri con i Responsabili Interni del Sistema Qualità (RISQ) e con i vertici dell’Ufficio giudiziario per poter condividere l’impostazione della Linea e selezionare quali sono i processi fondamentali. Incontri con i Responsabili Interni del Sistema Qualità (RISQ) e con i vertici dell’Ufficio giudiziario per poter condividere l’impostazione della Linea e selezionare quali sono i processi fondamentali. Definizione del Profilo Qualità con i referenti di dipartimento Definizione del Profilo Qualità con i referenti di dipartimento Definizione di una mappa dei processi in cui verranno descritti i processi caratteristici e quelli di supporto, oltre a mettere in evidenza le azioni di controllo-preventive per evitare il verificarsi di non conformità. Definizione di una mappa dei processi in cui verranno descritti i processi caratteristici e quelli di supporto, oltre a mettere in evidenza le azioni di controllo-preventive per evitare il verificarsi di non conformità. Focus e incontri di gruppo e singoli per la definizione degli indicatori Focus e incontri di gruppo e singoli per la definizione degli indicatori Assistenza nella fase di implementazione del sistema Assistenza nella fase di implementazione del sistema Aggiornamento del modello organizzativo dell’ufficio al fine di consentire il presidio continuativo della qualità delle prestazioni certificate Aggiornamento del modello organizzativo dell’ufficio al fine di consentire il presidio continuativo della qualità delle prestazioni certificate Lo sviluppo di tale Linea ha l’obiettivo di accompagnare l’Ufficio giudiziario ad implementare il proprio sistema qualità e a certificarlo secondo la norma UNI EN ISO 9001:2000

Linea 5: Costruzione del Bilancio Sociale Azioni previste costruzione dell’architettura del Bilancio Sociale, attraverso la condivisione del concetto di Bilancio Sociale e la ricostruzione del sistema degli stakeholder e delle loro aspettative informative costruzione dell’architettura del Bilancio Sociale, attraverso la condivisione del concetto di Bilancio Sociale e la ricostruzione del sistema degli stakeholder e delle loro aspettative informative redazione del primo Bilancio Sociale, attraverso: redazione del primo Bilancio Sociale, attraverso: la ricostruzione delle linee strategiche dell’Ufficio giudiziario secondo lo schema del Bilancio Sociale la ricostruzione delle linee strategiche dell’Ufficio giudiziario secondo lo schema del Bilancio Sociale riclassificazione dell’allocazione del budget secondo le linee strategiche e aspettative informative degli stakeholder riclassificazione dell’allocazione del budget secondo le linee strategiche e aspettative informative degli stakeholder riclassificazione delle attività e dei servizi erogati secondo le linee strategiche e aspettative informative degli stakeholder riclassificazione delle attività e dei servizi erogati secondo le linee strategiche e aspettative informative degli stakeholder Le finalità di questa Linea sono duplici: rispondere ad un’esigenza di social accountability (rendicontazione sociale) garantendo al Servizio visibilità e trasparenza (sia verso l’interno che verso l’esterno), e rafforzare la propria legittimazione nella società civile, aumentando il riconoscimento dei vari stakeholder

Linea 5: Costruzione del Bilancio Sociale (continua) definizione del piano di miglioramento, attraverso: definizione del piano di miglioramento, attraverso: la definizione delle specifiche per il miglioramento del sistema informativo relativamente all’allocazione del budget e attività erogate la definizione delle specifiche per il miglioramento del sistema informativo relativamente all’allocazione del budget e attività erogate la definizione dei possibili indicatori dei risultati per il miglioramento del Bilancio Sociale la definizione dei possibili indicatori dei risultati per il miglioramento del Bilancio Sociale discussione interna all’ufficio del Bilancio e sistemazione finale per la pubblicazione discussione interna all’ufficio del Bilancio e sistemazione finale per la pubblicazione predisposizione fisica del Bilancio Sociale predisposizione fisica del Bilancio Sociale analisi ed aggiornamento del sistema informativo dell’ufficio giudiziario al fine di consentire la redazione ed il monitoraggio del bilancio sociale annuale. analisi ed aggiornamento del sistema informativo dell’ufficio giudiziario al fine di consentire la redazione ed il monitoraggio del bilancio sociale annuale.

Linea 6. Comunicazione con la cittadinanza e comunicazione istituzionale: realizzazione e gestione sito WEB, rapporti con i media e organizzazione convegno finale con pubblicazione dei risultati del progetto comunicazione nei confronti della cittadinanza e degli stakeholder Azioni previste: Realizzazione e gestione del sito WEB (e/o di un’apposita sezione all’interno del sito web esistente) Realizzazione e gestione del sito WEB (e/o di un’apposita sezione all’interno del sito web esistente) Rapporti con i media e organizzazione convegno finale con pubblicazione dei risultati del progetto Rapporti con i media e organizzazione convegno finale con pubblicazione dei risultati del progetto

Stato di avanzamento del progetto interregionale (febbraio 2010) 20 Regioni/province Autonome 20 Regioni/province Autonome 95 uffici giudiziari coinvolti 95 uffici giudiziari coinvolti € ,00 totali (da mettere a bando) € ,00 totali (da mettere a bando) 18 gare d’appalto già attivate 18 gare d’appalto già attivate Importo messo a bando € Importo messo a bando € gare già aggiudicate 10 gare già aggiudicate Importo assegnato € Importo assegnato €

Stato delle gare regionali

Asse di finanziamento delle Regioni che hanno emanato il bando Regioni obiettivo “Competitività Regionale e Occupazione” Regioni obiettivo “Competitività Regionale e Occupazione” Regioni obiettivo “Convergenza” Regioni obiettivo “Convergenza” Asse V - Transnazionalità e Interregionalità Asse VII - Capacità istituzionale e dell’efficacia delle PP.AA. e dei servizi pubblici (Capacity Building)

Asse di finanziamento delle Regioni che hanno emanato il bando

„Questo è un progetto molto importante per il sistema giustizia italiano. Se ben realizzato potrebbe avere un effetto migliorativo paragonabile ad una riforma dei codici“ „Questo è un progetto molto importante per il sistema giustizia italiano. Se ben realizzato potrebbe avere un effetto migliorativo paragonabile ad una riforma dei codici“ (Claudio Castelli – ex Capo Dipartimento Ministero Giustizia) (Claudio Castelli – ex Capo Dipartimento Ministero Giustizia)