Deep dive drejebog Motorkøretøjsregister– d. 16. februar 2015

Agenda for deep dive 2 Agenda: Introduktion til ERP projektet (kick-off) Gennemgang af formål og indhold i workshoppen Afgrænsning af workshoppen – områder / processer 13.15Indhold / forudsætninger samlet for området Nuværende setup - styringsmekanismer, as-is processer, varianter og forudsætninger Fremtidigt setup – styringsmekanismer, optimeringsområder, krav til IT, forudsætninger, Afklaring af processer og varianter til bearbejdning 13.30Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler Procesbearbejdning Nuværende setup – styringsmekanismer og forudsætninger Grundlag for optimering og tegning af processen Bearbejdning af krav og forudsætninger 14.30Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte bile Procesbearbejdning Agenda fortsat: 15.00Fjernelse af bilen ved ophør Procesbearbejdning 15.30Fakturering Procesbearbejdning Validering krav / forudsætninger / potentiale Gennemgang af konklusioner fra workshoppen Afrunding og opsummering

Kick-off og introduktion (generisk materiale indsættes omkring præsentation af projektet) 3

Afgrænsning af workshoppen Omhandler Motorkartoteket og de processer der foretages i det. Workshoppen indeholder bearbejdning af følgende processer: Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte biler Fjernelse af bilen ved ophør Fakturering af motorafgift Afstemning af motorafgift (interimskonti) Rykker kørsel Overdragelse til inkasso Inddragelse af nummerplader Særlig fokus Håndtering af motorafgiften danne grundlag for øvrige afgifter som f.eks. reje, hellefisk, makrel, stempel og automatafgifter.

Agenda for deep dive 5 Agenda: Introduktion til ERP projektet (kick-off) Gennemgang af formål og indhold i workshoppen Afgrænsning af workshoppen – områder / processer 13.15Indhold / forudsætninger samlet for området Nuværende setup - styringsmekanismer, as-is processer, varianter og forudsætninger Fremtidigt setup – styringsmekanismer, optimeringsområder, krav til IT, forudsætninger, Afklaring af processer og varianter til bearbejdning 13.30Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler Procesbearbejdning Nuværende setup – styringsmekanismer og forudsætninger Grundlag for optimering og tegning af processen Bearbejdning af krav og forudsætninger 14.30Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte bile Procesbearbejdning Agenda fortsat: 15.00Fjernelse af bilen ved ophør Procesbearbejdning 15.30Fakturering Procesbearbejdning Validering krav / forudsætninger / potentiale Gennemgang af konklusioner fra workshoppen Afrunding og opsummering

Formål med Deep Dive Formålet er at sikre at implementeringen af AX2012, vil kunne håndtere de processer der er i dag findes i og omkring motorkartoteket. Endelig skal Deep dive afklare muligheden for en optimering af processerne omkring – ejerskifte. Som håndteres i processerne: ”Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte og nye biler” og ”Fakturering af motorafgift” 6

Motorregister – nuværende Motorafgift håndteres i dag i et dedikeret register/kartotek. Som indeholder en række informationer om nummerplade, registreringsnummer, ejer. Processen i forbindelse med ejerskifte skal afklares, hvordan gør vi det i dag. Fakturerings processen, herunder hvilke data i motorregisteret der trækkes på, og hvilke data der ”gemmes” i motorregisteret (f.eks. faktura) bør afklares. Indberetning til Grønlands Statistik for 2014 indeholder ca linjer med oplysninger på 19 felter) 7

Sagsbehandling Der er sidste år lavet en tilpasning der gør det muligt at få lagt sagsforløb ind i kartoteket. Pt. bruges den kun til at skanne indkomne registreringsattester og ejerskifte dokumenter. (vedhæfte dokumenter) Det er meningen, at vi fremover skal kunne håndtere alle former for dokumenter, såsom korrespondancer, rykkere m.v. (Det skal være muligt at se mailkorrespondance så en ”sag” i Motorregisteret) 8

Ledelsesinformation m.m. Ledelsesinformation Den eksisterende registerstruktur betyder, at der kan trækkes data ud i en lang række kombinationer. Data til Grønlands Statistik Årlig indberetning af motorkartotek til Grønlands Statistik. Data til e-skat 9

Ledelsesinformation - ambitioner AX2012 skal levere rapporter og udskrifter - som udover kroner ører også kan synliggøre aktiviteter - f.eks. hvor mange nye biler der er blevet registreret, hvor mange ejerskifte der er foretaget etc. Ledelsesinformation og indberetninger til Grønlands Statistik skal fremadrettet leveres af AX

Motorregister - ambition Der er i dag to motorkøretøjsregistre, som i princippet indeholder de samme informationer. Et som administreres i Skattestyrelsen, og et som administreres af Politiet. Det vil være oplagt at der er en integration mellem disse registre. Faktureringen af motorafgift skal fremadrettet håndters på baggrund af et varekartotek, med de nødvendige parametre der kan indgå i beregningen af motorafgift: Vægt Skal/kan processen for ejerskifte optimeres. AX2012 skal levere rapporter og udskrifter, som bruges i det daglige og periodiske afstemningsarbejde. Serviceniveau over for kunderne skal som minimum være det samme som i dag. Der skal findes en løsning, der understøtter/optimerer den sagsbehandling, der i dag fortages i Motorregisteret Ledelsesinformation og indberetninger til Grønlands Statistik skal fremadrettet leveres af AX

Agenda for deep dive 12 Agenda: Introduktion til ERP projektet (kick-off) Gennemgang af formål og indhold i workshoppen Afgrænsning af workshoppen – områder / processer 13.15Indhold / forudsætninger samlet for området Nuværende setup - styringsmekanismer, as-is processer, varianter og forudsætninger Fremtidigt setup – styringsmekanismer, optimeringsområder, krav til IT, forudsætninger, Afklaring af processer og varianter til bearbejdning 13.30Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler Procesbearbejdning Nuværende setup – styringsmekanismer og forudsætninger Grundlag for optimering og tegning af processen Bearbejdning af krav og forudsætninger 14.30Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte bile Procesbearbejdning Agenda fortsat: 15.00Fjernelse af bilen ved ophør Procesbearbejdning 15.30Fakturering Procesbearbejdning Validering krav / forudsætninger / potentiale Gennemgang af konklusioner fra workshoppen Afrunding og opsummering

Motorregister - nuværende Opkrævning af motorafgift påhviler Skattestyrelsen på baggrund af de af landets politistationer indsendte registreringsblanketter (registrering, ejerskifte, afmelding). Motorkartoteket er et kartotek over samtlige registrerede køretøjer i Grønland. Kartoteket er et ”spejl” af politiets kartotek. Politiet sender blanket til Skattestyrelsen – på papir - som så registreres i Motorkartotek. Her indtastes bilens vægt, som styrer afgiftens størrelse. Når motorkøretøjer afmeldes skal evt. for meget betalte afgift tilbagebetales (for perioden fra den 1. i måneden efter afmelding). 13

Motorregister nuværende - fortsat Hvis en motorkøretøjsejer har betalt for meget motorafgift modregnes udbetalingen i eventuelle debitorposter. Dog kan der kun modregnes i Skattestyrelsens egne fordringer. Sagsbehandleren på afgiftskontoret tjekker, om der skal foretages modregning af eventuelle tilgodehavender inden udbetaling af for meget betalt afgift. 14

Nuværende proces - Ny bil 15

Procesbearbejdning (tegning og bearbejdning af processen) 16

Forudsætninger for optimering af processen Krav til systemer 17 Opsummering af krav og forudsætninger

Agenda for deep dive 18 Agenda: Introduktion til ERP projektet (kick-off) Gennemgang af formål og indhold i workshoppen Afgrænsning af workshoppen – områder / processer 13.15Indhold / forudsætninger samlet for området Nuværende setup - styringsmekanismer, as-is processer, varianter og forudsætninger Fremtidigt setup – styringsmekanismer, optimeringsområder, krav til IT, forudsætninger, Afklaring af processer og varianter til bearbejdning 13.30Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler Procesbearbejdning Nuværende setup – styringsmekanismer og forudsætninger Grundlag for optimering og tegning af processen Bearbejdning af krav og forudsætninger Oprettelse, vedligeholdelse, sletning brugte bile Procesbearbejdning Agenda fortsat: 15.00Fjernelse af bilen ved ophør Procesbearbejdning 15.30Fakturering Procesbearbejdning Validering krav / forudsætninger / potentiale Gennemgang af konklusioner fra workshoppen Afrunding og opsummering

Nuværende proces - Ejerskifte 19

Procesbearbejdning (tegning og bearbejdning af processen) 20

Forudsætninger for optimering af processen Krav til systemer 21 Opsummering af krav og forudsætninger

Agenda for deep dive 22 Agenda: Introduktion til ERP projektet (kick-off) Gennemgang af formål og indhold i workshoppen Afgrænsning af workshoppen – områder / processer 13.15Indhold / forudsætninger samlet for området Nuværende setup - styringsmekanismer, as-is processer, varianter og forudsætninger Fremtidigt setup – styringsmekanismer, optimeringsområder, krav til IT, forudsætninger, Afklaring af processer og varianter til bearbejdning 13.30Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler Procesbearbejdning Nuværende setup – styringsmekanismer og forudsætninger Grundlag for optimering og tegning af processen Bearbejdning af krav og forudsætninger Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte bile Procesbearbejdning Agenda fortsat: 15.00Fjernelse af bilen ved ophør Procesbearbejdning 15.30Fakturering Procesbearbejdning Validering krav / forudsætninger / potentiale Gennemgang af konklusioner fra workshoppen Afrunding og opsummering

Procesbearbejdning (tegning og bearbejdning af processen) 23

Forudsætninger for optimering af processen Krav til systemer 24 Opsummering af krav og forudsætninger

Agenda for deep dive 25 Agenda: Introduktion til ERP projektet (kick-off) Gennemgang af formål og indhold i workshoppen Afgrænsning af workshoppen – områder / processer 13.15Indhold / forudsætninger samlet for området Nuværende setup - styringsmekanismer, as-is processer, varianter og forudsætninger Fremtidigt setup – styringsmekanismer, optimeringsområder, krav til IT, forudsætninger, Afklaring af processer og varianter til bearbejdning 13.30Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler Procesbearbejdning Nuværende setup – styringsmekanismer og forudsætninger Grundlag for optimering og tegning af processen Bearbejdning af krav og forudsætninger Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte bile Procesbearbejdning Agenda fortsat: 15.00Fjernelse af bilen ved ophør Procesbearbejdning 15.30Fakturering Procesbearbejdning Validering krav / forudsætninger / potentiale Gennemgang af konklusioner fra workshoppen Afrunding og opsummering

Fakturering - nuværende Hvert halve år udstedes fakturaer via PBS på baggrund af de registreringer, der er i Motorkartoteket. Indbetalinger kan komme via PBS, kontante indbetalinger, eller overførsler via bank. Betales motorafgift ikke rettidigt, pålægges et afgift på kr. 500,- 26

Nuværende proces - Fakturering 27

Fakturering - ambitioner Alt efter hvordan ”registerproblematikken” løses kan fakturering ses som: Fakturering af motorafgift er en variant af den generiske faktureringsproces, som fortages på baggrund af et vare/ydelsesregister. Faktureringen sker på baggrund af beregningen ud fra parametre registreret i motorregisteret: Vægt 28

Procesbearbejdning (tegning og bearbejdning af processen) 29

Forudsætninger for optimering af processen Krav til systemer 30 Opsummering af krav og forudsætninger

Agenda for deep dive 31 Agenda: Introduktion til ERP projektet (kick-off) Gennemgang af formål og indhold i workshoppen Afgrænsning af workshoppen – områder / processer 13.15Indhold / forudsætninger samlet for området Nuværende setup - styringsmekanismer, as-is processer, varianter og forudsætninger Fremtidigt setup – styringsmekanismer, optimeringsområder, krav til IT, forudsætninger, Afklaring af processer og varianter til bearbejdning 13.30Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler Procesbearbejdning Nuværende setup – styringsmekanismer og forudsætninger Grundlag for optimering og tegning af processen Bearbejdning af krav og forudsætninger Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte bile Procesbearbejdning Agenda fortsat: 15.00Fjernelse af bilen ved ophør Procesbearbejdning 15.30Fakturering Procesbearbejdning Validering krav / forudsætninger Gennemgang af konklusioner fra workshoppen Afrunding og opsummering

Forudsætninger for optimeringer Krav til systemer 32 Opsummering af krav og forudsætninger