1 PROCESOS EN AEROPUERTO DESTINO

2 Se selecciona en el menú 3, la opción Lecturas de Aeropuerto

3 1. Se selecciona Llegada Avión 2. Se Ingresa el numero de viaje se da OK 3.25 Lecturas de Aeropuerto - Llegada Avión Es importante que el origen haya dado salida al vuelo para que en destino no presente error

Validación Descarga Arrastre Aquí se recepcionan los envíos 1. Seleccionamos Validación Descarga Arrastre. 2. Se da lectura a los bultos Este mensaje quiere decir que este no es el destino final, es decir, es un transito. Este mensaje quiere decir que el envío ha llegado a su destino final

Discrepancias de Llegada Se da clic en el menú 5, submenú 5.14 Informe que permite verificar la cantidad recibida contra la anunciada por origen

Discrepancias de Llegada 1. Se digita el viaje a verificar 2. Se da clic en Ver Listado

Discrepancias de Llegada

8 DEVOLUCIONES

9 7.8 Consulta de Histórico - Devolución Para realizar una devolución, las USAC deben haber realizado una gestión al envió y dar una respuesta. 1. Se busca guía

10 1. Se da clic en IN o en el numero de envío 7.8 Consulta de Histórico - Devolución

11 Muestra la incidencia presentada Se da clic en RI 7.8 Consulta de Histórico - Devolución

12 1. Se habilita el desplegable de respuesta y se selecciona *0066 DEVOLUCION Tener en cuenta que las respuestas con un * adelante cierran la incidencia 7.8 Consulta de Histórico - Devolución

13 1. Se da una ampliación o explicación a la respuesta 2. Se da clic en RESPONDER 7.8 Consulta de Histórico - Devolución

14 1. Se digita CONFIRMAR y se da Aceptar 7.8 Consulta de Histórico - Devolución

Gestión Devoluciones Se da clic en el menú 7 y submenú 7.2

16 Muestra el listado de envíos que tenga la estación para realizar la devolución 1. Se da clic en P, para imprimir la etiqueta 7.2 Gestión Devoluciones

Gestión Devoluciones Se selecciona la impresora predeterminada para las etiquetas y se da Aceptar La nueva etiqueta se pega en la pieza a devolver, al lado de la etiqueta original.

Consulta de Histórico – Verificar Guía Devolución Si vamos de nuevo al submenú 7.8 y buscamos la guía, podremos ver que en Eventos muestra el número de guía con que quedo la devolución

19 MANEJO DE SOBRANTES

Lecturas de Llegada - Sobrantes En el menú 5, se selecciona el submenú 5.13 Los sobrantes son envíos que ingresan a una Estación o Aeropuerto destino y que fueron mal enviados y son en realidad de otra Ciudad (mal encaminado).

21 1. Se selecciona la opción Pasado de Plaza 2. Se le da lectura a los bultos 5.13 Lecturas de Llegada - Sobrantes Primero debe hacerse un manejo de pasado de plaza, para posteriormente crear el sobrante en el sistema. La lectura en rojo, en este caso, es correcta ya que este envío no corresponde a la base.

Sobrantes En el menú 7, se selecciona el submenú 7.1 Este proceso permite crear una guía para el manejo del envío

Sobrantes Se da clic en Nuevo, para crear un sobrante.

Digitar Destino real envío 1. Digitar Origen real envío 3. 5 últimos dígitos de envío 4. Nombre remitente 5. Nombre Destinatario 6. Cantidad de bultos 7. Se da clic en GUARDAR 7.1 Sobrantes

Sobrantes Asigna Código al sobrante 1. Se da clic en DO de documentar

Sobrantes 8. Se da clic en GUARDAR Se asigna un Courier 2 y 3. Se digita NIT del remitente 4 y 5. Se digita NIT del destinatario 6. Se reasigna porte 7. Se reasigna producto

Sobrantes El sistema asigna la nueva guía Como se puede ver en observaciones queda el código del sobrante y la guía inicial

28 REZAGOS

29 Rezagos PROCESO EN DESTINO  Cuando en destino no se puede entregar el envío, se genera una incidencia por distribución en el sistema DIANA o por la estación en ALERTRAN (submenú 7.8), la cual llega a la USAC para que ellos traten de contactar al destinatario.  Mientras las USAC manejan la incidencia el envío pasa al área de envíos estacionados (submenú 7.14).  Cuando las USAC no pueden conseguir un nuevo intento de entrega, responden la incidencia y generan en el sistema la guía o etiqueta (submenú 7.2) como rezago.  El área de operaciones sacara los envíos de estacionados (submenú 7.14), imprimirá la etiqueta que genero la USAC para enviar la devolución a origen. Son envíos que no pudieron ser entregados al destinatario ni al remitente.

30 Rezagos PROCESO EN ORIGEN  Cuando en origen no se puede entregar el envío, se genera una incidencia por distribución en el sistema diana o por la estación en el submenú: 7.8 de ALERTRAN, a la USAC para que ellos traten de contactar al remitente.  Mientras las USAC manejan la incidencia el envío pasa al área de envíos estacionados de la estación (submenú 7.14).  Cuando las USAC no pueden conseguir un nuevo intento de entrega, responden la incidencia y generan en el sistema la guía o etiqueta (submenú 7.2) como rezago.  El área de operaciones sacara envíos de salidos estacionados (submenú 7.14), imprimirá la etiqueta que genero la USAC para enviar la devolución a rezagos BOG, tener en cuenta que se pueden despachar rezagos por grupaje.

31 Rezagos PROCESO EN BOGOTA REZAGOS  Recibir los grupajes de envíos registrados previamente con estado: “Rezagos "Verificando el estado físico de las sacas y los precintos que las cierran.  Dar lectura de validación en el sistema a la totalidad de envíos, A través del sistema, verificando el estado físico de los envíos y el peso de las mercaderías.  Segregar y organizar físicamente de acuerdo a las características de DOX y XPS, Debe verificar que los envíos cumplan con las condiciones obligatorias para ser declarados como rezagos.  Almacenar los envíos bajo el modelo de administración de inventario seleccionado por el Área, respetando el tiempo establecido de acuerdo con la legislación vigente para su custodia.

32 Rezagos PROCESO EN BOGOTA REZAGOS  Citar mensualmente el comité de rezagos para la destrucción de los mismos Que Hallan cumplido mas de Sesenta Días según la Ley. A este comité asiste un representante de las áreas: Gerencia de Logística Nacional, Coordinación de Control Interno, Coordinación de Seguridad Deprisa, CONVENIENTE QUE ESTE ALGUIEN DE COMERCIAL.  Dar lectura de validación dando estado de "destruido" a todos los envíos que cumplen el tiempo establecido.  Realizar consulta de envíos destruidos en el sistema, imprimir listado y adjuntar al acta elaborada. El acta debe ser firmada por los asistentes al comité de rezagos y debe ser conservada permanentemente por el auxiliar de Logística Nacional.

33 INCIDENCIAS ESTACIONES

34 Que es una Incidencia?  Una Incidencia es cualquier novedad que ocurre en algún momento de la operación logistica.  Circunstancia o suceso secundario que ocurre en el desarrollo de la operación.

Gestión de Recogidas (Incidencias) Se pueden crear incidencias al momento de gestionar las recolecciones. 1. Nro. de recogida. 2. Clic en Buscar

Gestión de Recogidas (Incidencias) Al tener el listado de las recolecciones seleccionamos las recogidas que presentaron incidencias dando clic en IN e incidentando una a una. Dar clic en IN (Incidencia)

37 Para realizar el proceso de incidencias damos clic o F6 en tipo, desplegamos el menú y seleccionamos el grupo de incidencia correspondiente. 1 Dar clic o F6 para desplegar menú 2.4 Gestión de Recogidas (Incidencias) 2. Seleccionar el grupo de incidencia correspondiente.

38 Luego de seleccionar el grupo de incidencia seleccionamos Subgrupos de incidencias correspondiente. Seleccionar la incidencia correspondiente en subgrupos de incidencias. 2.4 Gestión de Recogidas (Incidencias)

39 Luego de seleccionar el subgrupos de incidencias seleccionamos Tipos de incidencias Seleccionar la incidencia correspondiente en Tipos de incidencias. 2.4 Gestión de Recogidas (Incidencias)

40 Luego de seleccionar el Tipo de Incidencia, seleccionamos Tipo de Origen de la Incidencia. 2. Seleccionar tipo de origen de incidencia, de donde proviene la información. 1. Dar clic en … o dar F6 2.4 Gestión de Recogidas (Incidencias)

41 Campo diseñado para que la USAC Oportunamente de una respuesta a la incidencia anteriormente creada. Respuesta dada por la USAC. 2.4 Gestión de Recogidas (Incidencias)

42 Al controlar la orden de trabajo es posible crear incidencia llegado el caso que el Courier no lo haya podido hacer por el dispositivo móvil. 1.Vamos al menú 2 submenú 2.5, y damos buscar. 2.Seleccionamos la OT a controlar y le damos clic en CT (ya debe de estar digitada la hora de llegada del Courier en HO). Ver diapositiva Incidencias Ordenes de Trabajo (Controlar)

43 Clave de reparto EFECTUADA (E): cierra la ventana y pedirá datos de hora. Clave de reparto FALLIDA (F): aparecerá en la columna incidencia el código 0007 de Domicilio cerrado, el cual puede cambiarse. Calve de reparto NO EFECTUADAS (NE): aparecerá en la columna incidencia el código 0007 de Domicilio cerrado, el cual puede cambiarse. 2.5 Incidencias Ordenes de Trabajo (Controlar)

Incidencias Ordenes de Trabajo (Controlar) Cuando se selecciona la clave de reparto FALLIDA (F), muestra las siguientes opciones: Cuando se selecciona la clave de reparto NO EFECTUADA (NE), muestra las siguientes opciones:

Retención y Liberación (Envíos Urbanos) Los envíos urbanos para poderlos asignar a reparto debemos liberarlos obligatoriamente por esta opción de lo contrario no los deja asignar a reparto. 1.SE SELECCIONA ENVIOS 2.SE SELECCIONA LIBERADAS Y RETENIDAS 3.VERIFICAR FECHA 4.SELECCIONAR BUSCAR 1.SE SELECCIONA ENVIOS 2.SE SELECCIONA LIBERADAS Y RETENIDAS 3.VERIFICAR FECHA 4.SELECCIONAR BUSCAR NOTA: VER INSTRUCTIVO 64

Lecturas de Salida No podemos dar datos incorrectos en estas lecturas porque nos ocasiona problemas. 1.TOMAR LECTURA CORRECTA 2.DIGITAR NRO DE VIAJE CORRECTO 3.ESCANEAR TODOS LOS ENVIOS 4.ASIGNAR Y/O VERIFICAR PRECINTO CORRECTO 5.DAR ARRASTRE CORRECTO A ENVIOS 6.CERRAR VIAJE CORRECTAMENTE 7.COLOCAR NRO DE PRECINTO EN MANIFIESTO 8.GENERAR INSERCION DE GRUPAJE PARA VALIDAR MARBETE 1.TOMAR LECTURA CORRECTA 2.DIGITAR NRO DE VIAJE CORRECTO 3.ESCANEAR TODOS LOS ENVIOS 4.ASIGNAR Y/O VERIFICAR PRECINTO CORRECTO 5.DAR ARRASTRE CORRECTO A ENVIOS 6.CERRAR VIAJE CORRECTAMENTE 7.COLOCAR NRO DE PRECINTO EN MANIFIESTO 8.GENERAR INSERCION DE GRUPAJE PARA VALIDAR MARBETE

Discrepancia Imposiciones Punto de Venta Esta opción nos permite verificar que lo despachado por el punto venta sea lo recibido por la estación. 1.Seleccionamos el menú 3 y submenú Se digita manifiesto 3. Se da clic en ver listado

Discrepancia Imposiciones Punto de Venta Envíos despachados del CRR Envíos recibidos por estación

Actualización (Liberación Urbanos) Los envíos urbanos después de haberlos liberado en submenú 3.3 se deben actualizar por el submenú 5.4 Se da clic en AC