GESTIÓN DE PROYECTOS Ing. Diego Pérez

QUÉ ES UN PROYECTO? Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. El resultado del proyecto puede ser tangible o intangible. Por ejemplo: La construcción de una casa La construcción de una aplicación para geolocalización.

UN PROYECTO PUEDE GENERAR: Un producto, que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un elemento o un elemento final en sí mismo. Un servicio o la capacidad de realizar un servicio Una mejora de las líneas de productos o servicios Un resultado, tal como una conclusión o un documento

MOTIVACIONES Demanda del mercado Necesidad del negocio Necesidad social Consideraciones ambientales Solicitud de un cliente Avance tecnológico Requisito Legal

JERARQUÍA DE PROYECTOS

¿Qué es un programa? Un programa es un grupo de proyectos relacionados. Los proyectos deben ser completados para que el programa se considere terminado. Tienen un alcance mayor que un solo proyecto y pueden tener varias metas.

¿Qué es un portafolio? Se refiere a un conjunto de proyectos, programas, subconjuntos de portafolios y operaciones que se gestionan como un grupo para alcanzar determinados objetivos estratégicos. Cumplen una o varias de las siguientes condiciones: ◦ Todos los proyectos del portafolio se originan en la misma área de una empresa. ◦ Todos los proyectos del portafolio comparten los mismos recursos humanos. ◦ Todos los proyectos del portafolio tienen la misma fuente de financiamiento.

GESTIÓN DE PROYECTOS La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y terminar las actividades de un proyecto con el fin de alcanzar la satisfacción de sus especificaciones. (PMI. Project Managament Institute)

ESPECIFICACIONES DE UN PROYECTO El alcance, El cronograma (Tiempos), El presupuesto (Costos), La calidad, Los riesgos, Los recursos humanos, etc.

EL PMBOK

PMBOK El PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), creado por el PMI (Project Management Institute), es una guía de buenas prácticas generalmente aceptadas en el área de administración y gerencia de Proyectos El hecho de que sean generalmente aceptadas significa que aplica a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo. Ayuda a cumplir con las restricciones planteadas de un proyecto

Áreas del conocimiento de PMBOK Gestión de Integración Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Costos Gestión de Calidad Gestión de Recursos Humanos Gestión de la Comunicación Gestión de Riesgos Gestión de Compras Gestión de interesados (Solo desde la 5ta edición)

Grupo de procesos PMBOK Procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, Cierre

Por qué es importante saber Gestionar un proyecto en TI?

GESTIÓN DEL ALCANCE

Gestión del alcance La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completar el proyecto con éxito. Se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto

Procesos de la Gestión del alcance

5.1 Planificar la Gestión del Alcance: Se crea un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. 5.2 Recopilar Requisitos: Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. Puede utilizar herramientas como los casos de uso o las historias de usuario. 5.3 Definir el Alcance: Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. 5.4 Crear la EDT/WBS: Es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. 5.5 Validar el Alcance: Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. 5.6 Controlar el Alcance: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto

RECOPILAR REQUISITOS:

RECOPILAR REQUISITOS: HERRAMIENTAS

ELABORACIÓN DEL EDT

Elaboración del EDT

Línea base del alcance La línea base del alcance es la salida más importante de la gestión del alcance ya que está compuesto de tres documentos importantes

LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Planificar la gestión del cronograma Definir las actividades Secuenciar las actividades Estimar de los recursos de las actividades Estimar la duración de actividades Desarrollar el cronograma Controlar el cronograma Por tanto podemos decir que para la gestión del tiempo debemos:

El líder del proyecto toma como referencia la línea base del alcance (EDT, Diccionario de la EDT y Enunciado del alcance del proyecto), además de los factores ambientales de la empresa (estructura organizacional, información comercial, etc), los activos de los procesos de la organización y vuelve a revisar las actividades que se llevaran a cabo para finalizar los entregables. Después de aplicar las herramientas debería principalmente obtenerse tres documentos Definir actividades

Secuenciar las Actividades es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso reside en la definición de la secuencia lógica de trabajo para obtener la máxima eficiencia teniendo en cuenta todas las restricciones del proyecto. Secuenciar las actividades

Las relaciones lógicas existentes son 4: Secuenciar las actividades: Método de Diagramación por precedencia

PDM AOA Secuenciar las actividades

Secuenciar las actividades: Salidas Diagramas de redes del proyecto

Después de ya tener la secuencia de actividades es importante precisar los recursos (humanos, equipos, suministros) necesarios disponibles para solventar cada una de ellas Estimar los recursos de las actividades

Estimar la Duración de las Actividades es el proceso de realizar una estimación de la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados. El beneficio clave de este proceso es que establece la cantidad de tiempo necesario para finalizar cada una de las actividades Estimar la duración de las actividades:

PERT usa estimados de tiempo probabilísticas, tomando en cuenta tres duraciones por cada actividad: ◦ Más probable: Esta estimación se basa en la duración de la actividad, en función de los recursos que probablemente le sean asignados y de las expectativas realistas. ◦ Optimista: Estima la duración de la actividad sobre la base del análisis del mejor escenario posible para esa actividad. ◦ Pesimista: Estima la duración de la actividad sobre la base del análisis del peor escenario posible para esa actividad. PERT (distribución Triangular) = ( tiempo optimista + tiempo probable + tiempo pesimista) / 3 PERT (distribución Beta) = ( tiempo optimista + 4 x tiempo probable + tiempo pesimista) / 6 Estimado de duración de actividades: Herramienta por tres valores:PERT

Ej: Diseño de la interfase de un sistema de ingreso de notas en una universidad Duración optimista = 8 días Duración probable = 10 días Duración pesimista = 24 días PERT (Beta)= 12 días Ejemplo

Mediante este proceso el jefe de proyecto al finalizar conocerá el tiempo de duración total del proyecto. Para ello utilizará diversas técnicas tales como: ◦ Diagramas Gantt. ◦ Análisis de camino crítico para desarrollar y controlar las fechas del proyecto. ◦ Análisis de cadena crítica para tomar en cuenta las limitaciones de recursos. Desarrollo de Cronogramas

Un camino crítico para un proyecto son una serie de actividades que determinan el tiempo más temprano en el que el proyecto puede ser completado. Es el camino más largo a través del diagrama de redes y tiene la menor cantidad de tiempo en el que una actividad puede ser retrasada sin retrasar una actividad exitosa o el tiempo de terminación del proyecto. Desarrollo del cronograma: Herramienta - Método del camino crítico

Ejemplo

Se asume que las duraciones están dadas en días ◦ Camino 1: ADHJ Longitud = = 14 días ◦ Camino 2: BEHJ Longitud = = 16 días ◦ Camino 3: BFJ Longitud = = 9 días ◦ Camino 4: CGIJ Longitud = = 14 días ◦ Dado que el camino crítico es el más largo, entonces el camino 2 es el camino crítico para el proyecto X. Duraciones

Es el tiempo más corto en el que el proyecto puede ser completado. Puede existir más de un camino crítico en un proyecto. Permite calcular la holgura (tiempo máximo de retraso de cada actividad) ¿Qué significa el camino crítico?

Para calcular las holguras se tendrá que calcular la duración máxima y mínima de cada actividad. Además se asume que en el nodo de inicio siempre mínimo y máximo es 0, y en el nodo de fin siempre el mínimo y máximo es igual a la duración del proyecto por camino crítico Cálculo de las holguras y retrasos

◦ Duración Mínima de una actividad: Se la obtiene analizando el grafo de izquierda a derecha y siguiendo con la siguiente fórmula: ◦ Min de actividad A = max(sumatoria de todas las predecesoras) ◦ Duración Máxima de una actividad: Se la obtiene analizando el grafo de derecha a izquierda y siguiendo con la siguiente fórmula: ◦ Max de actividad A = min(máximo del sucesor – duración de A) ◦ Holgura de una actividad: Es igual al máximo menos el mínimo y representa cuanto se puede demorar cada actividad sin afectar la finalización del proyecto Cálculo de las holguras

◦ Cuando una actividad del camino crítico es retrasada o adelantada automáticamente afectará a la duración total del mismo directamente. ◦ Si es que una actividad que NO forma parte del camino crítico es retrasada y no supera la holgura que posee no afectará a la duración total del proyecto. Retrasos y adelantos

Camino crítico

GESTIÓN DE COSTOS

Gestión de costos La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Planificar la Gestión de los Costos: Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto. Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Controlar los Costos: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos.

Herramientas: Estimados ascendentes o bottom – up Por ejemplo si una actividad demorará dos días enteros de trabajo (16h), y lo hará un solo programador a tiempo completo que cobra 1000 USD al mes, la tarea tendrá un costo de 1000/30 * 2 = USD

Herramientas: Estimación por 3 valores Al igual que estimación de duraciones por tres valores o PERT utiliza tres estimados para definir un rango aproximado de costo de una actividad: ◦ Más probable (cM) ◦ Optimista (cO) ◦ Pesimista (cP) Las estimaciones de costos basadas en esta ecuación pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el rango de incertidumbre de las estimaciones de costos. Costo (Beta) = (optimista + 4*más probable + pesimista) / 6 Costo (Triangular) = (optimista + más probable + pesimista) / 3

Heramientas : Controlar costos – Gestión del Valor ganado Es una herramientas de control de costos que sirve para comparar la línea base de costos (lo que se presupuestó) con los costos reales (lo que realmente se gastó) en un momento dado de tiempo. El valor ganado es el porcentaje de trabajo realmente completado multiplicado por el valor planificado en ese tiempo. Valor ganado (EV) = Porcentaje completado * Valor presupuestado

Gestión de costos: Controlar costos – Valor ganado Gracias al valor ganado (EV) podemos extraer otros conceptos que nos permiten concluir matematicamente el avance del proyecto.

Gestión de costos: Controlar costos – Valor ganado: ejemplo