Samen sterk in verandering Waarden Bram Timperman, Faciltair Bedrijf Maxime Loose, Adviseur P&O, AgO

Case 2

812

Workshop 25/4 kennisdeling 4

Organisatiecultuur Workshop 25/4 kennisdeling 5 Relevante kenmerken agentschap schoonmaakpersoneel, cateringpersoneel, administratieve personeelsleden, ir’s, ict’ers, architecten, … => divers personeelsbestand geografisch verspreid

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 6 1.Startpunt: Audit Vlaanderen Getrokken door AG

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 7 In samenwerking met AgO 1.Bepalen van gewenste cultuur: Vóór meten huidige cultuur Sessie met directie + enkele stakeholders + AgO Quinn (zie verder) Resultaat = Gevalideerde visietekst Keuze voor de 4 waarden van de VO

Visietekst (1/3) We willen naar een groter marktaandeel voor AFM binnen de Vlaamse overheid, we willen er met andere woorden naar streven dat er zoveel mogelijk afnemers zijn binnen de Vlaamse Overheid van diensten die AFM aanbiedt. Organisatiecultuur AFM

Visietekst (2/3) Om deze doelstellingen te bereiken willen we een resultaatsgerichte, daadkrachtige cultuur. We willen een innovatief dienstenaanbod. Dit is echter geen doel op zich, maar afgestemd op de noden en verwachtingen van de klant. Onze organisatiecultuur willen we dus zien evolueren naar een meer open en klantgerichte cultuur. Organisatiecultuur AFM

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 10 2.Concretisering van de waarden: workshop met directie + enkele stakeholders + AgO 4 hoeken, doorschuifsysteem => dynamisch Resultaat: Visie uitgebreid met 4 geconcretiseerde waarden

Daadkracht Duidelijke koers uitzetten, beslissingen durven nemen en er echt voor gaan Durven veranderen, durven dingen anders doen en hierbij verantwoorde risico’s durven en mogen nemen Als partner meedenken met onze klant: proactief voorstellen doen aan de klant, denken van uit het hele agentschap Organisatiecultuur AFM

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 13 3.Meting huidige cultuur Vragenlijst Quinn Wie: 120 mensen uitgenodigd voor sessie rond klantgerichtheid (representatief?) + AgO Resultaat: Project en visie toegelicht AG onderschrijft project Huidige cultuur gemeten

Quinn Teamwerk, participatie, consensus, traditie, loyauteit, vriendelijke werkomgeving Geformaliseerde en gestructureerde werkomgeving, procedures, stabiliteit, betrouwbaarheid Dynamisch, ondernemend, creatief, innovatie, initiatief, toonaangevend, visionair Resultaatgericht, competitief, veeleisend, hoge doelstellingen stellen en bereiken

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 15 4.Kloofanalyse + actieplan op organisatieniveau Workshop met directie uitgebreid met enkele stakeholders + AgO Huidig >< Gewenst + BUE, Personeelspeiling, klantenbarometer Kloofanalyse geslaagd, actieplan minder

Daadkracht + In mijn directe omgeving werken we klantgericht. + Niveau D en 50+’ers geven aan duidelijk te weten wat verwacht wordt. + De werking van het team steeds verbeteren. -Het management van het AFM geeft duidelijk aan waar het met mijn organisatie naartoe moet. -Informeren bij klanten of zij tevreden zijn over het geleverde werk/acties ondernemen om dienstverlening aan te passen aan specifieke doelgroepen. -Nieuwe werkwijzen uitproberen in de praktijk.

Organisatiecultuur AFM Teamwerk, participatie, consensus, traditie, loyauteit, vriendelijke werkomgeving Geformaliseerde en gestructureerde werkomgeving, procedures, stabiliteit, betrouwbaarheid Dynamisch, ondernemend, creatief, innovatie, initiatief, toonaangevend, visionair Resultaatgericht, competitief, veeleisend, hoge doelstellingen stellen en bereiken

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 18 5.Teamsessies => Actieplan Soms op afdelingsniveau, soms per team Resultaat: communiceren visie en project Acties verzamelen Quinn => enkel waarden Terugkoppelen naar teams

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 19 6.Actieplan (1/2) +250 acties Clustering: Imago (inter-extern) Vorming - competenties – kennisdeling Efficiëntie/Bevoegdheden/Delegaties/Procedure s Klanten/dienstverlening Samenwerken Radicaal digitaal

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 20 6.Actieplan (2/2) +250 > afdelingshoofden > directie > 65 (2014: 58) Zeer concreet Chefs-catering krijgen maandelijks de omzetcijfers Bestekken aanpassen Bevoegdheden nakijken Opleiding overheidsopdrachten Meelopen in ≠ functies

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 21 Doorlooptijd 1.Bepalen van gewenste cultuur (sept 2013) 2.Meting huidige cultuur (oktober 2013) 3.Concretisering van de waarden (oktober 2013) 4.Kloofanalyse + actieplan op organisatieniveau (november 2013) 5.Teamsessies => Actieplan (december 2013 – maart 2014) 6.Actieplan (april 2014)

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 22 Rol AgO Deel van projectgroep => klankbord Communicatiekanalen Personeelsblad Sessies klantgerichtheid Presentatie ondernemingsplan Halfjaarlijkse terugkoppeling ondernemingsplan Infosessie fusie Planningsgesprekken : jaarthema: daadkracht beleidsdagen

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 23 Toekomst -Opvolgen en rapporteren -Communiceren en levend houden -Meetset samenstellen voor organisatiecultuur -Personeelspeiling -BUE -Klantenbevragingen -Quinn? -Actieplan Focus op catering en schoonmaak -Nieuwe medewerkers via fusie

Organisatiecultuur : project Workshop 25/4 kennisdeling 24 Wat kon beter? -Doorlooptijd -Betrekken van catering en schoonmaak Succesfactoren? -Steun van AG -Communicatie -Concrete acties