PLANIRANJE

Diskusija Kakvu ulogu planiranje ima u Vašem životu?

ŠTO JE PLANIRANJE? Po PMI metodologiji planiranje je jedna od 5 grupa procesa upravljanja projektom: POKRETANJE PLANIRANJE IZVOĐENJE KONTROLA ZATVARANJE

ULAZNI ELEMENTI ZA PLANIRANJE 1. PRIPREMNA IZJAVA IZJAVA O OPSEGU POSLOVA (iz inicijacije projekta) 2. PROCESI upravljanja projektima (20) 3. OKRUŽENJA (mogu utjecati na uspjeh projekta: organizacijska kultura, standardi, tržište…) 4. POSTOJEĆI PROCESI U ORGANIZACIJI (pravila, procedure, zabilježena iskustva i znanja…)

ALATI I TEHNIKE PLANIRANJA METODOLOGIJA za upravljanje projektima INFORMACIJSKI SUSTAV upravljanja projektima (služi timu za dokumentiranje i praćenje informacija o projektu i proizvodima; podrazumijeva formalne postupke kontrole, izmjene i prihvaćanja isporuka te dokumenata) STRUČNA PROSUDBA

ALATI I TEHNIKE PLANIRANJA Važno je koristiti primjerene alate i tehnike. Njihov nivo složenosti mora odgovarati složenosti projekta.

REZULTAT PLANIRANJA PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM Sastoji se od niza pod planova, definicija, struktura i analiza i povezuje ih. Izrada plana upravljanja projektom završni je proces u grupi planiranje.

PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM Primjer 1: The Year of the Small Project’ Project Business Plan, Inter Agency Policy & Projects Unit; Tasmania, Australia http://www.projectmanagement.tas.gov.au/ www.egovernment.tas.gov.au/.../project_management/knowledge_base/public/pman-coll-open-pbp-ysp.pdf Primjer 2: California Health and Human Services Agency Data Center - Predložak za pisanje Plana upravljanja projektima

ZAŠTO JE PLANIRANJE VAŽNO? Planiranjem se određuje što treba odraditi, tko, kada i s kojim resursima Bez planiranja nema kontrole, jer planiranje osigurava temeljni plan (baseline) temeljem kojeg se vrši kontrola. “Companies that are further up the scale should be better able to manage projects carrying a higher degree of risk and be more likely to deliver service product offerings with more predictable levels of quality.” http://www.allpm.com/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=1280

ZAŠTO JE PLANIRANJE VAŽNO? Projektom se želi ostvariti ono što do sada još nije ostvareno ili izvedeno te ne postoji rutinski postupak. “An organisation that is judged immature in Project Management terms may deliver individual projects that produce excellent results occasionally.” http://www.allpm.com/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=1280

ŠTO SE SVE PLANIRA? OPSEG VRIJEME TROŠKOVI LJUDSKI RESURSI

ŠTO SE SVE PLANIRA? KVALITETA, upravljanje kvalitetom KOMUNIKACIJA UPRAVLJANJE RIZIKOM i reakcija na rizike NABAVA, kupovina, ugovaranje

REDOSLIJED PLANIRANJA Ciljevi projekta Struktura poslova i aktivnosti Organizacija projekta Definiranje dinamike i rokova Procjena troškova na projektu Revizija Potrebe klijenata Dogovor Kontrola Odgovornost Komunikacija Kontrola

OPSEG PROJEKTA Posao koji mora biti obavljen da bi se isporučio proizvod, usluga ili rezultat sa specifičnim karakteristikama i funkcijama. Usklađuje očekivanja i mogućnosti zainteresiranih strana.

OPSEG UTJEČE I NA: POJEDINOG DJELATNIKA procjena vremena izvedba posla izvještavanje o aktivnostima VODITELJA PROJEKTA planira i raspoređuje resurse na projektu rješava probleme

OPSEG UTJEČE I NA: VODITELJA ODJELA administrira resurse kontrolira projekt unutar područja IZVRŠNI MENADŽMENT postavlja projektne prioritete nadgleda napredovanje projekta

OPSEG PROJEKTA Svaka izmjena u opsegu odražava se na trajanje projekta i na troškovima, te stoga zahtijeva brižno upravljanje promjenama.

OPSEG OBUHVAĆA: CILJEVE PROJEKTA STRUKTURNU RAŠČLAMBU POSLOVA - WBS POPIS I OPSEG PROIZVODA ZAHTJEVE NA PROJEKT OGRANIČENJA I PRETPOSTAVKE

OPSEG OBUHVAĆA ISPORUKE I KRITERIJE PRIHVAĆANJA KONTROLNE TOČKE PROCJENU TROŠKOVA SREDSTVA I DINAMIKU PLAĆANJA

POSTAVLJANJE CILJEVA Budite realni u željama potrebama mogućnostima You can't always get what you want... (Rolling Stones)

OSOBINE DOBRO POSTAVLJENIH CILJEVA U definiranju sudjeluju osobe odgovorne za njihovo ostvarenje (projektni tim) Jasno govore kada i kakvi rezultati se očekuju Mjerljivi su i provjerljivi

OSOBINE DOBRO POSTAVLJENIH CILJEVA Dosegljivi su i realistični U skladu su s dostupnim resursima Usklađeni su s organizacijskim ciljevima Jasno su napisani

SMART CILJEVI Specific Measurable Achievable Realistic Time-bounded

VJEŽBA 1- upute Na popisu ciljeva koji slijedi prepoznajte i izdvojite one ciljeve koji su prema prethodnoj definiciji dobro opisani i obrazložite. Na popisu ciljeva odaberite 1 slabo opisan cilj i ukažite na njegove nedostatke.

VJEŽBA 1 – popis ciljeva Prilagoditi poslovanje 300 poslovnica novom sustavu naplate usluga do kraja 2008. godine. Organizirati edukaciju 2000 djelatnika kako bi mogli koristiti aplikaciju za praćenje realizacije zadataka i projekata u slijedećih 6 mjeseci tako da trošak po djelatniku ne prijeđe 300 kuna. Provesti program stjecanja vještina telemarketinga za zaposlenike u odjelu prodaje koristeći isključivo postojeće resurse.

VJEŽBA 1 – popis ciljeva Kroz dvije godine uvesti barem 3 nova načina oglašavanja postojećih usluga. Izraditi promotivni film o poboljšanim karakteristikama perilice rublja C145 ne prelazeći svotu od 70 000 kuna, a koristeći tehnologiju internog filmskog studija i ugovorenu marketinšku agenciju.

SMART CILJ -Primjer Organizirati edukaciju 2000 djelatnika kako bi mogli koristiti aplikaciju za praćenje realizacije zadataka i projekata u slijedećih 6 mjeseci tako da trošak po djelatniku ne prijeđe 300 kuna

STRUKTURNA RAŠČLAMBA POSLOVA - WBS WBS - work brakedown structure Hijerarhijska raščlamba posla koji projektni tim treba izvršiti. Orijentirana je na isporuke kako bi se projektni ciljevi postigli i tražene isporuke kreirale. Organizira i definira ukupni projektni opseg

STRUKTURNA RAŠČLAMBA POSLOVA - WBS Ukupan posao dijeli se hijerarhijski na nivoe: 1. glavne grupe poslova 1.1. zadaci 1.1.1 zadaće

STRUKTURNA RAŠČLAMBA POSLOVA - WBS Ukupan posao treba razdijeliti u cjeline veličina prikladnih za provođenje kontrole projekta, a najniži nivo podjele mora biti dovoljno konkretan da omogući kontrolu i razvidnost.

WBS –NAČINI PRIKAZIVANJA HIJERARHIJSKA LISTA 000 Program izobrazbe 100 Nastavnici 200 Sadržaj izobrazbe 210 Plan lekcija 220 Skripte 300 Mjesta izobrazbe 310 Centri izobrazbe 311 Učionice 3111 Oprema 400 Administracija 410 Polaznici 411 Prijave 412 Upisi 420 Evaluacija

WBS –NAČINI PRIKAZIVANJA BLOK DIJAGRAM Program izobrazbe NASTAVNICI SADRŽAJ MJESTA ADMINAISTRACIJA PLAN LEKCIJA CENTRI POLAZNICI SKRIPTA UČIONICE OPREMA PRIJAVE UPISI EVALUACIJA

WBS - KATEGORIJE ZA RAŠČLAMBU Elementi ili dijelovi proizvoda Kronologija ili slijed Funkcionalne discipline Organizacijske jedinice Geografska područja Konfiguracijske osobine Isporuke Svrha ili funkcija Podsistemi proizvoda ili projekta Ključne točke Faze

WBS - PRIMJER Seagram MIS Project WBS Level 1 Project Definition Analysis Design Construction Implementation Support Project Management WBS Level 2 Training & User Acceptance User Sign-Off Functional requirements Process and package evaluation Analysis Check Point User Procedures & Training Program Generation & Testing Development Sign-Off Design & Integration Installation Design Check Point

ORGANIZACIJA NA PROJEKTU Prikazuje strukturu uloga na projektu Odgovara WBS-u Prikazuje odgovornosti, dužnosti, područja autoriteta, relacije i nužne suradnje Prikazuje se organizacijskom kartom

IZRADA ORGANIZACIJSKE KARTE Jednostavnim dodavanjem imena ili funkcija osoba uz grupe poslova, zadatke i zadaće Program izobrazbe, I. Magdic, PM SADRŽAJ J.Lučić. S MJESTA T.Ruzić, MM PLAN LEKCIJA CENTRI POLAZNICi J.Knezovic, AI SKRIPTA UČIONICE OREMA, Z. Jozić, SI PRIJAVE UPISI PM - projekt menadžer MM - marketing menadžer A – administrator S – supervizor SI – sistem inženjer

ŠTO SE SVE PLANIRA? OPSEG VRIJEME TROŠKOVI …

VRIJEME Planiranje vremena u projektu obuhvaća niz procesa koji omogućavaju da se projekt završi na vrijeme.

PLANIRANJE VREMENA - PROCESI DEFINICIJA AKTIVNOSTI SLIJED AKTIVNOSTI PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI PROCJENA RESURSA IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

DEFINICIJA AKTIVNOSTI Postupak identificiranja određenih planiranih aktivnosti koje se trebaju provesti kako bi nastale različite projektne isporuke. TEHNIKA: dekompozicija (WBS) REZULTAT : LISTA AKTIVNOSTI

PLANIRANJE VREMENA - PROCESI DEFINICIJA AKTIVNOSTI SLIJED AKTIVNOSTI PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI PROCJENA RESURSA IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

SLIJED AKTIVNOSTI Postupak identificiranja i dokumentiranja ovisnosti koje postoje između planiranih aktivnosti. BEZUVJETNIH OVISNOSTI (nameće ih priroda posla) DISKRECIJSKIH OVISNOSTI (definiranih od tima) OVISNOSTI O NE-PROJEKTNIM AKTIVNOSTIMA Prikazuje se DIJAGRAMOM MREŽE AKTIVNOSTI

DIJAGRAM MREŽE AKTIVNOSTI Definicija: shematski prikaz slijeda projektnih aktivnosti i logičkih relacija (zavisnosti) među njima

PLANIRANJE VREMENA - PROCESI DEFINICIJA AKTIVNOSTI SLIJED AKTIVNOSTI PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI PROCJENA RESURSA IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

PROCJENA TRAJANJA AKTIVNOSTI Nositelji-vlasnici aktivnosti/posla obavljaju procjenu Procjena se vrši temeljem dostupnih resursa, iskustva, saznanja iz prošlih i sličnih projekata i prepoznatih rizika…

METODE PROCJENE Stručna procjena Analogija Kvantitativna procjena po jedinici posla S rezervom (contingency)

PLANIRANJE VREMENA - PROCESI DEFINICIJA AKTIVNOSTI SLIJED AKTIVNOSTI PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI PROCJENA RESURSA IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

PROCJENA RESURSA Proces procjene vrste i količine resursa potrebnih za izvođenje svake aktivnosti prikazane u projektnom kalendaru.

PLANIRANJE VREMENA - PROCESI DEFINICIJA AKTIVNOSTI SLIJED AKTIVNOSTI PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI PROCJENA RESURSA IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA Temelji se na: organizacijskim procesnim postavkama, opsegu projekta, listi i atributima aktivnosti,mrežnom dijagramu,potrebnim resursima, kalendaru dostupnosti resursa,procjeni trajanja aktivnosti, planu projekta.

METODE IZRADE PROJEKTNOG KALENDARA ANALIZA MREŽNOG DIJAGRAMA METODA KLJUČNOG PUTA SAŽIMANJE KALENDARA ANALIZA ŠTO-AKO SCENARIJA USKLAĐIVANJE RESURSA

MREŽNI DIJAGRAM –KLJUČNI PUT eng. Network diagram - Critical path http://syque.com/quality_tools/toolbook/Activity/how.htm

IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA Određivanje planiranih datuma za izvršenje planiranih aktivnosti i planiranih datumi za kalendarske kontrolne točke. Potrebno je odlučiti o početku i završetku svake pojedine aktivnosti unutar projekta Uspostavljaju se logični odnosi aktivnosti (finish-to-start, finish-to-finsh, start-to-start, start-to-finsh)

PRIKAZI PROJEKTNOG KALENDAR Liste svih aktivnosti s planiranim datumima početka i završetka Mrežni dijagram projekta s unesenim datumima Gantt chart Milestone charts

GANTT CHART - GANTOGRAM WBS A B C aktivnosti koje treba provesti A B budućnost vrijeme NE količina posla C vrijeme (dani, tjedni)

GANTT CHART - GANTOGRAM

ŠTO SE SVE PLANIRA? OPSEG VRIJEME TROŠKOVI …

TROŠKOVI Planiranje troškova u projektu osigurava završetak projekta unutar proračuna

PLANIRANJE TROŠKOVA - PROCESI PROCJENA TROŠKOVA PRORAČUN TROŠKOVA Omogućava kontrolu izvođenja s obzirom na proračun troškova

PROCJENA TROŠKOVA Procjena troškova temelji se na : WBS-u, popisu potrebnih resursa, cjeniku resursa, prijašnjih saznanja (historical information) i rizika.

TEHNIKE PROCJENE TROŠKOVA Analogija Procjena od niže prema višoj kategoriji u WBS-u Određivanje jedinične cijene

PRORAČUN TROŠKOVA Pridruživanje procijenjenih troškova pojedinim aktivnostima ili paketima poslova s ciljem stvaranja temeljnog plana prema kojem će se mjeriti realizacija projekta.

TEMELJNI PLAN TROŠKOVA – BUDGET Svaki projekt treba temeljni plan po kojem se mjeri napredak Temeljni plan nastaje kao rezultat proračuna troškova

TEMELJNI PLAN TROŠKOVA – BUDGET Omogućava voditelju i članovima tima procjenu uspješnosti Temeljni plan može biti izražen u novcima ili nekim drugim elementima posla (ljudima, vremenu, jediničnim rezultatima) To je kontrolni alat

VRSTE PRORAČUNA Direktni proračun (Direct budgeting) (troškovni) Voditelji poslova procjenjuju utrošak ljudskog rada, opreme, nabava, putovanja itd. i alociraju troškove Indirektni proračun (Indirect budgeting) (cjenovni) Voditelji poslova prema zadanom proračunu određuju okvir poslova

PLANIRANJE POKRETANJE PLANIRANJE IZVOĐENJE KONTROLA ZAVRŠETAK

PLANIRA SE: OPSEG VRIJEME TROŠKOVI LJUDSKI RESURSI

PLANIRA SE: KVALITETA, upravljanje kvalitetom KOMUNIKACIJA UPRAVLJANJE RIZIKOM i reakcija na rizike NABAVA, kupovina, ugovaranje

REZULTAT PLANIRANJA PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM Sastoji se od niza pod planova, definicija, struktura i analiza i povezuje ih. Izrada plana upravljanja projektom završni je proces u grupi planiranje.

PLANIRANJE - karakteristike Interaktivan proces U njemu sudjeluju svi članovi tima i međusobno se usklađuju, postižu konsenzus i zajedničko razumijevanje dogovorenih aktivnosti i procesa Iterativan proces Izvodi se na početku svakog projekta, a neki ili svi procesi planiranja i na početku pod-faza Definiranje ključnih elemenata Tijekom planiranja definiraju se ključni elementi (opseg, vrijeme, troškovi, resursi, kvaliteta, rizici…)

PLANIRANJE - karakteristike Procjene Tijekom planiranja procjenjuju se vrijeme, trošak i resursi na temelju iskustava, povijesnih informacija, a ponekad i na pretpostavkama Osigurava postupke za promjene plana Prilikom planiranja dogovaraju se postupci upravljanja eventualnim promjenama nastalim tijekom izvođenja projekta

PLANIRANJE - karakteristike Trajanje Za planiranje treba odvojiti 10% - 25% cjelokupnog trajanja projekta (manje planiranja – upitni rezultati, previše planiranja – slaba učinkovitost) Dokumentiranje Tijekom planiranja potrebno je sve dogovoreno dokumentirati kako bi se omogućilo nadziranje i kontrola provođenja planiranih aktivnosti, troškova i trajanja.

PLANIRANJE - karakteristike Planiranje provode: Svi članove tima Ključni nositelji prava (interesne strane) trebaju biti uključeni u planiranje što je ranije moguće Naručitelj i/ili sponzor Ključni članovi projektnog tima Rukovoditelji funkcionalnih cjelina, koji trebaju osigurati resurse

Projektni zadatak U vašoj organizaciji radi 300 radnika na poslovima pomoći korisnicima putem telefona i elektroničke pošte, tzv. helpdesk služba. Radnici su raspoređeni u uredima u 9 gradova i rade u 3 smjene. Upravo je uvedena nova složena usluga namijenjena korisnicima uređaja koji proizvodi vaša organizacija. Radnici u helpdesk službama trebaju u potpunosti biti upoznati s novom uslugom i načinom njena korištenja kako bi korisnicima mogli pružiti pomoć brzo, točno i detaljno. Vaš tim treba organizirati obuku radnika kako bi nova usluga što prije mogla biti obznanjena i korištena.

Projektni zadatak – upute Podijelite se u grupe od 5 - 6 članova Definirati ciljeve projekta (SMART) Izradite strukturnu raščlambu poslova (WBS) Odredite trajanje provedbe za grupe aktivnosti i podaktivnosti - prva dva nivoa Izradite organizacijsku kartu projekta Izradite mrežni dijagram i odredite ključni put Izradite kalendar projekta (rokove provedbe za grupe aktivnosti i podaktivnosti - prva dva nivoa) Napraviti 10 minutnu prezentaciju rezultata grupnog rada