MEMAHAMI FUNGSI DAN PENGURUSAN ORGANISASI Oleh: DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID Pendaftar KURSUS KEPIMPINAN SIRI 1/2014, 18 FEBRUARI 2014 (SELASA), 2.30 PETANG

OBJEKTIF KURSUS Memahami; Definisi Organisasi dan Pengurusan Teori pengurusan (Ciri-ciri, Prinsip-prinsip) Fungsi Pengurusan Peranan Pengurus Tahap Pengurusan Kemahiran pengurusan Kepimpinan dalam Pengurusan Kaedah Pengurusan Organisasi yang Berkesan dalam Konteks UMS

DEFINISI ORGANISASI? Satu unit sosial yang mengandungi individu yang bekerjasama dan saling bergantungan antara satu sama lain bagi mencapai matlamat setiap individu itu dan organisasinya

CIRI-CIRI ORGANISASI Mempunyai identiti sendiri Mempunyai hierarki atau tingkat autoriti Mempunyai struktur atau pembahagian kerja Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti organisasi

CONTOH ORGANISASI FORMAL INFORMAL UMS Kastam Imegresen Keluarga Persatuan Sukarela (NGO) Jawatankuasa Masjid

DEFINISI PENGURUSAN? Getting things done through other people “..is the prosess of achieving organizational missions and objectives through the coordinated behaviour of organizational members.” (Michael & Jones 2000) “….. is the process of working with people and resources to accomplish organizational goal.” (Snel, Bateman 2000)

CIRI-CIRI PENGURUSAN kecekapan Keberkesanan Proses Doing the things right / Doing the right things Keberkesanan Hasil/Outcome

PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN 1. Pembahagian Kerja 2. Mengutamakan Kepentingan Organisasi 3. Kekitaan 4. Pembayaran Upah 5. Autoriti 6. Disiplin 7. Penurunan Kuasa 8. Keseimbangan layanan bagi melahirkan ketaatan kepada organisasi 9. Susunan Kakitangan 10. Rantai Pemerintahan 11. Satu Perintah 12. Satu Arahan 13. Inisiatif 14. Kestabilan Personel HASIL / OUTPUT Henry Fayol (1841-1925)

FUNGSI PENGURUSAN? MANAGEMENT MISI / VISI 1. Planning 2. Organizing 4. Coordinating 5. Controlling 3. Directing 6. Evaluating MISI / VISI MANAGEMENT

FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan (Planning) Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi Tujuan & objektif Kenal pasti perkara yang hendak dicapai berdasarkan matlamat penubuhan organisasi Strategi Mencari jalan untuk mencapai tujuan dan matlamat Mengatur program/ projek Mengikut strategi berasaskan tujuan organisasi

FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan bermula di mana?? Perancangan atas ke bawah Sebab pengurusan atasan dianggap paling berpengetahuan/berpengalaman tentang organisasi keseluruhan. Perancangan bawah ke atas Kelebihan adalah mereka hampir dengan sistem operasi, pelanggan dan pembekal YANG MANA LEBIH BAIK

FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan :Langkah dan Kawalan?? Tetapkan tujuan & objektif Langkah 2 Kenalpasti situasi & penentuan Visi/Misi Langkah 3 Tentukan kekuatan/ kelemahan/ peluang/ ancaman (SWOT) Langkah 4 Bentuk strategi & tindakan & pantau/ nilai T U J A N Tujuan Perancangan Kawalan – ukur prestasi/bandingkan/ pembetulan

FUNGSI PENGURUSAN - Pengorganisasian (Organizing) Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan. 4W 1 H Membentuk asas Menentukan tugas & mendiskripsi tugas Mendefinisikan hubungan kerja Kawalan & maklumbalas Merekabentuk organisasi Mengumpul ahli-ahli organisasi Mengembangkan sistem integrasi/bersepadu Fokus & membuat keputusan

FUNGSI PENGURUSAN - Memimpin (Directing) Kebolehan atau kemahiran untuk mempengaruhi pekerja dalam mencapai matlamat organisasi bagi (kebiasaannya tahap penyelia dan ke atas): Menjamin aktiviti organisasi teratur, lancar dalam suasana harmoni Menentukan arah tuju yang jelas untuk pekerja dan memahamkan tentang peranan mereka dalam mencapai matlamat Melibatkan kuasa, motivasi, kepimpinan dan sistem komunikasi

FUNGSI PENGURUSAN - Penyelarasan (Coordinating) Menjadikan unsur-unsur yang berbeza menjadi satu. Contohnya: Penyelarasan melalui Perancangan Penyelarasan melalui Penganjur Penyelarasan melalui Kakitangan Penyelarasan melalui Pengarahan Penyelarasan melalui Mengawal

FUNGSI PENGURUSAN - Pengawalan (Controlling) Proses mengukur kemajuan terhadap prestasi matlamat yang dirancang dan membuat pembetulan jika aktiviti/kemajuan tidak selaras/selari dengan objektif yang ditetapkan Kitaran Kawalan: Awalan – pastikan arahtuju & sumber input betul Semasa – pastikan proses berjalan mengikut perancangan Selepas – pastikan hasil menepati piawaian

FUNGSI PENGURUSAN - Pengawalan (Controlling) Gandingan dengan perancangan Kawalan: Pengukuran prestasi Perancangan: Penetapan objektif Penentuan kaedah mencapainya Tindakan (Pengorganisasian) Kawalan: Bandingkan dengan perancangan Kawalan: Tindakan pembetulan

FUNGSI PENGURUSAN - Contoh: Controlling Panduan Kawalan Pengurusan Organisasi (Audit Negara) Struktur Organisasi – Lengkap, isi jawatan yang layak Lembaga Pengarah – Pelantikan Pengurusan Sumber Manusia – Waran diisi/Pelan Peralihan/Latihan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan – mesyuarat setiap 3 bulan/lapor ke KPT MPK/FM – Lengkap/kemas

FUNGSI PENGURUSAN - Penilaian (Evaluating) “ Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada kakitangan secara berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk organisasi” James A . F . Stoner “ management ” ( 1987 ) Hal 547. Boleh diukur berdasarkan: Kecekapan Keberkesanan (sejauh mana strategi mencapai matlamat) Produktiviti (penggunaan tenaga manusia) Kualiti Prosedur (kepuasan pelanggan) Perkhidmatan yang ditawarkan

Siapa Pengurus? Individu yang terlibat dalam mengurus perancangan, mengorganisasi, memimpin & mengawal semua aktiviti organisasi supaya segala matlamat yang ditetapkan dicapai. ADAKAH ANDA SEORANG PENGURUS??

Peranan Pengurus? Peranan Interpersonal Tunggak (figurehead) Pemimpin (leader) Penghubung (liason) Peranan Pemberi Maklumat Pemantau (monitor) Penyampai (disseminator) Jurucakap (spokeperson) Peranan Pembuat Keputusan Usahawan (entrepreneur) Pengaman (disturbance handle) Pengagih sumber (resource allocator) Perunding (negotiator) Henry Mintzberg, The Manager’s Job: Folklore & Fact

Tahap-tahap Pengurusan Pengurus Atasan Pengurus Pertengahan Pengurusan Line Pertama Pengurus Peringkat Operasi Pegawai-pegawai Utama (Pengurusan Strategik) Ketua J/S/P/I/U (Perancangan Taktikal) Ketua Seksyen Perancangan Operasi Ketua Unit

MANUSIA (INTERPERSONAL) KEMAHIRAN PENGURUSAN PENGURUS MANUSIA (INTERPERSONAL) TEKNIKAL KONSEPTUAL

KEMAHIRAN PENGURUSAN -Manusia (Interpersonal) Keupayaan membentuk kerjasama dengan individu & kumpulan. Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai golongan manusia atau masyarakat seperti bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan, bermesyuarat dengan pegawai atasan, berbincang dan berhubung dengan pekerja. Mampu memotivasikan individu/kumpulan yang dipimpin.

KEMAHIRAN PENGURUSAN -Teknikal Berupaya mengaplikasikan pengetahuan & kepakaran khusus berkaitan dengan proses kerja, peraturan dan sumber tertentu dalam menyelesaikan aktiviti yang menjadi sebahagian tugas Berupaya membuat keputusan Berupaya mengurus masa

KEMAHIRAN PENGURUSAN -Konseptual Berupaya mengeluarkan idea dan memahami sesuatu yang abstrak Berupaya memahami bagaimana organisasi dapat menyesuaikan diri dalam persaingan Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasikan hubungan antara bahagian-bahagian dalam organisasi

KEMAHIRAN PENGURUSAN PERINGKAT Pengurus Atasan Kemahiran Konseptual Kemanusiaan Kemahiran Teknikal Pengurus Pertengahan Pengurus Bawahan KEMAHIRAN

KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN ADAKAH KITA SEBENARNYA PEMIMPIN???? √ Pengikut Kuasa Pengaruh Persekitaran YES NO √ x Pengikut Kuasa Pengaruh Persekitaran √ x √ x x

KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN JIKA ANDA SEORANG PEMIMPIN, ANDA HARUS PERLU: Menentukan Visi Berupaya menyediakan keperluan dalam keadaan yang mendesak Membentuk gabungan mantap Komunikasi berkesan Memberi kuasa pada orang lain (empowerment) Mengiktiraf kejayaan Mengukuhkan penambahbaikan

KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN ISU CADANGAN PENYELESAIAN Kebanyakan penyelesaian/ aktiviti telah distrukturkan – tiada ruang kreativiti Latihan kepimpinan Kurang kemahiran dalam memimpin. Dapatkan maklumbalas dari warga kerja Gaya kepimpinan yang sama Perluaskan gaya kepimpinan.

Traditional Manager VS Contemporary Manager Think of self as a manager or boss Think of self as a sponsor or internal consultant Follow the chain of command Dealing with necessary people to obtain a good results Making decision himself/herself Invite others in the organization for decision making Mastering only one major discipline Mastering a broad array of managerial discipline Look ‘up’ for mere direction and answer Question, collaborate and negotiate with others to find solutions Accept and do repetitive work Learn new way to contribute See others primarily as bosses and competitors Create relationship based on common purpose, mutual respect, and exchange of information (Win-win situation) Demand long hours without thinking about the productivity Result and performance is important (Quality of the job)

CABARAN PENGURUSAN ORGANISASI 12 Ciri-ciri organisasi abad ke-21: Borderless Learning Centric Collaborative Strategically Outsource Geocentric Ethical Network Loosely Couple Self Maintainable Contingency Based Fostering on environment of high care

CABARAN PENGURUSAN ORGANISASI Organisasi bertaraf dunia World Class Organization Customer- based focused Continuous Improve-ment Fluid, flexible “Virtual Organiza-tion” Creative HRM Egalitarian climate (democtaric) Tehno-logical support Management Hodgetts, Luthans & Lee (2000) -New Paradigm Organization From Total Quality to Learning to World-Class

KAEDAH PENGURUSAN ORGANISASI YANG BERKESAN DALAM KONTEKS UMS

Bagaimana Organisasi Diurus? Melalui Perancangan Pelan Strategik KPM Pelan Strategik UMS Pelan Akademik UMS Mesti ada pelaksana kepada apa yang dirancang dan mengikut kapasiti masing-masing Naib Canselor Timbalan-timbalan Naib Canselor Pendaftar Bendahari Ketua Pustakawan Ketua J/S/P/I/U Pentadbir, dan Semua warga organisasi

Bagaimana Organisasi Diurus? Mesti ada pihak yang memantau dari apa yang dirancang dan dilaksana Naib Canselor Timbalan-timbalan Naib Canselor Pendaftar Bendahari Ketua Pustakawan Ketua J/S/P/I/U Mesti ada proses penilaian semula (Pemantauan KPI Universiti & Jabatan) Tahunan Setengah Tahun Bulanan

Bagaimana Organisasi Diurus? Mengamalkan konsep CUGG (Code of University Good Governance) Institutional Governance Human Resource Governance Financial Governance Academic Governance

Bagaimana Memantapkan Lagi Organisasi? Visi dan misi yang jelas. Tadbir urus yang baik (Good Governance) Kisah kereta dan pemandunya Kereta = Goverment Pemandu = Governer Peraturan Penjagaan Kereta = Governance Prosedur kerja yang jelas – (FM/MPK)

Bagaimana Memantapkan Lagi Organisasi? Berpengetahuan, berkemahiran dan sentiasa bersikap positif (KSA). K = Knowledge (Must know/Nice to know/Good to know) S = Skill A = Attitude Berpegang teguh kepada ajaran agama dan tatasusila yang baik sesama manusia. Sentiasa tabah dan bersyukur dalam menghadapi liku-liku hidup.

Setiap perkara atau benda yang dilahirkan oleh Pencipta perlu diterokai dan dimanfaatkan bagi mereka yang berfikir.

“A true leader is a person whose INFLUENCE & INSPIRES people to do what is expected of them to do. You cease to be a leader when you manipulate with your egos instead of convincing by your inspirations”. - Israelmore Ayivor-

SEKIAN, TERIMA KASIH