1 Partenariat de Bancassurance « Saham Finances - Bank Of Africa » Document de travail non encore validée Description du Process de Souscription

2 Sommaire Contexte et principes fondateurs pour la cible Description des processus cible 1 2 Processus cible détaillé 3

3 Périmètre produit Périmètre organisationnel - Direction production Saham Assurance Vie - Direction sinistres et prestations Saham Assurance Vie - Direction du réseau BOA - Service Assurance BOA - Gestion Administrative des crédits BOA - Direction Financière Saham Assurance Vie - Décès–Invalidité Crédits bancaires décliné en deux packages : Crédit emprunteur Assurance découvert Rappel du périmètre

4 Principes fondateurs pour les processus cibles Une efficacité commerciale du réseau Une qualité du service client Une efficacité de la relation avec la banque Une conformité des pratiques assurantielles et bancaires

5 Principes de gestion ■La relation client est entièrement prise en charge par la banque de la souscription aux prestations, néanmoins la banque a la possibilité de renvoyer le client vers l’assureur dans le cadre des prestations et sinistres. ■L’instruction des dossiers de souscription est réalisée par la banque. L’ensemble des dossiers sont transmis à l’assureur qui est en charge de leur archivage. ■Les prélèvements sont réalisés par la banque ■Les actes de gestion donnant lieu à des avenants techniques sont réalisés par l’assureur sur la base des demandes transmises par le biais de la banque ■Le traitement des prestations et sinistres est entièrement pris en charge par l’assureur. Souscription Prestations / Sinistres Gestion des contrats Relation Client Actes de gestion Avenants administratifs Avenants techniques

6 Sommaire Contexte et principes fondateurs pour la cible Description des processus cible 1 2 Processus cible détaillé 3

7 Crédit Emprunteur Objet: Garantir la banque contre le défaut de paiement en cas de décès et d'invalidité totale et permanente de ses débiteurs.

8 SouscriptionPrestations/sinistresGestion Proposition d’assurance signée par le client Autorisation de prélèvement ou encaissement 1ère prime Création de la souscription Proposition d’assurance visée par le médecin conseil au delà d’un certain seuil Complément d’informations et/ou de documents si nécessaire Analyse et examen médical si nécessaires Rapport médical du médecin conseil si nécessaire Questionnaire complémentaire exigible du réassureur si nécessaire Visa du réassureur si nécessaire Instruction de la proposition Tarification Edition CP Signature des documents Validation de la souscription Description des p rincipales étapes Chaine de valeurs 1/3 Crédit emprunteur

9 - Le capital emprunté est inférieur ou égal à 50 Millions de Francs CFA et le total des encours d’emprunts par client est inférieur ou égal à XX MFCFA - Le taux de surprime est inférieur ou égal à 150 % Souscription Prestations/sini stres Gestion Seuils de délégation - Le capital emprunté est supérieur à 50 Millions de Francs CFA ou le total des encours d’emprunts par client est supérieur à 40 MFCFA - Le taux de surprime est supérieur à 150 % Et { Ou { Simulation/ Argumentaire Création de la souscription Règles de délégations Instruction de la souscription Edition contrat/CP Vérification et archivage du contrat Renseignement d’un questionnaire médical simplifié donnant lieu à une éventuelle surprime Vérification de l’encaissement de la prime selon l’article 13 du code Cima 2 2 Prescription produit Validation souscription 1 1

10 Chargé de clientèle JJ J J+2 Dépliants/ Flyers/ Notice d’information Dossier physique (BA et QM signés par le client) en 3 exemplaires et CP Dossier physique (BA, proposition, QM signés par le client et quittance encaissement de la prime) Impression simulations sur SI Edition proposition tarifaire et si accord client édition CP Base de données du serveur SI A la demande Chargé de clientèle Direction production Encaissement de la prime enregistré dans le système Chargé de clientèle ** Conditions générales et particulières signées par le client et SAV Dossier physique (CP, bulletin d’adhésion et QM signés par le client)** Crédit emprunteur J Souscription Prestations/sini stres Gestion Saisie données bulletin d’adhésion Bulletin d’adhésion/ Questionnaire médical à renseigner Dossier physique (BA, proposition et QM signés par le client) Qui Délais SI Supports/ Doc Prescription produit Instruction dossier Création souscription SimulationEdition CP Transmission dossier à SAHAM Edition CP Edition Conditions particulières <= 50 Millions FCFA surprime <=150% Total encours <=XX MF Seuils de délégation Responsable bancassurance

11 Qui Délais SI Supports/ Doc Nature de l’activité Prescription produit Instruction / souscription Création souscription Argumentaire/ simulation Transmission Bulletin d’adhésion Validation souscription Chargé de clientèle Direction production JJ de J à la fin de l’instruction médicale De J à l’acceptation du client Dépliants/ Flyers/ Notice d’information Dossier physique (QM et BA signés par le client + rapport VM ou compte rendu médecin conseil) Impression simulations sur SI Edition proposition tarifaire Volet transfert en «Workflow» du SI interfacé Vérification et archivage du dossier contrat Base de données du serveur SI A la demande Direction Production Chargé de clientèle Direction production Edition des Conditions générales et particulières Chargé de clientèle ** Conditions générales et particulières signées par le client et SAV Crédit emprunteur 2 2 Délai moyenJ+2 Souscription Prestations/sinistr es Gestion J+7 Saisie données bulletin d’adhésion Bulletin d’adhésion/ Questionnaire médical à renseigner Délai moyenJ+4 Bulletin d’adhésion/ Questionnaire médical signés Qui oriente le client vers le médecin / Existence d’une procédure visite médicale ? Dossier physique (CP, QM et BA signés par le client + rapport VM ou compte rendu médecin conseil) Edition CP Chargé de clientèle Délai moyenJ+4 Statut « validé » après vérification de l’encaissement de la prime Dossier physique (proposition, QM et BA signés par le client + rapport VM ou compte rendu médecin conseil) > 50 Millions FCFA surprime >150% Total encours > XX MF Seuils de délégation

12 Assurance Découvert Objet: Le versement par l’assureur d’un capital en cas de décès de l’adhérent, bénéficiaire d’un découvert bancaire auprès de BOA

13 SouscriptionPrestations/sinistresGestion Proposition d’assurance signée par le client Autorisation de prélèvement ou encaissement 1ère prime Création de la souscription Tarification Edition CP Signature par le client Validation de la souscription 1 3 Description des p rincipales étapes Chaine de valeurs 1/3 Assurance Découvert Saisie du bulletin d’adhésion Instruction de la proposition 2

14 Simulation Création de la souscription Validation souscription Vérification et archivage du contrat Souscription Prestations/sinistr es Gestion Délégation intégrale à Saham Prescription produit Assurance Découvert Edition CP contrat

15 Qui Délais SI Supports/ Doc Prescription produit Création souscription simulation Chargé de clientèle J Dépliants/ Flyers/ Notice d’information Saisie données du bulletin d’adhésion Consultation sur SI A la mise en place d’un découvert Chargé de clientèle ** Conditions générales et particulières signées par le client et SAV Assurance Découvert Création souscription Souscription Prestations/ sinistres Gestion Bulletin d’adhésion à renseigner Validation souscription Edition des CP Chargé de clientèle J J Volet transfert en «Workflow» du SI interfacé Vérification et archivage du dossier contrat J+1 Base de données du serveur SI Chargé de clientèle Responsable bancassurance Edition des Conditions générales et particulières Transmissio n Bulletin d ’adhésion Chargé de clientèle J BA signé par le client Dossier physique (BA signé par le client) Dossier physique (BA et CP signés par le client) Statut « validé » après vérification de l’encaissement de la prime BA signé par le client Vérification et archivage du dossier contrat J+2 Base de données du serveur SI Direction production et bancassurance Dossier physique (BA et CP signés par le client)

16 Sommaire Contexte et principes fondateurs pour la cible Description des processus cible 1 2 Processus cible détaillé 3

17 Action Contrôle J Légende des logigrammes Indicateur de délai moyen de traitement (en jours ouvrables) Fin du process Début du process Action sur système d’information

18 Crédit Emprunteur Objet: Garantir la banque contre le défaut de paiement en cas de décès et d'invalidité totale et permanente de ses débiteurs.

19 Processus détaillés Souscription d’un contrat crédit emprunteur Processus ACTEURS Edition bulletin d’adhésion En 3 exemplaires (SI) Agence Client Direction Production Saham Non Analyse rapport VM Validation Dossier accepté ? Edition proposition tarifaire Non Oui Mention « lu et approuvé » & signature Oui Fax de rejet puis envoi du dossier physique Réponse QM? (existence surprime) Oui Non Demande de Souscription assurance Crédit emprunteur: J J+7 Archivage dossier Prescription Saisie statut SI SLS: Dossier rejeté J+4 J Notification agence de l’acceptation du dossier sans surprime supplémentaire Ordre de prélèvement de la surprime globale à payer OneShot Transmission à Saham pour validation J+3 J+4 Capital emprunté<=50 MFCFA/encours prêts cumulés<XXMFCFA Visite médicale Majoration éventuelle surprime? Non Oui Détermination du complément de surprime à payer Edition proposition tarifaire avec surprime globale à payer Edition proposition tarifaire en fonction tableau d’amortissement emprunt Transmission BA, QM signés et prescription visite médicale Notification agence de l’acceptation du dossier avec surprime supplémentaire Surprime ? Oui Non Ordre de prélèvement annuel/mensuel de la prime Notification du rejet au client Edition CP Contrat (SI ) Si >seuil délégation Si <seuil délégation Si >seuil délégation Détermination du taux de surprime (Barème SI) Taux surprime> 150% Oui Non Exemplaire Client Soumission au client pour signature Transmission à Saham du contrat signé pour vérification et archivage J+4 Si >seuil délégation J+4 J+2 J+6 J+3 Consultation médecin conseil Saham Validation souscription SI (SI SLS) J J+2 J+6 J+4 J+3 Souscription Exemplaire Client Mention « lu et approuvé » & signature Instruction

20 Assurance Découvert Objet: Le versement par l’assureur d’un capital en cas de décès de l’adhérent, bénéficiaire d’un découvert bancaire auprès de BOA

21 Edition CP contrat Découvert Souscription Processus Instruction ACTEURS Saisie données découvert sur SI bancaire, validation système et édition contrat découvert AgenceClient Direction Production Saham Validation: signature du contrat découvert Validation et signature Exemplaire Client Demande de Découvert bancaire Prescription assurance découvert obligatoire/simulation tarifs Transmission Bulletin d’adhésion, autorisation de découvert, RIB du client (formulée par le client de la banque) Nok Ok Notification refus au client de la banque Vérification des conditions d’octroi: situation financière compte, récurrence des revenus, découvert< 2MFcfa Acceptation orale Mention « lu et approuvé » & signature Transmission contrats pour vérification et archivage Archivage du dossier J J Processus détaillés Souscription d’un contrat Assurance Découvert J+2 Soumission client