PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUNTABILITI PUSAT PERUBATAN UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUNTABILITI

ISI KANDUNGAN PENGURUSAN KEWANGAN AWAM PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI FUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM KAWALAN DALAMAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN RUMUSAN

ISI KANDUNGAN PENGURUSAN KEWANGAN AWAM PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI FUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM KAWALAN DALAMAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN RUMUSAN

PENGURUSAN KEWANGAN AWAM Proses di mana : Guna cara tertentu untuk memperolehi sumber kewangan dan memperuntukkannya - Melalui proses belanjawan dan berdasarkan keutamaan tertentu ii. Perlu patuh pada prosedur dan kawalan (arahan-arahan dan peraturan) tertentu

3 Aktiviti Utama :- Tetapkan skop dan kandungan polisi fiskal dengan menentukan program @ aktiviti serta peruntukan yang perlu untuk laksanakan program. Wujudkan garis-garis panduan dan standard-standard umum – wang digunakan dengan jujur. iii. Sediakan kawalan dan struktur organisasi.

PROSES PENGURUSAN KEWANGAN PENGURUSAN KEWANGAN TRADISIONAL Mempunyai 3 unsur - Belanjawan (Sedia pelan kerja spesifik) - Pembiayaan (Peruntukan sumber) - Pengawalan (Perakaunan, laporan dan auditan) PENGURUSAN KEWANGAN BERSEPADU Mempunyai 5 unsur - Perancangan – misi, matlamat, objektif dan keutamaan - ‘Programming’ – pilih aktiviti terbaik - Belanjawan - Pembiayaan - Penilaian

PRINSIP UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN LEGALITI Mematuhi semua peraturan dan undang-undang yang digubal untuknya Peringkat-peringkat Pengurusan Kewangan : i. Terimaan wang awam PER 96 PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN ii. Simpanan wang awam PER 97 PP iii. Pengeluaran wang awam PER 104 PP iv. Bayaran wang awam v. Perakaunan wang awam AKAUNTABILITI Memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan secara bertanggungjawab ke atas kejayaan ataupun kegagalan. “… to give answers and explanations concerning one’s action and performance to those with a right to require such answers and explanations”

KENAPA PENTINGNYA PENGURUSAN KEWANGAN Sumber-sumber (Manusia, wang, bahan-bahan dan masa) adalah terhad Namun permintaan terhadap sumber-sumber, tidak terhad Terdapat alternatif dalam memperolehi dan menggunakan sumber-sumber tersebut

PIHAK BERKUASA MENGENAI PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN MENGENAI PENGURUSAN KEWANGAN AWAM (PERSEKUTUAN) Perlembagaan Persekutuan Akta Acara Kewangan 1957 (Pindaan 1972) Arahan Perbendaharaan Pekeling-pekeliling dan Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan Akta Audit 1957 Malaysian Accounting Standard (MASB) & International Accounting Standard (IAS) PIHAK BERKUASA MENGENAI PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM Perkara 39, PERLEMBAGAAN Kuasa pemerintah persekutuan adalah terletak pada yang Dipertuan Agong dan kuasa itu boleh dijalankan oleh mana-mana Menteri yang diberi kuasa oleh Jemaah Menteri, tetapi Parlimen boleh dengan undang-undang memberi tugas-tugas pemerintah kepada orang-orang lain.

ISI KANDUNGAN PENGURUSAN KEWANGAN AWAM PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI FUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM KAWALAN DALAMAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN RUMUSAN

PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI Satu proses yang melibatkan jentera pentadbiran dan kaedah-kaedah di mana dana untuk membiayai perbelanjaan UKM diperolehi, dibelanja dan diperakaunkan PIHAK BERKUASA MENGENAI PENGURUSAN KEWANGAN UKM Naib Canselor Bendahari/Pegawai Eksekutif Kewangan Pegawai-pegawai yang diberi kuasa

ISI KANDUNGAN PENGURUSAN KEWANGAN AWAM PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI FUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM KAWALAN DALAMAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN RUMUSAN

FUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI Pengurusan Belanjawan Pengurusan Perolehan Pengurusan Bayaran (termasuk Gaji dan Elaun Kakitangan) Pengurusan penerimaan (termasuk Penjanaan Pendapatan, Kewangan Pelajar) Pengurusan Aset Pengurusan Akaun

SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI 1. PENGURUSAN BELANJAWAN Pernyataan hasil dan perbelanjaan bagi masa hadapan yang digunakan sebagai alat perancangan dan pengurusan sumber-sumber ekonomi negara untuk memenuhi keperluan rakyat. SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI IALAH Sistem yang menitikberatkan perhubungan antara INPUT OUTPUT IMPAK

OBJEKTIF MBS Membantu pengurus program mempertingkatkan lagi prestasi program Memudahkan Akauntabiliti Memperbaiki pengagihan peruntukan sumber 2 PRINSIP PENTING MBS ‘Lets manager manage’ – Kuasa membuat keputusan perlulah diberikan seberapa praktikal yang boleh kepada peringkat bawahan Kuasa membuat keputusan perlulah bersesuaian dengan peringkat akauntabiliti

CIRI-CIRI MBS BATAS PERBELANJAAN Perjanjian program dan laporan pengecualian Pusingan penilaian program Pendekatan yang lebih menyeluruh terhadap kawalan perbelanjaan BATAS PERBELANJAAN Satu jumlah peruntukan wang yang ditetapkan diperingkat permulaan proses belanjawan tahunan sebagai peruntukan bagi sesuatu agensi untuk membiayai dasar sedia ada tahun berkenaan. Jumlah peruntukan ini tidak boleh dilampaui dalam mengemukakan cadangan perbelanjaan bagi dasar sedia ada.

FORMULA BATAS PERBELANJAAN PERJANJIAN PROGRAM Satu perjanjian antara agensi dengan Perbendaharaan mengenai input yang akan digunakan serta pencapaian output dan impak yang akan dihasilkan dalam sesuatu tahun kewangan bagi setiap aktiviti. BP (TAHUN BARU) = DASAR SEDIA ADA (TAHUN LEPAS) + DASAR BARU (TAHUN LEPAS) + 3% KENAIKAN – 1% DIVIDEN KECEKAPAN

LAPORAN PENGECUALIAN Bertujuan memberi penjelasan terhadap petunjuk-petunjuk (kewangan atau bukan kewangan) yang mana pencapaian input/output adalah terkeluar daripada tahap varian yang dipersetujui (tidak perlu mengemukakan laporan pengecualian, dinyatakan dalam bentuk peratusan atau nilai mutlak sebenar) di dalam perjanjian program. ISTILAH YANG DIGUNAKAN DALAM MBS Dasar sedia ada – aktiviti dijalankan tahun semasa (kecuali ‘One Off’ yang telah mendapat kelulusan) Dasar baru – aktiviti termasuk tambahan atau peluasan kepada dasar sedia ada (Penubuhan unit baru) ‘One-off’ – perbelanjaan tidak berulang, luarbiasa dan tidak dapat dielakkan (Pindah pejabat, ubahsuai, mengecat bangunan)

THRESHOLD Suatu nilai yang ditetapkan oleh Perbendaharaan yang digunakan sebarai ukuran untuk menentukan jumlah peruntukan tambahan yang wajar diluluskan oleh Perbendaharaan dalam menimbang sesuatu cadangan dasar baru / ‘one-off’ itu. BAGAIMANA THRESHOLD DIGUNAKAN Bagi dasar baru atau ‘one-off’ yang nilainya melampaui paras ‘threshold’ agensi berkenaan, nilai lebihan sahaja akan diberikan. Contoh : Nilai ‘One-off’ RM150 000 Paras ‘Threshold’ RM 50 000 Peruntukan diberi RM100 000

2 PENGURUSAN PEROLEHAN Aktiviti untuk mendapatkan bekalan barang-barang atau perkhidmatan atau kerja bagi menjalankan operasi sesebuah organisasi OJEKTIF PEROLEHAN 6B : ~ Mutu yang Betul ~ Masa yang Betul ~ Kuantiti yang Betul ~ Tempat yang Betul ~ Pembekal yang Betul ~ Harga yang Betul

Bermula dengan perancangan perolehan (apa, bila, siapa dan bagaimana) AKTIVITI PEROLEHAN Bermula dengan perancangan perolehan (apa, bila, siapa dan bagaimana) Memastikan peruntukkan telah diluluskan dan disediakan Membuat kajian pasaran (AP169) bagi asas penyediaan penentuan Penyediaan penentuan barangan Membuat pembelian atau pesanan (pelbagai kaedah) Memeriksa dan menyelia penyerahan dan pelaksanaan kontrak Membuat bayaran Penggunaan Penggantian

KAEDAH PEROLEHAN Panjar Wang Runcit Belian Terus - Untuk kegunaan segera dengan harga tidak melebihi RM100.00 Tiada dokumen pembelian diperlukan (memadai dengan resit sahaja). - Tiada sijil pendaftaran diperlukan. Belian Terus Harga setiap jenis barangan sehingga RM10,000.00 setiap pesanan dan tidak melebihi RM50,000.00 setahun boleh dibuat dari syarikat yang tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan

sambungan Harga setiap jenis barangan yang melebihi RM10,000.00 sehingga RM50,000.00 setiap pesanan dan tidak melebihi RM100,000.00 setahun boleh dibuat dari syarikat Bumiputera di dalam daerah berkenaan yang berdaftar dengan Kem. Kewangan dalam bidang yang berkenaan Bagi perolehan kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000.00, perolehan boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor kelas “F” yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan. Gunakan Pesanan Kerajaan (Local Order) atau inden sebagai dokumen pembelian/perolehan mengikut mana yang berkaitan.

PROSES DAN PERINGKAT PEROLEHAN Ten/SH 2. Penyediaan spesifikasi 1. Perancangan 3. Penyediaan Dokumen Tender/SH 10. Penerimaan Tender/SH 4. Iklan/Pemberitahuan Tender/SH PROSES DAN PERINGKAT PEROLEHAN Ten/SH 9. Lembaga/Mesy Tender/SH 5. Bantahan spesifikasi 8. Taklimat Tender/SH 7. Penilaian Tender/SH 6. Pembukaan Tender/SH

i. keperluan mendesak (memudaratkan / menjejaskan perkhidmatan Rundingan Terus Bukan kaedah perolehan tetapi merupakan pengecualian bagi kaedah perolehan biasa. Perolehan ini dibuat setelah mendapat Kelulusan Khas Perbendaharaan Malaysia, keadaan-keadaan : i. keperluan mendesak (memudaratkan / menjejaskan perkhidmatan ii. Bagi maksud penyeragaman iii. Satu punca pembekalan (pembuat/pemegang franchise) iv. Kontrak dengan syarikat pembuat Bumiputera

TANGGUNGJAWAB PERBELANJAAN / BAYARAN PENGURUSAN BAYARAN TANGGUNGJAWAB PERBELANJAAN / BAYARAN Pegawai Pengawal bertanggungjawab sepenuhnya : Betul atau tidak semua perbelanjaan dilakukan Memastikan sesuatu perbelanjaan tidak melebihi kuasa yang sepatutnya dan bayarannya boleh dibuat hanya jika baki peruntukan masih mencukupi untuk menyelesaikan tanggungan. AP 92

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR Hendaklah berpuashati – semakan yang teliti Perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurna Amaun dituntut bertepatan Apa-apa kelulusan yang diperlukan Perhitungan dan pengiraan adalah betul Penerima adalah pihak yang berhak menerima bayaran Bayaran adalah pertanggungan yang sepatutnya Wang mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain AP 93

MENJELASKAN BIL BUTIR-BUTIR BAYARAN Semua bil-bil hendaklah disampaikan tidak lewat daripada bulan yang berikutan dengan bekalan, perkhidmatan dan kerja. Semua bil-bil hendaklah dijelaskan dalam tempoh 14 hari atau apa-apa tempoh yang ditetapkan dalam kontrak. (SPP6/2006) BUTIR-BUTIR BAYARAN Baucer disokong dengan butir-butir yang lengkap Nama pegawai tidak boleh ditunjukkan sebagai penerima bayaran Perakuan oleh pegawai yang menuntut ganti bayaran Baucer bagi barang dibeli atau kerja dilaksanakan mengikut harga kontrak Baucer hanya satu penama Pembayaran kepada orang lain yang dinamakan dalam baucer Tandatangan ringkas pada lembaran baucer Penerima tidak tahu menulis – disaksi dan diperakui oleh dua pegawai

KAEDAH BAYARAN Panjar wang runcit bagi perbelanjaan segera (<RM100) Bayaran melalui cek – terutama Pesanan Kerajaan meliputi perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja. Secara pukal – kaedah khas pembayaran bil-bil utiliti Bayaran gaji dan elaun Bayaran kontrak secara berperingkat-peringkat Bayaran tuntutan - elaun-elaun. Bayaran Jurnal – antara satu jabatan dengan jabatan lain di bawah satu Pejabat Pembayar.

PERBELANJAAN YANG TIDAK DIAKUI TERMASUKLAH : Bayaran dua kali Bayaran kepada pihak yang tidak berhak menerima Tidak ada keterangan yang ia dilakukan, dibenarkan dan diselesaikan dengan sepatutnya. Bayaran bagi perbelanjaan yang tidak diperuntukkan Bayaran bagi perbelanjaan tanpa peruntukkan Bayaran mengakibatkan ‘over-draft’ – akaun panjar Perbelanjaan tanpa kuasa Tiada tandatangan pegawai yang diberi kuasa Bayaran pendahuluan tanpa kebenaran

PENGURUSAN PENERIMAAN Sumber - Geran Kerajaan - Sumber dalaman (yuran, sewa, aktiviti komersial) OBJEKTIF : Menguruskan pengaliran wang tunai dengan berkesan – pengurusan perbelanjaan yang lebih efektif dan sistematik Menanggung perbelanjaan dengan hasil yang dikutip – meringankan beban kerajaan

PEMATUHAN Semua kadar bayaran dipungut di bawah bidang kuasa suatu undang-undang dan hendaklah disemak dan dikemaskini dari masa ke semasa Tindakan bagi memungut tunggakan hasil Pengeluaran resit rasmi bagi terimaan Penyimpanan selamat buku resit, lesen dan sebagainya Memasukkan kutipan ke bank seberapa segera Penyediaan penyata pungutan hasil

PENGURUSAN ASET Selenggara daftar aset Pemeriksaan fizikal aset Penyelenggaraan aset Pengiraan susutnilai Pelupusan aset Insuran aset

PENGURUSAN AKAUN PENYEDIAAN AKAUN Buku tunai Penyata penyesuaian bank Penyata kewangan tahunan - Lembaran Imbangan - Penyata pendapatan - Penyata perubahan ekuiti - Penyata aliran tunai - Nota kepada penyata kewangan

ISI KANDUNGAN PENGURUSAN KEWANGAN AWAM PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI FUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM KAWALAN DALAMAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN RUMUSAN

KAWALAN DALAMAN Keseluruhan pelan organisasi dan semua kaedah serta tatacara yang digunakan oleh pengurusan sesebuah entiti dalam membantu melaksanakan pengurusan entiti untuk mencapai matlamat organisasi. OBJEKTIF : Menjaga keselamatan aset daripada kehilangan, kerosakan atau kecurian Memastikan ketepatan dan kesempurnaan rekod akaun Mengelak dan mengesani penipuan serta kesilapan

OBJEKTIF : Meningkatkan kecekapan operasi Mematuhi polisi pengurusan yang telah ditetapkan Menyedia maklumat kewangan yang boleh dipercayai tepat pada waktu ia diperlukan JENIS KAWALAN DALAMAN Kawalan pentadbiran – berkaitan polisi spt kenaikan pangkat dan etika kerja Kawalan perakaunan – pelan penjagaan aset dan kebolehpercayaan rekod kewangan

ASPEK KAWALAN DALAMAN : Penurunan kuasa Pengasingan tugas Kelulusan transaksi atau aktiviti Penyelenggaraan rekod perakaunan Penyelenggaraan buku vot Penyelenggaraan panjar Pengesahan dan penyesuaian Kawalan fizikal Auditan dan pemantauan

MASALAH DALAM MEWUJUDKAN KAWALAN DALAMAN BERKESAN Ketiadaan / ketidakcukupan arahan atau garispanduan dalam melaksanakan sistem yang baru Kakitangan awam yang kurang berpengetahuan Kekurangan staf perakaunan yang terlatih Kegagalan sistem kawalan dalaman - konsep tidak dipatuhi, ketidakpatuhan kepada undang-undang dan berlaku penyelewengan Sukar menerima sebarang perubahan

ISI KANDUNGAN PENGURUSAN KEWANGAN AWAM PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI FUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM KAWALAN DALAMAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN RUMUSAN

AKAUNTABILITI UNTUK SIAPA? Tanggungjawab individu atau organisasi yang menjalankan tugas dan tanggungjawab menguruskan sumber-sumber awam melalui perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melaporkan balik kepada pihak yang mewakilkan kuasa segala yang dicapai. Mereka juga adalah bertanggungjawab ke atas bagaimana kuasa yang diwakilkan kepadanya digunakan. UNTUK SIAPA? Diantara pihak yang memegang kuasa dengan pihak yang diberi kuasa Pihak berkuasa yang lebih kanan mengikut hirarki Hubungan peringkat bawahan kepada peringkat atasan (bottom-up)

STRUKTUR AKAUNTABILITI (Dalam sistem belanjawan yang diubahsuai) PENGURUSAN PERINGKAT ATASAN Kuasa yang diserahkan melalui perjanjian program Akauntabiliti melalui laporan-laporan PENGURUSAN PERINGKAT BAWAHAN

JENIS-JENIS AKAUNTABILITI Akauntabiliti fiskal kewangan – pematuhan undang-undang, peraturan dan arahan yang berkaitan kewangan, pendedahan am maklumat serta integriti dalam laporan kewangan dan akaun Akauntabiliti pengurusan – kecekapan dan keberkesanan pihak pengurusan dalam menggunakan sumber-sumber awam. Akauntabiliti program – pelaksanaan perjanjian program khususnya spesifikasi output dan impak seperti yang dipersetujui. Menentukan samada sasaran prestasi untuk petunjuk-petunjuk tertentu tercapai atau tidak.

UNSUR-UNSUR PENTING DALAM AKAUNTABILITI Amanah (Integriti) Ketelusan (Transparency) Mematuhi semua undang-undang dan peraturan Menggunakan sumber-sumber dengan cekap dan berkesan AKAUNTABILITI DALAM KERAJAAN Amanah Rakyat kepada Kerajaan dari segi pelbagai program dan aktiviti Kepentingan bagi melaksanakan program dan aktiviti dengan cekap dan berkesan Mematuhi undang-undang dan peraturan yang ditetapkan Nilai dan etika kerja yang mulia

HUBUNGKAIT TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI TANGGUNGJAWAB (RESPONSIBILITY) UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN AKAUNTABILITI LAPORAN

SYARAT-SYARAT PENTING AKAUNTABILITI

PUNCA-PUNCA KELEMAHAN Kurang pematuhan kepada peraturan dan arahan Penempatan kakitangan tidak ikut kepakaran Kurang kemahiran Bimbingan dan tunjuk ajar Ahli Lembaga kurang prihatin Tindakan tatatertib dan surcaj kurang berkesan Undang-undang dan peraturan yang kabur

ISI KANDUNGAN PENGURUSAN KEWANGAN AWAM PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI FUNGSI UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN UKM KAWALAN DALAMAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN RUMUSAN

RUMUSAN Keberkesanan dan kecekapan pengurusan kewangan bergantung kepada : Peranan dan komitmen pengurusan atasan Pematuhan kepada prinsip/prosedur kewangan Tadbir urus pengurusan kewangan Budaya kerja kelas pertama Pengurusan sumber yang cekap Penghayatan akauntabiliti dan integriti Usaha peningkatan kualiti pengurusan kewangan

SEKIAN, TERIMA KASIH