תוכנת ניהול ביבליוגרפיה מדריך מאת: חנה בן-אור. מאי 2010

מהי תוכנה לניהול ביבליוגרפיה? תוכנה המנהלת קבצי רשומות ביבליוגרפיה (ציטטות), שחוקרים ותלמידים אספו לעצמם, במסגרת המחקר שהם מבצעים. הקבצים יכולים להכיל עד עשרות אלפי רשומות. הרשומות נאספות בתוכנת הניהול: ע"י יצוא ישיר, של רשומות שנידלו בחיפוש במאגרי מידע – לתוך התוכנה. ע"י יבוא רשומות אשר נדלו בחיפושים במאגרי מידע ונשמרו על מדיה דיגיטלית, ע"י הקלדה. ע"י שיתוף (בין עמיתים, המשתמשים בתוכנה).

מהי תוכנה לניהול ביבליוגרפיה? התוכנה מאפשרת ליצור מהרשומות שנאספו, מאגר מידע (ספריה) פרטי. א) לארגן הרשומות בקבוצות (תיקיות). ב) למיין הרשומות לפי: שנת פרסום, א-ב שמות מחברים / כותרים, ועוד. ג) לשמור רשומות בפורמט ציטוט נדרש ע"י מו"לים של אלפי מקורות / כתבי עת. ד) לערוך חיפושי מידע (And, or, not) באלפי הרשומות שנאספו. ה) לשתף: לאפשר גישה לקבצים הנמצאים ברשת, לחוקרים אחרים. ו) לשלב בקלות רשומות מהספריה הפרטית, במסמך, בזמן הכתיבה, לצורך יצירה אוטומטית של רשימת ביבליוגרפיה, בפורמט ציטוט נדרש, והפניות לרשימה זו. חלק מהתוכנות הללו, מאפשרות יצירת ושמירת המאגר הפרטי במחשב האישי בלבד: EndNote, Reference Manager, Procite. תוכנות חדישות יותר, מאפשרות שמירת המאגר באינטרנט. ובכך מאפשרות גישה למאגר הפרטי, מכל מחשב המחובר לאינטרנט: EndNote Web, RefWorks, Zotero (Free)

EndNote Web - תוכנת ניהול ביבליוגרפיה. יתרונות א) גישה למאגר מכל מחשב המחובר לאינטרנט. ב) אפשרות שיתוף עמיתים במאגר הרשומות האישי. ג) עדכון אוטומטי של קבצי הפילטרים, אשר דרכם מייבאים למאגר האישי, רשומות שנאספו בחיפושי מידע, במאגרי מידע שונים. ד) השימוש חינם, לבעלי מנוי למאגר Web of Science. חסרונות א) יכולת אחסון של עד 10,000 רשומות בלבד (אך ניתן לפתוח יותר מחשבון אחד). ב) חיפוש מתוך EndNote Web, ישירות במאגרי מידע, אפשרי רק במאגרי ISI Web of Knowledge, או במאגרי חינם כגון PubMed . ג) צורך לגבות הקבצים במחשב האישי, היות ואפשרות השימוש הינה תלויית מנוי למאגר המידע Web of Science , והיות והקבצים נשמרים בשרת חיצוני (ISI).

הרשמה לצורך פתיחת ספריית .EndNote Web יש לפתוח חשבון (Register): באתר Web of Knowledge, או באתר המאגר Web of Science . ההרשמה - ממחשב באוניברסיטה, או בהתחברות דרך "מחולל סיסמאות" ( באוניב' העברית: Tango / Samba ). (חשבון קיים במאגר Web of Science, או ב- Web of Knowledge, מאפשר שימוש ב-(EndNote Web . Register: הרשמה לחשבון אישי ב- Web of Knowledge

גישה. לאחר ההרשמה הראשונית, כניסה למאגר האישי ב- EndNote Web, אינה חייבת להיות מאתר Web of Knowledge , ןאינה חייבת להיות מאתר האוניברסיטה. לאחר ההרשמה, ניתן להיכנס http://myendnoteweb.com --> Log-In. או מאתר WOK: משתמשים מהאוניב' העברית, הרוצים לעבוד עם ENW, במשולב עם כתבי עת בטקסט מלא, ועם מאגרי המידע של האוניברסיטה, ייכנסו ל-ENW דרך שרתי Tango , או Samba. כניסה ל: EndNote Web מתוך אתר .Web of Knowledge .

כניסה ל-.EndNote Web הקלד את פרטי החשבון האישי.

הספריה שלי ב- .EndNote Web My References. הרשומות בספריה, מאורגנות בקבוצות. לחיפוש רשומות בתוך הקבוצות. להזזת רשומות בין הקבוצות. לשינוי סיסמה הרשומות מוצגות בפורמט מקוצר. לפתיחת רשומה מלאה הקש על שם המאמר. לשינוי סדר ארגון הרשומות (לפי א-ב שם מחבר, שנת פרסום, שם הפרסום, מספר המצטטים, מועד כניסה לספריה – הקש על כותרת העמודה. לעריכת רשומה: 1 (הצג הרשומה במלואה, ע"י הקשה על שם הפרסום- (2 ׂהקש --> Edit

אפשרויות העבודה עם .EndNote Web 1) איסוף רשומות ע"י: א) חיפוש במאגרים. ב) יצירת רשומה באופן ידני. ג) יבוא רשומות שנשמרו בצורה אלקטרונית. ד) שיתוף. 2) ארגון הרשומות: א) יצירת וביטול קבוצות. ב) שיתוף עמיתים בקבוצות הקיימות בספריה. ג) איתור רשומות חופפות. 3) פרמוט: א) ייצור ביבליוגרפיה בפורמטי טקסט שונים (למשל rtf). (ב) התקנת Plug in, לצורך שילוב רשומות במסמכי Word. ג) פרמוט מסמך + רשימת ספרות, לפי דרישת מו"לים וכתבי עת. Quick List: להכנת קבוצה, מתוך רשומות מהקבוצות השונות, ללא צורך לפתוח קבוצה חדשה.

איסוף רשומות: Collect חיפוש במאגר מידע, מתוך EndNote Web . 2) בחר מאגר לחיפוש, והקש על Connect. ניתן לחפש במאגרים: ISI - WOS, PubMed, ובמאגרי חינם אחרים – מתוך EndNote Web. (החיפוש אינו מתוחכם) 1) במסך Collect, בחר: Online Search.

איסוף רשומות: Collect חיפוש במאגרי מידע, מתוך ENW : הכנת רשימת מאגרים מועדפים. סמן מאגרים מועדפים. הקש על: Copy to Favorites. המסומנים, יופיעו ב: My Favorites אם במסך הקודם הקשת על: - Customizedיופיע מסך זה המאפשר הכנת רשימה מקוצרת של מאגרים מועדפים. כדי לאפשר בחירת מאגר לחיפוש, מרשימה מקוצרת.

איסוף רשומות: Collect חיפוש במאגרי מידע, מתוך ENW: חיפוש ב- PubMed. 3) ערוך חיפוש, והקש על Search.

איסוף רשומות: Collect חיפוש במאגרי מידע, מתוך ENW: לאחר ביצוע החיפוש. 4) לאחר ביצוע החיפוש: שאילתא מוצגת. הקש Retrieve להצגת תוצאות החיפוש.

איסוף רשומות: Collect חיפוש במאגרי מידע, מתוך ENW: תצוגת תוצאת החיפוש. 6) בחר קבוצה, בה תשמרנה הרשומות. (יצירת קבוצה חדשה (Organize- מתוך אם רוצים לשמור במספר קבוצות, שומרים תחילה בקבוצת - Unfiled. מציגים את תוכן Unfiled, מוודאים שקבוצתQuick List- ריקה. מסמנים ומעתיקים לתוך קבוצת QL (Copy to QL). (מקבוצה זו ניתן להוסיף רשומות למספר קבוצות. הרשומות מ-PubMed , מוצגות ב- ENW . 5) סמן רשומות נבחרות.

איסוף רשומות: Collect חיפוש במאגרי מידע, מתוך ENW: הספריה לאחר החיפוש. קבוצת PubMedSearch לאחר שנוספו לה רשומות ממספר חיפושי מידע ב-PubMed . 7) סילוק רשומות כפולות, דרך Organize.

איסוף רשומות: Collect יצוא רשומות מתוך חיפוש .Web of Science 2) יש לבחור פורמט לשמירה. 3) שמירה ב – EndNote Web. במסך המציג את תוצאות החיפוש, ניתן 1) לסמן רשומות נבחרות (סומנו 3).

איסוף רשומות: Collect יצוא רשומות מתוך חיפוש .Web of Science 3 הרשומות שנבחרו, צורפו אוטומטית לקבוצה Unfiled. ניתן לסמנן ולהעבירן לקבוצה אחרת (Add to Group).

איסוף רשומות: Collect יבוא רשומות: Import References. כאשר שומרים קובץ רשומות בסיום חיפוש במאגר מידע, אשר אין אפשרות, לייצא ממנו ישירות ל- EndNote Web, - יש לשמור הקובץ בפורמט יבוא (Import Format) לפי ההוראות בטבלה הרצ"ב (+ קישור), כדי שניתן יהיה לייבא אחרי השמירה, לספריית ENW. http://www.myendnoteweb.com/help/ENW/hsr_importformat.htm הדגמה: שמירת קובץ - CSA בשקפים הבאים.

איסוף רשומות: Collect יבוא רשומות שנדלו בחיפוש במאגר ASFA (CSA). לאחר ביצוע חיפוש במאגר ASFA (CSA) שומרים הרשומות לפי ההוראות בטבלת Import Formats. 1) הקשה עלSave, Print, Email

איסוף רשומות: Collect יבוא רשומות שנדלו בחיפוש במאגר ASFA (CSA). 2) שמור בפורמט מלא. 3) שמור כטקסט. 4) פורמט הקובץ. 5) Save.

איסוף רשומות: Collect יבוא רשומות שנדלו בחיפוש במאגר ASFA (CSA). 6) שמור כטקסט (.txt) 7) Save

איסוף רשומות: Collect יבוא רשומות שנדלו בחיפוש במאגר ASFA (CSA). על: Import References. 10) במסך שנפתח: בחר הקובץ ליבוא. 11) בחר פילטר יבוא המתאים למאגר המידע בו נוצר הקובץ. 12) אופציה להכנת רשימת פילטרים מצומצמת. 13) Import 8) היכנס לספריית EndNote Web

איסוף רשומות: Collect יבוא רשומות שנדלו בחיפוש במאגר ASFA (CSA). בחזרה למסך My References: הרשומות שיובאו מקובץ חיפוש ASFA, נוספו לקבוצת Unfiled.

איסוף רשומות: Collect – באופן ידני. 5) בתחתית הטופס, סמן קבוצות יעד בספריית ENW, לרשומה החדשה. 3) בחר סוג רשומה (ספר, כתב עת, פטנט, וכו'). הטופס משתנה בהתאם. 4) ניתן להעתיק ןלהדביק בתוך הטופס. 2) מלא בטופס רק שדות שתרצה למשוך מהם מידע. 1) במסך Collect, בחר : New Reference. 6) הקש על Save

איסוף רשומות: Collect – באופן ידני. 1) טופס עבור מאמר בכתב עת. 2) ניתן להעתיק ולהדביק. 4) הרשומה החדשה תישלח ישירות לקבוצות המסומנות. לאחר מילוי הטופס, הקש על .Save 3) הטופס כולל גם תקציר ו-URL (כתובת) הפרסום המלא.

איסוף רשומות: Collect – באופן ידני. מופיע מסך My References. בקבוצת Manually…, נוספה רשומה. הרשומה החדשה מוצגת במלואה. קישור לטקסט המלא של המאמר. .

ארגון הספריה – שיתוף. v במסך  Organize Groups Manage My שיתוף עמיתים יצירת קבוצה חדשה, הקש על: New Group. נפתחת תיבה, בה ניתן להקליד שם קבוצה. שיתוף עמיתים 1) סמן קבוצה, 2) והקש על: Manage Sharing שינוי שם קבוצה. מחיקת במסך  Organize Groups Manage My v

ארגון הספריה – שיתוף. 3) הוספת דוא"ל של חשבון ENV אחר, כדי לאפשר לבעל החשבון לראות בספריה שלו, את הקבוצה הנ"ל. 4) הקש לביצוע: .Apply

ארגון הספריה – שיתוף. האם בוצע? 5) כניסה לחשבון המורשה כדי לבדוק אפשרות השיתוף.

ארגון הספריה – שיתוף. הקבוצה המשותפת, מופיעה כעת בספריית ENW (benor@agri.huji...) שקיבלה רשות שיתוף.

ארגון הספריה קבוצות שמקורן בספריות אחרות. ארגון הספריה קבוצות שמקורן בספריות אחרות. קבוצה זו, מופיעה בספרייה שלי, אך מקורה בספריה אחרת, אשר נתנה לי רשות שיתוף. במסך Organize Others’ Groups.

ארגון הספריה - זהוי וסלוק רשומות כפולות. 1) סמן קבוצה. 2) הצג כפולים. במסך Organize:

ארגון הספריה - זהוי וסלוק רשומות כפולות. רשומות כפולות בקובץ, מוצגות – מסומנות. 3) הקש: Delete–לסילוקן.

פרמוט רשימת ביבליוגרפיה – בסגנונות שונים. במסך: Format--> Bibliography 1) בחר קבוצה מהספריה. 2) בחר סגנון ביבליוגרפיה. 3) בחר פורמט קובץ (לשמירה, דוא"ל, הדפסה). 4) הקש .Preview…

פרמוט רשימת ביבליוגרפיה – בסגנונות שונים. כך נראית הקבוצה DirectlyFromWos כרשימת ביבליוגרפיה, בסגנון כתב העת Nature (קובץ טקסט,(

פרמוט התקנת Cite While You Write Plug In (הגדרה מתוך (Answers.com : plug in An accessory software program that extends the Capabilities of an existing application. התקן Plug In במחשב, כדי לאפשר: א) שילוב רשומות במסמך Word. יצירה ופרמוט של ביבליוגרפיה, ללא הקלדה, בסגנונות שונים, תוך כדי כתיבת מסמך. פרמוט מסמך שלם. ב) Capture: אופציה בסרגל אקספלורר. מאפשרת יבוא רשומות מהאינטרנט (פותח טופס הוספת רשומה ידנית). (קרא הוראות ההתקנה בעיון. לפני ההתקנה, סגור ישומים פתוחים במחשב, שאינם שייכים להתקנה).

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (1) שילוב רשומות מספריית ,ENW במסמך Word. פתח במקביל את תכנת ENW, ואת תכנת Word . בספריית ENW, הצג הקבוצה ממנה תייבא רשומות (ציטטות), למסמך ה-Word. במסך ה- Word, הצג את סרגל הכלים של ENW View  Toolbars EndNote Web

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (2) 2) הקש על זכוכית המגדלת בסרגל .ENW או בסרגל הוורד: ToolsENWFind Citations 1) החל להקליד (מסמך Word). עצור בנקודה בה תרצה להפנות לציטטה מרשימת הספרות במסמך.

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (3) מוצגת תיבת: .Find Citation 3) הקלד מונח / שם מחבר, מתוך רשומת ENW, שברצונך לשלב במסמך. רצונך להפנות למספר רשומות מאותו מקום במסמך? – חזור על התהליך. 4) הקש Search. הרשומה / ות המלאה / ות מוצגת / ות. 5) הקש Insert

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (4) הופיעה הפנייה (1) בתוך הטקסט, והרשומה עצמה, ראשונה ברשימת הביבליוגרפיה.

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (5) 7) בסוף המשפט שהקלדת, הפנה לציטטה נוספת: הקש על זכוכית המגדלת בסרגל ENW. 6) הקלד משפט נוסף.

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (6) 8) במסך שהופיע, הקלד מונח כלשהו (שם מחבר) מרשומה נוספת בספריית ENW, לצורך שילובה במסמך. 9) אח"כ הקש Search. במסך המתקבל – מוצגת הרשומה. 10) הקש Insert.

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (7) הופיעה הפנייה נוספת. והרשומה שאליה ההפנייה - נוספה לרשימת הספרות.

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (8) פרמוט המסמך לסגנון ציטוט שונה. 1) בסרגל ENW, הקש על Format Bibliography. או בוורד: Format Bibliography ToolsENW

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (9) פרמוט המסמך, לסגנון ציטוט שונה. 2) בחר לפרמט המסמך בסגנון: J Biochem Mol Biology 3) הקש OK.

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (10) פרמוט המסמך, לסגנון ציטוט שונה. צורת ההפנייה לציטוטים, וצורת רשימת הביבליו' – השתנו. !!! אך שם כתב העת, ברשימת הספרות, לא משתנה מכתיב מלא/מקוצר (ראה השקף הבא).

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (11) פרמוט המסמך, לסגנון ציטוט שונה. הבעייתיות בצורת הופעת שם כתב העת: כתיב מלא / מקוצר התופעה: שם כתב העת בספריית ENW, מופיע בחלק מהרשומות - בצורה מקוצרת, ובחלק – שם מלא. לדוגמה: Environ Microbiol או .Environmental Microbiologyאין אחידות. הדרישה: כאשר מכינים מסמך – יש סגנונות הדורשים, ששם כתב העת ברשימת הביבליוגרפיה, יופיע במלואו, ויש סגנונות הדורשים ששם כתב העת ברשימת הביבליוגרפיה, יופיע בצורתו המקוצרת. הבעיה: כשמייבאים רשומות מ - ENW, למסמך, לעתים, צורת שם כתב העת (מלא או מקוצר) בספריית ENW – אינה תואמת את סגנון הציטוט הנדרש במסמך. אותה בעיה קיימת כשמפרמטים מסמך שבו שמות כתבי העת מופיעים בצורה אחת (מלא או מקוצר), - לסגנון הדורש ששמות כתבי העת יופיעו בצורה האחרת. ואילו מערכת CWYW לא מתרגמת לפי הצורך, שם כתב עת מלא למקוצר, ולהיפך. ולכן, לעתים יש צורך לשנות באופן ידני את שם כתב העת בתוך הרשומה בספריית EndNote Web, לפני שילוב הרשומה במסמך, כדי שצורת השם תתאים לפורמט הציטוט הנדרש במסמך. .

Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word (11) פרמוט המסמך, לסגנון ציטוט שונה. פתרון חלקי: בעל ספריית ה- ENW יחליט מהי צורת שם כתב העת, הנדרשת ברוב המסמכים שהוא מפיק: שם מלא או מקוצר. לגבי כל רשומה בספריית ENW, שאינה תואמת לנדרש (מלא / מקוצר), יקיש על Edit : נפתח טופס. בטופס, בשדה ה- Journal Name (שהוא ברירת המחדל ב-CWYW), יקליד את הצורה המועדפת (מקוצר או מלא) של שם כתב העת (צורה מועדפת = הדרישה ברוב המסמכים שהוא מכין). בשדה Alternate Journal Name, יקליד את שם כתב העת, בצורה שאינה מופיעה בשדה ה- Journal Name. פעולה זו תבטיח, שברוב המסמכים שיפיק, לא תידרש התערבות ידנית, לגבי שם כתב העת, ברשימת הביבליו'. אבל, כשיכין מסמך, ובו דרישת סגנון הציטוט, אינה תואמת למופיע בשדה ה- Journal name, בטופס רשומת ENW שלו, יהיה עליו לשנות ידנית, לפני הכנת המסמך, ברשומת ENW, ע"י הקשה על Edit. בטופס שייפתח, ישנה בשדה Journal Name , את שם כתב העת – לפי דרישת סגנון הציטוט הנדרש במסמך. (ממלא למקוצר, ולהיפך).

פרמוט: Format Paper פרמוט מסמך שלם ( פרמוט: Format Paper פרמוט מסמך שלם (.rtf), בסגנונות ציטוט וביבליו' שונים. ממסך Format Paper, ניתן לפרמט מסמכי rtf. (לא doc.- לא CWYW) בסגנונות ביבליו' שונים. מתאים לעבודה עם מסמכים, המיוצרים ע"י רוב מעבדי התמלילים, שאינםWord . . הדרכה לפרמוט קבצי .doc - CWYR. 1) בחר קובץ rtf - לפרמוט, 2) בחר סגנון ביבליוגרפיה. 3) הקש: Format . תוצאה: המסמך ורשימת הביבליו' ישתנו, ויופיעו בסגנון הציטוט / רשימת ביבליו' שנבחר.

פרמוט: Export References יצוא רשומות (לתוכנות ניהול שונות כולל EndNote שולחני). במסך Format (Export References): 1) בחר קבוצה. 2) בחר סגנון תוכנת היעד ליצוא (למשל EndNote) 5) פותחים תוכנת היעד (למשל EndNote), ומייבאים אליה הקובץ שנשמר למטרה זו. קישור להוראות יצוא מפורטות, ל: EndNote, Reference Manager, Procite 3) הקש Preview, להצגת הקובץ בצורה המתאימה ליצוא לתוכנת -EndNote כך נראה קובץ EndNote Web, המתאים ליצוא לתוכנת EndNote. Save4)

פעולות שיש לבצע מה- EndNote השולחני כדי לייבא – Import את ה- File שייצאתם - Export יבוא הרשומות שנשלחו מ- EndNote Online ל- EndNote שולחני צריכות להתבצע מאותו מחשב שמותקן בו EndNote שולחני, ומאותו המחשב יש לבצע קודם את הייצוא – Export. שלב 1. פותחים את תוכנת ה- EndNote השולחנית שלב 2. לוחצים על File > Import > ושוב File

שלב 3. מתקבל מסך Import File שלב 3. מתקבל מסך Import File. ב- Choose יש לבחור את הקובץ בשם Exportlist.txt (ימצא בתיקיית Downloads של המחשב), וללחוץ על Open (למטה).

שלב 4. ב- Import Option יש לבחור באפשרות: EndNote Import

שלב 5. בתפריט מצד שמאל תופיע תיקייה חדשה: Imported References שלב 5. בתפריט מצד שמאל תופיע תיקייה חדשה: Imported References. יש לבחור את הרשומות שבתוכה (SHIFT + חץ במקלדת), ובלחיצה על העכבר הימני לבחור Add References To ולבחור תיקייה אליה רוצים שיכנסו הרשומות. קישור להוראות יצוא מפורטות ל- EndNote, Reference Manager, ProCite

השתמשו בסמל שבסרגל הכלים כדי לבצע את הפעולה סינכרוניזציה בין התיקיות שב Endnote השולחני לבין אלו שב Endnote ה- Webi ולהיפך   אפשר לסנכרן בין ה- Endnote השולחני לוובי והפוך. שימו לב: פעולת הסינכרון תתבצע תמיד מה-Endnote השולחני.             התוכנה מבקשת שוב לבצע הרשמה, לאשר שוב את הפרטים שלך. לאחר מכן התיקיות מוכפלות, ומופיעות גם ב- Endnote הוובי וגם בשולחני. השתמשו בסמל שבסרגל הכלים כדי לבצע את הפעולה

מדריכים ורשימת מקורות מצגת: תוכנת EndNote – תוכנה חיונית לחוקר ולמרצה. מאת: ד"ר דפנה רבן, ביה"ס לניהול והמרכז לחקר חברת המידע, אוניברסיטת חיפה. מדריך מקוון לשימוש בתוכנה: EndNote Web 2 FAQ :EndNote Web EndNote Web: Help לעזרה ופרטים נוספים: חמדת וולףhemdatw@savion.huji.ac.il 9489934 - 08