بسم الله الرحمن الرحيم محاضرة رقم (24) 7/12/2009

Chapter 12 Fundamentals Of Control

تكامل وظيفة الرقابة مع الوظائف الإدارية أساليب ومجالات الرقابة الـرقــابـة سنتناول في هذا الفصل ما يلي: مراحل الرقابة مفهوم الرقابة تكامل وظيفة الرقابة مع الوظائف الإدارية أهمية الرقابة ارتباط الرقابة بالتخطيط خصائص نظام الرقابة أنواع الرقابة أساليب ومجالات الرقابة

مفهوم الرقابة في الوظائف الإدارية من حيث الأداء، وتتعلق بالتحقق من أن الرقابة هي أحد الوظائف الإدارية،وتمثل النشاط الأخير في الوظائف الإدارية من حيث الأداء، وتتعلق بالتحقق من أن الأداء الفعلي المحقق يتطابق مع الأداء المخطط سلفاً، وكشف الانحرافات إن وجدت سواء موجبة أم سالبة، والعمل على تصحيح هذه الانحرافات.أى التأكد من أن ما تم ويتم مطابق لما أريد إتمامه، أي لما خطط له، وكل تعريفات الرقابة تدور حول هذا المفهوم

تعريف الرقابة 1 ويعرفها هنري فايول أنها تعني: " التأكد من أن كل شيء في المنظمة يسير وفق الخطط الموضوعة، التعليمات الصادرة والمبادئ المعتمدة"، وهدفها كما يرى اكتشاف مواقع الضعف والأخطاء وتصحيحها ومنع حدوثها.

2 تعريف آخر للرقابة ”الإشراف والمراجعة من سلطة أعلى بقصد معرفة كيفية سير العمل والتأكد من أن الموارد المتاحة تستخدم وفقا للخطة الموضوعة“

ارتباط الرقابة بالتخطيط الرقابة تعني التأكد من أن الخطط قد تحققت وفقاً لما سبق تخطيطه، أي أن الرقابة تقوم على الخطط، وجودة التخطيط هي التي تحدد مستوى الرقابة المطلوب، فهناك تناسباً عكسياً بين التخطيط والرقابة. فكلما شعر المدير أن الخطط الموضوعة يغلب عليها التخمين أكثر من الدقة، كلما أهتم أكثر بالرقابة والعكس صحيح.

أهمية الرقابة 1 التأكد من أن الأهداف قد تحققت. إذ تعتبر الأداة الفعالة للتحقق من الوصول إليها. يمكن عن طريقها قياس مدى كفاءة وفعالية الخطط المرسومة من خلال تنفيذها. التعرف على مدى ملائمة الخطة وأسلوب تنفيذها في تحقيق الأهداف، وعما إذا كان هناك أسلوب أفضل لتحقيق الأهداف. تساعد الرقابة في التعرف على نسب الإنجاز الفردي والجماعي . التعرف على مدى تلاؤم المجهودات المختلفة لتحقيق الأهداف والغايات الموضوعة مسبقا. معرفة المشكلات والعقبات التي تواجه التنفيذ.

2 أهمية الرقابة الكشف عن الانحرافات التي قد تحدث نتيجة للتغيرات التي قد تحدث في البيئة الداخلية أو الخارجية. تساعد الرقابة في تصحيح الانحرافات، سواء كانت هذه الانحرافات في الخطط أو التنظيم أو أساليب التوجيه . يوفر الكثير من الأموال للمنشأة. بدون الرقابة يحدث الكثير من الهدر تبين الرقابة إذا كان هناك مبالغة في الخطط أو في تحديد الأهداف، أو سوءاً في البناء التنظيمي أو نقصاً في الكفاءة الإدارية والفنية للأفراد.

مراحل الرقابة تمر الرقابة بأربعة خطوات هي: (1) (4) (2) (3) وضع المعايير (4) تصحيح الانحرافات عن المعايير (2) قياس الأداء الفعلي (3) مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير

خصائص النظام الرقابي الجيد الملائمة توازن التكاليف مع المردود الوضوح والفهم من قبل المستفيدين منه. الفعالية المرونة الدقة والفورية اختصار الوقت والجهد تصحيح الانحرافات

تحديد المعيار للحكم على مكونات النظام الرقابي تحديد المعيار للحكم على الانجاز تحديد الهدف من الرقابة تحديد أساليب الرقابة ووسائلها تحديد نظام للتبليغ تحديد أنواع الرقابة

أنواع الرقابة

العلاجية المتزامنة الوقائية من حيث الزمن العلاجية المتزامنة الوقائية

الدورية المستمرة المفاجئة من حيث التنظيم الدورية المستمرة المفاجئة

من حيث المصدر الداخلية الخارجية

أساليب الرقابة وأدواتها الأساليب الميدانية الأساليب الوصفية الأساليب الكمية الأساليب الشبكية

الأساليب الوصفية سجلات الدوام سجلات الزمن خرائط جانت الرسوم البيانية التحاليل المخبرية

عامة أو خاصة دورية أو مفاجئة الأساليب الميدانية عامة أو خاصة دورية أو مفاجئة

بطاقة الجرد المستمر الموازنات التقديرية ألأساليب الكمية بطاقة الجرد المستمر الموازنات التقديرية

نموذج بيرت والمسار الحرج الأساليب الشبكية نموذج بيرت والمسار الحرج

الإنتاج مجالات استخدام الرقابة الرقابة المالية التسويق الإفراد

وشكراً لحسن استماعكم