Baze de date cu Microsoft Access Prof. BOLOŞ IULIANA

Câteva idei despre….ACCESS Microsoft Access este o aplicaţie ce permite crearea fişierelor tip bază de date (nume_fişier.mbd) ce poate să conţină : Tabele; Interogări; Formulare; Rapoarte; Macrocomenzi; Pagini; Module Programul Access permite operaţii de actualizare a datelor: introducere de noi tabele sau de noi înregistrări in tabele existente, modificarea înregistrărilor, ştergerea înregistrărilor, inserare de noi înregistrări, etc Se pot stabili relatii între tabele, care permit extragerea de date din baza de date, interogarea bazei dedate si crearea raportelor.

Proiectarea unei baze de date Înainte de a utiliza programul Ms. Access, trebuie analizat sitemul în care acţionează informaţiile din viitoarea bază de date. Proiectarea bazei de date presupune următoarele etape: Determinarea subiectului tabelelor (entităţilor); Determinarea câmpurilor care vor intra în componenţa fiecărui tabel-structura tabelului; Determinarea cheii primare; Configurarea formularelor pentru introducerea datelor în tabel; Definirea indexilor ţi a cheilor primare; Determinarea existenţei câmpurilor comune, în vederea stabiliri legăturilor între tabele; Gruparea rapidă sau căutarea prin extragere de date din tablele bazei de date, folosind interogările; Prezentarea informaţiilor din baza de date, intr-o formă elegantă, folosind rapoartele.

Crearea unei baze de date Lansarea în execuţie a aplicaţiei Microsoft ACCESS Crearea si Salvarea unei Baze de date: File->New->Bază de date necompletată În caseta Fişier nou baze de date - Nume fişier-Creare Se crează apoi obiectele bazei de date: tabele, formulare, interogări, rapoarte

Crearea tabelelor- metode Creare tabel în modul de vizualizare proiect (Design view); Creare tabel utilizând asistentul (by using wisard); Creare tabel prin introducere de date (Datasheet View)

Creare tabel In fereastra-dialog Database, clik pe butonul Tables Alegeti una din cele 3 metode de creare tabel; Metoda Create table in design view, deschide fereastra Table design, care este împărţită în 2 secţiuni: Secţiunea câmpurilor din tabel; Secţiunea proprietăţilor câmpurilor (vezi fişierul Tipuri de date) Metoda Create table by using wisard, crează utilizatorului să folosească tabele si câmpuri predefinite din 2 mari categorii: Personal şi De afaceri; Metoda Create table by Datasheet View, permite realizarea simultană a 2 obiective: creare structurii tabelului şi popularea lui cu date.

Indecşi şi chei primare Index – structură de date care permite accesarea rapidă şi eficientă a datelor. Un index asociat unui câmp dintr-un tabel este un fişier auxiliar care memorează fiecare valoare din câmpul respectiv, împreună cu lista adreselor unde se află înregistrarea care conţine aceea valoare în câmp. Pentru un tabel putem crea: Indecşi simpli (indexarea se face după valoarile unui singur câmp) Indecşi compuşi (indexarea se face după valoarile mai multor câmpuri) Definirea unui index: Afişaţi tabelul în modul Design View; Selectaţi cîmpul; Modificaţi valoarea proprietăţii Indexed la Yes (Duplicates Ok) Cheia primară – un ansamblu de câmpuri din tabel pentru care orice articol se identifică în mod unic. Definirea unei chei primare: Se deschide tabelul în modul Design View; Se dă clik dreapta pe un câmp si se alege Primary Key

Relaţionarea tabelelor Pentru a evita anomaliile de actualizare şi dificultăţile de prelucrare, se proiectează baze de date relaţionale(între tabelele unei baze de date se stabilesc legături). Tipuri de relaţii definite în Access: Relaţia 1-1: Un articol din tabelul părinte este în legătură cu un articol din tabelul copil sau cu nici unul; Relaţia 1-n: Unui articol al tabelului părinte îi corespunde unul sau mai multe articole ale tabelei copil si unui articol al tabelei copil îi corespunde un singur articol în tabelul părinte. Stabilirea relaţiilor -meniul Instrumente - Relaţii

Creare formulare In fereastra-dialog Database, clik pe butonul Form Alegeti una din cele 2 metode de creare formular: Form designer (Creare formular în modul de vizualizare proiect) Form Wizard (Creare formularutilizând expertul) Form designer- utiliatar de generare a formularelor, care conţine: Casetă cu instrumente cu obiecte de control; Fereastra de proiectare, împărţită în mai multe zone de lucru:Antet de formular, Subsol de formular, Antet de pagină, Zonă de editare, Subsol de pagină. Form Wisard-vrăjitor pentru realizarea rapidă a formularelor: Se apeleză Form Wizard Se deschide tabelul pentru care dorim crare de formular şi se selectează câmpurile care vor forma macheta Se alege aspectul machetei dintre cele prestabilite Se dă un nume formularului Modificarea formularului se poate face in modul Form designer

Creare interogări Interogarea (Query) este o solicitare de date specificate de utilizator în mod direct. Tipuri de interogări: Simple; Pentru actualizare; Încrucişate sau bidimensionale; Pentru a selecta tipul interogării:Inserare-interogare-Fereastra dialog Interogare nouă

Creare interogări Proiectarea interogărilor simple prin Query Wisard: In fereastra-dialog Database, clik pe butonul Queryes- Create query by using wisard selectăm apoi tabelele sursă şi câmpurile de care avem nevoie Specificăm operaţia

Crearea rapoartelor Rapoartele -situaţii finale, care constituie o modalitate de valorificare a conţinutului informaţional al bazei de date. Raportul conţine o mare cantitate de informaţii selectate, prelucrate, sistematizate după anumite reguli de prezentare, în concordanţă cu cerinţele de informare ale utilizatorilor. Crearea unui raport: In fereastra-dialog Database, clik pe butonul Report; Metode: - Create report in Design View - Create report by using wisard Pentru a constru rapid rapoarte simple se foloseşte metoda asistentului: fereastra Database - Report- Create report by using wisard – se selectează câmpurile care dorim să apară în raport-niveluri de grupare - ordine de sortare - mod de aşezare în pagină – stil.

Exemplu de raport

Căutarea unei baze de date 1. Din FILE menu alegeţi OPEN Apare caseta "Open dialog box" 2. Alegeţi butonul FIND FIL Apare caseta de căutare "Search dialog box" 3. În caseta FILE NAME tastaţi numele fişierului pe care îl căutaţi.

Închiderea unei Baze de date 1. - Din FILE menu alegeţi CLOSE sau - Click cu mouse-ul pe butonul cu x din dreapta sus a ferestrei prezentării, sau - CTRL + F4. Dacă aţi făcut modificări, MS. ACCESS întreabă dacă doriţi să le salvaţi. 2. Apăsaţi (click):YES pentru a salva, NO pentru a închide fişierul fără a salva ultimele modificări, CANCEL pentru a renunţa la închidere.

MULT SUCCES !