PELAKSANAAN SPPU V6.0 (KPI)

CARTA ALIR PELAKSANAAN SPPU V6.0 6 September 2010 8 Oktober 2010 Mei 2010 Okt ’10 – Julai ‘11 15 Ogos 2011 15 – 23 Nov 2011 Disember 2011 Mac 2012 Disember 2012 1 Persetujuan mengguna sistem SPPU V6.0 berdasarkan kaedah KPI berlandaskan Pelan Transformasi UKM 2 Merangka KPI berdasarkan 5 dimensi KPI yang menyokong 6 tonggak UKM 3 Membentuk Talent Team yang terdiri daripada kakitangan pelbagai skim perkhidmatan dan gred jawatan 4 Mengendalikan beberapa siri bengkel pembentukan KPI 5 Melaksanakan kajian rintis (pilot study) yang melibatkan Jabatan Farmasi dan Perpustakaan UKM 6 Mengadakan Program Penerangan SPPU V6.0 kepada semua PTJ 7 Penetapan KPI jabatan di PTJ Penetapan KPI individu 8 Individu menginput KPI masing-masing secara atas talian 9 Penilaian KPI secara atas talian SPPU V6.0

KITARAN PENGURUSAN PENCAPAIAN 1. Merancang Pencapaian (meletakkan KPIs – Target & Objektif) 2. Memantau dan Mendokumen Pencapaian 3. Coaching untuk Pencapaian 4. Coaching untuk Perkembangan Pencapaian 5. Semakan Keseluruhan Pencapaian 6. Imbuhan & Kompensasi KITARAN PENGURUSAN PENCAPAIAN KITARAN PENGURUSAN PENCAPAIAN

FASA 1 : SPPU V6 (KPI) Mesyuarat Pengurusan PPKK bersama Naib Canselor Bil.1/2010 telah bersetuju dibina SPPU V6.0 bagi menggantikan SPPU yang sedia ada. SPPU V6.0 menggunakan kaedah KPI (100%) untuk menilai prestasi bersesuaian dengan tugas jawatan. Melibatkan semua Kakitangan bukan akademik (Fasa 1) Kakitangan akademik (Fasa 2) KPI untuk keperluan UKM berdasarkan 5 Dimensi dan disasarkan kepada pelaksanaan 6 Tonggak Pelan Transformasi. Ketua Jabatan/Penilai menilai KPI dalam 5 dimensi melalui kualiti, kuantiti dan tempoh masa yang dihabiskan untuk melaksanakan sesuatu beban tugas yang diberikan.

PELAKSANAAN 1. JK Pelaksana SPPU Baru : Pengarah PPKK - Pengerusi Prof. Abd. Razak Hamdan/PTM - Membangun Sistem Tn. Hj Mahyudin , Timb Pengarah (PB) PPKK - Penyelaras Talent Team - Wakil skim perkhidmatan/ gred jawatan Bahagian Pengurusan Bakat PPKK - Sekretariat 2. Membangun sistem berkomputer SPPU V.6 atas talian dan cara kemasukan data. 3. Mengadakan roadshow kepada semua kakitangan mengenai pelaksanaan SPPU V. 6 dan bengkel penilaian kepada para Penilai. 4. Pembentukan Talent Team – ahli daripada pelbagai Skim Perkhidmatan, gred jawatan dan jenis tugas (job descriptions) dibentuk bagi membantu pelaksanaan SPPU V.6.

samb ……..PELAKSANAAN Talent Team mengumpul maklumat tentang tugas, merangka draf KPI jawatan/jabatan dan dilatih menjadi fasilitator untuk memberi taklimat mengenai SPPU V.6 kepada kakitangan jawatan masing-masing. 6. Setiap kakitangan tetapkan KPI masing-masing dengan persetujuan Ketua Jabatan berdasarkan kepada KPI jabatan. 7. KPI ditetapkan mengikut 5 Dimensi KPI universiti : Inovasi Kepuasan Pelanggan Keberkesanan Kos Keefisienan Dalaman Keterlibatan Masyarakat dan Industri KPI mesti berbentuk boleh ukur iaitu kualiti, kuantiti dan (tempoh) masa (Q,Q,T). KPI tidak boleh melebihi 10 kriteria tidak termasuk keterlibatan masyarakat & industri.

samb ……..PELAKSANAAN KPI jangan sangat ketat (rigid), boleh diubahsuai mengikut pengaruh luar dan dalaman mengikut keupayaan kakitangan dan kewujudan sumber serta tuntutan senarai tugas berdasarkan prestasi, sejarah prestasi lepas dan mengikut keupayaan dalaman/jabatan. “Setting targets which are impossible to realize or to meet is very demoralizing and ultimately be counter productive. On the other hand, setting targets that are substandard will not justify actual needs and counter productive.”

Open communication between all parties until an agreement is reached PENETAPAN KPI Top Management Heads of PTJ set Faculty/ Centre/ Institution/ Department KPI based on UKM KPI Middle Management Middle management set KPI based on PTJ KPI and discussion Individual Individual sets their own KPI based on discussion with their immediate superior Open communication between all parties until an agreement is reached

SPPU V6 (KPI) Membangunkan sistem penilaian prestasi SPPU V6.0 bagi setiap skim dan gred jawatan menggunakan kaedah KPI SPPU V6.0 menentukan pencapaian kakitangan melalui penilaian prestasi kerja menggunakan kaedah KPI bagi menyokong pelaksanaan 6 tonggak Pelan Transformasi: 5 Dimensi penentu KPI yang menyokong 6 Tonggak Pelan Transformasi UKM 5 Dimensi 6 Tonggak Inovasi Bakat Penyelidikan & Inovasi Pengajaran & Pembelajaran Kepemimpinan Governans Keterlibatan Universiti dengan Industri dan Masyarakat Kepuasan Pelanggan Keberkesanan Kos Keefisienan Dalaman Keterlibatan Masyarakat dan Industri SPPU V6.0 menilai tahap pencapaian keseluruhan prestasi kakitangan yang disasarkan bagi setiap jawatan dengan 100% markah kiraan KPI SPPU V6.0 diguna untuk penganugerahan APC kepada pekerja yang sangat cemerlang dan salah satu kaedah mengenalpasti calon bagi Kumpulan Bakat (Talent Pool ) untuk: Kenaikan Pangkat, dan Pelan Penggantian (Succession Planning)

FORMAT SPPU V 6.0 BAGI KAKITANGAN BUKAN AKADEMIK SPPU V6.0 menentukan pencapaian kakitangan melalui penilaian prestasi kerja menggunakan kaedah KPI yang diukur berdasarkan 5 Dimensi Penilaian : Wajaran setiap KPI bergantung kepada kepentingan dimensi Dokumentasi yang sistematik dan telus harus di simpan dalam ‘folder’ individu sebagai bahan bukti Prestasi pencapaian membantu menentukan kakitangan melalui ‘normal track’ atau ‘fast track’ career development Bil. KPI Dimensi Wajaran Kakitangan Pengurusan & Profesional dan Kakitangan Sokongan Wajaran Pentadbir Akademik 1 Inovasi 10% (ditetapkan oleh universiti) 2 Kepuasan Pelanggan 85% (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10% bagi setiap dimensi) 90% (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10% bagi setiap dimensi) 3 Keberkesanan Kos 4 Keefisienan Dalaman 5 Keterlibatan khidmat masyarakat dan industri/universiti 5%(ditetapkan oleh universiti) Markah diambil kira dalam komponen Keterlibatan (K) dalam penilaian Kakitangan Akademik

FORMAT SPPU V 6.0 BAGI KAKITANGAN BUKAN AKADEMIK ----- samb Markah Pencapaian Status Pencapaian Outcome Kelayakan 101 - 105 Melebihi 100% sasaran Sangat Cemerlang Melebihi sasar *Boleh dicalonkan Anugerah Khas Kualiti 85 - 100 Mencapai 100% sasaran dan >85% sasaran Cemerlang Menepati sasar *Boleh dicalonkan APC, anjakan gaji & naik pangkat 75 - 84 Mencapai <85% sasaran dan >75% sasaran Baik Berusaha tetapi tidak menepati sasar Boleh diberikan pergerakan gaji tahunan sahaja 51 - 74 Mencapai <75% sasaran dan > 50% sasaran Sederhana 0 - 50 Mencapai <= 50% sasaran Tidak Memuaskan Gagal mencapai sasar Pergerakan gaji tahunan statik * Tertakluk kepada surat pekeliling JPA yang terkini Markah bonus maksimum 5% diberi bagi pencapaian melebihi 100% saasaran untuk setiap dimensi Untuk mendapat prestasi ‘sangat cemerlang’ maka kakitangan perlu sangat cemerlang dalam semua dimensi (tidak termasuk dimensi keterlibatan industri dan masyarakat) Ruang ulasan disediakan selepas setiap dimensi serta pada akhir penilaian untuk meletak penerangan tentang kualiti pencapaian

KELEBIHAN SPPU V 6.0 SPPU Versi 6 yang berdasarkan KPI membantu kakitangan UKM mengetahui sasaran kerja masing-masing Membantu kakitangan menjejak pencapaian sasaran KPI mereka pada bila-bila masa KPI adalah terang kerana mempunyai nilai tertentu dan individu dinilai berdasarkan pencapaian, maka SPPU Versi 6 adalah lebih adil dan telus Prestasi pencapaian membantu menentukan kakitangan melalui ‘normal track’ atau ‘fast track’ career development Membantu ketua jabatan/ penilai 1 memantau prestasi individu dan dengan itu dapat menyediakan latihan sewajarnya bagi mereka yang tidak mencapai sasaran sebelum tahun penilaian KPI menyokong aspirasi Pelan Transformasi UKM terbaru kerana sejajar dengan KRA (key result areas) UKM

CONTOH KPI JABATAN FARMASI Bil Dimensi Penilaian Pernyataan Objektif Dimensi Penilaian KPI 1 Inovasi Meningkatkan keberkesana dan kecekapan perkhidmatan Jabatan Farmasi, PPUKM Jabatan Farmasi menjalankan sekurang-kurangnya 2 inovasi setahun dalam sistem atau proses penyampaian pekhidmatan bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan yang diberi 2 Kepuasan Pelanggan Aduan bertulis dari pelanggan Tidak melebihi 10 aduan bertulis setahun 3 Keberkesanan Kos Peratus ubat luput di Stor Farmasi Utama tidak melebihi standard yang ditetapkan. Mengurus peruntukan ubat-ubatan dengan efisien Tidak melebihi 0.5% dari nilai pegangan stok. Peruntukan mencukupi sehingga akhir tahun. 4 Keefisienan Dalaman Memastikan setiap kakitangan menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam Tempoh pesakit menerima ubat. Tiada kesilapan dalam pembekalan ubat-ubatan kepada pesakit Tiada ubat yang luput tarikh didispens kepada pesakit Keselamatan ubat-ubatan di Stor Farmasi Utama dan juga di substor yang lain di Jabatan Farmasi 100% 2. >90% pesakit menerima ubat dalam masa 20 minit. Zero defect 4. Zero defect 5. Tiada insiden kehilangan ubat 5 Keterlibatan Keahlian dalam persatuan profesional Ahli seumur hidup Persatuan Farmasi Malaysia

CONTOH KPI INDIVIDU U48 (JABATAN FARMASI) Bil Dimensi Penilaian Pernyataan Objektif Dimensi Penilaian KPI 1 Inovasi Meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan Jabatan Farmasi PPUKM Membangunkan atau menghasilkan sekurang-kurangnya 1 inovasi setahun dalam sistem atau proses penyampaian perkhidmatan bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan yang diberi 2 Kepuasan Pelanggan Memastikan ubat pesakit di dalam wad disediakan dalam masa yang ditetapkan Tidak menerima aduan bertulis melebihi 5 kali setahun tentang kelewatan mendapatkan ubat melebihi 3 jam selepas dinden 3 Keberkesanan Kos Peratus ubat yang luput di substor Farmasi Bekalan Wad tidak melebihi standard yang ditetapkan Nilai ubat yang dipulangkan dari wad Kos ubat yang luput di Substor Farmasi Bekalan Wad adalah tidak melebihi 0.5% dari nilai pegangan stok. Tidak melebihi 5% daripada kos bekalan 4 Keefisienan Dalaman Menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam setahun Memastikan setiap kakitangan menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam setahun Tiada kesilapan dalam proses penyediaan dan pendispensan ubat-ubatan kepada pesakit Memastikan kadar pusingan perolehan stok menepati standard yang ditetapkan. Memastikan tiada ubat yang kehabisan stok di stor Farmasi 100% Zero defect 4 kali pusingan atau lebih 5 Keterlibatan Keahlian dalam badan profesional Ahli berdaftar di ‘Malaysian Pharmaceutical Society’

CARTA ALIR PELAKSANAAN SPPU V6.0 6 September 2010 8 Oktober 2010 Mei 2010 Okt ’10 – Julai ‘11 15 Ogos 2011 15 – 23 Nov 2011 Disember 2011 Mac 2012 Disember 2012 1 Persetujuan mengguna sistem SPPU V6.0 berdasarkan kaedah KPI berlandaskan Pelan Transformasi UKM 2 Merangka KPI berdasarkan 5 dimensi KPI yang menyokong 6 tonggak UKM 3 Membentuk Talent Team yang terdiri daripada kakitangan pelbagai skim perkhidmatan dan gred jawatan 4 Mengendalikan beberapa siri bengkel pembentukan KPI 5 Melaksanakan kajian rintis (pilot study) yang melibatkan Jabatan Farmasi dan Perpustakaan UKM 6 Mengadakan Program Penerangan SPPU V6.0 kepada semua PTJ 7 Penetapan KPI jabatan di PTJ Penetapan KPI individu 8 Individu menginput KPI masing-masing secara atas talian 9 Penilaian KPI secara atas talian SPPU V6.0