درخواست تسلیم پیشنهاد (RFP) علیرضا شفاعی بهار 85

فهرست مطالب درخواست تسلیم پیشنهاد (RFP): پیشنهاد (Proposal): تعریف ساختار پیشنهاد (Proposal): تعریف و انواع ویژگیها داوری پیشنهادها

RFP چیست؟ یک درخواست رسمی برای بدست آوردن خدمات. موارد استفاده: پروژه درخواستی جزو وظایف سازمان نباشد. سازمان امکانات و تجهیزات اجرای پروژه را نداشته باشد. نیروی انسانی متخصص برای انجام طرح را نداشته باشد.

فرآیند سازمان احساس نیاز می کند سازمان یک درخواست تنظیم می کند سازمان درخواست را اعلام می کند شرکت درخواست را می بیند شرکت فرم درخواست را می گیرد شرکت فرم درخواست را مرور می کند شرکت پیشنهاد را ارسال می کند سازمان پیشنهاد را مرور و ارزیابی می کند سازمان برنده را اعلام می کند

ساختار RFP عنوان و معرفی سازمان (شامل شرح وظایف) اعلام درخواست (علت – شرح طرح درخواستی) محدودیت های موجود در طرح شرایط شرکت کنندگان نحوه ارائه پیشنهاد روش امتیازبندی و انتخاب برنده شرایط قرارداد ضمیمه ها

پیشنهاد (Proposal) چیست؟ یک نوع ارائه کتبی برای: حل یک مسأله پیشنهاد انجام پروژه تحقیقاتی یا اجرایی انواع پیشنهاد: Solicited (پاسخ به درخواست) Unsolicited (پیشنهاد طرح)

Solicited Proposal پیشنهادهایی که در جواب به یک RFP ارائه می شوند. 2 1 شرکتها Proposal سازمان مراکز تحقیقاتی 3 دانشگاه ها 5 4 داوری 6 Awarded

Unsolicited Proposal درخواستی وجود ندارد و برای پیشنهاد اجرای یک طرح ارائه می شود. اتنتخاب عنوان و شرح پروژه بسیار مهم است. Proposal 2 افراد حقیقی/حقوقی سازمان داوری 1 3 4 رد نیاز به اصلاح تصویب

ویژگی های پیشنهاد پیشنهاد با توجه به کتبی بودن آن، تعهد آور است. مخاطبین پیشنهاد معمولاً مدیران و مهندسان متخصص هستند. ارائه کننده پیشنهاد باید به پرسشهای مخاطب مطابق با نیازش پاسخ دهد. پیشنهاد تنها مرجع مخاطب برای شناخت توانمندی های ارائه کننده است.

عوامل موفقیت پیشنهاد داشتن یک ایده خوب شناخت محدودیت ها کیفیت نوشتار: نگارش شفافیت و اختصار مطالب کامل بودن

ساختار پیشنهاد صفحه عنوان فهرست مطالب چکیده طرح متن اصلی: منابع مشخصات طرح مشخصات مجری طرح (رزومه) منابع

صفحه عنوان شامل: عنوان طرح نام مجری طرح موقعیت شغلی مجری طرح تاریخ ارائه عنوان طرح نام مجری طرح <نام همکاران> موقعیت شغلی و آدرس مجری طرح تاریخ

مشخصات طرح مقدمه (Introduction): بیان مسأله و راه حل پیشنهادی به اختصار تعریف مسأله (Statement of the Problem): بیان دقیق مسأله بررسی سابقه طرح (Review of Literature) بیان محدودیت ها و موانع احتمالی طرح این قسمت باید داوران را نسبت به اهمیت طرح و تسلط ارائه دهنده به موضوع آگاه کند.

مشخصات طرح (ادامه) اهداف (Objectives): روش انجام طرح (Plan of Action): مشخصات طرح (ادامه) اهداف (Objectives): راه حل مسأله (تئوری) سود قابل انتظار از اجرای طرح زمینه های کاربردی نتایج طرح روش انجام طرح (Plan of Action): روش انجام پژوهش و نحوه طراحی و ساخت (Materials-and-Methods) معرفی همکاران طرح (نام، نشانی، مدرک و سمت )

مشخصات طرح (ادامه) مدیریت انجام طرح (Management Plan): مشخصات طرح (ادامه) مدیریت انجام طرح (Management Plan): زمانبندی (Scheduling) محاسبه هزینه ها (Cost Analysis)

جدول زمانبندی طرح 9 8 7 6 5 4 3 2 1 x ستون افقی = زمان بر حسب ماه ستون عمودی = فهرست کارها بر اساس اولویت 9 8 7 6 5 4 3 2 1 x جمع آوری منابع خرید وسایل مورد نیاز ساخت مدارها انجام آزمایش ها تجزیه و تحلیل نتایج تهیه گزارش نهایی

فهرست هزینه های طرح لیست تمام هزینه ها باید ذکر شود: هزینه های پرسنلی (حق الزحمه همکاران) هزینه های اموالی (خرید وسایل و تجهیزات) هزینه های مصرفی (خرید لوازم دفتری) هزینه های متفرقه (مسافرت ها ، ... ) هزینه کلی انجام طرح هم باید ذکر شود.

مثال - پیشنهاد پرسشنامه طرح پیشنهادی جهت دریافت تسهیلات و خدمات صندوق حمایت از پژوهشگران کشور دفتر ریاست جمهوری

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

داوری پیشنهاد جنبه مهندسی جنبه مدیریتی نوآوری توانمندی مجری طرح صحیح بودن فرضیه مناسب بودن روش کار نحوه زمانبندی طرح اهداف و دستاوردهای طرح هزینه های طرح میزان سودآوری طرح

امتیازبندی پیشنهاد پیشنهادها توسط کمیته داوران امتیازبندی می شوند. بیشترین امتیاز برنده تساوی امتیازات رأی گیری اشتغال زایی و ایجاد ارزش افزوده استفاده از دانش جدید میزان صرفه جویی اقتصادی قابلیت تحقق اهداف طرح میزان کاربردی بودن 0 - 1 - 2

خلاصه مطالعه و تحقیق پیشنهاد سازمان قرارداد تصویب داوری رد RFP نیاز به اصلاح قرارداد تصویب داوری رد

منابع Michael Alley Notes, http://www.writing.eng.vt.edu/workbooks/proposals.html Frey, Robert S., Successful Proposal Strategies for Small Businesses, 4th ed., Artech House, 2005 Mahmood Shafai, Professor, School of Water Science Engineering, Shahid-Chamran University.

؟ با تشکر