HIGH PERFORMANCE DELIVERY KAJIAN SEMULA DAN PERANCANGAN STRATEGIK PELAN GLOBAL UTM 2012-2020 (FASA 2): 22 JULAI 2014 (SELASA) PUSAT LATIHAN UTM Laporan Task Force Bagi Bidang Tumpuan Utama: HIGH PERFORMANCE DELIVERY

RUMUSAN UMUM Strategi-strategi utama dalam menambahbaik KAI bagi High Performance Delivery adalah seperti berikut: Memusatkan pengurusan Customer Satisfaction Index Mempertingkat/meluaskan hubungan kerjasama (networking) dengan pihak luar (pihak industri, badan profesional) bagi mengenalpasti trend terkini, sumber penajaan dan sumber modal insan. Menambahbaik polisi/dasar/peraturan semasa supaya menyokong tercapainya sasaran KAI. Membangunkan/menyediakan staf berkompetensi tinggi yang mempunyai minda global dan menghayati DNA UTM. Pemilihan/penentuan KAI adalah pada perkara yang benar-benar “key” dalam sesuatu Objektif Strategik. (Contoh: dicadangkan IDP dikeluarkan dari KAI UTM kerana ia sebenarnya adalah sesuai sebagai inisiatif untuk CIS, bukannya sebagai ‘key’ untuk produktiviti dan kompetensi staf) Cadangan tambahan KAI baru bagi tahun 2015 di bawah Strategic Objective : Competente & Productive Staff iaitu ‘Competency Index for Academic Staff’ (Cadangan Portfolio Owner tambahan KAI Competency Index For Academic Staff adalah dibawah UTMLead) 4. Dicadangkan Strategic Objective “Excellent Service Delivery” dipinda kepada “High Performance Culture”

Strength Weakness Opportunity Threat -Pakar bidang dirujuk -Sistem dibangunkan oleh pakar dalaman -Kursus berkualiti -Multiskilled Staff -Bakat muda (young talents) -Makmal berteknologi tinggi Weakness -Tiada 1 alat yg seragam utk mengukur kepuasan pelanggan -Dapatan bagi Competency Index Staff (CIS) tidak digunakan sepenuhnya. Contoh: dapatan boleh digunakan untuk menentukan keperluan latihan staf -Definisi yang kurang jelas bagi CPD -Sistem dibangunkan tidak berpusat (akaun berlainan untuk setiap log masuk) -SPP dibangunkan secara berasingan tidak berpusat -Prasarana yang ada tidak menggalakkan budaya entrepreneurial -Kompetensi Bahasa Inggeris yang lemah -Budaya kerja yang mengongkong staf untuk multitasking -Tiada penulis/editor yang berpusat secara gunasama di peringkat universiti -Pemasaran produk universiti tidak berpusat Opportunity -Mewujudkan perkongsian pintar dengan organisasi lain yang mempunyai konteks sama (contoh: menggunakan sistem yang sama, berkongsi makmal penyelidikan) -Menjana pendapatan dengan kepakaran yang ada -Memikirkan kelainan pendekatan (differentiation strategy) dalam mempertingkatkan kualiti budaya kerja. Threat -Organisasi luar semakin meningkat dari segi perkhidmatan -Perkembangan teknologi semakin canggih & pantas -Sumber kewangan semakin berkurangan -Staf berkualiti tinggi berstatus kontrak diberi tawaran lebih baik oleh organisasi luar -Staf burnout

Strategy or Strategic Objective (SO) Status (New, Improved, Retain, Deleted) KAI Statement or Operational Definition Prog./ Project/ Initiative Implications – Finance, HR, Physical, Governance Strategic Objective High Performance Culture New Memusatkan pengurusan CSI Universiti Inisiatif Sediaada Beberapa PTJ mempunyai set soalan tersendiri dan HEK akan mengumpulkan semua hasil/output Strategy Memusatkan pengurusan CSI kepada satu entiti Mewujudkan instrumen yang menyeluruh dan berkesan Operation Definition Customer Satisfaction across university using standard questionnaire Inisiatif Baru Memusatkan pengurusan CSI Universiti: Menyeragamkan dan menyelaras pengurusan soalselidik antara PTJ yang dibuat secara online Menyelaras pengurusan CSI antara PTJ Memantau pengisian soal selidik oleh staf dalam tempoh tertentu - menentukan peratus responden mengisi mengikut piawaian kajian ilmiah Membuat pelaporan CSI Universiti Governance

Strategy or Strategic Objective (SO) Status (New, Improved, Retain, Deleted) KAI Statement or Operational Definition Prog./ Project/ Initiative Implications – Finance, HR, Physical, Governance Strategic Objective High Performance Culture New Retaining of talented staff Reward and incentives Mewujudkan polisi latihan staf akademik Pengurusan bakat staf Penerapan soul UTM Transforming mind set and culture Programs to transform mind set and culture

Strategy or Strategic Objective (SO) Status (New, Improved, Retain, Deleted) KAI Statement or Operational Definition Prog./ Project/ Initiative Implications – Finance, HR, Physical, Governance Strategic Objective To obtain and develop competent and productive staff Strategy Memperbaiki polisi pengambilan staf berkualiti Improved Percentage of academic staff with PhD/DSc, D.Eng Inisiatif Sediaada Lantikan semula staf PhD yang bersara Lantikan semula staf berkelayakan profesional yang bersara Kriteria khas untuk kenaikan gred staf antarabangsa Penetapan skala gaji untuk staf antarabangsa Memperkasa hubungan kerjasama bagi mendapatkan calon yang ditaja MARA, JPA, Biasiswa Diraja, Peronas (mewujudkan team khas) Operation Definition Percentage of staff with PhD / DSc., and D.Eng. over total number of academic staff, not included tutor and below Inisiatif Baru Semakan semula polisi dan peraturan Mewujudkan peruntukan khas bagi “membeli kontrak” yang mempunyai kepakaran tertentu Mengadakan kerjasama / MoU dengan agensi /penaja luar bagi mendapatkan calon yang ditaja : MARA, JPA Mengenalpasti penaja biasiswa yang tiada ikatan kontrak contoh Biasiswa Diraja Membuat pemantauan terhadap staf cuti belajar dengan kerjasama universiti di mana staf cuti belajar

Strategy or Strategic Objective (SO) Status (New, Improved, Retain, Deleted) KAI Statement or Operational Definition Prog./ Project/ Initiative Implications – Finance, HR, Physical, Governance Strategic Objective To obtain and develop competent and productive staff Strategy Meluaskan networking dengan badan profesional Mewujudkan dasar/polisi/Peraturan yang memudahcarakan program yang menyokong pembangunan profesional Improved Percentage of academic staff with Professional Qualifications (such as medical, engineers, architects, accountants etc) Operation Definition Percentage of staff with Professional Qualification over total number of academic staff, excluding tutors and below Inisiatif Sedia Ada Melaksanakan program & kursus mandatori badan profesional secara ‘in-house’. Membantu graduan kejuruteraan UTM untuk berdaftar sebagai Jurutera Siswazah Lembaga Jurutera Malaysia (BEM). Mengadakan sesi bengkel untuk staf mengenai prosedur mendapatkan kelayakan profesional. Pembiayaan yuran keahlian staf akademik dalam badan profesional untuk dua badan profesional dalam negara dan satu badan profesional luar negara. Membina jaringan rangkaian kerjasama dengan institusi profesional dalam dan luar negara. Inisiatif Baru Peraturan latihan industri yang lebih efektif tidak terkecuali staf 40 tahun ke atas Menambah syarat keperluan kelayakan profesional di dalam Polisi Pengesahan Jawatan bagi bidang-bidang kritikal Meluaskan kursus untuk membantu staf dalam bidang kelayakan profesional kepada Ar, Sr dll

Strategy or Strategic Objective (SO) Status (New, Improved, Retain, Deleted) KAI Statement or Operational Definition Prog./ Project/ Initiative Implications – Finance, HR, Physical, Governance Strategic Objective To obtain and develop competent and productive staff Strategy Membangunkan staf berminda global (global minded staff) Membangunkan entrepreneurial minded staff Improved Competency Index for Non Academic Staff (1-5 scale) Operation Definition Competency Index for Non-Academic base on study on Staff Competency instrument Inisiatif Sedia ada Menyediakan CIS online Mengukur tahap kompetensi staf berdasarkan instrumen yang disediakan Penambahbaikan set soalan

Strategy or Strategic Objective (SO) Status (New, Improved, Retain, Deleted) KAI Statement or Operational Definition Prog./ Project/ Initiative Implications – Finance, HR, Physical, Governance Inisiatif Baru Pemantapan program latihan yang lebih menjurus kepada laluan kerjaya dengan mengambilkira kompetensi universiti Analisis jurang kompetensi dan potensi Pemantapan DNA UTM bermula dari awal pelantikan Mengikuti kursus online bersama INTAN (ePSA) Pelaksanaan program pemantapan Bahasa Inggeris Pelaksanaan program pengantarabangsaan -silang budaya (cth : GOP staf PPP)

STRATEGIC OBJECTIVE L1: COMPETENT & PRODUCTIVE STAFF KAI INISIATIF SEDIA ADA ISU, CABARAN, GAP CADANGAN STRATEGI CADANGAN INITIATIF L1.3 Percentage of PPP engaged in Individual Development Plan (IDP) Mengukur bilangan staf PPP Gred 41 ke atas yang mengikuti program IDP Pengukuran bilangan tidak mengambarkan tahap kompetensi atau produktiviti staf Peruntukan terhad Dicadangkan KAI ini (IDP) digugurkan dari KAI UTM untuk tahun 2015. Dijadikan sebagai sebahagian inisiatif CIS.

OPERATIONAL DEFINITON CADANGAN KAI BARU 2015 STRATEGIC OBJECTIVE KAI OPERATIONAL DEFINITON PORTFOLIO OWNER DATA COLLECTOR L1: Competent & Productive Staff L1.4: Competency Index for Academic Staff Competency Index for Academic Staff based on study on Staff Competency Instrument. UTMLead ALL FACULTIES