Menaxhim Sistemesh Informacioni Leksion: Menaxhimi i Projekteve & Menaxhimi i Sistemeve Globale

Objektivat PM Nje projekt eshte nje seri e planifikuar aktivitetesh qe synon arritjen e objektivave te biznesit. Projekte IS: zhvillim sistemesh te reja, permiresim i sistemeve ekzistuese, upgrade (migrim) apo zevendesim i infrastruktures se IT PM perfshin: planifikim pune, organizimin pune, blerje e burimeve materiale dhe njerezore, menaxhim financiar i projektit, progres raport dhe analize rezultatesh

Variablat e PM Qellimi (Scope) Koha (Time) Kostoja (Cost) Cfare perfshihet/ cfare nuk perfishihet ne projekt Koha (Time) Koha e nevojitur per mbarimin e aktiviteteve/komponenteve perberes te projektit Kostoja (Cost) (koha per te perfunduar nje projekt) * (kostoja e burimeve njerezore te nevojitura) + (kostoja e hardware) + (kostoja e software) + (kostoja e ambjenteve te punes se nevojitura per projektin)

Variablat e PM Cilesia (Quality) Risku (Risk) Sa mire permbushen objektivat e specifikuara Per IS: rritja e performances organizacionale dhe vendimmarrjes, lehtesia ne perdorim dhe informacion aktual Risku (Risk) Tejkalim i kohes, kostos, mosarritja e cilesise, bllokim i projektit

Projekte te keqplanifikuara Kosto qe tejkalon buxhetin Tejkalim i afatave kohore Performance e ulet teknike Mosarritja e perfitimive (refuzimi i sistemit nga perdoruesi, zgjidhje manuale) Interface e dobet Webfaqe te pastrukturuara e te ngadalta Cilesi e manget informacioni etj.

Studime te ndryshme Sipas Standish Group vetem 29% e projekteve teknologjike mbarojne ne kohe, brenda limiteve te buxhetit dhe me funksionalitetin e specifikuar fillimisht (Levinson, 2006). Sipas nje studimi te Tata Consultancy ne 2007 30 deri ne 40 % e projekteve softuerike kapecejne limitet kohore dhe buxhetore dhe nuk performojne sipas planit (Blair, 2010).

Perzgjedhja projekteve Idete per projekte me te shumta se resurset Perzgjedhja e projekteve duhet integruar ne strategjine e biznesit Projektet e IS si pjese e planit te biznesit Plani i biznesit i IS: Vendimmarrje mbi blerjen e hardware Telekomunikacionin Centralizimin apo decentralizimin e te dhenave dhe autoritetit Ndryshim organizacional (trajnime te menaxhereve dhe punonjesve, rekrutim, ndryshime strukturore dhe ne autoritet) Per perzgjedhje sa me efektive: Dokumentim i aplikacioneve dhe infrastruktures se IT Ndertimi i indikatoreve/metrikes per matjen e permiresimit te cilesise se informacionit/vendimmarrjes (psh: BSC), faktoret kritik te suksesit (CSF): individual vs. organizacional

Analize e portfolit te projekteve te IS Perdoret per vleresim te alternativave te projekteve Cdo projekt i IS permban risqet dhe benefitet e veta. Projekte high-risk/high benefit (sektori financiar) Projekte low-risk/high-benefit (sektori prodhues) Firmat ne te cilat analiza e portfolit pervijohet ne strategjine e biznesit, kane return me te madh nga asetet e tyre te IT, perputhje me te mire te investimeve ne IT me objektivat e biznesit dhe koordinim me te mire te investimeve ne IT brenda organizates (Jeffrey dhe Leliveld, 2004).

Kostoja dhe vlera e IS Vlera e nje sistemi informacioni: E prekshme (Tangible) Kuantifikohet ne vlere monetare E paprekshme (Intangible) Permiresimi i sherbimit ndaj klientit, perfitime afatgjata Total Cost of Ownership (TCO) Llogaritja e investimit ne IT vetem nga pikepamja e kostos Nuk perllogarit perfitimet nga investimet ne IT

Perfitimet e prekshme dhe te paprekshme nga IS Kosto Perfitime te prekshme (kursime ne kosto) Perfitime te paprekshme Hardware Rritje ne produktivitet Rritje e perdorimit te aseteve Telekomunikacion Kosto operacionale me e ulet Rritje e kontrollit te resurseve Software Reduktim i forces punetore Permiresim i planifikimit organizacional Sherbime Shpenzime me te uleta ne pajisje kompjuterike Rritje e fleksibilitetit organizacional Kosto me e ulet per furnitoret e jashtem Informacion me i shpejte Kosto me e ulet per punonjesit e zyrave Me shume informacion Reduktim i shkalles se rritjes se shpenzimeve Permiresim i te mesuarit brenda organizates Reduktim i kostos se objektit Permbushje e kerkesave ligjore Permiresim i klimes se punes mes punonjesve Rritje e kenaqesise per punen Permiresim i vendimmarrjes Permiresime operacionale Kenaqesi me e larte per klientin Imazh me i mire i koorporates

Modeli i Pikeve (Scoring Model) Vleresim ne baze kriteresh te shumefishta Perdorimi i koeficentave (peshes) per vleresimin e specifikave (kritereve) te ndryshme te sistemit Si ndikon ndryshimi i koeficentave tek rezultati final i perzgjedhjes se nje sistemi.

Modeli i Pikeve (Scoring Model) Shembull i nje modeli Scoring per nje sistem ERP Kriteret Koeficienti Sistemi ERP A % Sistemi ERP A Piket Sistemi ERP B % Sistemi ERP B Piket 1.0 Procesimi i porosive 1.1 Procesimi i porosise 4 67 268 73 292 1.2 Porosi online 81 324 87 348 1.3 Kontrolli i stokut 72 288 1.4Kontrolli i llogarise se klienit 3 66 198 59 177 1.5 Faturimi 82 328 Total: Procesimi i porosive 1370 1469 2.0 Menaxhimi i inventarit/planifkimit 2.1Parashikimi i prodhimit 216 76 228 2.2Planifikimi i prodhimit 79 316 2.3Kontrolli i stokut 68 272 80 320 2.4Raportimi 71 213 69 207 Total: Menaxhimi i inventarit/planifikimit 1017 1079 3.0 Magazinimi 3.1 Marrja 2 142 75 150 3.2 Paketimi 77 231 246 3.3 Transporti 92 368 89 356 Total Magazinimi 741 752 Totali i pergjitshem 3128 3300

Kuantifikimi i perfitimeve strategjike/cilesore te investimeve ne IT me Hedonic Wage Model Modeli Hedonik percakton vleren e nje malli apo sherbimi bazuar ne pjeset perberese te tij (Nagel, 1990). Kjo vlere quhet dhe cmimi hedonik. Cmim hedonik i punes konsiderohet pagesa e punonjesve (Antweiler, 1995). Vlera e aktiviteteve te vecanta te nje profili pune vleresohet monetarisht Investimet ne IT: ndryshim ne profilin e punes se punonjesve

Kuantifikimi i perfitimeve strategjike/cilesore te investimeve ne IT me Hedonic Wage Model Shembull i nje firme fiktive:   Aktivitete drejtuese A1 Aktivitete te specializuara A2 Aktivitete rutine A3 Aktivitete asistence A4 Aktivitete sherbimi A5 Aktivitete jo-produktive A6 Drejtuesi/Ekzekutivi P1 50% 15% 20% 5% Specialist i kualifikuar P2 10% 60% Punonjes i thjeshte P3 2% 35% 18% Asistent skuadre P4 0% 55% 30% Sherbimi/ Sekretaria P5 70% Matrica e profilit te punes te punonjesve para futjes se sistemit te ri te IT

Koeficentat sipas profilit te punes te secilit punonjes Kuantifikimi i perfitimeve strategjike/cilesore te investimeve ne IT me Hedonic Wage Model Profili i punonjesit Koeficentat sipas profilit te punes te secilit punonjes Paga per ore pune P 1 0,50A1 + 0,15A2 + 0,20A3 + 0,05A4 + 0,05A5 + 0,05A6 = 3500 LEK/ORE P 2 0,10A1 + 0,60A2 + 0,10A3 + 0,10A4 + 0,05A5 + 0,05A6 2800 LEK/ORE P 3 0,02A1 + 0,15A2 + 0,35A3 + 0,20A4 + 0,18A5 + 0,10A6 2000 LEK/ORE P 4 0,00A1 + 0,00A2 + 0,10A3 + 0,55A4 + 0,30A5 + 0,05A6 1500 LEK/ORE P 5 0,00A1 + 0,00A2 + 0,00A3 + 0,15A4 + 0,70A5 + 0,15A6 1000 LEK/ORE Pagese per ore per totalin e aktiviteteve te punes per secilin profil pune

Kuantifikimi i perfitimeve strategjike/cilesore te investimeve ne IT me Hedonic Wage Model Zgjidhja e sistemit linear te mesiperm jep keto vlera pagese per ore per secilin nivel aktiviteti te vecante pune: Aktiviteti Pagesa per ore Aktivitete drejtuese A1 4,755.74 LEK/ORE Aktivitete te specializuara A2 3,069.80 LEK/ORE Aktivitete rutine A3 2,623.96 LEK/ORE Aktivitete asistence A4 1,165.65 LEK/ORE Aktivitete sherbyese A5 1,071.65 LEK/ORE Aktivitete jo-produktive A6 0.00 LEK/ORE Supozim: Sistemi i ri i informacionit rrit me 3% kohen per 3 aktivitetet e para (drejtuese, specializuara, rutine) dhe shkurton me 3% kohen ne aktivitetet (asistence, sherbime, kohe jo-produktive).

Kuantifikimi i perfitimeve strategjike/cilesore te investimeve ne IT me Hedonic Wage Model Zhvendosje/ndryshimi ne profilin e punes te nje drejtuesi pas futjes se nje sistemit te ri te IT: Aktiviteti Pagesa per ore Perqindja e kohes t0 Sasia e kohes t0 Perqindja e kohes t1 Sasia e kohes t1 Kursimi Aktivitete drejtuese A1 4,755.74 50% 1200 ore 53% 1272 ore (1272-1200)* 4775,74=342.413,28 Aktivitete te specializuara A2 3,069.80 15% 360 ore 18% 432 ore (432-360)* 3069,80 = 221.025,6 Aktivitete rutine A3 2,623.96 20% 480 ore 23% 552 ore (552-480)*2623,96=188.925,12 Aktivitete asistence A4 1,165.65 5% 120 ore 2% 48 ore (48-120)*1165,65=-83.926,8 Aktivitete sherbyese A5 1,071.65 (48-120)*1071,65=-77.158.8 Aktivitete jo-produktive A6 0.00 SHUMA VJETORE   100% 2400 ore 591.278,4 LEK Nepermjet futjes se nje sistemi te ri te informacionit ne firme arrihet te kursehen 591.278 LEK cdo vit si pasoje e ndryshimit ne profilin e punes vetem te drejtuesit. *Supozim: ne total 2400 ore pune/vit

Menaxhimi i Riskut te Projekteve Madhesia e projektit: Sa me e madhe vlera monetare, stafi i perfshire, kohezgjatja dhe numri i sektoreve te implikuar ne projekt, aq me i madh risku Projektet shume te medha: 50-70% mundesi me te larta deshtimi Kompleksiteti teknik: nr. i rreshtave te kodit Struktura e projektit: sa me i mirestrukturuar projekti aq me lehte percaktohen proceset dhe outputi, perdoruesit e dine cfare duan dhe nuk ndryshojne mendjen e tyre Eksperienca teknike: stafi/skuadra e projektit ka mungese kompetence teknike

Sfidat ne menaxhimin e projekteve te IS Change management: 70% e projekteve te BPR nuk arrijne objektivat Inkuadrimi aktiv i perdoruesve te sistemit ne dizenjimin e IS reduktim i user-designer communications gap Dedikimi dhe mbeshtjetja e menaxhereve Shqetesimet e perdoruesit Shqetesimet e dizenjuesve A percon sistemi informacionit ate qe duhet per punen time Sa hapesire disku do zere master-file Sa shpejt mund te aksesoj te dhenat Sa rreshta kod duhen per te performuar funksionin Sa lehte mund te terheq te dhenat Si te shkurtojme kohen e CPU kur perdorim sistemin Sa suport me duhet per te futur te dhenat ne sistem Cila eshte menyra me eficiente per te ruajtur te dhenat Sa do perkoje operimi i IS me punen time te perditshme Cfare DBMS duhet te perdorim

Perdorimi i PM tools per planifikim dhe kontroll Per dokumentimin e planit te projektit: Diagrama Gantt Per cdo aktivitet: data e nisjes dhe e mbarimit Burimet njerezore te involvuara Diagrama PERT Tregon rradhen e aktiviteteve dhe varesine mes tyre Hollesi mbi daten e kohen, jo per projekte komplekse Microsoft Office Project 2010 (mbeshtet PERT, Gantt) Critical path analysis, alokim resursesh, gjurmim projekti, raportim statusi

Diagrama PERT dhe GANTT Keneth C. Laudon, Jane P. Laudon 2011: Management Information Systems- Managing the Digital Firm, 12th Edition

PM Tools Project Professional 2010 ofron mundesi per projekte bashkepunimi ne Web ruajtje te dhenash ne SQL Server Database. Project Server 2010 eshte e integruar ngushte me Microsoft Windows SharePoint Services qe ben te mundur qe te dhenat te perpunohen nga interneti. Tools te tjera per menaxhimt projektesh te bazuara ne web: EasyProjects.NET, Vertabase Open Source: Project Workbench and OpenProj PM sofware mund te merret edhe ne formen SaaS

Menaxhimi i Sistemeve Globale Rend i ri global dhe ekonomi globale boterore Perzgjedhja e teknologjise per te ndertuar IS behet ne baze te proceseve lokale ose globale te biznesit Tregje globale konsumator globale (p.sh: Coca Cola) Faktoret e pergjithshem kulturor Faktoret specifik te biznesit Teknologji globale komunikimi dhe transporti Tregje globale Zhvillim i nje kulture globale Prodhim dhe operacione globale Lindja e normave sociale globale Koordinim global Stabilitet politik Force punetore globale Njohuri globale Economies of scale globale

Sfidat dhe Pengesat per Sisteme Informacioni Globale Specifike Specifikat kulturore: rajonalizimi, diferencat gjuhesore Standarte: EDI te ndryshme, e-mail, standarte telekomunikacioni Preferancat sociale: preferanca ndaj markes, oret e punes Besueshmeria: Rrjetet telefonike jo njelloj robuste Ligjet politike: ligje per qarkullimin nderkombetar te te dhenave dhe te direktiva tregtare Shpejtesia e ndryshme ne vende te ndryshme Personeli: Mangesi ne konsulence te afte

Struktura organizacionale e firmave globale Llojet e firmave globale: Eksportues vendas Multinacional Franchiser Transnacional 3 lloje strukturash kryesore organizacionale: E centralizuar (ne vendin meme) E decentralizuar (ne njesite lokale te huaja) E koordinuar (te gjitha njesite marrin pjese njelloj)

Perputhja e Sistemeve Gobale me Strategjine Sisteme te centralizuara Zhvillimi i sistemeve dhe operacioneve ne qender Sisteme te duplikuara Zhvillimi ne qender, operacionet ne njesite e huaja autonome Sisteme te decentralizuara Cdo njesi e huaj dizenjon e pavarur sistemet e veta Sisteme te nderlidhura Zhvillim i integuar i sistemeve dhe operacioneve ne te gjitha njesite Kryesisht tek sektori financiar dhe i telekomunikacionit

Menyra e Zhvillimit te Sistemeve Globale te Informacionit Fusha e biznesit Eksportuesi vendas Multinacionalet Franchiser Transnacional Prodhimi Centralizuar Shperndare Koordinuar Finance/Kontabilitet Shitje/Marketing Mix Burimet Njerezore Menaxhim Strategjik

Sisteme lokale, rajonale dhe globale Bazuar ne: Managing Information Technology in Multinational Corporations, Edward M. roche, 1993

Analiza dhe percaktimi i proceseve berthame te biznesit Cfare jane proceset berthame? Perzgjedhja e qendrave te ekselences ku proceset berthame performohen me mire p.sh: Gjermani: kontrolli i procesit te prodhimit USA: Permushja e porosise se klientit Azi: Burimet njerezore me superiore Percaktimi i proceseve berthame ne aplikacione berthame (core applications), te koordinuara nga qendra dhe te dizenjuara dhe implementuar globalisht. Percaktimi i proceseve qe do implementohen rajonalisht dhe lokalisht

Integrimi global i teknologjise Integrimi ne nje shkalle globale i sistemeve rrit lidhjen (connectivity) Shume pak koorporata i besojne sigurise se internetit per shkembimin e te dhenave sensitive Private Networks (PN) per siguri me te larte Virtual Private Networks (VPN) kur te dhenat nuk jane aq sensitive Intranet (B2B), Extranet (B2B)

Perhapja e internetit ne bote Burimi: http://www.internetworldstats.com/stats.htm

Avantazhet e internetit “Digital Divide” Ne Shqiperi përdorimi i internetit tani është mbi 50% (mitik.gov.al, 2011) Ne 2015 ne USA telefonat celular do jeni mjeti kryesor per aksesin ne internet A recent study by the Centre for Economic Policy Research also showed that for every additional 10 cellular phonesper 100 people a country acquires, that country’s gross domestic product (GDP) rises 0.5 percent. “Law of One Price”: when markets work efficiently, identical goods have the same price. Eleminim i tepricave

Pyetje Cilat jane perfitimet e prekshme (tangible) dhe te paprekshme (intangible) nga IT? Cfare jane diagramat GANTT dhe PERT dhe ku dallojne nga njera tjetra? Per cfare sherben Hedonic Wage Model?