החיבור האולטימטיבי בין אקסל לאקסס ע"י שימוש בטבלאות ופיווטים בסיס נתונים ברגע
בהדרכה זו: אני תותח באקסל. האם אני צריך אקסס? איך אקסס יכול לעבוד בשבילי? הקמת בסיס נתונים באקסס יבוא/יצוא נתונים באקסס ממשק בין אקסס לאקסל הדגמת יכולות סיכום
אני תותח באקסל. האם אני צריך אקסס? לא עובד עם כמויות גדולות של נתונים (עשרות אלפי שורות)? כן מצוין! יש לך מזל שאתה עובד בארגון רציני שמקדיש מחשבה ודואג לדברים החשובים האלה. לעומת מה שאתה עובד איתו, אקסס הוא כלי חובבני. הנתונים זמינים לך דרך בסיס נתונים רציני ומקצועי (למשל, SQL Server) הנתונים מפוזרים בין מספר קבצי טקסט/אקסל, המחוברים בינם לבין עצמם עם vlookup וכד' כן האם IT בארגונך יכולים לעזור (למשל, להתקין תשתית של SQL Server)? האם נתקלת באחד או יותר מהמצבים הבאים? 1. האקסלים כבדים, חישובים רצים לאט. 2. חיבורים לא עובדים / לא מתעדכנים. 3. כל אקסל מכיל גרסה קצת שונה של הנתונים, לא בטוח מה מעודכן ולמתי 4. אתה מוצא את עצמך עובד שעות כדי לרכז נתון מסוים ממספר אקסלים נפרדים. וכו' לא אתה חייב אקסס. לעבוד עם כמות נתונים גדולה שמפוזרת בין עשרות אקסלים זה פשוט מזוכיזם. תמשיך לקרוא, והחיים שלך יהפכו לפי-20 יותר קלים. כן אתה ממש לא צריך אקסס.
אני תותח באקסל. האם אני צריך אקסס? למען האמת, אקסס הינו כלי חובבני לניהול נתונים. קיימים כלים רציניים יותר, חלקם אפילו חינמיים (Open Source). למה בכל זאת אקסס: כשלא קיימת דרך אחרת. למשל, אם הארגון אינו מאפשר התקנת כלים חינמיים ולא מוכן להשקיע באלה שעולים כסף. כשלא מעוניינים בתלות במחלקת IT למטרות ניהול ותחזוקה. כלומר, בסיס נתונים שתוכלו לעשות בו כרצונכם. לאקסס ממשק אינהרנטי מצוין עם האקסל, מה שהופך את תהליכי הקלט/פלט לקלים, פשוטים וכמעט אוטומטיים.
איך אקסס יכול לעבוד בשבילי? אקסס מאפשר לך: שמירה וניהול של כל הנתונים במקום מרכזי אחד הפעלת שאילתות חכמות בין סוגי נתונים שונים, ע"י ניצול יכולת שפת SQL. הזנת דוחות אקסל בצורה אמינה, ללא בעיות של עדכון חיבורים בין קבצי אקסל. מיון, סינון ושליפה של נתונים במהירות ואמינות גבוהה, ללא ניצול של משאבים חישוביים של האקסל. כניסה פשוטה וקלה לעולם של DWH בכאילו, כדי שתדעו במה מדובר אם וכאשר הארגון שלכם יאמץ סוף-סוף דרכי עבודה מתקדמות יותר
הקמת בסיס נתונים באקסס פותחים אקסס: בוחרים New:
הקמת בסיס נתונים באקסס בוחרים מיקום ושם לקובץ. רצוי להקדיש מחשבה למיקום הקובץ. אם נדרשת זמינות ברשת, אין למקם את הקובץ מקומית. אחרי שהקובץ יזין עשרות אקסלים ודוחות, הזזתו תהיה כרוכה בהרבה כאב ראש.
הקמת בסיס נתונים באקסס מזל טוב! כרגע הקמת את ה-DB הראשון שלך. 3 דברים שיש לדעת על אקסס: הנתונים באקסס נשמרים בטבלאות (על כך בחלק הבא). ניתן לבצע סינון וחיתוכים שונים בין טבלאות ע"י שאילתות (גם על זה בהמשך). ניתן להציג את התוצאות בדוחות. הדוחות של אקסס פרימיטיביים לגמרי. לכן, יוסבר כיצד ניתן לממשק את האקסס לאקסל, כדי שנוכל לעשות עם הנתונים כל דבר שבא לנו.
יבוא/יצוא נתונים באקסס יבוא נתונים: ישנן שתי שיטות לייבא נתונים לאקסס. שיטת ה"אשף" ושיטת ה-"העתק-הדבק".
יבוא/יצוא נתונים באקסס שיטת האשף: נניח ויש לנו קובץ נתונים בשם Data.xlsx
יבוא/יצוא נתונים באקסס יש לבחור באקסס External Data – Excel לציין את מיקום ושם הקובץ לבחור אם לייבא את הנתונים לטבלה קיימת (להוסיף על מה שכבר נמצא בה) או, במקרה שלנו, לטבלה חדשה ניתן (אך לא מומלץ) ליצור ממשק דינאמי בין האקסל לאקסס. כלומר, הטבלה באקסס תתעדכן אוטומטית עם כל עדכון באקסל (אפשרות 3).
יבוא/יצוא נתונים באקסס יש לבחור את הגיליון הרלוונטי וללחוץ next לסמן לריבוע זה במידה וקובץ האקסל מכיל כותרות של העמודות עם הנתונים בשורה הראשונה.
יבוא/יצוא נתונים באקסס ניתן לבחור עבור כל עמודה את פורמט הנתונים: טקסט, מספר, תאריך וכד'. בד"כ, בייבוא מאקסל, אקסס מצטיין בזיהוי אוטומטי של הפורמט
יבוא/יצוא נתונים באקסס אקסס מאד אוהב keys. על משמעותם ניתן ללמוד כאן. בכל אופן, אני אישית מעדיף key כאחת העמודות שכבר קיימות על פני מפתח "זר" (בדוגמא משמאל, "ID" הינו מפתח זר, אשר לא נכלל באקסל עם הנתונים המקוריים) ניתן לבחור ב-key מרשימת העמודות או להמשיך ללא הגדרת key כלל.
יבוא/יצוא נתונים באקסס לחיצה על פיניש תוביל למסך שמאפשר לנו לשמור את תהליך היבוא, למקרה שנצטרך לחזור על הפעולה בעתיד.
יבוא/יצוא נתונים באקסס קיבלנו טבלה בשם sheet1. דבל קליק, והטבלה נפתחת. כדי לשנות מאפיינים של הטבלה, יש ללחוץ קליק ימני על התווית שלה, ולבחור ב-Design View
יבוא/יצוא נתונים באקסס פה ניתן לשנות שמות של עמודות, להוסיף ולמחוק עמודות, לשנות את סדר העמודות וכד' קליק ימני על שם הטבלה משמאל מאפשר לשנות את שמה ולתת לה שם יותר משמעותי (הטבלה צריכה להיות סגורה) למטה, ניתן לשנות פרמטרים עבור כל עמודה (למשל את פורמט התאריך והשעה) או אפילו את סוג הנתונים של העמודה (מספר/טקסט וכד')
יבוא/יצוא נתונים באקסס שיטת העתק-הדבק נשתמש באותו קובץ נתונים בשם Data.xlsx
יבוא/יצוא נתונים באקסס נוסיף לו עמודת דמה לפני העמודה הראשונה (יובהר תכף למה). נבצע "העתק" (ctrl+c)
יבוא/יצוא נתונים באקסס נעבור לאקסס. נבחר טבלה ריקה (או נוסיף אחת חדשה, תחת טאב create). נסמן את כל השורה שמתחילה ב-* ונבצע הדבק (ctrl+v)
יבוא/יצוא נתונים באקסס אקסס יבקש אישור להדביק את הנתונים. יש לאשר לו. שימו לב שאקסס אוטומטית זיהה שלנתונים שלנו יש כותרות, והתייחס אליהן בהתאם. הסיבה שהוספנו עמודת דמה נובעת מכך שאקסס מתעקש להוסיף עמודת "ID" אוטומטית בתחילת הנתונים.
יבוא/יצוא נתונים באקסס לאחר ההדבקה, קליק ימני על הטאב של הטבלה ומעבר ל-design view. אקסס יבקש שתיתנו שם לטבלה החדשה. כדי להיפטר מעמודת "ID", יש לבחור אותה ברשימת העמודות (קליק ימני), לבטל סימון primary key, ואז למחוק אותה ע"י delete rows.
ממשק בין אקסס לאקסל יש לסגור את האקסס. כדי שנוכל להשתמש בנתונים בתוך בסיס הנתונים מבוסס האקסס שכרגע יצרנו, יש ליצור ממשק בין האקסס לאקסל: יש לסגור את האקסס. לפתוח את האקסל, לבחור data – from access
ממשק בין אקסס לאקסל יש לבחור את קובץ האקסס שבו שמורים הנתונים. יש לבחור את שם הטבלה שבה אנחנו מעוניינים יש לבחור את סוג הממשק: טבלה, פיווט או תרשים מבוסס פיווט (פחות מומלץ)
ממשק בין אקסס לאקסל משמאל, דוגמא של פיווט מבוסס אקסס. ניתן לראות שכותרות העמודות של הנתונים שהעברנו לאקסס זמינות כעט כפרמטרים לדוח הפיווט
ממשק בין אקסס לאקסל אם בוחרים להציג את הטווח שמזין את הפיווט, רואים שאין אפשרות לבחור טווח תאים באקסל, אלא חיבור לבסיס נתונים.
ממשק בין אקסס לאקסל את כלל החיבורים ניתן לראות תחת data – connection.
ממשק בין אקסס לאקסל אם היינו בוחרים באפשרות הטבלה במקום בפיווט, היינו מקבלים טבלת נתונים מקושרת: אם נעדכן את הנתונים באקסס, יש ללחוץ על data – refresh all, והנתונים יתעדכנו גם באקסל (בטבלאות ובפיווטים)
הדגמת יכולות למטרות המחשה, להלן דוגמא פשטנית מאד של פעילות חברה אשר מוכרת מוצרים ללקוחות. יחד עם המצגת, מצורפים שני קבצים: בסיס נתונים מבוסס אקסס, המכיל את הנתונים שיפורטו להלן וכן מספר שאילתות בסיסיות אקסל אשר מקושר לבסיס נתונים זה, ומשמש למטרת הפקת דוחות מהנתונים ששמורים באקסס.
הדגמת יכולות טבלאות הנתונים: רשימת מוצרים – Product_Data (מק"ט, תיאור, קטגוריה, מחיר מכירה תקני, עלות תקנית) – 10 מוצרים סה"כ, טבלה יחסית סטטית. רשימה של עסקאות Sales_Transactions (לקוח, תאריך, מוצר, כמות, הסכום ששולם).
הדגמת יכולות שאילתא בסיסית: אשתמש ביכולות ה-SQL המובנות של אקסס כדי לבצע טיוב נתונים בסיסי. תמיד טוב לדעת מעט SQL בסיסי. אם טרם הזדמן לכם, ניתן מומלץ להתחיל כאן. יצרתי שאילתא בשם Sales_by_Period, אשר ממירה את תאריך ביצוע העסקה לתקופה בפורמט YYYYMM. נוסח השאילתא: Select *, year(date)*100+month(date) as Period from Sales_Transactions חיבור של פיווט או טבלה באקסל לשאילתא מתבצע בדיוק באותו האופן בו מתבצע חיבור לטבלת אקסס. כלומר, על בסיס שם השאילתא או הטבלה.
הדגמת יכולות באקסל ההדגמה, בגיליון "דוח מכירות תקופתי" מוצגים ביצועי החברה לפי תקופה, כאשר ניתן לבחור את הלקוח הנתונים מרוכזים בפיווט, אשר בתורו יכול להזין דוח "מעוצב" יותר.
הדגמת יכולות אגדיר שאילתא קצת יותר מורכבת: אחד הדברים שמעניינים ביותר לכל מנהל ובעל עסק זה נושא הרווחיות. נגדיר Gross Profit (GP) כמכירות פחות עלות המכר, אשר מורכבת מעלות תקנית של המוצר * מספר היחידות שנמכרו. נוסח השאילתא: Select st.*, st.quantity*pd.std_cost as std_cogs, st.revenue- st.quantity*pd.std_cost as GP from Sales_Transactions st left join Product_Data pd on st.product=pd.product
הדגמת יכולות באקסל ההדגמה, בגיליון "רווח גולמי למוצר" מוצגים נתוני מכירות, רווח גולמי ואחוז רווח גולמי בנוסף, חתך אחר מציג רווח גולמי לפי לקוח. חתך זה מתבסס על אותה השאילתא ואותם נתונים גולמיים כמו החתך העליון. מומלץ לעיין בנוסף: איך בקלות לבנות דוחות בכל חתך מבוקש, פונקציות Period
כל הזכויות שמורות ליבגני חסין © 2012 סיכום אקסס הוא כלי ניהול נתונים בסיסי, עם יתרונות וחסרונות. היתרונות: פשטות: כל אחד יכול, מותקן כמעט על כל מחשב, לא נדרשת תמיכת IT, התממשקות קלה ומהירה עם הכלי המוכר והטוב – האקסל. חסרונות: חובבני ומוגבל כל הזכויות שמורות ליבגני חסין © 2012
הערות אם האקסל מאבד את הקישור לאקסס (למשל, אם שיניתם את מיקום קובץ האקסס או את שמו), ניתן לחבר ע"י: data – connections – properties – definition יש לעדכן את המיקום/בשם החדש במקום בו סימנתי באדום