BELANJAWAN Konsep Belanjawan bagi sektor pendidikan Jenis Belanjawan Proses Pengurusan Belanjawan Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus

OUTLINE Konsep Belanjawan bagi sektor pendidikan awam: Belanjawan Pembangunan dalam sektor pendidikan Belanjawan Mengurus dalam sektor pendidikan Konsep kumpulan wang (dana) , Pendekatan Belanjawan Komponen Belanjawan Proses Pengurusan Belanjawan Belanjawan Negara: Implikasi kepada sekolah, IPT dan Universiti awam Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus Perbandingan belanjawan di luar negara

Bajet adalah alat perancangan kewangan mengenai anggaran pendapatan dan perbelanjaan sesebuah organisasi bagi sesuatu tahun kewangan. Pengurusan bajet adalah untuk memastikan sumber yang terhad dirancang dan diagih secara teratur mengikut kepentingan, mengawal operasi dan mengurus prestasi sesuatu organisasi bagi mencapai objektifnya. Pengurusan bajet meliputi peringkat penyediaan, pengagihan dan pindah peruntukan, kawalan serta pemantauan perbelanjaan hinggalah kepada pelaporan mengenai pencapaiannya.

BELANJAWAN NEGARA Belanjawan merupakan suatu penyataan Hasil dan Perbelanjaan bagi suatu masa hadapan yang digunakan sebagai alat perancangan sumber ekonomi negara untuk memenuhi keperluan negara dan rakyat; Ianya memainkan peranan penting dalam menentukan arah tuju dan kedudukan ekonomi negara. OBJEKTIF: Untuk menentukan agensi Kerajaan diberikan peruntukan yang sewajarnya bagi digunakan dengan cekap dan berkesan untuk setiap program dan aktiviti selaras dengan Dasar Belanjawan Negara

PERANAN BELANJAWAN Belanjawan Sebagai Alat Dasar Fiskal Alat Pengurusan a) Fungsi Peruntukan b) Fungsi Agihan; dan c) Fungsi Penstabilan a) Alat Mengurus Sumber Kewangan. b) Dokumen Kawalan Belanjawan & Kewangan c) Alat Pengukuran Prestasi.

OBJEKTIF BELANJAWAN a. Menyediakan satu anggaran pendapatan dan perbelanjaan sesebuah organisasi dalam satu dokumen khusus; b. Menunjukkan arah dan hala tujuan perancangan sesebuah organisasi dalam mencapai matlamatnya; c. Memastikan agihan peruntukan yang teratur bagi memenuhi keperluan organisasi; d. Memastikan peruntukan dikawal agar perbelanjaannya tidak melebihi serta mengikut perancangan; e. Memastikan penilaian dibuat untuk menentukan pencapaian matlamat peruntukan yang dibelanjakan dan matlamat organisasi; f. Memastikan wujud akauntabiliti dalam pengurusan wang awam apabila urusan bajet dibuat pelaporan kepada pihak berkuasa.

PEKELILING / SURAT PEKELILING BERKAITAN BAJET 8 Garis Panduan Bajet – PP Bil. 2 Tahun 2011  Anggaran Bajet – PP Bil. 1 Tahun 2011  Pindah Peruntukan – PP Bil. 11 Tahun 2008, SPP Bil.12 Tahun 2001 , SPP Bil. 10 Tahun 1999 dan PP Bil. 20 Tahun 1990.

ASPEK UTAMA PENGURUSAN BAJET  Penyediaan Bajet  Pengagihan Peruntukan  Kelulusan Pindah/Tambah Peruntukan  Pemantauan Kemajuan/Prestasi Perbelanjaan  Pelaporan Pengurusan Bajet

Indikator: Penyediaan Bajet 1 BIL. KRITERIA 1. Cadangan bajet disediakan berdasarkan input daripada semua peringkat Kementerian. 2. Selepas Kementerian/Jabatan memeriksa / membandingkan cadangan perbelanjaan, Perjanjian Program yang kemas kini dikemukakan kepada Perbendaharaan mengikut tempoh yang ditetapkan.

Indikator: Pengagihan Peruntukan 2 BIL. KRITERIA 1. Peringkat Kementerian/Pegawai Pengawal: Waran Peruntukan Kecil bagi Perbelanjaan Mengurus dikeluarkan sebaik sahaja Waran Am diterima daripada JANM. Peringkat Jabatan: secepat mungkin sebaik sahaja waran diterima daripada Kementerian/Pegawai Pengawal. 2. Buku Vot dikemas kini dengan semua peruntukan yang diagihkan.

Indikator: Kelulusan Pindah Peruntukan 3 Peruntukan Mengurus BIL. KRITERIA 1. Waran pindah peruntukan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal atau wakil yang diberi kuasa secara bertulis atau mendapat kelulusan Perbendaharaan. 2. Semua salinan waran pindah peruntukan dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia tidak lewat daripada 31 Disember tahun kewangan yang diaudit. 3. Pindah peruntukan dikemas kini dalam buku vot.

Indikator: Pemantauan Kemajuan Projek 5 BIL. KRITERIA 1. Data peruntukan dan perbelanjaan projek sentiasa dikemaskinikan dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPPII).

SEJARAH SISTEM BELANJAWAN MALAYSIA BIL TEMPOH SISTEM BELANJAWAN 1 1957 – 1968 Tradisional 2 1969 – 1990 Sistem Belanjawan Program & Prestasi (SBPP) 3 1991 – 2012 Sistem Belanjawan Ubah Suai (MBS) 4 2013 - kini Outcome-Based Budgeting (OBB)

Indikator: Pelaporan 6 BIL. KRITERIA 1. Laporan Pengecualian disediakan dan dikemukakan ke Perbendaharaan bagi perbelanjaan yang melebihi tahap varian bagi tahun sebelumnya dalam tempoh 2 bulan dari tarikh tamat sesuatu tahun kewangan. 2. Laporan mengenai keperluan aliran wang tunai bulanan yang disahkan Pegawai Pengawal dikemukakan ke Perbendaharaan setiap suku tahun.

Indikator: Analisis Bajet – Perbelanjaan Mengurus 7 BIL. KRITERIA 1. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan. 2. Perbelanjaan mempunyai peruntukan. 3. Peruntukan diterima dibelanjakan. 4. Peruntukan tambahan/khas/luar jangka/viremen dibelanjakan. 5. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan keseluruhan.

Indikator: Analisis Bajet – Perbelanjaan Pembangunan 8 BIL. KRITERIA 1. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan. 2. Perbelanjaan mempunyai peruntukan. 3. Peruntukan dibelanjakan lebih daripada 50%. 4. Peruntukan tambahan/khas/luar jangka/viremen dibelanjakan. 5. Peruntukan diterima dibelanjakan. 6. Perbelanjaan sebenar RMK semasa hingga tahun

Indikator: Analisis Bajet – Perbelanjaan Pembangunan 9 BIL. KRITERIA 7. Perbelanjaan RMK semasa tidak melebihi harga projek. 8. Perbelanjaan RMK semasa tidak melebihi anggaran RMK semasa. 9. Anggaran tahun kewangan yang diaudit tidak melebihi anggaran harga projek. 10. Anggaran tahun kewangan yang diaudit tidak melebihi anggaran RMK semasa.

ANALISIS TEGURAN AUDIT – PERBELANJAAN MENGURUS 2 PERKARA TAHUN 2005 2006 2007 2008 2009 2010 TIDAK MENGIKUT PERATURAN Perbelanjaan Tanpa Peruntukan √ √ √ √ √ X Perbelanjaan Melebihi Peruntukan √ √ √ √ √ √ KELEMAHAN DARI SEGI PERANCANGAN DAN PEMANTAUAN Peruntukan Diterima Tidak Belanjakan Langsung X X X X X √ Tambahan Peruntukan Tidak Dibelanjakan √ √ √ √ √ √

LAPORAN KAN 2009 – PERBELANJAAN TANPA PERUNTUKAN 9 kes perbelanjaan tanpa peruntukan berlaku di 7 Kementerian/Jabatan yang melibatkan perbelanjaan selain daripada emolumen berjumlah RM1.04 juta.

LAPORAN KAN 2009 – PERBELANJAAN MELEBIHI PERUNTUKAN 109 kes perbelanjaan melebihi peruntukan berjumlah RM527.43 juta berlaku di 24 Kementerian/Jabatan bagi bayaran bekalan, perolehan aset serta pemberian dan kenaan bayaran tetap.

LAPORAN KAN 2009 – TAMBAHAN PERUNTUKAN TIDAK DIBELANJAKAN 21 Kementerian/Jabatan telah memohon pendahuluan daripada Kumpulan Wang Luar Jangka, peruntukan tambahan dan viremen berjumlah RM62.20 juta untuk menampung perbelanjaan tetapi tidak dibelanjakan langsung.

LAPORAN KAN 2009 – PERBELANJAAN SEBENAR MELEBIHI PERUNTUKAN KESELURUHAN 11 Kementerian/Jabatan telah berbelanja RM3.61 billion melebihi peruntukan keseluruhan. Jumlah RM3.61 billion telah diluluskan peruntukan tambahan melalui Waran Am Bilangan 3 Tahun 2009.

LAPORAN KAN 2010 – PERBELANJAAN MELEBIHI PERUNTUKAN 75 kes perbelanjaan melebihi peruntukan berjumlah RM306.01 juta berlaku di 14 Kementerian/Jabatan bagi bayaran bekalan, perolehan aset serta pemberian dan kenaan bayaran tetap.

LAPORAN KAN 2010 –PERUNTUKAN TIDAK DIBELANJAKAN LANGSUNG 17 kes peruntukan yang diluluskan bagi 8 Kementerian/Jabatan berjumlah RM9.88 juta tidak dibelanjakan langsung.

LAPORAN KAN 2010 – TAMBAHAN PERUNTUKAN TIDAK DIBELANJAKAN  21 Kementerian/Jabatan telah memohon pendahuluan daripada Kumpulan Wang Luar Jangka, peruntukan tambahan dan viremen berjumlah RM45.07 juta untuk menampung perbelanjaan tetapi tidak dibelanjakan langsung.  Malahan peruntukan asal masih berbaki RM24.95 juta.

LAPORAN KAN 2010 – PERBELANJAAN SEBENAR MELEBIHI PERUNTUKAN KESELURUHAN 9 Kementerian/Jabatan telah berbelanja RM3.73 billion melebihi peruntukan keseluruhan.

MAKLUMBALAS KEMENTERIAN/JABATAN BAGI LKAN 2010  Telah mengamalkan dasar penjimatan dan berbelanja secara berhemat serta memantau prestasi perbelanjaan dengan lebih terperinci dan teliti.  Perbelanjaan melebihi peruntukan tidak dapat dielakkan disebabkan oleh pertambahan aktiviti dan bayaran sumbangan tidak dijangka.  MOF telah memberi kelulusan bagi perbelanjaan melebihi peruntukan tersebut.  Peruntukan yang tidak dibelanjakan disebabkan salah caj perbelanjaan dibawah aktiviti lain, penganjuran program dibatalkan.

CONTOH TEGURAN AUDIT – PENYEDIAAN BAJET 2  Kelemahan semasa perancangan bajet dalam mengenal pasti keperluan kewangan menyebabkan terjadinya kes-kes perbelanjaan tanpa peruntukan berlaku.

CONTOH TEGURAN AUDIT – PENGAGIHAN PERUNTUKAN 4  Agihan peruntukan kepada Agensi Kerajaan dibuat sekaligus tanpa mengambil kira kemajuan sebenar projek di Agensi Kerajaan Berkenaan. Keadaan ini menyebabkan dana yang disalurkan tidak dapat dibelanjakan sepenuhnya pada akhir tahun.

CONTOH TEGURAN AUDIT – PENGAGIHAN PERUNTUKAN 5  Agihan peruntukan lewat dikeluarkan kepada pelaksana program/aktiviti. Keadaan ini menyebabkan proses menawarkan tender lewat dimulakan dan seterusnya membawa kepada kelewatan pelaksanaan projek. Kelewatan ini juga menyebabkan peruntukan tidak dapat dimanfaatkan sepenuhnya sehingga akhir tahun.

CONTOH TEGURAN AUDIT – KELULUSAN PINDAH/TAMBAH PERUNTUKAN 6  Terdapat beberapa Kementerian/Jabatan yang menerima pindah peruntukan namun tidak membelanjakannya langsung.  Beberapa Kementerian/Jabatan yang telah diluluskan peruntukan tambahan tidak membelanjakan langsung peruntukan tambahan ini. Antara sebabnya ialah projek ditangguhkan, kesilapan pelarasan dan maklumat perakaunan yang tidak tepat.

CONTOH TEGURAN AUDIT – PEMANTAUAN PRESTASI PERBELANJAAN 7  Kegagalan memantau pelaksanaan projek secara berjadual mengakibatkan perbelanjaan beberapa projek yang dilaksanakan oleh beberapa Kementerian/Jabatan Persekutuan telah melebihi anggaran kos projek.  Peruntukan bagi beberapa projek yang dilaksanakan oleh beberapa Kementerian/Jabatan Persekutuan dibelanjakan kurang daripada 50%.  Projek lewat dimulakan, lewat disiapkan, terbengkalai dan tertangguh.

CONTOH TEGURAN AUDIT – PELAPORAN 8  Laporan Pengecualian tidak disediakan.  Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan PTJ tidak dikemukakan kepada Pegawai Pengawal mengikut tempoh yang ditetapkan.

SISTEM BELANJAWAN YANG DIGUNA Sebelum merdeka hingga 1968 – Sistem Belanjawan Tradisional Line Item Budgeting Bottom-up Zero Based Budgeting 1968 – 1990: Sistem Belanjawan Program & Prestasi (SBPP) – PP 5/68 Program / Aktiviti Prestasi Perbelanjaan 1990 hingga 2012 - Sistem Belanjawan Diubahsuai MBS Menitikberatkan hubungan Input-Output-Impak 2013 hingga kini – Outcome-based Budgeting OCB

KOMPONEN BELANJAWAN NEGARA KUMPULAN WANG DISATUKAN 4 KATEGORI HASIL HASIL CUKAI HASIL BUKAN CUKAI TERIMAAN BUKAN HASIL TERIMAAN HASIL WIL PERSEKUTUAN PINJAMAN DALAM/ LUAR NEGERI KUMPULAN WANG DISATUKAN PERBELANJAAN NEGARA BELANJA MENGURUS BELANJA PEMBANGUNAN 19 BELANJA TANGGUNGAN Peruntukan DiRaja Pencen, Gratuities dan Pampasan Perkhidmatan Hutang Arahan Mahkamah BELANJA BEKALAN Emolumen Perkhidmatan dan Bekalan Aset Geran dan Kenaan Tetap

KOMPONEN PERBELANJAAN Belanja Mengurus: Belanja Tanggungan (T) ialah perbelanjaan yang dipertanggungkan terus kepada kumpulan wang yang disatukan (Perkara 98, Perlembagaan Persekutuan) Peruntukan DiRaja (T1) Ketua Audit Negara (T6) Belanja Bekalan (B) ialah semua jenis perbelanjaan yang dilakukan untuk membiayai aktiviti harian Kementerian/ Jabatan B07 Jabatan Perdana Menteri B26 Kementerian Pendidikan B42 Kementerian Kesihatan

PERBELANJAAN TANGGUNGAN Perbelanjaan yang dipertanggungkan terus kepada Kumpulan Wang Disatukan tanpa perlu mendapat kelulusan Parlimen selaras dengan Perkara 98 Perlembagaan Persekutuan Contoh: Gaji/Elaun Diraja, Khidmat Hutang Kerajaan, Pencen, Gaji Hakim-hakim, Gaji Ketua Audit Negara, perbelanjaan Suruhanjaya dan Pemberian Kepada Negeri- Negeri.

RASIONAL KEPERLUAN BELANJAWAN ia merupakan pengagihan “sumber hasil negara yang terhad bagi memenuhi keperluan dan kehendak rakyat yang tidak terhad…” mengoptimumkan faedah kepada rakyat dan negara daripada penggunaan sumber yang terhad.” Memberi arah kepada tindakan Kerajaan Menentukan keutamaan Kerajaan Menguatkuasakan undang-undang & melaksanakan manifesto mempengaruhi kegiatan ekonomi negara mengagihkan kekayaan bagi menjamin keadilan sosial masyarakat.

ASAS PERUNDANGAN Asas perundangan yang menjadi rujukan adalah Perkara 99-Perlembagaan Persekutuan seperti berikut ;- “Yang di Pertuan Agong hendaklah bagi tiap- tiap tahun kewangan, mengarah dibentangkan dalam Dewan Rakyat suatu anggaran pendapatan dan perbelanjaan bagi Persekutuan untuk tahun itu, penyata itu hendaklah dibentangkan sedemikian sebelum permulaan tahun itu.”

PERANAN BELANJAWAN Belanjawan sebagai alat dasar fiskal Fungsi peruntukan Fungsi agihan Fungsi penstabilan Belanjawan sebagai alat pengurusan Alat mengurus sumber kewangan Dokumen kawalan belanjawan & kewangan Alat pengukuran prestasi

KOMPONEN BELANJAWAN Komponen Belanjawan terdiri daripada Kumpulan Wang Disatukan yang terdiri daripada :- Komponen Hasil Komponen Pinjaman Komponen Perbelanjaan

KOMPONEN HASIL Hasil Negara adalah meliputi semua jenis pendapatan yang diterima oleh kerajaan dalam bentuk cukai, yuran dan lesen Peringkat Hasil Negara: Hasil Kerajaan Persekutuan Hasil Kerajaan Negeri Hasil Kerajaan Tempatan

KATEGORI HASIL Hasil Cukai Hasil Bukan Cukai Terimaan Bukan Hasil Hasil daripada Wilayah-wilayah Persekutuan

KATEGORI HASIL Hasil cukai ialah hasil yang dikutip berasaskan perundangan yang diluluskan oleh Parlimen Kategori hasil cukai: Cukai langsung 61100 cukai pendapatan individu, syarikat, petroleum, koperasi 61900 cukai sewa filem, cukai pemindahan syer, duti harta pesaka, duti setem, duti atas keuntungan harta Cukai tidak langsung 62000 duti kastam, duti eksais, cukai jualan

KATEGORI HASIL Hasil bukan cukai ialah hasil yang dikutip dari perkhidmatan yang disediakan oleh kerajaan 71000 Lesen, bayaran pendaftaran dan permit 73000 Perolehan dari jualan barang-barang 74000 Sewaan (sewa pelbagai tanah, bangunan dll 76000 Denda dan Hukuman

KATEGORI HASIL Terimaan bukan hasil ialah terimaan yang bukan berasaskan akta atau undang-undang: Pulangan balik perbelanjaan Terimaan untuk perkhidmatan Bayaran balik Jualan barang

KOMPONEN PERBELANJAAN Perbelanjaan Kerajaan terdiri daripada :- Perbelanjaan Mengurus (perbelanjaan bagi aktiviti yang berulangan dan berterusan – belanja penggunaan) Perbelanjaan Tanggungan (T) Perbelanjaan Bekalan (B) Perbelanjaan Pembangunan (perbelanjaan modal (capital outlay) dan perbelanjaan tidak berulang dan bukan perbelanjaan penggunaan) P44 – Kementerian Penerangan: Butiran Projek: 01100 Studio baru dan stesyen pemancar Alor Star, Kedah

JENIS-JENIS BAJET / BELANJAWAN Bajet Berimbang (Balanced) Apabila Hasil adalah seimbang dengan Perbelanjaan. Bajet Lebihan (Surplus) Apabila Jumlah Hasil adalah melebihi Perbelanjaan Bajet Kurangan (Defisit) Apabila Perbelanjaan adalah melebihi dari Jumlah hasil Negara.

3 JENIS BELANJAWAN KERAJAAN Anggaran belanjawan yang disediakan Anggaran Belanjawan Mengurus (operasi) Anggaran Belanjawan Pembangunan Anggaran Belanjawan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah Jangka pendek – 2 tahun (belanja mengurus, perbelanjaan pembangunan) Jangka panjang – 5 tahun

3 KATEGORI BELANJAWAN MENGURUS Dasar Sedia Ada Dasar Baru One-off

BELANJAWAN – ALAT MENGURUS SUMBER KEWANGAN Proses belanjawan yang rapi mengandungi - Objektif Program Aktiviti Projek yang dipilih Spesifikasi output Impak Penilaian program Alat Pengukuran Prestasi Samada perbelanjaan dibelanjakan mengikut perancangan Melihat objektif tercapai atau tidak

PENYEDIAAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN POLISI Institusi perlu menyediakan belanjawan tahunan bagi merancang keperluan serta mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan. Satu sistem pengurusan belanjawan perlu diwujudkan bagi tujuan penyediaan, pengurusan dan pemantauan.

PENYEDIAAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN PERATURAN Anggaran belanjawan hendaklah dikemukakan oleh setiap PTJ/Jabatan untuk dipertimbangkan oleh pihak yang memantau. Tiada perbelanjaan boleh dilakukan kecuali ia telah termasuk di dalam mana-mana belanjawan atau tambahan yang telah diluluskan.

SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI Ciri-ciri Belanjawan DiUbahsuai Batas Perbelanjaan Perjanjian Program dan laporan penilaian Satu pusingan penilaian program Satu kawalan menyeluruh terhadap kawalan peruntukan.

SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI Batas Perbelanjaan Satu jumlah peruntukan yang telah ditetapkan di peringkat permulaan proses belanjawan tahunan bagi sesuatu agensi untuk membiayai dasar sedia ada bagi tahun berkenaan. Dasar Sedia Ada Program-program yang telah diluluskan dalam bentuk perundangan, kelulusan kabinet, Menteri atau Perbendahraan atau lain-lain Pihak Berkuasa yang setaraf.

SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI Peruntukan Dasar Baru Perbelanjaan untuk aktiviti baru termasuk tambahan, sambungan atau perluasan kepada dasar sedia ada seperti (dalam universiti – penawaran program baru dan penubuhan PTJ baru). Program/aktiviti baru yang memerlukan perbelanjaan berulang.

SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI Peruntukan One-Off Suatu perbelanjaan yang tidak berulang seperti mengecat bangunan, kerja-kerja menaiktaraf dan penyelenggaraan, penggantian aset usang dan pembelian aset baru bagi program dan aktiviti sedia ada. Tiada kesinambungan peruntukan dari tahun pertama ke tahun berikutnya. Hendaklah dipastikan peruntukan one-off yang telah diluluskan bagi tahun-tahun lepas tidak diulang dalam tahun belanjawan semasa.

SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI Threshold Satu nilai yang ditetapkan oleh Perbendaharaan bagi sesuatu agensi yang mana nilai ini digunakan sebagai ukuran untuk menentukan jumlah peruntukan tambahan yang wajar dilakukan oleh Perbendaharaan di dalam menimbangkan sesuatu cadangan Dasar Baru / One-Off.

SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI Perjanjian Program Satu persetujuan antara agensi dengan Perbendaharaan mengenai input yang akan digunakan, output yang akan dihasilkan dan impak yang akan dicapai untuk setiap aktiviti yang dirancang.

OUTCOME-BASED BUDGETING Menggunakan pendekatan berdasarkan outcome, bukannya output Outcome: 24 RMK 10 24 KRA (NKRA & NKEA) 30 program nasional Outcome diukur mengguna KPI

DEFINITION FOR SCHOOL BUDGETING A plan for the allocation and expenditure of resources to achieve the objectives of the school (Knight, 1993, p.128) The focus is on planning and the need to relate expenditure to the achievement of objectives.

FUNCTIONS OF SCHOOL BUDGETING Planning Forecasting Matching income and expenditure Establishing priorities Comparing activities through financial denominators Implementing plans Coordinating activities of the school Allocating resources Authorizing expenditure and actvities

FUNCTIONS OF SCHOOL BUDGETING Communicating objectives and priorities to personnel Motivating personnel by delegating responsibilities Controlling and monitoring expenditure Strengthening accountability Obtaining value for money, economy Matching outcomes against inputs Assessing cost effectiveness

THREE SETS OF BUDGET DOCUMENTS According to Knight, 3 sets of documents are needed: Preliminary analysis – discursive, narrative, speculative and presenting alternatives The budget statement, for both construction and control phases, quantitative and systematized The evaluation process, largely qualitative, linked to objectives, criteria and indicators

4 FASA DALAM PROSES PENYEDIAAN BELANJAWAN SEKOLAH (Brian Knight, 1993) Preliminary analysis (strategic, before financial year. Purpose, strategies) Budget construction (operational, before financial year. Format, construction of draft budget, approval of final budget) Control and monitoring of expenditure (operational, during financial year) Evaluation (strategic, after financial year)

FASA 1:PRELIMINARY ANALYSIS Bermula dengan : Objektif semasa sekolah Unjuran untuk tahun depan seperti jumlah peruntukan, bilangan pelajar, komitmen projek Mengenal pasti alternatif yang ada serta keutamaan sekolah Proses pembuatan keputusan

CONTOH A school identifies, as a major objective, improvement of the writing and reading of the weakest 20 percent of its students. Teacher for extra class support Special funds for books Additional funding for library Funds for extra computers In-service training to teachers on more effective learning for such students

FASA 2: BUDGET CONSTRUCTION Kenal pasti strategi bajet yang akan diguna Memilih format bajet untuk pembentangan maklumat

PROSES PENYEDIAAN BELANJAWAN BUDGET STRATEGIES (Knight, 1993) Incremental – adjusting the previous year’s budget with increments for any changes in volume. It is difficult to justify. Pragmatic approach – base the new budget upon the old one and make improvement to the previous budget. Base budget – use the school plan as the starting point (UK experience).

PROSES PENYEDIAAN BELANJAWAN BUDGET STRATEGIES (Knight, 1993) Zero budgeting – requires each activity to justify its claims for funds. Useful for questioning the status quo, reducing expenditures for which priorities have fallen and making space for new needs. Planning Programming Budgeting System – relate budget to measurement of achievement.

THE BEST STRATEGY? Needs to adopt a system that fits own needs and meets criteria – Respond to needs of different subject areas Take account of priorities Promote achievement of the school’s objectives Encourage innovation Facilitate long-term planning React rapidly to environmental change Facilitate evaluation of sub-units Take account of patterns of power and influence Ability to spend wisely Avoid incurring substantial time or other costs Be easily understood and widely accepted

FASA 3: CONTROL AND MONITORING OF EXPENDITURE Monitoring compares the actual expenditure against estimated. Control safeguards funds and ensures money are spent as authorized. Normally variances occur – three stages of variances: 1. verification – are the figures correct? 2. interpretation – what does the variance mean? 3. corrective action – adjustments needed

FASA 4: BUDGETARY MONITORING AND EVALUATION Evaluation of the budget – 3 aspects: financial efficiency – compare the out-turn budget with the start-of-year budget. resource efficiency – looking at what the money was spent on. effectiveness – assessing whether the expenditure has achieved the outcomes hoped for. Functional budget evaluation vs strategic budget evaluation

NILAI THRESHOLD AGENSI YANG TETAPKAN IALAH RM300,000 PERUNTUKAN YANG DIPOHON BAGI DASAR BARU ATAU “ONE-OFF” IALAH RM600,000 PERUNTUKAN TAMBAHAN YANG WAJAR DILULUSKAN IALAH: RM600,000 – RM300,000 = RM300,000

PERJANJIAN PROGRAM Suatu persetujuan antara agensi dengan Perbendaharaan mengenai input yang akan digunakan, output yang akan dihasilkan dan impak yang akan dicapai untuk setiap aktiviti yang dirancang.

PERJANJIAN PROGRAM 1. Maksud Bekalan 2. Agensi 3. Program 4. Aktiviti 5. Kod 6. Punca Kuasa 7. Objektif 8. Analisis Keperluan Dasar 9. Pelanggan 10. Fungsi 11. Sumber-sumber 12. Spesifikasi Output 13. Petunjuk Impak 14. Rancangan Penilaian

TAHAP VARIANS YANG DIIKTIRAF Satu tahap yang dipersetujui untuk sesuatu petunjuk prestasi yang mana sesebuah agensi tidak perlu mengemukakan laporan pengecualian.

LAPORAN PENGECUALIAN Laporan bagi tujuan memberi penjelasan terhadap petunjuk prestasi yang tidak menepati tahap varian yang dipersetujui dalam Perjanjian Program.

RANCANGAN PENILAIAN PROGRAM Penilaian secara mendalam atas sesuatu aktiviti dan penilaian ini dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh lima tahun.

PROSES PENYEDIAAN BELANJAWAN TAHUNAN Perancangan Strategik Di Agensi Oleh Pengurusan Atasan NOVEMBER Menentukan Batas Perbelanjaan Perbendaharaan Menentukan Batas Perbelanjaan Agensi Menyedia & Mengemukakan Cadangan ABM JANUARI Garis Panduan Penyediaan ABM Dikeluarkan MAC Menerima Cadangan ABM (Program Sedia Ada dan Dasar Baru) APRIL Pemeriksaan Awal

MEI - JULAI Pemeriksaan Belanjawan & Rundingan Perjanjian Program OGOS Penyatuan Belanjawan dan Kelulusan Oleh Menteri Kewangan & Jemaah Menteri OKTOBER - DISEMBER Parlimen membahaskan dan Meluluskan Belanjawan Tahun Baru SEPTEMBER Belanjawan Dibentangkan di Parlimen NOVEMBER Penerimaan Perjanjian Program Agensi Melaksanakan Belanjawan AKHIR DISEMBER Waran Am dikeluarkan

OUTCOME BASED BUDGETING NATIONAL TERAS STRATEGIK KRA RMKe-10 OUTCOME RMKe-10 PROGRAM NASIONAL KEMENTERIAN KRA Kementerian Program Outcome 1 Outcome 2 Outcome 3 Outcome 4 Program 1 Program 2 Program 3 Program 4 Aktiviti 1 Aktiviti 2 Aktiviti 3 Aktiviti 4 Sub Aktiviti

PERBANDINGAN OCB DENGAN MBS Bajet Berasaskan Outcome (OBB) Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS) i. Mengambil kira elemen-elemen OE dan DE di bawah satu program Kementerian dan dapat memberi gambaran menyeluruh Kementerian ii. Program-program adalah bersifat intervensi iii. Hubungkait di antara program Kementerian dan program nasional adalah jelas iv. Menerapkan perspektif jangka panjang dengan mewujudkan hubungan formal antara program peringkat Kementerian dan keutamaan nasional i. Hanya mengambil kira elemen OE Kementerian dan tidak melibatkan projekprojek pembangunan ii. Program-program adalah bersifat institusi iii. Hubungan di antara program nasional dengan program Kementerian adalah tidak jelas

PROSES BELANJAWAN Peringkat pertama ialah Dasar Sedia Ada,Batas Perbelanjaan diberikan kepada agensi dan Perjanjian Program di sediakan Peringkat Kedua ialah peringkat Dasar Baru dan One-Off serta Pengubahsuaian Dasar

DASAR SEDIA ADA DASAR BAHARU ONE-OFF AKTIVITI YANG DIJALANKAN PADA TAHUN SEMASA (KECUALI ONE –OFF) YANG MENDAPAT KELULUSAN PERBENDAHARAAN ATAU LAIN-LAIN PIHAK BERKUASA SEPERTI JEMAAH MENTERI AKTIVITI BARU TERMASUK TAMBAHAN, SAMBUNGAN ATAU PELUASAN KEPADA DASAR YANG SEDIA ADA SESUATU PERBELANJAAN TIDAK BERULANG, SEPERTI PERBELANJAAN BERKAITAN DENGAN PEMBELIAN PERABOT, PERPINDAHAN PEJABAT, PENGUBAHSUAIAN PEJABAT, PILIHANRAYA UMUM BATAS PERBELANJAAN DIGUNAKAN UNTUK MEMBIAYAI DASAR SEDIA ADA CONTOH DASAR BARU Perluasan fungsi Perluasan jenis perkhidmatan Pertambahan beban kerja Pertambahan kos, seperti kenaikan kadar sewa ruang pejabat Pertambahan cawangan PERANAN PEGAWAI PENGAWAL MENGAGEHKAN BATAS MENGIKUT KEUTAMAAN PERBELANJAAN TERIKAT (LOCKED-IN) SEPERTI EMOLUMEN,SEWAAN,UTILITI DAN PENYELENGGARAAN PERLU DISEDIAKAN PERUNTUKAN MENCUKUPI

Peruntukan bagi Dasar Baru/one-offperlu ambil kira threshold Dasar Baru yang dilaksanakan akan menjadi dasar sedia ada pada tahun berikutnya dan peruntukannya akan menjadi sebahagian dari batas perbelanjaan Peruntukan bagi one-offperlu dikeluarkan dari cadangan batas perbelanjaan tahun berikutnya Setiap Dasar Baru dan One-Offyang diluluskan hanya akan diberi peruntukan tambahan setakat melebihi Threshold Dasar Baru dan One-Offtidak boleh diagregatkan untuk mencapai paras Threshold

THRESHOLD SESUATU NILAI YANG DITETAPKAN OLEH PERBENDAHARAAN BAGI SESUATU AGENSI DAN NILAI INI DIGUNAKAN SEBAGAI UKURAN UNTUK MENENTUKAN JUMLAH PERUNTUKAN TAMBAHAN YANG WAJAR DILULUSKAN BAGI SESUATU CADANGAN DASAR BARU/ONE OFF