What is ERP ?

مفاهيم و ملاحظات پياده سازي ERP . مفاهيم و ملاحظات پياده سازي ERP Enterprise Rrsource planning برنامه ریزی منابع سازمان

ERP وندورهای

برای استفاده بهینه از منابع باید برنامه ریزی صورت پذیرد.

تعریف سیستم های ERP Enterprise Resource Planning (ERP) Systems integrate (or attempt to integrate) all data and processes of an organization into a unified system. یکپارچه سازی تمام داده ها و فرآیندهای سازمان در یک سیستم کلید اصلی یکپارچه سازی است. Integration is the key!

تعریف 2: ERP یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته با سرعت/ دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا به طور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات را مدیریت کند.

واحدهای مختلف سازمان: Materials managementمدیریت مواد Production تولید Finance & Accounting حسابداری و مالی Controlling کنترل R&D Salesفروش Marketing بازاریابی HR منابع انسانی

تعامل بخش های مختلف سازمان با یکدیگر

چراERP ؟ کمک می کند تا شرکت ها رقابت پذیر باقی بمانند. کمک می کند تا شرکت ها انعطاف پذیر باشند. به شناسایی نیازهای مشتریان توسط شرکتها کمک می کند. برخی از نیازهای پیش فرض را در نظر می گیرد: مدیریت متعهد سازگاری سازمان با نیازهای ERP استفاده از تکنولوژی مدرن IT

تاريخچه ERP MRP (Material Requirement Planning) 70دهه MRPII (Manufacturing Resource Planning( 80دهه ERP (Enterprise Resource Planning) 90دهه ERPII در حال حاضر

MRP (Material Requirement Planning) دريافت طرح توليد دريافت موجودي بالفعل (انبار) دريافت موجودي بالقوه (سفارشات در راه) برنامه ريزي تامين توصيه خريد در زمانهاي لازم توصيه ساخت در زمانهاي لازم اعلام كمبودها (نيازها) ميزان اقلام ساختني و زمانهاي مربوط ميزان اقلام خريدني و زمانهاي مربوط

MRPII (Manufacturing Resource Planning) برنامه ريزي و كنترل منابع موثر در فرايندساخت مواد (اوليه ،نيم ساخته ،نهائي) تجهيزات و ماشين آلات نيروي انساني بازتاب مالي فعاليتها

MRPII (Manufacturing Resource Planning) اين سيستم ها مجموع عوامل موثر در توليد شامل مواد و قطعات ، ماشين آلات و نيروي انساني را تحت پوشش قرار داده و ابعاد مالي فعاليتهاي فوق را ثبت مي نمايد. مجموعه سيستم هاي بهم پيوسته اي كه امكان برنامه ريزي و اجراي عمليات در سازمانهاي توليدي را فراهم ميسازد.

ERP II امروزه هم سیستم های جدید با عنوان II ERP درحال توسعه هستند که اساس آن ها وب است و تمرکز بسیار زیادی بر حمایت از بخش مدیریت زنجیره تامین دارند و عملاً در تعریف امروز ERP آن را کاملاً مرتبط و جدایی ناپذیر از مدیریت زنجیره تامین تعریف می کنند.

زمينه هاي پيدايش ERP رشد قابل توجه تغييرات محيطي موثر بر سازمانها الزامات مربوط به بازنگري ديدگاهها وفرايندهاي كسب وكار تنگناهاي محصولات نرم افزاري مبتني بر مفاهيم MRPII رشد امكانات فن آوري اطلاعات و ارتباطات (ICT)

رشد قابل توجه تغييرات محيطي موثر بر سازمانها تشديد رقابت ناشي از رابطه عرضه و تقاضا لزوم حركت از نياز مشتري (مشتري مداري) انتظارات محيط جهت تسريع در تصميم گيري و اجرا تغييرات ناشي از پيشرفتهاي تكنولوژي اطلاعات و ارتباطات

الزامات مربوط به بازنگري ديدگاهها و فرايندهاي كسب و كار تحول كيفي در خط مشي سازماني از شيوه محصول مداري به مشتري مداري و سپس رابطه مداري تحول تقسيم كار في مابين سازمانهاي مختلف تغيير بنيادي از ديدگاه كاركردي به فرايندي

قبل و بعد از ERP

مزاياي ERP پوشش كليه فعاليتهاي سازمان ارائه خدمات مناسب به مشتريان تعريف و تصحيح فرايندهاي گردش كار جریان سریع و مطمئن تر اطلاعات دستیابی آسان به اطلاعات و داده ها ايجاد شفافيت اطلاعاتي ارتقا‌ء بهره وري برخورداري از امكانات مناسب جهت تصميم گيري استفاده از تكنولوژي روز کاهش زمان پاسخگویی به نیازها تمرکز در تصمیم گیری استاندارد سازی

معایب ERP آموزش سفارشی بودن به روز رسانی ممکن است پیچیده باشد هزینه بالا و راه حل های نامناسب به هر حال ، این معایب انقدر اهمیت ندارد که منجر شود از سیستمERP استفاده نگردد.

مثلث ادغام ERP

پياده سازي ERP توجه : در اكثر مراحل نقش متخصصين مالي در شناسايي نيازها و كنترل تامين آنها بسيار محسوس مي باشد . پياده سازي ERP الزاماً بايستي مرحله اي باشد زمان مطلوب بين 1 تا 3 سال است مراحل پياده سازي : برنامه ريزي پروژه تجزيه و تحليل عمليات و اطلاعات سازمان BPR نصب ERP آموزش تيم پروژه تعريف برقراري ارتباط نيازهاي سازمان با قابليتهاي ERP پيكر بندي اجزاي متشكله ( مدولها ) واسط هاي سيستم تبديل و انتقال اطلاعات از محيط قديم به جديد مستند سازي آموزش كاربران نهايي تست پذيرش و انطباق ( Acceptance‌) عمليات پس از پياده سازي و وارسي مجدد

هزينه هاي پنهان شامل هزينه هاي: آموزش تست و پياده سازي اعمال اصلاحات پياده سازي مستمر طولاني بودن دوره برگشت سرمايه گذاري نسبت به زمان مورد انتظار هزينه هاي ناشي از كاهش كارائي نيروي انساني در اوايل راه اندازي شامل هزينه هاي: آموزش تست و پياده سازي انتقال اطلاعات تاريخچه اي تحليل اطلاعات(تركيب اطلاعات ERP و ساير سيستم ها) مشاوره هاي مجدد و آموزش دوباره ناشي از جابجايي نيروي انساني در طول پياده سازي

ملاحظات پياده سازي ERP در برخي پروژه ها - مديريت - ضعف تعهدات و پشتيباني - برنامه ريزي ضعيف - عدم انعطاف پذيري كافي - انتظارات ناهمگون و نيازهاي مبهم - كاربران - انتظارات غير واقع بينانه - ضعف در آموزش - ضعف تست سيستم ها - سازندگان ERP - ضعف تجربه - فروش بسته هاي نرم افزاري ناكارآمد - عدم اشراف نسبت به كليت نيازها در مرحله جمع آوري اطلاعات - اجازه ميدهند پروژه پاورچين پاورچين پيش برود . - در ارائه آموزش كافي به اندازه لازم تلاش نمي كنند . - در ارتباط با توجيه مديريت در خصوص ضرورت آموزش موفق عمل نمي كنند .

معيار هاي كلي انتخاب ERP ميزان پوشش دهي وظايف كاركردي اصلي سازمان ( Main Functions ) ميزان تامين يكپارچگي كاركردها ، فرآيندها و جريان اطلاعاتي سازمان ( Integrity Level ) درجه به روز بودن و انطباق با آخرين روندهاي فن آوري اطلاعات(IT Trend) قابليت شركت پياده كننده و پشتيباني دهنده سيستم هاي متشكلهERP Vendor Capacity) ( ظرفيت هزينه كردن كارفرما ( Funds Capacity ) ميزان سرمايه گذاري بهينه با توجه به شرايط و محدوديتهاي سازمان

خلاصه: ERP کمک می کند تا فرآیندهای شرکت به صورت خودکار انجام شوند و همچنین موجب می گردد تا عملکرد شرکت بهبود یابد. سیستم های ERP منجر به دسترسی آسان و سریع به اطلاعات واقعی سازمانی می شوند و همچنین تبادل اطلاعاتی درون سازمانی را تسریع می نمایند. استفاده از یک سیستم ERP شرکت را در سطح بالایی از رقابت پذیری نگه می دارد.

منابع Chan, Roy & Rosemann, Managing Knowledge in enterprise systems, 5th Pacific Asia Conference on Information Systems, Seoul, South Korea, 2001 Rosemann, Requirements engineering for enterprise systems, 7th American Conference on Information Systems, Boston, MA, USA, 2001 Smyth, Challenges to successful ERP use, 9th European Conference on Information Systems, Bled, Slovenia, 2001 Smyth, Threats to ERP success: a case study, 5th Pacific Asia Conference on Information Systems, Seoul, South Korea, 2001 http://www.SAP.com http://www.PoepleSoft.com http://www.JDEdwards.com http://www.Oracle.com http://www.Baan.com

منابع: Enterprise resource planning: strategies, Web 1998-Minhan,Journal Enterprise resource planning System : system, Life2002 Leary D.E cycles ERP implentation efforts at three firms Integration 2006-Bozarth,Lessons from the SISP and IT-enabled change Literature , International journal of operations. Financial impacts of enterprise resource planning 2004-Poston et al, implemantations کتاب برنامه ریزی منابع سازمان – مری سامر ، ترجمه دکتر شفاهی کتاب مدیریت سیستم های برنامه ریزی سازمان – دکتر جلالی