Bab 6: Pengurusan Kos Projek Copyright Course Technology 2001

Kepentingan Pengurusan Kos Projek Projek TM mempunyai rekod buruk dalam memenuhi matlamat kos Purata tambahan kos dari kajian CHAOS 1995 adalah 189% dr anggaran asal; meningkat kpd 45% dlm kajian 2001 Pada 1995, kerugian disebabkan projek TM yg dibatalkan bernilai lebih dr $81 billion (US) Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Apa Yg Silap? According to the San Francisco Chronicle front-page story, "Computer Bumbling Costs the State $1 Billion," the state of California had a series of expensive IT project failures in the late 1990s, costing taxpayers nearly $1 billion…ironic that the state which leads in creation of computers is the state most behind in using computer technology to improve state services. …The Internal Revenue Service (IRS) managed a series of project failures that cost taxpayers over $50 billion a year—roughly as much money as the annual net profit of the entire computer industry. Copyright Course Technology 2001

Apakah Kos dan Pengurusan Kos Projek? Kos – sumber yg dihabiskan utk mencapai objektif tertentu atau sesuatu yg terlibat dlm penukaran Kos biasanya diukur dalam unit wang seperti RM, peso, rupee Pengurusan kos projek melibatkan proses yg diperlukan untuk menentukan bahawa projek dihabiskan dlm belanjawan yg diluluskan Copyright Course Technology 2001

Proses Pengurusan Kos Projek Perancangan sumber: tentukan apa sumber dan kuantiti yg perlu digunakan Anggaran kos membangunkan anggaran kos dan sumber yg diperlukan utk menyiapkan projek Belanjawan kos: mengagihkan kos keseluruhan kepada butir kerja individu untuk tentukan baseline (utk mengukur prestasi) Kawalan kos: mengawal perubahan kepada belanjawan projek Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Kuiz Suppose you sell 10 widgets per day on average, and the average cost per widget is $10. If you sold 11 widgets on day, what would the affect on profits be? Suppose you were buying 10 PCs for your new business. What would some of the life cycle costs be? Give examples of “tangible” vs. “intangible” benefits of a new project Copyright Course Technology 2001

Prinsip Asas Pengurusan Kos Kebanyakan CEO dan lembaga tahu banyak mengenai kewangan berbanding TM, pengurus projek TM perlu bertutur bahasa yg sama Keuntungan = pendapatan – perbelanjaan Kos kitar hayat – anggar kos projek sepanjang hayatnya Analisa aliran tunai menentukan kos dan keuntungan tahunan utk projek Keuntungan dan kos boleh jadi tangible atau intangible, direct atau indirect Sunk cost sepatutnya tidak jadi kriteria dalam pemilihan projek Copyright Course Technology 2001

Jadual 6-1. Kos Kerosakan Perisian Penting utk membelanjakan byk wang pd peringkat awal dalam projek TM utk mengelakkan perbelanjaan yg lebih banyak kemudian. Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Perancangan Sumber Sifat projek dan organisasi akan mempengaruhi perancangan sumber Beberapa soalan: Adakah kerja tertentu yg sukar dilakukan dlm projek ? Adakah apa-apa yg unik dalam pernyataan skop projek yg akan mempengaruhi sumber? Apakah sejarah organisasi dalam melaksanakan tugas yg serupa? Sudahkah atau bolehkah organisasi mendapatkan pekerja, peralatan dan bahan untuk melaksanakan kerja? Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Anggaran Kos Output penting dari pengurusan kos projek ialah anggaran kos Ada beberapa jenis anggaran kos dan teknik untuk membuat anggaran Perancangan pengurusan kos juga perlu dibangunkan utk menerangkan bagaimana varians kos projek diuruskan Copyright Course Technology 2001

Jadual 6-2. Jenis Anggaran Kos Copyright Course Technology 2001

Alat dan Teknik Anggaran Kos 3 alat dan teknik asas anggaran kos : Atas-bawah: gunakan kos sebenar projek terdahulu yg sama sebagai asas anggaran baru Bawah-atas: anggarkan butir kerja individu dan jumlahkan utk dapatkan jumlah anggaran Parametrik: gunakan sifat-sifat projek dalam model matematik untuk menganggar kos Copyright Course Technology 2001

Constructive Cost Model (COCOMO) Barry Boehm membangunkan model COCOMO utk menganggar kos pembangunan perisian Parameter termasuk source lines of code atau function points COCOMO II ialah model berkomputer yg terdapat di web Boehm mencadangkan bhw hanya model parametrik yg bebas dari kekangan pembuatan keputusan manusia Copyright Course Technology 2001

Masalah dgn Anggaran Kos TM Menghasilkan anggaran untuk projek perisian besar adalah tugas kompleks yg memerlukan usaha. Anggaran dilakukan di berbagai tahap projek Byk org yg membuat anggaran kurang berpengalaman. Sediakan latihan dan mentoring Org kerap lebih berat underestimate. Ulas anggaran dan tanya soalan penting utk pastikan anggaran tidak berat sebelah. Pengurusan mahukan nombor utk bid, bukan angggaran sebenar. Pengurus projek mesti berbincang dgn penaja projek untuk hasilkan anggaran kos yg realistik. Copyright Course Technology 2001

Jadual 6-3. Gambaran Anggaran Kos Projek Business Systems Replacement Copyright Course Technology 2001

Jadual 6-4. Analisa Aliran Tunai Projek Business Systems Replacement Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Belanjawan Kos Belanjawan kos melibatkan pengagihan anggaran kos projek kepada butir kerja individu dan menyediakan baseline kos Cth, dlm projek Business Systems Replacement, terdpt anggaran jumlah kos sebyk 600,000 utk FY97 dan $1.2 million utk Information Services and Technology Jumlah ini diagihkan ke belanjawan yg sesuai spt dlm Jadual 6-5 Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Jadual 6-5. Anggaran Belanjawan dan Penerangan FY97 utk Projek Business Systems Replacement Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Kawalan Kos Kawalan kos projek termasuk Memantau prestasi kos Tentukan hanya perubahan projek yg tertentu shj yg dimasukkan ke dalam baseline kos yg dikemaskini Memberitahu pemegang saham projek tentang perubahan projek yg dibenarkan yg memberi kesan ke atas kos Pengurusan earned value - alat penting utk kawalan kos Copyright Course Technology 2001

Pengurusan Earned Value (EVM) EVM – teknik pengukuran prestasi projek yg menggabungkan data skop, masa dan kos. Diberikan baseline (rancangan asal + perubahan yg dibenarkan), anda boleh tentukan setakat mana projek mencapai matlamatnya. Anda mesti memasukkan maklumat sebenar secara berkala utk guna EVM. Rajah 6-1 menunjukkan contoh borang untuk mengumpul maklumat. Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 R 6-1. Cost Control Input Form for Business Systems Replacement Project Copyright Course Technology 2001

Istilah Earned Value Management Planned value (PV), bhgn jumlah anggaran kos yg dirancang utk digunakan pada aktiviti dlm masa tertentu Actual cost (AC), jumlah kos direct dan indirect yg digunakan dlm menyiapkan kerja dalam aktiviti tertentu dlm masa tertentu The earned value (EV), peratus kerja yg telah disiapkan darab nilai yg dirancangan Copyright Course Technology 2001

Jadual 6-6. Earned Value Calculations for One Activity After Week One Copyright Course Technology 2001

Jadual 6-7. Formula Earned Value Utk menganggar kos menyiapkan projek atau berapa lama utk disiapkan berasaskan prestasi semasa, bahagikan kos atau anggaran masa dgn indeks tertentu Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Petua untuk nombor EVA Nombor negatif utk varians kos dan skedul menunjukkan masalah dlm bhgn itu. Projek memakan lebih kos atau mengambil masa lebih lama dr yg dirancangkan. CPI and SPI < 100% menunjukkan masalah Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 R 6-2. Earned Value Calculations for a One-Year Project After Five Months Excel file Copyright Course Technology 2001

Rajah 6-3. Carta Earned Value Chart utk Projek selepas 5 bulan Excel file Copyright Course Technology 2001

Menggunakan Perisian utk Membantu dalam Pengurusan Kos Hamparan adalah alat yg biasa digunakan untuk merancang sumber, menganggar kos, taksiran kos dan kawalan kos. Byk sykt menggunakan perisian aplikasi kewangan yg lebih canggih dan terpusat untuk maklumat kos. Perisian pengurusan projek mempunyai byk ciri-ciri tentang kos. Copyright Course Technology 2001