Trening za sekundarnu nabavu za korisnike bespovratnih sredstava EU u okviru Trećeg poziva na dostavu projektnih prijedloga IPA Program prekogranične suradnje Hrvatska - Crna Gora 2007-2013 Dubrovnik, 13. siječnja 2016. 1

Dnevni red DNEVNI RED VRIJEME Uvod Tipovi ugovora/vrste procedura Nabava ispod 2.500,00 eur Pojedinačna nabava Natjecateljsko pregovarački postupak 09:00 – 10:45 Nabava usluga 10:45 – 12:00 Pauza za osvježenje i kavu 12:00 – 13:00 Nabava opreme 13:00 – 14:00 Primjeri revizorskih nalaza Pitanja 14:00– 14:30

Uvod Kvalitetno pripremljena natječajna dokumentacija temelj je uspješne nabave

Pojmovnik Terms of Reference (ToR) – opis poslova Technical Specifications (TS) - tehničke specifikacije Competitive negotiated procedure (CNP) – natjecateljsko pregovaračka procedura Single tender – pojedinačna nabava Bill of Quantities - troškovnik

Ciljevi Identificirati smjernice i načela temeljem kojih se provodi sekundarna nabava u cilju potpunijeg razumijevanja procesa i povezanih rizika Upoznati se s tipovima ugovora u sekundarnoj nabavi Procedure u nabavi: procedura jedne ponude (single tender) i natjecateljsko pregovaračka procedura (competitive negotiated-CNP) Upoznati se s primjerima revizorskih nalaza u sekundarnoj nabavi Kroz praktične primjere/vježbe usvojiti osnovna znanja potrebna za izradu natječajne dokumentacije

Annex IV Grant ugovora definira opća načela nabave i prihvatljivost ugovora objašnjava pravilo nacionalnosti i porijekla roba definira pravila za nabavu roba, radova i usluga za svaku vrstu nabave definira pragove i pravila nabave (nabava opreme, usluga, radova) Ref. Annex IV.doc

Annex IV Grant ugovora Smjernice i načela Article Principle from Annex IV of the grant contract Art. 1 Best value for money Transparency Fair competition Avoidance of conflict of interest Non-eligible expenditures (i.e. breach of procedures) EC ex-post checks on compliance with the rules Art. 2.1 The rule of nationality Art. 2.2 The rule of origin: The tenderer MUST state the origin of supplies. The term origin is defined in articles 23 and 24 of Council Regulation (EEC) no 2913/92 of 12.10.1992. establishing the Community Customs Code.

Annex IV Grant ugovora Smjernice i načela Article Principle from Annex IV of the grant contract Art. 2.2 Certificate of origin: Contractors MUST present a certificate of origin to the Beneficiary no later than when the first invoice is presented, for equipment and vehicles of a unit cost on purchase of more than 5.000,00 EUR. Art. 2.3 Exceptions to the rules on origin and nationality Art. 2.4 Grounds for exclusion from participation in procurement Art. 2.5 Grounds for exclusion from contract award procedure Art. 3 Preparation of tender documents according to the best international practice. Templates to be used: own documents, PRAG documents, documents from Implementation package The time-limits for receipt of tenders and requests to participate: must be long enough to allow interested parties a reasonable and appropriate period to prepare and submit their tenders

Annex IV Grant ugovora Smjernice i načela Article Principle from Annex IV of the grant contract Art. 3 Equal treatment: All requests to participate and tenders declared as satisfying the requirements must be evaluated and ranked by an evaluation committee on the basis of the exclusion, selection and award criteria announced in advance Nomination of the Evaluation Committee: Evaluation committee must have an odd number of members, at least three, with all the technical and administrative capacities necessary to give an informed opinion on the tenders Art. 4-6 Transparency: Common advertising rules (selected procedures) Procurement thresholds Art. 4.2, 5.3 and 6.3 Competitive Negotiated procedure: Beneficiary consults at least three candidates of its choice and negotiates terms of contract with one or more of them (applicable for service, supply and works tender procedure within particular procurement thresholds) Art. 7 Use of negotiated procedure on basis of single tender: overview of circumstances authorizing use of this procedure Art. 8 Special cases: applicable procurement procedures in case of other donors and institutions (Contracting Authority within public administration of MS, international organizations and central buying offices)

Ostale smjernice i načela Načela i prakse koje se izričito ne spominju u Aneksu IV, ali mogu biti uzete u obzir pri nadzoru i ex-post kontroli dokumentacije ili provedenog postupka: • Razmjernost – poduzete aktivnosti ne izlaze iz okvira neophodnog za postizanje cilja • Načelo zabrane diskriminacije - postavljeni uvjeti natjecanja i odluke ne smiju se rukovoditi nacionalnim ili drugim afinitetima (spol, rasa itd.) • Zdravo financijsko upravljanje – odluke i postupci nadležnog tijela trebaju se bazirati na načelima ekonomičnosti i efikasnosti • Srodne nabave postaju dio jednog tendera, obvezno je provesti grupiranje

Kriteriji isključenja iz postupka nabave Ukoliko su bankrotirali, ako su suspendirani, protiv njih se vode sudski postupci Ukoliko su osuđeni Ukoliko su dobili disciplinsku kaznu Ukoliko ne plaćaju davanja Ukoliko su osuđeni za prijevaru, korupciju ili kriminal Ukoliko su dobili administrativnu kaznu sukladno čl. 2.3.4. PRAG-a Natjecatelji potpisuju deklaraciju da nisu ni u jednom od navedenih slučajeva (Tenderer’s declaration)

Vrste ugovora i procedure nabave SERVICE CONTRACTS ≥ € 300 000 International restricted tender procedure following publication of procurement notice < € 300 000 but > € 60 000 Competitive negotiated procedure without publication   ≤ € 60 000 Beneficiary's own procedures while respecting art. 1, 2 and 3 of Annex IV of the grant contract In case of application of PRAG rules and templates ≤ € 20 000 Single tender SUPPLY CONTRACTS International open tender procedure following publication of procurement notice < € 300 000 but ≥ € 100 000 Local open tender procedure with local publication <€ 100 000 but > € 60 000 WORKS CONTRACTS ≥ € 5 000 000 < € 5 000 000 but ≥ € 300 000 < € 300 000 but>

Procedura za nabavu ≤ 2.500 EUR PRAG: za usluge/opremu čiji je ukupni trošak ≤ 2.500,00 EUR nije potrebno izrađivati natječajnu dokumentaciju već se može izvršiti plaćanje putem računa Bez obzira na pojednostavljenu natječajnu proceduru, moraju se poštovati načela transparentnosti, jednakog tretmana, izbjegavanje diskriminacije i potencijalnog sukoba interesa. Pravilo nacionalnosti firme i porijekla opreme. Koraci: Izrada analize tržišta potencijalnih ponuđača (mail, preliminarne ponude, objavljene cijene na web-stranicama) - min. 3 referentne cijene prikupljene; Izrada izvještaja/zapisnika (Procurement report) Ovisno o predmetu nabave sklapa se Ugovor (npr. sa stručnjakom) ili se izdaje račun (kod opreme, cateringa...).

Procedura jedne ponude (Single Tender)

Procedura jedne ponude (Single tender) Primjenjuje se za: nabavu usluga, roba i radova vrijednosti 20.000,00 EUR i manje ugovori se dodjeljuju na bazi kriterija navedenih u pojednostavljenoj tenderskoj dokumentaciji bez prethodne objave tendera korisnik kontaktira min. 1 (preporuka više) ponuditelja/dobavljača po svom izboru

Procedura jedne ponude (Single Tender) (Single tender <= 20.000 EUR) Koraci: Istraživanje tržišta: raspitati se o ponudi na tržištu i o cijenama, odlučiti koji je najprimjereniji proizvod/ usluga/obuhvat radova s obzirom na načelo najboljeg odnosa cijene i kvalitete; Priprema zahtjeva (Invitation to Tender) za dostavljanje ponude za usluge/robu/radove – u njima navesti sve kriterije dodjele ugovora i u zavisnosti od vrste ugovora specifikacije traženih usluga/roba/radova; Slanje zahtjeva (minimalno) jednoj kompaniji/stručnjaku (preporučuje se slanje zahtjeva na 3 adrese/kompanije);

Procedura jedne ponude (Single Tender) Zaprimanje ponuda i provjera administrativne i tehničke prihvatljivosti od strane Odbora za ocjenjivanje; Priprema izvještaja za proceduru jedne ponude (Negotiation report for single tenders) - mora biti jasan, detaljan i sa svim potrebnim informacijama o izboru ponuđača (npr. datum poziva na tender, datum zaprimanja ponuda, ponuđeni iznosi, kriteriji za odabir...) Potpisivanje ugovora i zaprimanje fakture za isporučene usluge, robu ili radove Obavještavanje “neuspješnih” ponuđača Izvršenje ugovora i plaćanje

Procedura jedne ponude (Single Tender) VAŽNO: Ugovor se može dodijeliti na osnovu samo jedne ponude za pružanje usluga, nabavku robe ili izvođenje radova ako je vrijednost ugovora 20.000,00 EUR ili manje. Korisnik mora dokazati da su poštovani generalni principi opisani u Aneksu IV grant Ugovora: Izbor najekonomičnije ponude – “najbolji odnos cijena-kvaliteta” Transparentnost i fer nadmetanje za sve potencijalne podugovarače Izbjegavanje konflikta interesa Pravilo “nacionalnosti” i “porijekla”

Vježba: Izvješće o proceduri jedne ponude Procedura jedne ponude (Single Tender) Vježba: Izvješće o proceduri jedne ponude Pregledati izvješće te identificirati pogreške

Natjecateljsko pregovaračka procedura (CNP)

Natjecateljsko pregovaračka procedura (CNP) Primjenjuje se za nabavu: Usluga vrijednosti više od 20.000,01 do 300.000,00 EUR Roba vrijednosti više od 20.000,01 do 100.000,00 EUR Radova vrijednosti više od 20.000,01 do 300.000,00 EUR Ugovori se dodjeljuju na bazi kriterija navedenih u natječajnoj dokumentaciji bez prethodne objave natječaja Korisnik kontaktira min. 3 ponuđača/dobavljača po svom izboru

Koraci – CNP Faza I Istraživanje tržišta (Market research) Provodi se kako bi se dobile informacije o trenutnim tržišnim cijenama U ovoj fazi također je potrebno provjeriti da li potencijalni ponuđači zadovoljavaju selekcijske kriterije sudjelovanja u natječaju (npr. ekonomski i financijski kapaciteti, da nisu u bankrotu, da nemaju dugovanja prema državi) Korisno je za određivanje kriterija koji će se koristiti u natječaju Priprema se u slobodnoj formi kontaktiranjem više od 3 potencijalna dobavljača/davatelja usluge ili istraživanjem na internetu (s jasnim referencama na provjerljive stranice) Rezultati istraživanja se čuvaju kao dio natječajne dokumentacije (npr. print screen, preliminarne ponude)

Koraci – CNP Faza II Priprema natječajne dokumentacije sadrži: Instrukcije za ponuđače; Opis posla - Terms of reference (ugovori o pružanju usluga) ili tehničke specifikacije (TS) (roba i radovi); Organizacija i metodologija (ugovori o uslugama); Maksimalni iznos budžeta (navodi se eksplicitno samo za usluge); Obrazac za podnošenje ponuda (Tender submission form); Izjavu ponuđača (Tenderer’s declaration form); Financijska ponuda; Evaluacijske tablice koji će se koristiti za ocjenjivanje ponuda (Evaluation grid); Nacrt ugovora (Draft contract); Ostale dokumente…(npr. CV, crteži…) Natječajna dokumentacija mora biti kvalitetno pripremljena, specifična i detaljna (najvažniji dio je Opis posla-za usluge (Terms of Reference/TOR), tehničke specifikacije-za radove i robu (TS)), tako da je često potrebno uključiti stručnjake iz predmetnog područja nabave. ToR i TS sadrži instrukcije i zahtjeve prema ponuđačima, postaju aneksi ugovora i predstavljaju vodiče za ugovarača.

Koraci – CNP Faza III Imenovanje odbora za ocjenjivanje ponuda vrši se paralelno s pripremom natječajne dokumentacije. Odbor se sastoji od predsjednika i tajnika koji nemaju pravo glasa i najmanje 3 člana s pravom glasa (neparan broj). Članovi s pravom glasa trebaju imati tehničke i administrativne kapacitete potrebne za davanje stručnog mišljenja o ponudama. Ugovorna tijela i/ili ZTT mogu imenovati promatrača za cijeli ili dio procesa ocjenjivanja. Svi članovi Odbora za ocjenjivanje kao i promatrači potpisuju izjavu o nepristranosti i povjerljivosti podataka (Declaration of impartiality and confidentiality) Ova faza uključuje i slanje poziva s natječajnom dokumentacijom potencijalnim ponuđačima.

Koraci – CNP Faza IV Primanje ponuda - svaka ponuda treba biti neotvorena (do prvog sastanka Odbora za ocjenjivanje), registrirana sa datumom i vremenom primanja. Sastanak Odbora za ocjenjivanje i otvaranje ponuda. Procjena ponuda prema unaprijed utvrđenim kriterijima (“najbolji odnos cijena-kvaliteta” u slučaju usluga i “najniža cijena” u slučaju roba i radova (pod uvjetom da su ispunjeni svi tehnički zahtjevi iz natječaja) i odabir ponude predložene za podugovaranje. Rad Odbora (sve faze ocjenjivanja, rasprave i odluke) bilježi se u Izvješće o evaluaciji/ocjenjivanju (Evaluation report). Izvješću se prilažu obrasci ocjenjivanja (selekcijski i evaluacijski gridovi), ponude i druga relevantna dokumentacija. Izvješće o ocjenjivanju, kao i cijeli proces evaluacije, povjerljive je prirode i služi samo za službenu upotrebu (može se dati na uvid samo ugovornim tijelima i ZTT-u).

Koraci – CNP Faza V Šalje se obavijest uspješnom ponuđaču. Ugovor s odabranim ponuđačem se potpisuje prema odluci Odbora. Slanje obavijesti neuspješnim ponuđačima (sudionicima u natječaju). Provjeravaju se isporučena dobra, usluge ili radovi prije plaćanja. Primjenjuje se procedura oslobađanja od PDV-a i izvršava plaćanje prema ponuđaču. Napomena: Izvješće o napretku projekta (Progress report) treba sadržati sve relevantne podatke o provedenoj nabavci. Sva relevantna dokumentacija vezana za postupak nabave čuva se 5 godina nakon završnog plaćanja.

Nabava usluge (CNP)

Nabava usluga - općenito Koristi se za angažman davatelja usluga-firme i/ili pojedinca stručnjaka Ugovor o pružanju usluga ne može uključivati nabavku opreme i izvođenje radova Vrste usluga: studije, istraživanja, treninzi, tisak, dizajn, prijevod, izdavačke usluge, catering, izrada web stranica...

Način ugovaranja usluga 1. Global price (ukupna cijena usluge): Ugovor na temelju ukupnog iznosa usluga, orijentirani na proizvod (npr. studije, analize....) Ponuditelji ne dostavljaju razrađeni proračun nego ukupnu cijenu Nije potrebno voditi tablice radnih sati stručnjaka (time sheets) Pravila plaćanja po PRAG-u: avans 60 %, 40 % nakon izvršenja usluge Dinamiku plaćanja nužno definirati u Ugovoru

Način ugovaranja usluga 2. Fee based (honorar): Ugovori na temelju jediničnih iznosa naknada stručnjaka, savjetodavne prirode (treninzi, edukacije, radionice, itd.) – kada je neposredni rezultat (output) nepredvidiv ili ako je opseg rada potreban za postizanje traženih rezultata nemoguće unaprijed kvantificirati Obrazac budžeta kojeg ponuđači trebaju ispuniti je dio tenderske dokumentacije U naknade za stručnjake (fee) mogu ući sljedeći troškovi: per diem, troškovi putovanja stručnjaka Stručnjaci se biraju prema kriterijumima koji su navedeni u ToR-u Pravila plaćanja: prema PRAG-u: visina avansa ovisi o trajanju Ugovora

Nabava usluga - CNP Kontaktiraju se minimalno 3 potencijalna ponuđača usluge prema vlastitom izboru (preporuka je i više) Slanje poziva i cjelokupne natječajne dokumentacije Vrijeme za podnošenje ponuda mora biti dovoljno dugo da bi se omogućilo tržišno natjecanje Mogućnost ugovaranja ako samo jedan ponuđač dostavi ponudu koja je ispravna Firme moraju biti prihvatljive nacionalnosti (EU, EEA, ENPI, IPA)

Nabava usluga - koraci 1. Priprema natječajne dokumentacije: Izjava o objektivnosti i povjerljivosti • Poziv na dostavljanje ponuda • Nacrt ugovora s aneksima • Opis poslova (Terms of Reference – ToR) • Obrazac za CV • Obrazac za budžet • Obrazac za podnošenje ponude • Deklaracija ponuđača • Evaluacijska tablica

Nabava usluga - koraci 2. Priprema pozivnog pisma za potencijalne članove Odbora za ocjenjivanje 3. Potpisano pozivno pismo od strane članova Odbora 4. Potpisane izjave o nepristranosti i povjerljivosti članova Odbora 5. Slanje poziva za podnošenje ponude i cjelokupne natječajne dokumentacije potencijalnim ponuđačima

Nabavka usluga - koraci 6. Primanje ponuda – bilježenje datuma i vremena primanja svake ponude, numeriranje omota po redoslijedu primanja i sazivanje Odbora za ocjenjivanje 7. Evaluacija pristiglih ponuda: Sjednica otvaranja Provjera ponuda Tehnička evaluacija – bodovanje Financijska evaluacija – bodovanje Ispunjavanje evaluacijskih tablica Priprema Izvješća o ocjenjivanju

Nabavka usluga - koraci 8. Potpisivanje ugovora sa izabranim ponuđačem Aneksi ugovora: Opis poslova, CV i budžet 9. Slanje pisama neuspješnim ponuđačima 10. Provjera rada stručnjaka Način isplate je na vama da odlučite i stavite u natječajnu dokumentaciju (avans, po završetku rada/dostave outputa...) 11. Oslobođenje od plaćanja PDV-a

Odbor za ocjenjivanje (Evaluation Committee) Odbor za ocjenjivanje se uvijek sastoji od neparnog broja članova 3 člana s pravom glasa + predsjedavajući i tajnik koji nemaju pravo glasa 3 člana s pravom glasa moraju imati znanje iz područja navedenog u Opisu poslova i za koje se traže stručnjaci Paziti na sukob interesa među članovima ev. odbora (rodbinske veze, hijerarhijski odnosi) Svi potpisuju izjavu o nepristranosti i povjerljivosti Ref: Evaluation_documents_A4 Declaration of objectivity_tender preparation ENG.doc

Postupak evaluacije 1. Otvaranje pristiglih ponuda 2. Administrativna provjera ponuda (predsjedavajući i tajnik provjeravaju je li poslana sva tražena dokumentacija + nacionalnost-država u kojoj je osnovana firma) 3. Tehnička evaluacija ponuda (dodjeljivanje bodova od strane članova s pravom glasa) Financijski kapacitet firme Iskustvo firme Iskustvo stručnjaka Usklađenost s Opisom poslova

Postupak evaluacije – tehnička evaluacija Svakoj ponudi svaki član s pravom glasa dodjeljuje određeni broj bodova koje upisuje u tablicu za ocjenjivanje Konačni broj bodova svake ponude je suma pojedinih ocjena podijeljena s broem ocjenjivača Max. broj bodova je 100; za prolaz min 80 bodova potrebno prikupiti Svaka ponuda koja ima manje od 80 bodova automatski se odbacuje Među ponudama koje su ostvarile prag od 80 bodova, najboljoj tehničkoj ponudi dodjeljuje se 100 bodova Ostale ponude dobivaju broj bodova prema sljedećoj formuli: Tehnički rezultat = (konačni rezultat/najviši konačni rezultat) x 100

Postupak evaluacije – tehnička evaluacija

Postupak evaluacije – finansijska evaluacija 4. Financijska evaluacija ponuda Zabilježi se cijena tehnički prihvatljivih ponuda Najnižoj ponudi dodjeljuje se 100 bodova Bodovi razmatrane ponude = najniža ponuda/razmatrana

Postupak evaluacije – konačna odluka 5. Zaključak Odbora za ocjenjivanje Ustanovi se ekonomski najpovoljnija ponuda poređenjem tehničke i financijske ocjene u odnosu 80:20 na način: - broj bodova tehničke ponude x 0,80 - broj bodova financijske ponude x 0,20

Vježba: Priprema opisa poslova Nabava usluga Vježba: Priprema opisa poslova Pregledati opis poslova (primjer) i identificirati pogreške

PAUZA

Nabava opreme

Nabava opreme Koristi se za kupovinu ili najam robe ili opreme Isporuka proizvoda može osim samog proizvoda uključivati i ugradnju i održavanje opreme Oprema: vozila (npr. najam broda), laboratorijska oprema, IT oprema, strojevi, namještaj SVA OPREMA, NEOVISNO O JEDINIČNOJ CIJENI MORA BITI IZ PRIHVATLJIVIH ZEMALJA!

Nabava opreme - CNP Kontaktiraju se minimalno 3 potencijalna dobavljača prema vlastitom izboru (preporuka je i više) Slanje poziva i cjelokupne natječajne dokumentacije Mogućnost ugovaranja i ako samo jedan ponuđač dostavi ponudu koja je ispravna Firme moraju biti prihvatljive nacionalnosti (EU, EEA, ENPI, IPA) te sva roba mora biti iz prihvatljivih zemalja

Nabava opreme - koraci 1. Istraživanje tržišta 2. Priprema natječajne dokumentacije: Izjava o objektivnosti i povjerljivosti Tehničke specifikacije Upute ponuditeljima ukoliko je potrebno 3. Priprema pozivnog pisma za potencijalne članove Odbora za ocjenjivanje 4. Potpisano pozivno pismo od strane članova Odbora Ne vrijedi double envelope system jer je kriterij cijena!

Nabava opreme - koraci 5. Slanje poziva za podnošenje ponude i cjelokupne natječajne dokumentacije potencijalnim dobavljačima 6. Primanje ponuda – bilježenje datuma i vremena primitka svake ponude, numeriranje omota po redoslijedu primitka i sazivanje Odbora za ocjenjivanje 7. Potpisane izjave o nepristranosti i povjerljivosti članova Odbora za ocjenjivanje Ref: a4 Declaration of impartiality_Evaluation ENG.doc

Nabava opreme - koraci 8. Evaluacija pristiglih ponuda: Sjednica otvaranja Provjera ponuda Glasanje za najbolju ponudu prema kriterijima natječajne dokumentacije Priprema Izvješća 9. Potpisivanje ugovora Aneksi ugovora: tehničke specifikacije te budžet, odnosno sama ponuda (ispunjene tehničke specifikacije)

Nabava opreme - koraci 10. Slanje pisama neuspješnim ponuđačima 11. Primanje robe te usporedba primljene i naručene robe (ono što je dostavljeno mora biti identično onome što je traženo) 12. Provjera potvrde o porijeklu robe 13. Oslobađanje od plaćanja PDV-a

Istraživanje tržišta Opravdanost nabave i svrha opreme moraju biti jasno opisani Ponude od minimalno 3 dobavljača moraju biti prikupljene Ponuđeni proizvodi moraju zadovoljavati minimalne tražene zahtjeve (ne dostavljati tehničke specifikacije niti tendersku dokumentaciju) Ponuđeni proizvodi moraju zadovoljavati pravilo porijekla opreme Procjena troškova “after-sales” usluga također mora biti uključena u istraživanje tržišta ili mora biti jasno naznačeno da su troškovi uključeni u cijenu proizvoda U istraživanju tržišta moraju biti izražene jedinične cijene bez poreza. RefB1 Market Study for Supply Tenders.doc:

Istraživanje tržišta Potrebno je definirati referentnu cijenu za svaki proizvod Referentna cijena: • Ne računati prosječnu cijenu • U slučaju sličnih cijena - uzeti najvišu od svih 3 • U slučaju velikih odstupanja – revidirati tehničke specifikacije, utvrditi koja bi cijena bila realna za proizvod traženih karakteristika, odbaciti ekstreme i uzeti najvišu od preostalih Potrebno je uvijek definirati maksimalnu cijenu koju smo spremni platiti po pojedinom lotu/ugovoru Maksimalna cijena (obvezujuća cijena prilikom izbora ponuda) - ukupna cijena dobivena istraživanjem tržišta ili ukupna cijena uvećana za max. 20% (uz objašnjenje) => mora biti unutar alociranog budžeta

Tehničke specifikacije Tehničke specifikacije moraju biti jasne, sažete, neutralne i moraju osigurati jednak pristup svim ponuđačima Definiraju karakteristike tražene od proizvoda obzirom na predviđenu namjenu Za izradu ponekad je potrebno angažirati vanjske stručnjake. Tehničke specifikacije sadrže minimalne zahtjeve koje ponuđena oprema mora zadovoljiti (riječi kao što su “minimum”, “at least”, “or higher” nije potrebno stavljati u specifikacije) Opremu je potrebno grupirati u lotove ukoliko se unutar jednog tendera nabavljaju različiti tipovi opreme (npr. lot 1. kacige, lot 2. nosiljke, lot 3. router-i, lot 4. kamere)

Tehničke specifikacije Podjela mora biti logična i u skladu sa stanjem na tržištu, a analiza tržišta mora pokazati da postoje dobavljači koji mogu isporučiti opremu za cijeli lot Zahtjevi u tehničkim specifikacijama moraju biti postavljeni na način da se za vrijeme odabira ponuda mogu ocijeniti s DA ili NE (zadovoljava ili ne zadovoljava) Nije potrebno definirati zahtjeve koji nisu nužni za svrhu za koju će se oprema koristiti Ukoliko je potrebno, treba definirati zahtjeve za instalaciju, testiranje, trening itd. U tehničkim specifikacijama zabranjeno je spominjati ili opisivati proizvod određene marke i time favorizirati ili isključivati određene proizvode

Tehničke specifikacije U slučaju operativnog sisitema moguće je koristiti izraz “or equivalent”, a u slučaju da je korisniku veoma važno da dobije točno određeni OS (npr. zbog kompatibilnosti), potrebno je tražiti odobrenje za odstupanje od pravila porijekla robe (derogacija) Zahtjev za dozvolu odstupanja od pravila mora sadržavati detaljno obrazloženje od strane korisnika te dokaze da oprema ne može zadovoljiti porijeklo. Zahtjev odobrava ugovorno tijelo. “After-sales usluge” – usluge nakon prihvata robe (produžetak standardne garancije – “commercial warranty”, održavanje, nadogradnja opreme, vrijeme odziva i otklanjanja kvarova, dostupnost rezervnih dijelova i održavanja itd.) Potrebno ih je opisati u posebnoj tablici na kraju specifikacija za svaki pojedini lot

Tehničke specifikacije – IT oprema Umjesto izrazito detaljnih specifikacije, bolje: Definirati čemu uređaj treba služiti Definirati kapacitet hard diska, RAM, grafičke kartice, audio kartice i USB priključaka Opisati uređaje iz funkcionalne perspektive i kada je uređaj pušten na tržište (npr. 2009) Specificirati s kojim drugim uređajima isti mora biti kompatibilan

Najčešće greške - tehničke specifikacije Korištenje imena proizvođača/proizvoda Neusklađenost s analizom tržišta i ostatkom natječajne dokumentacije Nepotrebni zahtjevi Nezadovoljavajuće porijeklo robe Cijene s obračunatim PDV-om i carinom Neusklađenost između analize tržišta i priloženih ponuda Tehničke specifikacije rađene prema tačno određenom proizvodu Prerestriktivne i predetaljne tehničke specifikacije Zastarjele tehničke specifikacije Nelogična podjela na lotove Nejasni zahtjevi

Postupak evaluacije 1. Otvaranje pristiglih ponuda 2. Zapisivanje ponuđenih cijena na ploču 3. Administrativna provjera ponuda (predsjedavajući i tajnik provjeravaju je li poslana sva tražena dokumentacija + nacionalnost i porijeklo robe) 4. Tehnička evaluacija ponuda (provode je isključivo članovi s pravom glasa) usporedba pristiglih ponuda i tehničkih specifikacija (DA/NE princip)

Postupak evaluacije 5. Članovi Odbora za ocjenjivanje donose konačan zaključak i predlažu dobavljača kojem će se ponuditi ugovor (Ugovor će se dodijeliti onom dobavljaču čija je ponuda u potpunosti tehnički ispravna i najjeftinija). 6. Predsjedavajući i tajnik pripremaju Izvješće s ocjenjivanja. 7. Slanje obavijesti uspješnom ponuditelju, te neuspješnim ponuditeljima.

Vježba: Tehničke specifikacije Nabava opreme Vježba: Tehničke specifikacije Pregledati tehničke specifikacije te identificirati pogreške

Ugovori o izvođenju radova

Izvođenje radova - preduvjeti Idejni projekt → lokacijska dozvola ili rješenje o uvjetima gradnje (za građevine ispod 400 m²) Glavni projekt (tehničko rješenje građevine, izrađen u skladu s idejnim projektom) → građevinska dozvola ili potvrda glavnog projekta Stručni nadzor nad izgradnjom građevine RH zakoni!

Izvođenje radova - napomene Da bi se počela gradnja treba ishoditi odgovarajući akt kojim se odobrava građenje (ZPUG) Postoje 3 vrste različitih akata kojima se odobrava građenja, ovisno o složenosti građevine: Rješenje o uvjetima građenja Potvrda glavnog projekta Građevinska dozvola Za posljednja dva akta prethodno je potrebno ishoditi Lokacijsku dozvolu, međutim, lokacijska dozvola NIJE akt kojim se dozvoljava građenje (na temelju nje se ne može početi graditi). Za zgrade bruto površine do 400m2 i za zgrade za obavljanje isključivo poljoporivredne djelatnosti bruto površine do 600m2 izdaje se Rješenje o uvjetima građenja, temeljem podnesenog Idejnog projekta.

Izvođenje radova - napomene Nakon ishođenja gore navedenog Rješenja na gradilištu je potrebno imati glavni projekt Za sve druge zgrade izdaje se Potvrda glavnog projekta (na temelju podnesenog glavnog projekta). Da bi se ishodila Potvrda glavnog projekta potrebno je prethodno za zgradu ishoditi Lokacijsku dozvolu (na temelju idejnog projekta) Za neke građevine, koje Ministar propiše Pravilnikom o jednostavnim građevinama i radovima, nije potrebno ishoditi nikakve akte kojim se dozvoljava građenje. Među takve građevine uostalom spadaju npr. kiosci, nadstrešnice do 14 m2, stube na parceli, bazeni do 100 m2, vanjski kamini i roštilji - u načelu sitni zahvati u prostoru. Za sve drugo mora se ishoditi odgovarajući akt kojim se odobrava građenje. Obavezno pročitati poglavlje 3.3 Građenje građevina (ZPUG), od čl. 209 nadalje.

Primjeri revizorskih nalaza u sekundarnoj nabavi grant korisnika (nalazi i efekti nalaza)

Primjeri revizorskih nalaza “We noted the following lack of procurement documentation: For supplier xy evaluation report and contract for equipment was missing from the file. Furthermore, equipment was delivered after the project implementation deadline.” Efekt: “Due to the lack of documentation described above we consider these costs ineligible.”

Primjeri revizorskih nalaza “Contracted amount with the expert exceeded the amount from the tender award decision.” Efekt: “Under the fair competition principle as described in section 1 of Annex IV, the contract should be signed only for the value being awarded on basis of the evaluated offer. We thereby consider the difference as ineligible.”

Primjeri revizorskih nalaza “During our site-visit we were not able to identify the following equipment: –Xy item –Xy item 2…” Efekt: “The total amount of equipment for which we were unable to verify it’s physical existence is... We consider this cost as ineligible.”

Primjeri revizorskih nalaza “As the deadline of the implementation was 30/05 the following equipment and services were procured and purchased within the last ten days of May: xy, xy” Efekt: “Annex IV of the grant contract determines the general principles, common and specific rules applicable for procurement to be followed by grant beneficiaries in the context of EC external actions. Section 3 of Annex IV states that ‘the tender documents must be drafted in accordance with best international practice. […]”

Primjeri revizorskih nalaza “The time limits for receipt of tenders and requests to participate must be long enough to allow interested parties a reasonable and appropriate period to prepare and submit their tenders.” “We are of the opinion that the less than 10 days granted for submission of tenders did not allow enough time for parties being interested in the tender to submit their offers as best international practice allows up to 60-90 days.”

Primjeri revizorskih nalaza “During our audit we found that the labels on the equipment are not consistent with the supplier’s Statement on the origin. More precisely, the labels on the equipment (projector, screen, wireless router, printer and laptop) state that the equipment was produced in ineligible country while the Statement on the origin submitted by the supplier at the time of delivery of equipment states that the equipment was assembled/procured in the EU” Efekt: “Article 19 of the Council Regulation 1085/2006 stipulates that all supplies and materials purchased under a contract financed under this Regulation must originate from Community or one of the countries eligible for external aid. Alhtough the unit cost of purchase is under EUR 5.000, the equipment has to originate from eligible country. The expenditure affected by this finding is to be considere ineligible.”

Primjeri revizorskih nalaza “Regarding the equipment and material no delivery notes were available proving delivery within the implementation deadline.” Efekt: “Due to the deficiencies described above we consider these costs ineligible.”

Primjeri revizorskih nalaza Razni drugi nalazi: For budget lines 3.2.1., 3.2.2. and 3.2.4. of the grant contract, the procurement documentation provided were electronic copies of documents carrying no signatures The offer documentation provided by the tenderers was incomplete Minutes on the evaluation meetings did not include the offer amounts and lacked information on which grounds the contract was awarded (eg. cheapest price) Dates of the procurement documentation did not correspond with the dates of the contract signature We were not able to allocate the procurement documentation to the contract signed as the tenderer awarded the contract was different from the actual contractor Equipment was procured for each budget line separately rather than by one tender only. Thereby several contracts were signed with the same company for the supply of IT equipment

Primjeri revizorskih nalaza Efekt: Article 16.2. of the General Conditions of the grant contract requesting the beneficiary to provide supporting documentation relevant to the financing of the action up to 7 years after the payment of the balance.

Sekundarna nabava kao veliki rizik

Sekundarna nabava kao veliki rizik Procedura javne nabave je zahtjevan proces Korisnici često pokazuju neznanje i nerazumijevanje općih načela nabave Vrlo je velika mogućnost za pogrešku korisnika u procesu nabave Uz nepoštovanje pravila vidljivosti, sekundarna nabava je prepoznata kao najveći izvor nepravilnosti i povrata sredstava u drugim zemljama kandidatima Zbog velikih iznosa nabave povećan je rizik povrata sredstava (bilo u trenutku odobrenja izvještaja i plaćanja ili 5 godina nakon zadnjeg plaćanja)

Sekundarna nabava kao veliki rizik Problematična situacija u slučaju otkrivanja pogreški nakon odobrenja izvještaja Ukoliko se pogrešno provedena sekundarna nabava utvrdi nakon završetka trajanja grant projekta, do 5 god. nakon finalnog plaćanja, to predstavlja rizik državnog budžeta U slučaju utvrđivanja neprihvatljivih troškova na bazi nabave koja nije sprovedena prema načelima, mogući su sudski sporovi Ovakve informacije u javnosti tada mogu biti vrlo loš publicitet i nanijeti štetu budućoj apsorpciji EU fondova Za grant ugovore koji su sada u toku ili su završeni – mogući su nalazi revizora koji trenutno obavljaju reviziju na nizu projekata

Zaključci Korisniku nije dozvoljeno “razbijanje” iznosa za koji se treba provesti pozivni/javni natječaj kako bi se pojednostavila/zaobišla obavezna natječajna procedura Uvijek treba imati na umu da PDV nije prihvatljiv trošak! Pravilo o porijeklu robe! Važno je izvršiti detaljan pregled isporučene robe, usluga ili radova

Hvala na pažnji