Gestão de Documentos Públicos e Arquivos SIGED

Facilitadores Luciana Gomes Rodrigues Barbosa dos Santos Servidora do MAPA desde 2010, lotada na CGDP/SE/MAPA, formou-se em Gestão de Recursos Humanos em Ric Marlone Gonçalves Costinhas Servidor do MAPA desde 2010, lotado no Arquivo Central/ DCA/ CGSG/SPOA/SE/MAPA, formou- se em Arquivologia em 2010 e esta cursando pós- graduação em gestão de documentos. Arquivo Central/ CGSG/ SPOA CGDP/SE/ MAPA

Conceitos Principais O que é documento?

Conceitos Principais

Documento Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. Arquivo Central/ CGSG/ SPOA CGDP/SE/ MAPA

Conceitos Principais DOCUMENTO DE ARQUIVO - CONCEITO São aqueles documentos produzidos e/ou recebidos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

DOCUMENTO DE ARQUIVO – NATUREZA Ostensivo: esta classificação é dada aos documentos que não contenham nenhuma restrição de acesso, ou seja, sua divulgação não prejudica à Administração. Sigiloso: esta classificação é dada aos documentos que pela natureza de seu conteúdo, requerem medidas especiais de acesso e maior proteção. (Decreto nº 4553/2002)

DOCUMENTOS SIGILOSOS – ACESSO Fica restrito ao agente público, no exercício de cargo e função, emprego ou atividade pública que tenha necessidade de conhecê-lo; Ao cidadão naquilo que diga respeito à sua pessoa mediante requerimento ao órgão ou entidade competente.

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS Passagem do documento por sucessivas fases

ARQUIVO – CONCEITO Conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada no desempenho de suas atividades

Gestão Documental Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Gestão documental - Finalidade Assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos;

Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica; Assegurar o uso adequado de processamento automatizado de dados, da micrográfica e de outras técnicas avançadas de gestão da informação.

Classificação de Documentos O objetivo da classificação é agrupar os documentos de arquivo sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos.

Classificação de Documentos ATIVIDADE-MEIO Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de um instituição. ATIVIDADE-FIM Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição.

Código de classificação Área- Meio

Código de classificação Área- Fim

Classes Classe 000 – Administração Geral Classe 100 – Política Agrícola Classe 200 – Economia Agrícola/ Negociações Classe 300 – Defesa Agropecuária Classe 400 – Desenvolvimento Agrário Classe 500 – Produção e Sustentabilidade Classe 900 – Assuntos Diversos

Subclasses 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMÔNIO 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 COMUNICAÇÃO 080 vaga 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL

Grupos e Subgrupos CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE PESSOAL GRUPO APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO SUBGRUPO – CURSOS

Exemplo: REQUERIMENTO Ao: Divisão de Promoção da Saúde e Qualidade de Vida (DSAU) Nome, matrícula SIAPE nº, cargo, lotada na(o) e em exercício na(o), REQUER a Vossa Senhoria lhe seja concedida a LICENÇA GESTANTE, nos termos do artigo 207 da Lei n° 8.112/90, a partir de, anexando, para tanto, o atestado médico do obstetra com o respectivo CID ou a Certidão de Nascimento. Nestes termos, P.E. Deferimento. Local, de de Endereço: Tel. Assinatura do servidor ou portador

Análise do exemplo: Classe: Administração Geral Sub-classe: 020 Pessoal Grupo: 024 Direitos, obrigações e vantagens Subgrupo: Licenças

Métodos de Arquivamento Existem vários, no entanto aquele que segue as classes do Código de Classificação vêm se mostrando eficiente no controle de grandes arquivos e o Assunto ou Tipo Documental para arquivos Setoriais.

Destinação de documentos Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

ELIMINAÇÃO É a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. A eliminação física dos documentos só pode ser feita após a aprovação da listagem de eliminação pelo Arquivo Nacional sendo necessário a publicação de edital de ciência de eliminação de documentos.

Listagem de eliminação

TRANSFERÊNCIA A transferência dos documentos deve ser feita em razão dos prazos determinados pela Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério da Agricultura.

A documentação a ser transferida ao Arquivo Central do MAPA ou SFA deve estar organizada, classificada, e transferida no Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos – SIGED.

RECOLHIMENTO Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente

Órgãos Gestores e Reguladores de Documentação Ministério da Justiça – Órgão máximo na regulamentação, fiscalização e gestão de documentos. Arquivo Nacional – Órgão responsável pela elaboração de normativos e cooperação na gestão de documentos.

Órgãos e Conselhos Gestores e Reguladores de Documentação CONARQ - Responsável pela elaboração de resoluções que determinam os moldes da gestão documental a ser utilizada pelo Poder Executivo Federal. SIGA- Responsável pela gestão de documentos nos órgãos do Poder Executivo Federal

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD Funções Promover a análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, tendo em vista a preservação dos documentos de guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD Elaborar e revisar o código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos de arquivo relativos às atividades finalísticas do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento e submeter à aprovação do Arquivo Nacional

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD Aprovar e submeter ao Arquivo Nacional as listagens de eliminação oriundas dos setores e do Arquivo Central

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD A CPAD é composta por: Um servidor do Gabinete do Ministro; Um servidor da Consultoria Jurídica; Um servidor da Secretaria Executiva; Um Arquivista; Um Historiador;

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD Um Servidor de cada área, cujos documentos se encontram em processo de avaliação; Um profissional ligado ao campo de conhecimento de que trata o acervo, objeto de avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico, agrônomo, veterinário e outros).

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS Funções: I - opinar sobre a informação produzida no âmbito de sua atuação para fins de classificação em qualquer grau de sigilo; II - assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarquicamente superior quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação de informação classificada em qualquer grau de sigilo;

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS Funções: III - propor o destino final das informações desclassificadas, indicando os documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e IV - subsidiar a elaboração do rol anual de informações desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado na Internet.

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS Composição: Um membro titular e um suplente de cada secretaria, INMET e CEPLAC. Portaria nº 745, de 14 de agosto de 2012, nomeia os membros da CPADS

Documentos Sigilosos PORTARIA Nº339, DE 29 DE MAIO DE 2013 Art. 1º A classificação dos assuntos sigilosos no âmbito do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento - MAPA nos termos da Lei nº , de 18 de novembro de 2011, e do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, observará as disposições desta Portaria

Documentos Sigilosos PORTARIA Nº339, DE 29 DE MAIO DE 2013 Cita os assuntos sigilosos. (vide tabela. Págs 106 a 110 da apostila)

Documentos Sigilosos Termo de Classificação da Informação (TCI) Pag. 117

Legislação CONSTITUIÇÃO FEDERAL DE 1988 Art 5º (...) XXXIII - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado;

CÓDIGO PENAL Art Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão do cargo; sonegá-lo, inutilizá-lo, total ou parcialmente: Pena - reclusão, de um a quatro anos, se o fato não constitui crime mais grave.

LEI Nº 9.605, 12/1998 Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 (Regulamentado pelo Decreto de 3 de janeiro de 2002) Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

RESOLUÇÕES DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVO-CONARQ Resolução n. 7, de 20 de maio de 1997 Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos Órgãos e entidades integrantes do Poder Público.

Resolução n.14, de 24 de outubro de 2004 Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

LEI Nº , DE 9 DE JULHO DE Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Mensagem de veto: “Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurança jurídica. Ademais, as autorizações para destruição dos documentos originais logo após a digitalização e para eliminação dos documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente não observam o procedimento previsto na legislação arquivística. A proposta utiliza, ainda, os conceitos de documento digital, documento digitalizado e documento original de forma assistemática. Por fim, não estão estabelecidos os procedimentos para a reprodução dos documentos resultantes do processo de digitalização, de forma que a extensão de efeitos jurídicos para todos os fins de direito não teria contrapartida de garantia tecnológica ou procedimental que a justificasse.”

PROTOCOLO PORTARIA NORMATIVA Nº 5 Padronizar os procedimentos referentes a gestão de processos e correspondências. Principais termos Autuação – Abertura, seguida de ritos, de um processo. Correspondência – toda espécie de comunicação escrita que circula nos órgãos exceto processos.

PROTOCOLO Desapensação – Separação física de processos apensados. Desentranhamento de peças – retirada de peças de um processo, a pedido do interessado ou no interesse da administração. Folha do Processo – São as duas faces de uma pagina do processo.

PROTOCOLO Juntada – União de um processo a outro ou de um documento a um processo. Juntada por Anexação - União definitiva de um um processo a outro ou de um documento a um processo. Juntada por Apensação – União provisória de um ou mais processos a um processo, destinada ao estudo e a uniformidade do tratamento de matérias semelhantes, independente do interessado.

PROTOCOLO Peça do Processo - é o documento que sob diversas formas integra o processo. Processo – É o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, protocolado e autuados pelos órgãos autorizados a realizar estes procedimentos.

PROTOCOLO Registro – reprodução dos dados do documento, feitas em sistema próprio destinado a controlar a movimentação das correspondências e processos e fornecer informações aos interessados. Termo de desentranhamento de peças - É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo pode ser por intermédio de carimbo específico.

PROTOCOLO Termo de desapensação - É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados pode ser por intermédio de carimbo específico. Termo de encerramento - É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo pode ser por intermédio de carimbo específico. Termo de juntada de folha ou peça - É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo pode ser por intermédio de carimbo específico.

PROTOCOLO Termo de retirada de folha ou peça - É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo pode ser por intermédio de carimbo específico. Termo de ressalva - É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça pode ser por intermédio de carimbo específico.

PROTOCOLO Recebimento, registro e distribuição de documentos - O protocolo Setorial deverá observar: Se está assinado pelo remetente ou representante legal (procuração deverá ser juntada) Se possui os anexos, se for o caso.

PROTOCOLO Verificar se possui comprovante de recebimento e providenciar a devolução da mesma. Se a correspondência será autuada ou não

PROTOCOLO Correspondências A correspondência oficial expedida será encaminhada por intermédio do protocolo central do órgão. A correspondência oficial interna será encaminhada por intermédio do protocolo setorial.

PROTOCOLO Toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do destinatário, a espécie e número da correspondência, bem como nome e endereço do remetente, a fim de que, em caso de devolução, a empresa de correios o localize

PROTOCOLO Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatário que não ocupe mais o cargo, deverá ser aberto, para as providências cabíveis. A correspondência particular não será expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do órgão ou entidade. A correspondência de caráter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial deverá ser encaminhada diretamente ao destinatário.

PROTOCOLO A correspondência recebida será entregue no protocolo central de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal, para posterior distribuição. O protocolo central receberá a correspondência e verificará se o destinatário ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devolução. As unidades de protocolo central remeterão a correspondência lacrada, ao protocolo setorial da unidade à qual pertença o destinatário, controlando por meio de sistema próprio.

PROTOCOLO Autuação de processo a)Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, de preferência de plástico, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto; b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo; c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo; d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);

PROTOCOLO e) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva; f) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado; g) Registrar, em sistema próprio, identificando as principais características do documento, a fim de permitir sua recuperação.

PROTOCOLO h) Conferir o registro e a numeração das folhas; i)Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica correspondente, do órgão ou entidade; j) O envelope encaminhando a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente.

PROTOCOLO As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão se constituir em peças de processo. Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação. A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.

PROTOCOLO Numeração de Folhas e Peças Ordem Crescente, sem rasuras, canto superior direito, a primeira folha recebera o numero 01. Capa não será numerada O verso não será numerado, no entanto ao ser feito referência ao verso de uma folha será utilizado a descrição 01v.

PROTOCOLO Nenhum processo poderá ter folhas com a mesma numeração. Não é admitido utilizar “A” e “B”. Caso a peça esteja em tamanho reduzido, será colada em folha de papel branco. Apondo o carimbo de numeração no canto da folha. Os processos advindos de instituições fora da Administração Federal só serão renumerados se apresentarem erros de numeração.

PROTOCOLO Qualquer informação ou solicitação referente ao processo, poderá ser feita por despacho, no próprio documento e deverá fazer parte do processo. Apor o carimbo “Em Branco” nas páginas sem conteúdo. Erros deverão ser corrigidos com a colocação de um “X” sobre o carimbo antigo e renumeração das folhas sequenciais.

PROTOCOLO Juntada por Anexação A juntada será realizada pelo Protocolo Central ou Setorial, mediante determinação por despacho; Juntada realizada quando for considerado que há dependência entre os processos; As peças serão renumeradas apartir do processo anexado;

PROTOCOLO Colocar a capa e o conteúdo do processo original; Anotar na capa do processo principal o numero do processo anexado; Lavrar o “termo de juntada por anexação”, na ultima folha do processo mais antigo (antes do processo anexado); Caso o processo a ser anexado possua “termo de retirada de peças”este permanecerá com o respectivo termo e deverá ser acrescido após o “termo de juntada” um “termo de ressalva” que relate o ocorrido.

PROTOCOLO TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO Em / /2012, atendendo ao despacho da peça de nº xx, faço anexar ao presente processo de nº xxx, documento/processo de n° xxxxx. O mesmo passou a constituir- se de xxxx peças.

PROTOCOLO Juntada por Apensação Manter unidos com barbante ou colchetes, dois ou mais processos; Solicitado por despacho; Processos com numeração independentes; Lavrar “termo de juntada por apensação”, no processo mais antigo ao qual se juntarão o/os apensos.

PROTOCOLO Anotar na capa o numero dos processos apensados; Todos os processos de juntada devem ser registrados no SIGED;

PROTOCOLO

Desapensação Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados, no protocolo; Separa-se os processos, seguindo despacho colocado em cada processo a ser desapensado; Lavrar “termo de desapensação” e tornar sem efeito anotação na capa com numero de processos apensados.

PROTOCOLO

Desentranhamento de peças Retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo; A pedido da autoridade competente; Após o despacho solicitando o desentranhamento deve ser colocado o “termo de desentranhamento”.

PROTOCOLO Em todos os casos é vedada a retirada da primeira folha ou peça do processo.

PROTOCOLO Desmembramento de Peças Separação de parte da documentação, para composição de novo processo; Despacho da autoridade competente; Incluir “termo de desmembramento”, no local das paginas onde foram retiradas as folhas (não numerado); Proceder autuação da documentação retirada, renumerando –a.

PROTOCOLO Diligência Quando envolver pessoas estranhas a Administração Publica, será devolvido o processo ao protocolo central do órgão, para que convoque o prazo, para que no prazo máximo de 30 dias cumpra a exigência imposta; Feito através de correspondência expedida; Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, será anexado cópia da convocação expedida e remetida a quem determinou a diligência.

PROTOCOLO Abertura e encerramento de volume O processo terá no máximo 200 folhas (não é um conceito rígido); O termino de todos os volumes devem constar o “termo de encerramento de volume”; Assim como deverá constar na abertura dos volumes o “termo de abertura de volume”.

PROTOCOLO

Reconstituição de processos Havendo desaparecido ou extraviado o processo, o servidor que tomar conhecimento informara a sua chefia. A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promoverá a apuração do ocorrido mediante Sindicância ou PAD.

PROTOCOLO O servidor responsável pela reconstituição do processo observará os procedimentos: Ordenar a documentação que caracterize a busca do processo em uma capa, junto com o documento que deu ciência a chefia sobre o desaparecimento ou extravio; Fazer representação ao chefe ao qual esteja jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituição do processo; Reconstituir o processo, resgatando suas informações e obtendo cópias de documentos que o constituíam;

PROTOCOLO Apor uma folha inicial informando que aquele processo está sendo reconstituído; Atribuir nova numeração ao processo reconstituído; Registrar no SIGED, a ocorrência, citando o numero do processo extraviado.

PROTOCOLO Carimbos Confere com o original; Conferido (numero de folhas no ato da autuação); Confidencial (restrito a quem for competente e a área de protocolo no ato da autuação).

PROTOCOLO “Em branco” Devolução de correspondência Numeração de folha ou peça

PROTOCOLO Termo de Ressalva Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, quando, no momento da anexação de processos, for constatada a ausência de peça(s) em um dos processos anexados.

PROTOCOLO M. Agricultura, Pecuária e Abastecimento Unidade: XXXX TERMO DE RESSALVA As peça (s) de nº do processo nº do conjunto processado. _________________________________ Servidor

PROTOCOLO Registro de ocorrência Deve ser realizado quando ocorrerem situações estranhas a normalidade do processo.

PROTOCOLO Observação Quando recebido um processo externo ao órgão ele deve ser registrado com o mesmo numero que foi recebido

Gestão Eletrônica de Documentos Conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos em forma digital; SIGAD Sistema informatizado de gestão arquivistica de documentos (sistemas hibridos: digitais e convencionais) Exemplo : SIGED

Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Expedir Tramitar Distribuir Incluir Passivo Pré-protocolo

Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Tramitação Forçada Solicitação de Desarquivamento Sobrestar

Obrigado!! Coordenação Geral de Logística e Serviços Gerais Coordenação Geral de Tecnologia da Informação Fone: