Bab 1: Pengenalan Kepada Pengurusan Projek Copyright Course Technology 2001

Motivasi Untuk Pengurusan Projek Teknologi Maklumat Projek IT mempunyai rekod yang buruk. Kajian oleh Standish Group pada 1995 (CHAOS) mendapati bhw 16.2% dari projek IT berjaya dan lebih 31% dibatalkan sebelum tamat, menyebabkan kerugian $81 Billion di U.S. Keperluan untuk projek IT semakin meningkat. 1998, 200,000 projek pembangunan (US). 2000, 300,000 projek IT baru. Pada tahun 2001, lebih 500,000 projek IT dimulakan. Copyright Course Technology 2001

Kelebihan Menggunakan Pengurusan Projek. Kawalan yang baik ke atas sumber kewangan, fizikal dan manusia. Meningkatkan hubungan pelanggan. Tempoh pembangunan pendek. Kos dikurangkan. Kualiti dan kebolehharapan ditingkatkan. Meningkatkan keuntungan. Meningkatkan produktiviti. Kordinasi dalaman yang lebih baik. Meningkatkan semangat pekerja Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Apakah Projek? Projek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Atribut projek Tujuan unik Sementara Memerlukan sumber dari berbagai bidang Perlu ada penaja/pelanggan utama. Melibatkan ketidaktentuan Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Contoh ProjekIT Northwest Airlines membangunkan sistem penempahan dipanggil ResNet (bab 11-16) Banyak organisasi menaiktaraf perkakasan, perisian dan rangkaian melalui projek. (bab 5) Pembangunan perisian baru atau meningkatkan sistem yg ada untuk melaksanakan fungsi bisnes(cth dlm buku teks). Projek IT – projek yang melibatkan perkakasan, perisian dan rangkaian. Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Tiga Kekangan Setiap projek dikekang dlm berbagai cara dengan Matlamat skop: Apa yang cuba dicapai oleh projek? Matlamat Masa : Berapa lama projek patut disiapkan? Matlamat kos: Berapa kos projek sepatutnya? Tugas pengurus projek untuk mengimbangi ketiga-tiga matlamat ini. Copyright Course Technology 2001

Rajah 1-1. The Triple Constraint of Project Management Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Laporan Standish Group 2001 Menunjukkan Peningkatan Nyata Dalam Kejayaan Projek IT Berbanding Kajian 1995. Kelewatan masa dikurangkan dari 222% ke 63 %. Peningkatan kos dikurangkan ke 45% dari 189% Sifat dan fungsi yang diperlukan meningkat ke 67% berbanding 61% 78,000 projek U.S. berjaya berbanding dengan 28,000 28% dari projek IT berjaya berbanding dengan 16% Copyright Course Technology 2001

Apa Yang Menyebabkan Peningkatan? "The reasons for the increase in successful projects vary. First, the average cost of a project has been more than cut in half. Better tools have been created to monitor and control progress and better skilled project managers with better management processes are being used. The fact that there are processes is significant in itself.“* The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001) Copyright Course Technology 2001

Apakah Pengurusan Projek? Pengurusan projek adalah aplikasi pengetahuan, kemahiran, alatan dan teknik kepada aktiviti projek supaya dapat mencapai keperluan projek (PMI*, Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 2000, p. 6) *The Project Management Institute (PMI) adalah Persatuan Professional Antarabangsa. http://www.pmi.org. Copyright Course Technology 2001

Rajah 1-2. Kerangka Kerja Pengurusan Projek Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Pemegang Saham Projek Pemegang saham adalah orang yang terlibat atau menerima kesan dari aktiviti projek. Pemegang saham melibatkan Penaja projek dan kumpulan projek. Kakitangan sokongan Pelanggan. Pengguna. Pembekal. Penentang projek. Copyright Course Technology 2001

9 Bidang Pengetahuan Pengurusan Projek Bidang pengetahuan yang mesti dipupuk oleh pengurus projek (mengikut kemampuan). 4 bidang pengetahuan yang menuju ke arah objektif projek (skop, masa, kos, dan kualiti) 4 bidang yang membantu bidang pengetahuan adalah cara untuk mencapai objektif projek (pengurusan sumber manusia, komunikasi, risiko, dan pembelian) 1 bidang pengetahuan (pengurusan penyepaduan projek memberi dan menerima kesan dari lain-lain bidang pengetahuan. Copyright Course Technology 2001

Teknik dan Alat Pengurusan Projek Alat dan teknik pengurusan projek membantu pengurus projek dan kumpulan projek dalam berbagai aspek pengurusan projek. Termasuk Project Charter dan WBS (skop) Carta Gantt , rajah rangkaian , analisa laluan kritikal, penjadualan rantaian kritikal (masa) Anggaran kos dan pengurusan earned value (kos) Copyright Course Technology 2001

Contoh WBS untuk Projek Intranet dalam Bentuk Carta Copyright Course Technology 2001

Rajah 1-4. Carta Contoh Gantt WBS di sebelah kiri, dan setiap tarikh mula dan tamat tugas ditunjukkan di sebelah kanan menggunakan skala masa kalendar. Copyright Course Technology 2001

Rajah 1-5. Contoh Rajah Rangkaian Setiap kotak adalah tugas projek dari WBS. Anak panah menunjukkan sandaran antara tugas. Setiap tugas yang bergaris tebal adalah pada laluan kritikal. Jika ada tugas pada laluan kritikal yang mengambil masa lebih lama dari dirancangkan, seluruh projek akan lewat kecuali sesuatu dilakukan. Copyright Course Technology 2001

Contoh Carta Earned Value Copyright Course Technology 2001

Lain-lain Kelebihan Pengurusan Projek * Boss, pelanggan dan pemegang saham lain tidak suka pada kejutan. Pengurusan projek (PP) yang baik menghasilkan keyakinan dan mengurangkan risiko. PP menyediakan alat dan persekitaran untuk rancang, pantau, jejak dan urus jadual, sumber, kos dan kualiti. PP menyediakan asas sejarah atau metrik untuk perancangan masa depan di samping dokumentasi yang baik. Ahli projek belajar dan bertambah matang apabila bekerja dalam persekitaran kumpulan berbagai fungsi. *Knutson, Joan, PM Network, December 1997, p. 13 Copyright Course Technology 2001

Bagaimana PP Berhubung Dengan Disiplin Lain Kebanyakan pengetahun untuk menguruskan projek adalah unik kepada PP. Bagaimanapun, pengurus projek perlu berpengetahuan dan berpengalaman tinggi: Pengurusan am Bidang aplikasi projek Pengurus projek mesti fokus kepada memenuhi objektif tertentu projek. Copyright Course Technology 2001

Rajah 1-3. Pengurusan Projek dan Lain-lain Disiplin. Copyright Course Technology 2001

Sejarah Pengurusan Projek Pengurusan projek moden bermula dengan Projek Manhattan, pembangunan bom atom oleh tentera U.S. 1917, Henry Gantt membangunkan carta Gannt sebagai alat untuk menjadualkan kerja. 1958, Tentera Laut US membangunkan carta PERT 1970, tentera mula menggunakan perisian pengurusan projek (sama dengan industri pembinaan) 1990s, hampir semua industri menggunakan salah satu bentuk pengurusan projek Copyright Course Technology 2001

Kerjaya Pengurusan Projek Artikel Fortune – pengurusan projek adalah pilihan kerja nombor 1. Badan profesional seperti Project Management Institute (PMI) telah berkembang dengan pesat Purata gaji pengurus projek melebihi $81,000 Copyright Course Technology 2001

Pengetahuan Pengurusan Projek Semakin Berkembang & Matang PMI mengadakan persidangan penyelidikan pertama pada 2000 di Paris, Perancis PMBOK Guide – Edisi 2000 adalah piawai ANSI Jabatan Pensijilan PMI dapat pensijilan ISO 9000 Ratusan buku baru, artikel dan persembahan berkaitan pengurusan projek telah dihasilkan sejak kebelakangan ini. Copyright Course Technology 2001

Pensijilan Pengurusan Projek PMI menyediakan pensijilan sebagai Professional Pengurusan Projek (PPP) PPP telah merakamkan pengalaman projek mencukupi, setuju untuk mengikut kod etika dan lulus peperiksaan PPP. Bilangan pemegang sijil PPP meningkat. PMI dan organisasi lainsedang menawarkan program pensijilan baru.(lihat Appendix B) Copyright Course Technology 2001

Rajah 1-6. Pertumbuhan dalam Pensijilan PMP, 1993-2000 Copyright Course Technology 2001

Perisian Pengurusan Projek Sehingga 2001, terdapat ratusan produkyang berbeza untuk membantu perlaksanaan pengurusan projek. Tiga kategori utama alatan: Alatan akhir-rendah: Kendalikan projek tunggal dan kecil dengan baik, kos kurang $200 utk seorang pengguna. Alatan pertengahan : Kendalikan pelbagai projek dan pengguna, kos $200-500 utk seorang pengguna, Projek tahun 2000 paling popular Alatan akhir-tinggi : Juga dipanggil perisian pengurusan projek enterprise, dilesenkan berdasarkan pengguna. Copyright Course Technology 2001

Pengurusan Projek Boleh Digunakan Dalam Banyak Bidang Pengurusan projek sesuai utk projek peribadi atau kerja. Pengurusan projek sesuai utk disiplin lain (IT, pembinaan, kewangan, sukan, perancangan majlis dll) Kebolehan pengurusan projek boleh membantu dalam kehidupan seharian. Copyright Course Technology 2001

Copyright Course Technology 2001 Soalan kuiz Apakah itu Pengurusan Projek ? Nyatakan 3 kekangan dalam menguruskan projek. Nyatakan 4 dari 9 Bidang Pengetahuan Pengurusan Projek. Copyright Course Technology 2001