UNIT 3 Pendekatan Untuk Menentukan Fokus Dan Hala Tuju Perubahan dalam Organisasi

Pendekatan Untuk Menentukan Fokus Dan Hala Tuju Perubahan dalam Organisasi Prof. Madya Dr. Jegak Uli

Objektif: Selepas membaca unit ini pelajar akan dapat: Mengenal pasti pendekatan untuk menentukan fokus dan hala tuju perubahan dalam organisasi. Memahami pendekatan komponen utama organisasi. Memahami pendekatan berasaskan teori sistem. Memahami pendekatan berasaskan teori klasik pengurusan. Mengenal pasti pendekatan terkini.

Berapa pendekatan untuk menentukan fokus dan hala tuju perubahan dalam organisasi Pendekatan berasaskan Komponen Utama Organisasi (Leavitt, H. J. (1964) Pendekatan berasaskan teori sistem dalam organisasi (Bartol, K. M. & Martin, D. C., 1994) Teori klasik: teori birokrasi, teori perhubungan manusia dan teori luar jangka (contingency theory) Fokus baru: berfokus pelanggan atau pengguna (customer focus) dan proses (process focus)

Pendekatan Komponen Utama Organisasi Menurut Leavitt (1964), perubahan dan inovasi pada umumnya melibatkan perubahan dalam satu atau lebih komponen utama berikut: struktur, teknologi, sumber manusia dan budaya.

Gambarajah 1: Komponen Utama untuk Melaksanakan Perubahan

Oleh kerana, komponen-komponen tersebut adalah berkaitan antara satu sama yang lain, Perubahan dalam satu komponen akan menghasilkan keperluan untuk membuat penyesuaian dalam komponen yang lain.

Komponen Struktur Struktur organisasi didefinisikan sebagai corak perhubungan dan penyelarasan (cordination) formal yang direka oleh pihak pengurusan untuk menyambung tugas atau tanggungjawab individu dan kumpulan dalam mencapai matlamat utama organisasi. Struktur menentukan bagaimana pengagihan kerja (division of work), tanggungan, kerjasama (cooperation), perundingan (consultation) dan peringkat keputusan perlu wujud dalam organisasi.

Struktur melibatkan faktor seperti cara kerja/tugas ditetapkan dan pengelompokan kepada unit kerja dan berbagai mekanism yang digunakan untuk memudahkan komunikasi, penugasan kerja/tugas (delegation) dan penggunaan pasukan atau kumpulan antara jabatan.  Struktur mesti diubah suai jika keadaan berubah dan mengakibatkan penstrukturan semula (restructuring) perlu dibuat secara berterusan.

Penstrukturan semula organisasi mempengaruhi perubahan dengan mengubah corak perhubungan dan penyelarasan (coordination). Penemuan kajian menunjukkan bahawa penstrukturan mewakili perubahan kuantum besaran – satu perubahan terancang dan dramatik – selalunya berkaitan dengan peningkatan prestasi organisasi yang tingi berbanding dengan penstrukturan semula secara kecilan (incremental reorganization).

Komponen Teknologi Teknologi melibatkan Pengetahuan (Knowledge), Alat (tools), Mesin (Mechines), Peralatan (equipments), dan teknik kerja (work techniques) yang digunakan oleh sesuatu organisasi dalam menyampaikan produk atau perkhidmatannya.

Perubahan teknologi melibatkan sama ada produk atau perkhidmatan baru dan pemajuan/peningkatan dalam (improvement) produk dan perkhidmatan yang sedia ada. Perubahan teknologi adalah satu faktor penting dalam persaingan antarabangsa.

Inovasi teknologi juga akan mengubah kaedah bekerja dalam organisasi. Perubahan teknologi selalunya akan mempengaruhi bilangan pekerja yang diperlukan dalam organisasi dan jenis kemahiran yang diperlukan oleh pekerja.

Komponen Sumber Manusia Membawa perubahan dalam individu di tempat kerja adalah bertujuan untuk mengubah pengetahuan, kemahiran, tanggapan (perception), Kelakuan/gelagat (behaviors) yang diperlukan untuk membuat kerja dengan berkesan.

Mengubah individu secara umunnya bergantung kepada aktiviti latihan dan pembangunan dan dilengkapi oleh penilaian prestasi kerja, sistem ganjaran yang menguatkan kelakuan yang diperlukan.

Biasanya, sistem pengambilan (recruitment) dan pemilihan (selection) mesti diubah untuk mencerminkan keperluan bagi individu yang mempunyai kemahiran yang berlainan.

Mendapatkan atau pengambilan individu yang mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan atau pembuangan pekerja (layoffs) untuk menghadapi keadaan perubahan memerlukan perancangan yang teliti. Contoh: program persaraan awal yang menarik/pemindahan kerja (job transfer) dirancang untuk menggelakkan (avoid) pembuangan pekerja (layoffs).

Komponen Budaya Budaya organisasi adalah satu sistem nilai bersama (shared values), anggapan (assumptions), kepercayaan (beliefs) dan norma (norms) yang menyatupadukan ahli-ahli organisasi.

Perubahan budaya adalah berasaskan faktor seperti wawasan pemimpin (visions of leaders) atau ancaman (threats) untuk penerusan atau kelangsungan organisasi (survival). Contoh: Berubah daripada kurang mengambil perhatian kepada pelanggan, kos, kualiti, pengeluaran kepada perubahan yang memberi penekanan kepada pelanggan (berfokus pelanggan), kualiti kerja, pengeluaran dan sebagainya.

Satu nilai bersama yang dipegang oleh kakitangan sesuatu organisasi adalah untuk penerusan atau kelangsungan dalam perniagaan dan semua ini memerlukan pemajuan, perubahan dan penyesuaian yang berterusan (unending improvement, change and adaptation).

Pemikiran pemajuan berterusan kreatif (creative continuous improvement thinking) bermaksud pemajuan berterusan melibatkan semua (manusia dan bukan manusia) dan setiap orang (pengurusan dan kakitangan). Pemikiran ini menganggap bahawa cara kehidupan kita – sama ada kehidupan kerja, kehidupan sosial, kehidupan peribadi dan atau kehidupan di rumah – perlu dibaiki/ubah secara berterusan

Pemikiran pemajuan berterusan kreatif adalah satu kepercayaan di mana pengurusan meminta perhatian kepada setiap kakitangan supaya pemajuan harus dilakukan secara berterusan. Pengurusan atas harus bertanggungjawab untuk mempromosikan pemikiran yang baru tersebut kepada setiap individu dalam organisasi untuk memastikan pemikiran tersebut berurat sepenuhnya dalam budaya di tempat kerja mereka.

Pendekatan berasaskan Teori Sistem Pendekatan teori sistem adalah berasaskan anggapan bahawa organisasi boleh di lihat sebagai beberapa sistem. Satu sistem adalah mengandungi beberapa bahagian atau komponen yang berkaitan dan berfungsi secara keseluruhan dalam mencapai matlamat bersama yang dikejar. Komponen asas dalam suatu sistem pengeluaran terdiri daripada: input, proses dan output.

Gambarajah 2: Komponen Asas dalam Satu Sistem Pengeluaran

Menurut Bartol, K. M. & Martin, D. C Menurut Bartol, K. M. & Martin, D. C., (1994), dalam pendekatan sistem, satu sistem organisasi mempunyai empat komponen utama berikut: input, proses transformasi, output dan maklum balas (lihat Gambarjah 3).

Gambarajah 3: Komponen Utama Pendekatan Sistem

Komponen input termasuk pelbagai sumber seperti manusia, bahan, kewangan, peralatan dan maklumat yang diperlukan untuk mengeluarkan produk, hasil dan perkhidmatan. Komponen proses transformasi (transformation processes) adalah kebolehan teknologi dan pengurusan organisasi yang diamalkan untuk menukar komponen input kepada output.

Komponen output berupa produk, perkhidmatan, hasil sampingan dan kesudahan lain yang dikeluarkan oleh sebuah organisasi. Maklum balas (feedback) adalah maklumat mengenai keputusan (results) dan status atau kedudukan organisasi berbanding dengan persekitaran.

Kebaikan Pendekatan Sistem Pendekatan sistem ada berapa kebaikan seperti berikut: 1. Pendekatan ini boleh menganalisis sistem di beberapa peringkat yang berlainan (individu, kumpulan, organisasi dan sosaiti/masyarakat. 2. Pandangan sistem (system view) menyediakan satu kerangka (framework) untuk menilai berapa baik pelbagai bahagian atau komponen sebuah organisasi berinteraksi untuk mencapai matlamat utamanya.

3. Pendekatan ini juga menekankan bahawa satu perubahan dalam satu bahagian atau komponen sistem akan mempengaruhi bahagian atau komponen yang lain. 4. Pendekatan sistem mengambil kira bagaimana sebuah organisasi berinteraksi dengan persekitarannya – faktor-faktor luaran organisasi yang mempengaruhi operasi atau fungsinya.

Gambarajah 4: Bidang, Fokus dan Hala Tujuan Perubahan berasaskan Teori Sistem Organisasi

Pendekatan Berasaskan Teori Klasik Pengurusan Di antara teori tersebut termasuk: Teori birokrasi (Bureaucracy: Weber, 1947) Teori perhubungan manusia (Human Relations: Likert, 1961 ; McGregor, 1960 ; Maslow, 1954) dan Teori luar jangka (Contingency theory: Galbraith, 1977 ; Lawrence & Lorsch , 1967; Trist, 1981 ; Woodward, 1965 Teori tersebut di atas berbeza dari segi fokus dan hala tuju untuk membawa perubahan dalam organisasi.

Anggapan Asas Teori Birokrasi Organisasi beroperasi atau berfungsi dengan lebih adil dan cekap jika terdapat peraturan dan prosedur yang piawai/standard untuk mentadbir atau mengurus setiap situasi yang kita dapat bayangkan. (Organizations operate more fairly and efficiently if there are rules and standardized procedures governing every conceivable situation).

Pendekatan Teori Birokrasi untuk Membawa Perubahan Antara ciri-ciri pendekatan birokrasi adalah seperti berikut: Memberi penekanan kepada struktur dan prosedur untuk semua situasi (emphasize structure & procedures for all situations). Tindakan yang perlahan untuk perubahan (slow respond to change). Perubahan dikendalikan dengan mereka atau membentuk struktur dan peraturan baru dan tidak mengambil kira peranan individu dalam mengatasi perubahan (change is handled by creating new structures & new rules & ignoring the roles of individuals in dealing with change).

Anggapan Asas Teori Perhubungan Manusia Andaian asas teori perhubungan manusia adalah membaiki atau peningkatan komunikasi antara perseorangan akan menghasilkan organisasi yang berfungsi dengan lebih berkesan lagi. (The basic assumption of human relationship theory is that improving interpersonal communication will cause organization to function more effectively)

Pendekatan Perhubungan Manusia untuk Membawa Perubahan Pakar teori perhubungan manusia percaya bahawa perubahan organisasi adalah serupa dengan pembangunan psikologi individu – ia diperlukan untuk kita berfungsi dengan sihat (Human relations theorists believe that organizational change is like individual psychological growth -- it is essential for healthy functioning).

Pendekatan Perhubungan Manusia untuk Membawa Perubahan Menurut teori ini, perubahan yang sangat berkesan harus berpunca atau datang daripada peringkat individu dan kumpulan dan bukannya daripada pihak atasan/atas ke bawah. (The most effective change, however, will come from at the level of the individual and the workgroup, rather than from the top down).

Anggapan Asas Teori Luar jangka (Contingency Theory) Teori ini menyatakan bahawa kedua-dua struktur dan manusia bukan penentuan kepada kejayaan organisasi. (This theory holds that neither structure nor people are the determinants of organizational success). Organisasi yang berjaya mereka struktur organisasinya selepas mengkaji dan menyesuaikan kepada persekitaran. (Successful organizations develop their structures by studying and adapting to their environment)

Pendekatan Teori Luar Jangka untuk Membawa Perubahan Pakar teori luar jangka tidak percaya bahawa satu jenis organisasi adalah padan untuk semua keadaan persekitaran (Contingency theorists do not believe that one type of organization fits all environments). Setiap organisasi mesti cukup fleksibel untuk menyesuaikan diri untuk keadaan yang berubah. (Each organization must be sufficiently flexible to adapt to changing conditions).

Gambarajah 5: Teori Luar Jangka

Pendekatan Terkini Perubahan Berorientasikan Pelanggan (A customer-oriented/driven change) – Tenner & DeToro (1992). Perubahan Berorientasikan Proses (A process-oriented change) – Tenner & DeToro (1992). Kedua-dua pendekatan tersebut di atas akan dibincangkan secara mendalam pada unit-unit akan dapat.