PENGURUSAN MESYUARAT

DEFINISI Perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

TUJUAN MESYUARAT Penyampaian dan pertukaran maklumat Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi Penyelesaian konflik/mengatasi krisis Analisa halacara dan perancangan masa depan Memperbaiki kerja-kerja semasa Latihan dan pembangunan

JENIS MESYUARAT MESYUARAT BERSIRI - Berkala dan ada kesinambungan - Melebehi sekali dalam tempoh tertentu - Ahli, mengikut jawatan/fungsi - Agenda, tersusun dan tetap

JENIS MESYUARAT MESYUARAT KHAS - Ad-hoc - Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan - Ahli, terdiri dari pelbagai kepakaran berkaitan - Agenda, ringkas tetapi mendalam/terperinci - Nama, menjelaskan tujuan/fungsi

KELEMAHAN MESYUARAT Mesyarat jarang diadakan Minit lewat dihantar. Agenda tidak ditetapkan/tidak jelas Tiada sumbangan semasa mesyuarat Kurang perancangan/persedian Sikap tidak komited dan “dedicated” Tidak ada ‘follow-up and follow-through”

MESYUARAT BERKUALITI Mempunyai agenda dan objektif yang jelas Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi Ahli yang hadir mempunyai kepakaran Perbincangan yang diadakan secara positif

MESYUARAT BERKUALITI Peranan Pengerusi yang berkesan Peranan Setiausaha yang berkesan Peranan Ahli/Anggota Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat Tindakan susulan dilaksanakan dengan berkesan

KEBERKESANAN MESYUARAT Tertakluk kepada peranan yang dimainkan oleh 3 watak utama; - Pengerusi - Setiausaha/Urusetia - Ahli/Anggota

MERANCANG MESYUARAT Prinsip 5W+1H

MERANCANG MESYUARAT WHY WHAT WHEN WHERE WHO HOW Mengapa perlu diadakan? WHAT Apakah objektif yang hendak dicapai? WHEN Bilakah mesyuarat hendak diadakan? WHERE Dimanakah mesyuarat? WHO Siapakah yang perlu dijemput? HOW Bagaimana hendak dikendalikan?

PERSIAPAN MESYUARAT

SEBELUM MESYUARAT SETIAUSAHA/URUSETIA Menentukan agenda, tarikh, masa, jemputan (bincang dengan Pengerusi), dan tempat. Membuat tempahan bilik. Menentukan kertas kerja disediakan (jika berkenaan).

SEBELUM MESYUARAT SETIAUSAHA/URUSETIA Menghantar jemputan. Memastikan persediaan kemudahan bilik. Menentukan kehadiran Adakan perbincangan sebelum mesyuarat.

SEBELUM MESYUARAT AGENDA MESYUARAT Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan (jika ada) Pembentangkan kertas-kertas kerja (jika ada) Hal-hal lain Penutup

SEBELUM MESYUARAT TEMPAHAN BILIK MESYUARAT Nama mesyuarat Nama Pengerusi Nama Setiausaha Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat Bilangan ahli/anggota yang akan hadir Peralatan/kemudahan yang diperlukan Jenis minuman dan jamuan ringan yang diperlukan

SEBELUM MESYUARAT PENYEDIAAN KERTAS KERJA 15 hari (hari kerja?) sebelum mesyuarat, semua kertas kerja diterima Salinan kertas kerja yang diperlukan? Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif (sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat tidak termasuk lampiran)

SEBELUM MESYUARAT JEMPUTAN MESYUARAT SEKURANG-KURANG 10 HARI SEBELUM MESYUARAT NYATAKAN: Nama mesyuarat Tarikh dan tempat Masa mula dan masa dijangka tamat Agenda Nama pengerusi

SEBELUM MESYUARAT PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT Menentukan bilik berada dalam keadaan bersih, kemas dan teratur Tempat duduk mencukupi Label nama mengikut keperluan Alat pembesar suara, PC/Projektor/LCD, disediakan Kertas dan pensil disediakan

SEBELUM MESYUARAT PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT Jam dinding yang tepat berfungsi Gelas dan jug berisi air Gula-gula Whiteboard yang bersih beserta pen dan pemadam Menentukan semula tempahan minuman telah dibuat

SEBELUM MESYUARAT PERBINCANGAN PRA MESYUARAT Mengadakan perbincangan dengan Pengerusi: Perkara/isu yang akan dibincang Meneliti maklum balas yang diterima Mengenal pasti tindakan yang perlu diambil Adakan beberapa hari sebelum

SEMASA MESYUARAT SETIAUSAHA/URUSETIA Senarai nama kehadiran mesyuarat Senarai nama tidak hadir dan alasan Catatkan perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu diambil

SEMASA MESYUARAT PENGERUSI PADA AWAL MESYUARAT Datang awal, sebelum waktu mula Mulakan pada waktunya Wujudkan suasana yang sesuai/baik Maklumkan tujuan/objektif dan agenda

SEMASA MESYUARAT PENGERUSI SEMASA PERBINCANGAN Beri peluang sama rata kepada ahli Galakkan penyertaan Kawal perbincangan Kekalkan suasana harmoni Beri kesimpulan dari masa ke masa Agenda dibincang satu persatu

SEMASA MESYUARAT PENGERUSI DI AKHIR PERBINCANGAN Rumuskan perkara utama yang dibincang Maklumkan keputusan yang telah diambil Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang

SEMASA MESYUARAT PERANAN AHLI MESYUARAT Sebelum mesyuarat - buat persiapan dan tiba awal Semasa mesyuarat - memberi sumbangan berkesan, mematuhi peraturan dan tatacara Selepas mesyuarat - lapor kepada pihak berkenaan mengenai apa yang dibincang dan diputuskan, ambil tindakan atas keputusan dan maklumbalas kepada Urusetia. ( Minit Curai )

SELEPAS MESYUARAT SETIAUSAHA/URUSETIA Penyediaan Minit Format Minit Mesyuarat Susunan Nama Ahli-Ahli Mesyuarat Catatan Perbincangan Pengesahan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Bilangan Rujukan Minit