Bab 2: Konteks dan Proses Pengurusan Projek Course Technology 2001

Projek Tidak Boleh Dilaksanakan Secara Bersendirian Projek mesti beroperasi dalam persekitaran organisasi yang luas. Pengurus projek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem ke atas projek dan memahami peranan projek di dalam konsep organisasi yang luas. Lihat contoh dalam kes pembukaan dan penutup Course Technology 2001

Pandangan Sistem Ke atas Pengurusan Projek Pendekatan sistem muncul dalam 1950an untuk menerangkan pendekatan analitikal kepada pengurusan dan penyelesaian masalah. Tiga bahagian termasuk: Falsafah sistem : Lihat benda sebagai sistem, komponen yang saling berinteraksi yang bekerja dalm sesuatu persekitaran untuk memenuhi tujuan tertentu. Analisa sistem: pendekatan penyelesaian masalah Pengurusan sistem : Menangani isu bisnes, teknologi dan organisasi sebelum membuat perubahan kepada sistem. Course Technology 2001

Rajah 2-1. Model Tiga Sfera untuk Pengurusan Sistem Course Technology 2001

Project Fasa Projek dan Kitar Hayat Projek Kitar hayat projek adalah sekumpulan fasa projek. Fasa projek berbeza menurut projek atau industri, tetapi beberapa fasa umum adalah: konsep pembangunan implementasi sokongan Course Technology 2001

Rajah 2-2. Fasa Kitar Hayat Projek Course Technology 2001

Kitar Hayat Produk Produk juga mempunyai kitar hayat Kitar hayat Pembangunan Sistem (SDLC) ialah kerangka untuk menerangkan fasa yang terlibat dalam pembangunan dan penyelenggaraan sistem maklumat. Fasa SDLC termasuk perancangan, analisa, rekabentuk, implementasi dan sokongan. Course Technology 2001

Contoh Model SDLC Model air terjun: mempunyai tahap linear yang jelas tentang pembangunan dan sokongan pembangunan sistem. Model spiral: menunjukkan bahawa perisian dibangunkan menggunakan pendekatan interaktif atau spiral dan bukan linear. Model incremental release : sediakan pembangunan progresif untuk perisian operasi. Model RAD : digunakan untuk menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualiti. Model prototaip : digunakan untuk membangunkan prototaip bagi menjelaskan keperluan pengguna. Course Technology 2001

R 2-3. Model Spiral Pembangunan Perisian (Boehm, 1988) Course Technology 2001

Membezakan Kitar Hayat Projek dan Kitar Hayat Produk. Kitar hayat projek untuk semua projek tanpa mengira tentang produk yang dihasilkan. Model kitar hayat produk berbeza menurut sifat produk. Kebanyakan produk IT yang besar dibangunkan dalam siri beberapa projek. Pengurusan projek dilakukan ke atas seluruh fasa kitar hayat produk. Course Technology 2001

Mengapa Ada Fasa Projek Dan Ulasan Pengurusan? Projek sepatutnya melalui semua fasa dengan jaya sebelum terus ke fasa seterusnya Ulasan pengurusan (fasa keluar atau kill point) patut berlaku selepas setiap fasa untuk menilai kemajuan projek, kejayaan dan keserasian berterusan dengan matlamat organisasi. Course Technology 2001

Apa Yang Betul? "The real improvement that I saw was in our ability toin the words of Thomas Edisonknow when to stop beating a dead horse.…Edison's key to success was that he failed fairly often; but as he said, he could recognize a dead horse before it started to smell...as a result he had 14,000 patents and was very successful…In IT we ride dead horsesfailing projectsa long time before we give up. But what we are seeing now is that we are able to get off them; able to reduce cost overrun and time overrun. That's where the major impact came on the success rate.” Cabanis, Jeannette, "'A Major Impact': The Standish Group's Jim Johnson On Project Management and IT Project Success," PM Network, PMI, September 1998, p. 7 Course Technology 2001

Memahami Organisasi Kerangka Struktur: Fokus kepada peranan dan tanggungjawab, penyelerasan dan kawalan. Carta organisasi bantu takrifkankerangka. Kerangka Sumber Manusia: Fokus kepada memastikan keharmonian antara keperluan oranisasi dan keperluan manusia. Kerangka politik: Andaikan organisasi sebagai pakatan yg tediri dari individu dan kumpulan berbeza. Isu utama adalah konflik dan kuasa. Kerangka simbol: Fokus kepada simbol dan makna berkaitan peristiwa. Adat resam dipentingkan. Course Technology 2001

Apa Yang Salah? Many data warehousing projects are side-tracked or derailed completely by politics. Data warehousing projects are always potentially political because they cross departmental boundaries, change both the terms of data ownership and data access, and affect the work practices of highly autonomous and powerful user communities. Many organizations fail to admit that many data warehousing projects fail primarily because management and project teams do not understand and manage politics. Marc Demarest found over 1200 articles on the topic of data warehousing based on a journal search he did from July 1995 to July 1996. Many of those articles offer advice on how to run successful data warehousing projects and focus on the importance of design, technical, and procedural factors, when, in fact, political factors are often the most important in helping these projects succeed. Course Technology 2001

Banyak Organisasi Fokus Kepada Kerangka Struktur Ramai orang faham tentang carta organisasi Ramai pengurus baru cuba untuk mengubah struktur organisasi bila perubahan lain yang diperlukan. 3 struktur organisasi asas fungsian projek matriks Course Technology 2001

R 2-4. Struktur Organisasi Fungsian, Projek dan Matriks Course Technology 2001

J2-1. Pengaruh Struktur Organisasi Ke atas Projek PMBOK Guide, 2000, p. 19 Struktur organisasi mempengaruhi kuasa pengurus projek, tetapi kerangka sumber manusia, politik dan simbolik perlu dipentingkan juga. Course Technology 2001

Kenali Kepentingan Pemegang saham Projek Pemegang saham projek adalah orang yg terlibat atau menerima kesan dari aktiviti projek. Pengurus projek perlu ambil masa untuk kenalpasti, faham dan urus hubungan dengan semua pemegang saham projek. Empat kerangka organisasi boleh digunakan untuk memenuhi keperluan dan harapan Pemegang saham. Eksekutif kanan – Pemegang saham paling penting. Course Technology 2001

Jadual 2-2. Apa Yang Membantu Kejayaan Projek? Menurut laporan Standish Group CHAOS 2001: A Recipe for Success, butiran berikut membantu kejayaan projek IT, mengikut turutan kepentingan: Sokongan eksekutif Penglibatan pengguna Pengurus projek berpengalaman Objektif bisnes jelas Skop diminimakan Infrastruktur perisian piawai Keperluan asas teguh Metodologi formal Anggaran bolehharap Course Technology 2001

Keperluan Kepada Komitmen Pengurusan Atasan Beberapa kajian menyatakan komitmen pengurusan atasan sebagai salah satu faktor utama berkaitan kejayaan projek Pengurusan atasan boleh bantu pengurus projek mendapatkan sumber mencukupi, dapatkan kelulusan untuk keperluan unik dalam masa yang cukup, dapat kerjasama dari orang lain dalam organisasi dan belajar bagaimana untuk jadi ketua yang lebih baik. Course Technology 2001

Keperluan Kepada Komitmen Organisasi Terhadap Teknologi Maklumat Jika organisasi mempunyai sikap negatif terhadap TM, ini menyukarkan kejayaan projek TM. Dengan adanya Chief Information Officer (CIO) pada aras atas organisasi membantu projek TM Menetapkan orang bukan-TM kepada projek TM menggalakkan lebih komitmen Course Technology 2001

Keperluan Piawai Organisasi Piawai dan panduan membantu pengurus projek menjadi lebih berkesan. Pengurusan atasan boleh menggalakkan: Penggunaan borang dan perisian piawai untuk pengurusan projek Pembangunan dan penggunaan panduan untuk menulis rancangan projek atau memberikan maklumat status Kewujudan pejabat pengurusan projek atau pusat kecemerlangan Course Technology 2001

J2-3. 15 Fungsi Tugas Pengurusan Projek* Nilai keperluan projek Kenalpasti dan nilai risiko. Sediakan rancangan kemungkinan yg boleh berlaku Kenalpasti salingsandaran Kenalpasti dan jejak batu tanda kritikal Sertai ulasan fasa projek Dapatkan sumber yang diperlukan Urus proses kawalan perubahan Laporkan status projek Takrifkan skop projek Kenalpasti Pemegang saham, pembuat keputusan, dan peningkat prosedur (procedure escalation) Bangunkan senarai tugas (work breakdown structures) Anggar keperluan masa Bangunkan carta alir projek Kenalpasti sumber dan belanjawan yang diperlukan *Northwest Center for Emerging Technologies, "Building a Foundation for Tomorrow: Skills Standards for Information Technology,"Belleview, WA, 1999 Course Technology 2001

Kebolehan Pengurus Projek Kebolehan komunikasi: mendengar, mengerah Kebolehan organisasi : merancang, menetapkan matlamat, menganalisa Kebolehan membangunkan kumpulan : empathy, motivasi, esprit de corps Kebolehan kepimpinan: tunjukkan contoh, bertenaga, berwawasan (big picture), mewakilkan, positif Kebolehan menyesuaikan diri (coping) : fleksibel, kreatif, sabar, berusaha Kebolehan kemahiran teknologi : pengalaman, pengetahuan projek Course Technology 2001

Jadual 2-3. Ciri-ciri Pengurus Projek Yang Berkesan dan Tidak Berkesan Pengurus Projek Berkesan Pengurus Projek Tidak Berkesan Kepimpinan menerusi teladan Berwawasan Kemahiran teknikal Tidak teragak-agak Berkomunikasi baik Pakar motivasi Sedia berhadapan dengan pengurusan atasan sekira perlu Sokong ahli kumplan Galakkan idea baru Tunjukan contoh tidak baik Tidak yakin diri Kurang kepakaran teknikal Lemah dalam berkomunikasi Tidak mampu memberi motivasi dengan baik Course Technology 2001

Kumpulan Proses Pengurusan Projek Pengurusan projek boleh dilihat sebagai proses yang saling berkaitan Kumpulan proses pengurusan projek termasuk Proses Permulaan Proses Perancangan Proses Perlaksanaan Proses Kawalan Proses Penutupan Course Technology 2001

R 2-5. Tindanan Kumpulan Proses dalam satu fasa (PMBOK Guide, 2000, p Course Technology 2001

J 2-5. Hubungan Antara Kumpulan Proses, Aktiviti dan Bidang Pengetahuan Course Technology 2001

J 2-5. Hubungan Antara Kumpulan Proses, Aktiviti dan Bidang Pengetahuan Course Technology 2001

Membangunkan Metodologi Pengurusan Projek TM Pendekatan kepada pengurusan projek adalah unik (spt projek) Byk organisasi membangunkan metodologi pengurusan projek sendiri terutama untuk projek TM Blue Cross Blue Shield of Michigan menggunakan PMBOK sebagai panduan dalam membangunkan metodologi pengurusan projek TM Course Technology 2001

Rajah 2-6. Metodologi PP TM Kebanyakan bahagian sama spt PMBOK, tetapi sesetengah aktiviti diubah untuk memenuhi keperluan organisasi. Course Technology 2001

TUGASAN 2 Rujuk kepada Kajian Kes (Minicase) dalam ms 54. Buat tugasan dalam Bahagian 1 (Part 1). Course Technology 2001