MAKMAL PERANCANGAN STRATEGIK PTAR GROUP: Perkhidmatan Perpustakaan LEADER: Jamalludin Sulaiman MEMBERS: Abd. Rashid Abdullah Mohamad Hamidi Mohd Jais Asmah Maarof Hani Liza Norfin Zalifah Awang Zakaria Shahrol Nizam Johol Mohd Alfarabie Mohd Nasir Wan Izzatul Fahrah Wan Ishak Ahmad Faizar Jaafar Idris Mohammad Mohd Ismail Abidin

PENGENALAN Virtualization merupakan satu kaedah mewujudkan sesuatu dalam bentuk maya berbanding fizikal. “Dalam server (fizikal) ada banyak server (virtual)” -Tuan Haji Faizar, 2015 Dalam PC ada banyak Windows

PENGENALAN Bilik Server PTAR 30 server , 8 PC, 7 Rak : 2 juruteknik Assessment 1: 35 server  4 server PS2010 : Desktop Virtualization (Thin Client) PS2016: Server Virtualization

ISSUES, CHALLENGES & FUTURE SCENARIO Penggunaan tenaga elektrik yang tinggi Pemantauan perkakasan Pemantauan sumber perkakasan Bajet terhad Pembangunan sistem yang rancak (in-house, outsource) Perancangan kapasiti Pengurusan prestasi perkakasan Ruang bilik server yang terhad Keperluan server R&D bagi sistem baru Kos Operasi pengurusan server “stand alone” yang tinggi Sistem rangkaian tidak stabil. Kekurangan sumber manusia untuk menguruskan server fizikal yang banyak. Proses perolehan perkakasan dan perisian yang panjang. CHALLENGES Perubahan teknologi (perkakasan & perisian) yang baharu / terkini. Perisian sumber terbuka. Ketidakserasian (compatible issues) dalam sistem sedia ada. Ancaman dari serangan virus, trojan, spam, penggodam dan lain-lain Proses perolehan memerlukan kelulusan JPPK, JPPICT, JAPD Bendahari Zon FUTURE SCENARIO Sistem simpanan berpusat (Unified Storage) Private Cloud Maklumat dihujung jari Boleh menampung sistem baharu di perpustakaan.

ERRC ELIMINATE RAISE ERRC CREATE REDUCE Server lama Tamat waranti Perkakasan yang rosak (HDD) RAISE Capacity planning Utilization perkakasan (server) Pembangunan sistem perkhidmatan Pengurusan perkakasan (server) yang efektif REDUCE Penggunakan elektrik Pencemaran bunyi Network bandwidth Downtime error CREATE Virtualization Server Private Cloud ERRC Eliminate - Which of the factors that UiTM takes for granted should be eliminated? Raise - Which factors should be raised well above the UiTM standard? Reduce - Which factors should be reduced well below the UiTM standard? Create - Which factor should be created that UiTM never offered?

PELAN TINDAKAN A AGENDA PERPUSTAKAAN Virtualization@PUiTM 7.1 Objektif Strategik 1: Membangun dan mengurus teknologi virtualization di Perpustakaan UiTM 7.1.1 Strategi Kajian penggunaan teknologi Membuat assessment keperluan perisian dan perkakasan yang sesuai. Kertas kerja pembelian. Tawaran / pelawaan sebut harga rasmi Pemasangan perkakasan dan perisian. Proses Physical to virtual. Pelan latihan sistem. 7.1.2 Output B AGENDA UTAMA UNIVERSITI Aksesibiliti Kelestarian Kewangan

PELAN TINDAKAN A Output Virtualization@PUiTM B Tempoh Siap 2019 C Kewangan RM 500 000 D. Pemilik Proses Bahagian Pengurusan Sistem Perpustakaan E. Jabatan Yang Terlibat F. Carta Gantt Project Deliverable & Timeline

Virtualization@PUiTM OBJECTIVES Membangun dan mengurus teknologi virtualization di Perpustakaan UiTM KEY STRATEGIES TEKNOLOGI Kenalpasti perkakasan dan perisian Unified storage KEUPAYAAN Tenaga kerja – Outsource, in-house development Kos pembangunan AKSESIBILITI Memudahkan pengaksesan maklumat server.

Virtualization@PUiTM Key Strategies Strategic Intiatives Proposed Expected Outcomes (KPI) 2016 2017 2018 2019 2020 Downtime error sifar 4 2 Jumlah migrasi fizikal server kepada virtual server 1 5 Kajian penggunaan teknologi Membuat assessment keperluan perisian dan perkakasan yang sesuai. Mencari sumber kewangan. Tawaran / pelawaan sebut harga rasmi Pemasangan perkakasan dan perisian. Proses physical to virtual (P2V) Pelan latihan sistem (pentadbir).

Work Plan OBJECTIVES: UNTUK MENYEDIAKAN KEMUDAHAN AKSES PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN ATAS TALIAN SECARA MUDAH ALIH  Rank # STRATEGIC INITIATIVE Collaboration Needs Resource Needs Date Due or Frequency Anticipated Obstacle Solution Progress Made 1. Kajian penggunaan teknologi. InfoTech Perpustakaan UA Internet Penandaarasan secara maya Soal selidik Date due: Feb 2016 Responden, masa, staf Menggunakan survey atas talian. - 2. Membuat assessment keperluan perisian dan perkakasan yang sesuai Pembekal Senarai server Senarai sistem Date due: April 2016 Maklumat server tidak lengkap. Kemaskini senarai sistem / server PTAR. 3. Mencari sumber kewangan Tabung amanah PTAR JPPK JPPICT Hasil assessment Date due: Ogos 2016 Kertas kerja ditolak Rujuk kertas kerja terdahulu. Khidmat nasihat ketua bahagian BPSP 4. Tawaran / pelawaan sebut harga rasmi Senarai pembekal yang dicadang. Date due: Feb 2018 Tiada respon dari pembekal Memberi taklimat sebut harga.

Work Plan OBJECTIVES: UNTUK MENYEDIAKAN KEMUDAHAN AKSES PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN ATAS TALIAN SECARA MUDAH ALIH  Rank # STRATEGIC INITIATIVE Collaboration Needs Resource Needs Date Due or Frequency Anticipated Obstacle Solution Progress Made 5. Pemasangan perkakasan dan perisian. Pembekal Network Highest accsess level all system. Date due: Jan 2018 Penghantaran tertangguh Follow up pembekal Laporan / surat tunjuk sebab oleh pembekal. - 6. Proses Physical to virtual. Pentadbir Sistem InfoTech System owner Highest accses level all system. Feb 2018 – May 2020 Sistem tidak compatible. Naik taraf sistem 7. Pelan latihan sistem (pentadbir) Bah. Latihan PTAR Library UA Senarai program latihan dalam dan luar organisasi Frequency : Setahun sekali Bajet Tiada sesi latihan yang berkaitan SPI / Internship bersama InfoTech / Perpustakaan UA

Project Deliverables & Timeline (STRATEGIC INITIATIVES) mm/yy (Milestone description) Kajian penggunaan teknologi. Survey Benchmarking Technology Update Seminar Januari - Februari 2016: Benchmarking InfoTech / Perpustakaan UA - Membuat assessment keperluan perisian dan perkakasan yang sesuai. Lantik syarikat yang berpengalaman Membuat penilaian sendiri Mendapatkan Assessment perkakasan Perbincangan teknikal Mac – April 2016: Mencari sumber kewangan. Pembentangan kertas kerja pembelian Kelulusan JPPK Kelulusan JPPICT Mac 2016: J/K Tabung Amanah PTAR Mei 2016: Permohonan pembelian ke JPPK POC / Demo Ogos 2016: Penyediaan dokumen spesifikasi teknikal & Skop Kerja Hantar teknikal spek kepada JPPICT Tawaran / pelawaan sebut harga rasmi Kajian Keperluan November 2017: Pelawaan sebut harga Taklimat sebut harga Tutup sebut harga Analisa sebut harga Disember 2017: Mesyuarat sebut harga (tender board meeting) Januari - Februari 2018 Pesanan jabatan

Project Deliverables & Timeline (STRATEGIC INITIATIVES) mm/yy (Milestone description) Pemasangan perkakasan dan perisian. UAT Semakan JPPICT Mac 2018: Mesyuarat “Kick_off” bersama pembekal berjaya Julai - Ogos 2018: Pemasangan perkakasan dan perisian Rangkaian - Proses Physical to virtual. Migrasi server Testing / Test and Error Go to live September 2018 Libchat LibGuide E-Jari Asset Mgmt KeyLite Oktober 2018 UiTM IR EQPS November2018 I-Tonton RDMS Perisian (Ubuntu) Disember 2018 KM Portal Nagios EKMS CCTV Januari 2019 Digital Management CLIS DCCS Mei 2019 Pelan latihan sistem (pentadbir) Latihan berbayar SPI Intership Jan 2017 – Julai 2019 FINAL REPORT Ogos 2019

Rumusan Memgurangkan jumlah fizikal server yang sedia ada Memaksimumkan penggunaan server Membantu membuat server provisioning Pengurangan penggunaan tenaga (elektrik) Unified Storage Perancangan capacity planning Menrancakkan pembangunan sistem baharu Meningkatkan proses customization Melestarikan perkhidmatan (InfoTech guna perisian yang sama) Klon sistem bagi tujuan demo / pembelajaran Sedia fungsi disaster recovery