Samruni tveggja menningarheima - mótun velferðarráðuneytisins Anna Lilja Gunnarsdóttir 19. nóvember 2013

Velferðarráðuneytið Sameining heilbrigðisráðuneytis og félags- og tryggingamálaráðu-neytis samþykkt á Alþingi 9. september 2010. Skipurit tilbúið 10. desember. Velferðarráðuneytið varð til 1. janúar 2011. Undir ráðuneytið heyra: félags- og fjölskyldumál, almanna-tryggingar, heilbrigðismál, lýðheilsa- og forvarnir, lífvísindi og lífsiðfræði, húsnæðismál, vinnumál og jafnréttismál. Til málaflokka ráðuneytisins renna um 42% ríkisútgjalda. 85 starfsmenn. Til húsa í Hafnarhúsinu við Tryggvagötu. Vaxtagjöld tæp 15%. IRR og MMR tæp 12%. Tryggingamál um 45%, LSH og FSA um 18%, vinnumál 14%, málefni aldraðra og endurhæfing um 11% og heilbrigðisstofnanir um 6% og eftirlits og stjórnsýslustofnanir um 1% og VEL er undir 0,5% af útgjöldunum. 22. september 2018

Markmið sameiningar Heildstæðari stefna. Nýting fjármuna. Mæta þörfum almennings og notenda velferðarþjónustu Veita sveigjanlegri samþætta þjónustu um land allt. Samþætting velferðarúrræða, t.d. heimahjúkrunar og heimaþjónustu. Verja og tryggja grunnþjónustu. Samþætt eftirlit. Einfaldara samstarf við sveitastjórnarstigið. Samþætting stofnana félags- og heilbrigðismála. Auka skilvirkni með stærri og hagkvæmari einingum.

Leiðarljós Sameining á jafnréttisgrundvelli. Góð verkefnastýring. Mikil þátttaka starfsmanna í undirbúningsferli. Þátttaka hagsmunaaðila. Þátttaka undirstofnana. Að ná fram samlegðaráhrifum og auka skilvirkni. Áhættugreining. Mannlegi þátturinn. 22. september 2018

Hvernig var unnið að sameiningunni? Verkefnastjórn skipuð sem vann með ráðgjöfum. Sérfræðingur í breytingastjórnun sá um og fylgdi tímaáætlun. Hópavinna allra starfsmanna (14 hópar). Regluleg upplýsingagjöf. Vikulegir starfsmannafundir - reglulega stutt við starfsmenn – sameiginlegur innri vefur með upplýsingum. Liðsheildarvinna. Fundir með hagsmunaaðilum og forstöðumönnum stofnana. Viðtöl við skrifstofustjóra. Tilmæli um að allir sendu inn óskir um verkefni eftir sameiningu. Starfshættir og verklag unnin af öllum starfsmönnum. Stefnumótun í innri málum endurskoðuð árlega. Skipurit endurskoðað eftir fyrsta starfsárið. Í verkefnastjórninni voru ráðherra, ráðuneytisstjórar beggja ráðuneyta, ráðuneytisstjóri VEL, fulltrúar starfmanna og fulltrúar stjórnenda. Hagsmunaaðilar voru greindir formenn stéttarfélaga, Félag forstöðumanna ríkisstofnana og fulltrúar þingflokka. Einnig fundað með forstöðumönnum stofnana ráðuneytisins. 22. september 2018

Hlutverk og áherslur breytingastjóra Umræða um ástæðu sameiningar. Tengiliður verkefnastjórnar við starfsfólkið. Vinna að mannlega þættinum í breytingaferli. Hlusta og gera fólki grein fyrir hvaða tilfinningar eru eðlilegar Lágmarka óþægilegar uppákomur – upplýsa Liðsheildarvinna Þjálfa og fræða hópstjóra og starfsmenn um breytingastjórnun og hlutverk þeirra í sameiningarferlinu. Vinna með verkefnahópunum. Kalla eftir óskum starfsmanna. Breytingastjórnun. Verkefnastjórnun. Stefnumótun – starfshættir og verklag. 22. september 2018

Þrjú stig breytinga Sleppa takinu - ENDALOK Aðlögunartími Nýtt upphaf Hvað verður um MIG ÉG – Auðkennum okkur sem starfsmann heilbrigðisráðuneytisins eða starfsmann félags- og tryggingamálaráðuneytisins Kveðjustund erfið fyrir marga og getur tekið svolítinn tíma að sætta sig við Aðlögunartími Það gamla er ekki lengur til starfsemi nýrrar einingar er ekki komin í fullan gang. Skipulag að mótast Sálfræðileg endurskipulagning Viðhorf Nýtt upphaf Komumst úr aðlöguninni og byrjum á nýjum stað Auðkennum okkur á nýjan hátt (ég starfa hjá velferðarráðuneytinu) - nýtt hlutverk 22. september 2018

Af hverju mistakast breytingar? Samkvæmt könnun D&T eru „mjúk mál“ í 5 af hverjum 10 skiptum ástæða fyrir því að breytingar ná ekki fram að ganga Ekkert breytingastjórnunarprógram Hversu víðtæk er breytingin / óvissa Skortur á hæfni verkefnahóps Source: Deloitte & Touche Survey of CIOs Regarding Business Transformation: Barriers to Success 22. september 2018

Vinnustaðamenning Varnarmenning: Starfsfólk í vörn. Áhugaleysi Forðast að taka á málum Ósjálfstæði Óöryggi Áhrif: Ákvarðanir tefjast, skortur á frumkvæði, lítill sveigjanleiki sem getur leitt af sér óánægju. Huga þarf að vinnustaðamenningu við sameiningar til að fyrirbyggja vörn. Árásarmenning: Þar kemur starfsfólk inn með miklum krafti. Mikil samkeppni Allir ota sínum tota frekar en að horfa á heildina Eina sem þýðir er að vera harður nagli og ná sínu fram Engin mistök leyfð Áhrif: mikið stress, lítil samvinna og samhæfing ómarkviss, óvægin gagnrýni Oft hugað vel að skipulagsmálum, húsnæðismálum og þess háttar. Gleymist að koma þarf tveimur mismunandi menningaheimum í farsælt hjónaband. 22. september 2018

Félags- og húsnæðismálaráðherra Skrifstofa samhæfingar og þróunar Heilbrigðisráðherra Aðstoðarmaður ráðherra Aðstoðarmaður ráðherra Ráðuneytisstjóri Skrifstofa samhæfingar og þróunar Skrifstofa gæða og forvarna velferðar- þjónustu lífskjara og vinnu- mála Skrifstofa hagmála og fjárlaga Skrifstofa rekstrar og innri þjónustu

Heildarsamhengi stefnumótunar VEL Alþingi Lög Stefnu- yfirlýsing ríkisstjórnar Áherslur ráðherra – pólitísk sýn Stefna í málaflokkum ráðuneytisins Stefna starfshátta og verklags velferðarráðuneytisins Þjónusta Innri starfsemi Þróun og mannauður Rekstur og fjármál Gildi Gildi Mótun VEL Þessi mynd sýnir heildarsamhengi stefnumótunar innan velferðarráðuneytisins. Gæðastjórnun – ferlar samhæfðir Gæðastjórnun Gæðahandbók Verklagsreglur Verkferlar Leiðbeiningar og eyðublöð Verkefnastjórnun Þverfagleg vinna Umbótastarf Aðgerðir og áætlanir umbókavinna Mannauðsstjórnun Virk mannauðsáætlun Stjórnendaþjálfun Frammistöðmat Árangursstjórnun Skilgreindir árangursmælikvarðar tengdir stefnu Mat og eftirfylgni Fjóla María Ágústsdóttir

Ferli stefnumótunar Ný byrjun hjá starfsmönnum Aðlögunartími Sameining – Nýtt skipurit Nóv. Jan. Maí Apríl Ágúst Október 2012 Hlutverk skrifstofa, tilfærsla verkefna. Greining stöðu og undirbúningur. Viðtöl, skýrslan Betri stjórnsýsla og samhent stjórnsýsla Viðhorfskönnun forstöðumanna stofnana Tvær vinnustofur með skrifstofustjórum Kynning fyrir alla starfsmenn Stefnumótunar -vinnustofur starfsmanna Útgáfa innri stefnu Vinnustofa skrifstofustjóra Rýni allra stefna í málaflokkum Ráðuneytið sameinast í húsnæði 2011 Kynning á starfs- manna-fundi Liðsheildar-dagur Aðlögunartími Ný byrjun hjá starfsmönnum Sleppa takinu Frá janúar fram í apríl – maí var fólk enn að átta sig, fyrst að fara á milli staða og svo að finna sig á nýjum stað og nýrri skrifstofu Á stefnumótunarvinnustofunni kynntist fólk bæði öðru fólki og starfsemi ráðuneytisins betur Byrjaði að starfa sem nýtt ráðuneyti - í huga fólks og í raun í ágúst 2011 22. september 2018

22. september 2018

Ákveðið af starfsmönnum. Innri samskiptagildi Ákveðið af starfsmönnum. Innri samskiptagildi. Skilar sér inn í menningu ráðuneytisins. 22. september 2018

Samhengi stefnumótunar – starfshættir og verklag Hlutverk Framtíðarsýn 2015 Gildi – fyrir hvað stöndum við Yfirmarkmið 2015 Ársmarkmið 2012 Aðgerðir 2012 Verkfæri: Verkefnastjórnun, gæðastjórnun, mannauðsstjórnun og árangursstjórnun Allir að móta saman nýtt ráðuneyti. 22. september 2018

Innri stefnumótun 2013 - næst notum við CAF (2014) Utanaðkomandi sýn og viðhof á þjónustu Viðhof hefur í nær öllum tilfellum batnað Viðhorfskannanir fyrir mælikvarða: Forstöðumannakönnun Stofnun ársins Greiningarvinna sem felur í sér sjálfsmat Hvað má gera betur? Þátttaka allra starfsmanna 15 markmið 35 verkefni (verkefnastjórnun) Starfsáætlun sem haldið er utanum og fylgt eftir Annað skiptið sem við sett er upp starfsáætlun sem styður stefnu til 2015. Á árinu 2012 var unnið að 42 verkefnum, sum eru viðvarandi áhersluverkefni Þriðja endurskoðun innri stefnunnar sem unnin er í ár fyrir 2014 og nú er notuð CAF sjálfsmatsaðferðafræðin. Rúm 2 ár frá sameiningu Almennt álit að sameiningin hafi gengið vel og verklag og vinnubrögð séu orðin nokkuð samræmd og ráðuneytisfólk vinni sem ein heild. 22. september 2018

Vísbendingar um árangur Viðhorfskönnun forstöðumanna Mælt var í maí 2011, maí 2012 og maí 2013. Mælt var á bilinu 1-5 þar sem sömu skilgreiningar voru notaðar og í skýrslunni Stofnun ársins. Niðurstöður eru hlutfall þeirra sem gáfu gildið 5 og 4, þ.e. mjög sammála og frekar sammála staðhæfingunni. Stofnun ársins Mælt var frá febrúar – mars 2011, febrúar – apríl 2012 og febrúar – apríl 2013. Meðaltöl taka gildi á bilinu 1-5. Gildi 5 gefur til kynna mestu ánægju eða jákvæðustu afstöðu starmanna með viðkomandi þátt í starfsumhverfi en gildið 1 gefur til kynna mestu óánægju eða neikvæðustu afstöðuna. Gildið 3 gefur til kynna að starfsmenn eru að meðaltali hvorki ánægðir né óánægðir með viðkomandi þátt. Komin með samanburð í þrjú ár. Notum niðurstöður könnunar meðal forstöðumanna stofnana ráðuneytisins og könnunina Stofnun ársins.

Vísbendingar um árangur Gæðakerfi Focal Upplýsingar um fjölda skilgreindra skráðra verkferla koma úr gæðakerfi Focal. Viðhorfskönnun forstöðumanna Könnunin var gerð í maí 2011, maí 2012 og maí 2013. Mælt var á bilinu 1–5 þar sem sömu skilgreiningar voru notaðar og í skýrslunni Stofnun ársins. Niðurstöður eru sýndar fyrir fjölda þeirra sem gáfu gildið 5 og 4, þ.e. mjög sammála og frekar sammála staðhæfingunni.

Vísbendingar um árangur Stofnun ársins Mælt var í febrúar–mars 2011, febrúar–apríl 2012 og febrúar–apríl 2013. Meðaltöl taka gildi á bilinu 1–5. Gildi 5 gefur til kynna mestu ánægju eða jákvæðustu afstöðu starfsmanna með viðkomandi þátt í starfsumhverfi en gildið 1 gefur til kynna mestu óánægju eða neikvæðustu afstöðuna. Gildið 3 gefur til kynna að starfsmenn eru að meðaltali hvorki ánægðir né óánægðir með viðkomandi þátt.

Fjárhagsleg hagræðing Frá 2008 – 2013 hefur kostnaður við rekstur velferðarráðuneytisins lækkað á föstu verðlagi um 19,1% Launakostnaður hefur lækkað um 11,9% Rekstrarkostnaður hefur lækkað um 36,2% Ferðir, fundir, akstur, námskeið, risna lækkað um tæp 60% Skrifstofuvörur, tímarit, bækur o.fl. lækkað um 25% Sérfræðiþjónusta og tölvu- og kerfisfræði lækkað um 43% Prentun, póstur, auglýsingar, sími o.fl. lækkað um 30% Húsaleiga og ræsting hefur lækkað um 11% Eignakaup lækkað um 56% Frá 2010 – 2013 hefur kostnaður á föstu verðlagi lækkað um 13,7%, launakostnaður lækkað um 8,3% og rekstrarkostnaður um 27,6% 22. september 2018

Samantekt Ráðuneytisstjóri og sérfræðingur í breytingastjórnun ráðnir fyrir sameiningu – opin samskipti. Faglegur undirbúningur með þátttöku starfsmanna og hagsmunaaðila. Ráðgjafar studdu við eftir þörfum. Áhersla á upplýsingagjöf og þátttöku allra. Skýr markmið til staðar. Fræðsla til starfsmanna byggð á kenningum um sameiningar. Kostir/gallar vegna skamms tíma í sameiningarferlið. Tekið tillit til óska starfsmanna um verkefni, aðstöðu og fleira. Öflugur og samhentur hópur skrifstofustjóra. Faglegir og fjárhagslegir lykilmælikvarðar valdir. Þátttaka starfsmanna í innri stefnumótunarvinnu í framhaldi af sameiningunni. Mótun nýja ráðuneytisins var ábyrgð allra starfsmanna. Liðsheildardagar, starfsmannafélag, innri vefur, vikulegir fundir, 22. september 2018