Municipal Services: Issuing Permits Dr. Hatem ELKADI Government Services Delivery Program Director Ministry of State for Administrative Development hkadi@ad.gov.eg

Municipal Services Building permits Commercial/industrial license Low cost housing Real Estate Taxation Street Advertisement permits Street works permits

Generic Service Components Delivery Mechanism Request Application Documents Review Legal Technical Administrative External Agencies Approvals Fees Collection Issue Permit Service Process Legislations/Regulations Procedures Documents Fees

Problems Weak Control Corruption Messy environment Lack of indicators

Service Improvement Lines Process Legislations/Regulations Procedures Documents Fees Delivery Mechanism

Process Improvement

Commercial License: Current Steps (Snapshot) 0.00 إستلام الأوراق من المواطن .. طلب ترخيص محل عام إدخال الطلب 40.51 25 مندوبي الادارات:استيفاء الأوراق NULL استلام الاستيفاءات تسليم الاستيفاءات مندوبي الإداره تقدير الرسوم 6.85 6 معاينة المهندس معاينة اللجنة 82.46 28 الاشتراطات 6.32 2 اعلان اشتراطات 121.21 120 تسليم نموذج الاشتراطات و موافقة جهات طلب أتمام 9.95 المعاينه الأولي طلب اتمام المعاينه الثانيه المعاينه الثالثه المعاينه الرابعه مراجعة ملف 3.46 شئون قانونيه 51.22 58 رئيس الحي 31 تقدير رسوم الضرييبه دفع رسوم الضريبه دفع الرسوم النهائيه الرخصة إعتماد سكرتير الحي تسليم الرخصة الإخطارات الطلب مرفوض أسباب اللرفض تسليم نموذج رفض

Building Permit: Current Steps (Snapshot) stddev avg StepNAme ProcessID 58.49 8 إستلام الأوراق من المواطن .. رخصة أعمال بناء 0.00 إدخال الطلب 101.13 41 البيانات الأساسية 52.39 فحص الملكية 0.18 مكتب الرسم مراجعة المرفقات 4.49 مندوبي الادارات:استيفاء الأوراق NULL موظف التسليم:تسليم الاستيفاءات المطلوبة موظف التسليم:استلام الاستيفاءات المطلوبة 0.99 111.80 100 استيفاءات مكتب الرسم 119.61 51 التنظيم 1.68 استيفاءات مهندس التنظيم 3.59 استيفاءات رئيس لجنة اصدار التراخيص 10.99 5 إعتماد المجمعة العشرية و الخطابات 48.05 18 تسليم المجمعة العشرية و الخطابات للمواطن 40.98 26 استلام المجمعة و الخطابات 73.78 49 معاينه 2.29 تقدير الرسوم دفع الرسوم 0.59 شباك التسليم: تسليم الإيصال 1.43 إصدار الترخيص 50.99 47 كتابة التعهد إستلام الترخيص الطلب مرفوض أسباب الرفض شباك التسليم:طباعة تقرير أسباب الرفض

Building Permit: Internationally

2-STEP Building Permit: Proposed Improvement Investor Architect Municipality Certified Architect Fees Evaluation Receive File Fees Collection File Legal Review Review & Approve Architectural Design Check File Completion Preliminary Legal Review Collect Fees Prepare File Issue Permit Date Stamp

Process Improvement Requirements Certification Mechanism Legislation Regulatory Authority Control Mechanism Audit Mechanisms Utilities involvement Delegation Fees Collection Approvals Pre-approved maps Inter-agency Financial Clearance

Delivery Mechanism Improvement

Improvement Areas Request Application Documents Review Single Window / Service Center Request Application Documents Review Legal Outsource process Technical Control / Tracking Administrative Pre-Obtained Approvals External Agencies Approvals Fees Collection Issue Permit

Citizen Service Center Conceptual Framework DSS Front Desk Citizen Service Center Back Office Dept 1 Dept 3 Dept Dept 2 رسوم التفتيش التحقيقات الاملاك الايجارات التحصيل ادارى المرافق الجبانات المصاعد الاميرية الفنادق والملاهى رخص البناء مكتب الرسم الحفر Security

Citizen Service Center Layout 10 – 12 متر مدخل صالة انتظار المواطنين استعلامات شباك خدمة المواطنين 1 2 3 4 شباك الخزينة 6 م مندوبو الادارات رئيس / سكرتير المدينة الحى مركز المعلومات مدير مركز المعلومات حجرة ادارة النظام مدير مركز خدمة المواطنين 5

Project Components 1- Services Automation Identification of Citizen Services Analysis of existing Business functions and processes Identify possible re-engineering areas Model the different workflows Develop application

Project Components 2- Personnel / Training Basic training for all users: Computer literacy Typing Basic Office packages Training of application users Advanced training on OS / DBMS / LAN administration Advance training on application administration Training on new business functions

Project Components 3- Procedures Modifications Identify bottlenecks in existing/modified procedures Modify procedure Implement reviewed procedure Monitor and assess change and impact

Project Components 4- ICT Infrastructure Identify workflows steps Identify computers needs (Clients & Servers). Identify LAN/WAN needs Supply and install computers/licenses Install LAN/WAN cabling and Active Components

Project Components 5- Civil Works Identify suitable area for Citizen Service Center (CSC) Modify Architecture for CSC Furnish CSC with suitable facility Modernize Information Center premises Renovate most of building administrative offices

Municipality Project Model Dpts Top Mgmt Information Center Citizen Service Municipality

Integration with Governorate Education Dpt Health Dpt Governorate Agriculture Dpt Supply Dpt الادارات رئيس الوحدة مركز المعلومات خدمة المواطنين Council الادارات رئيس الوحدة مركز المعلومات خدمة المواطنين Council

Safaga

Change in Delivery Time (6/6)

Change in Delivery Time Variance

Thank you … hkadi@ad.gov.eg www.egypt.gov.eg