TATACARA DAN ETIKA PENGGUNAAN E-MEL Abdul Halim Osman Penyelaras Program Kanan Program Latihan ICT ahalim@intanbk.intan.my

AGENDA Tujuan dan Latar Belakang Isu-Isu E-mel Punca Permasalahan Penyelesaian Tatacara Penggunaan E-mel Etika Penggunaan E-mel Rujukan - Garispanduan

TUJUAN & LATAR BELAKANG

TUJUAN Memberi kesedaran tentang kepentingan e-mel Menekankan tentang tatacara & etika penggunaan e-mel TUJUAN Membudayakan penggunaan e-mel yang betul di agensi-agensi

LATAR BELAKANG @gov.my Digunakan secara meluas sebagai cara komunikasi yang pantas, berkesan dan selamat Peningkatan pengunaan e-mel dalam Sektor Awam LATAR BELAKANG Hampir ke semua agensi di sektor awam telah dilengkapi dengan kemudahan ini @gov.my

Sistem e-mel tidak berfungsi Aplikasi webmail tidak boleh dicapai E-mel gagal diterima ISU-ISU E-MEL E-mel gagal dihantar Sistem e-mel tidak berfungsi First, ….. Followed by how we create that multimedia environment and the progress so far, The outcomes of the MSC initiatives & finally to share with you some of the challenges ahead of us. Allow me to begin by summarizing the rationale behind the Malaysia’s MSC… Aplikasi webmail tidak boleh dicapai

MANUSIA TEKNOLOGI PROSES PUNCA PERMASALAHAN MANUSIA TEKNOLOGI First, ….. Followed by how we create that multimedia environment and the progress so far, The outcomes of the MSC initiatives & finally to share with you some of the challenges ahead of us. Allow me to begin by summarizing the rationale behind the Malaysia’s MSC… PROSES

1. Kabel rangkaian terputus semasa kerja-kerja pengubahsuaian pejabat 2. Kesilapan semasa proses pengemaskinian e-mel 3. Menggunakan alamat e-mel yang silap 4. Senarai e-mel tidak dikemaskini MANUSIA

PROSES Mailbox penghantar/penerima penuh Penukaran domain telah dilakukan tanpa memberitahu pihak yang berkaitan Polisi firewall/viruswall yang terlalu ketat Lesen sistem firewall telah tamat Firewall dan domain name server (DNS) tersilap konfigurasi PROSES

TEKNOLOGI Serangan virus dan e-mel spam Server tidak berfungsi Hard disk rosak Switch rosak Bekalan elektrik terputus

PENYELESAIAN ISU-ISU MANUSIA >> Menyediakan senarai semak untuk kerja-kerja penyelenggaraan pejabat/sistem/pengguna >> Pemantauan berkala oleh pentadbir e-mel >> Menyelenggara dan memantau keselamatan e-mel >> Memberi kesedaran kepada pengguna tentang cara penggunaan e-mel yang betul

PENYELESAIAN ISU-ISU PROSES >> Mendaftarkan IP yang sah pada external DNS >> Meningkatkan saiz mailbox >> Memastikan e-mel yang telah dibaca dimuat turun dan disimpan di dalam hard disk >> Menghentikan penggunaan domain yang tidak aktif >> Mailbox dibersihkan dan e-mel lama disimpan di archives

PENYELESAIAN ISU-ISU TEKNOLOGI >> Firewall dikonfigurasi mengikut spesifikasi yang betul >> Meningkatkan kapasiti server >> Menjalankan aktiviti penghapusan virus pada server dan PC >> Penukaran switch yang rosak kepada yang baru >> Reboot dan buat synchronization kepada hard disk yang bermasalah.

TATACARA PENGGUNAAN E-MEL

AKAUN E-MEL >> Hakmilik jabatan - mempunyai hak untuk mengawasi dan memantau penggunaan e-mel >> Mengadakan Taklimat Kesedaran Bagi Meningkatkan Kecekapan Komunikasi Elektronik kepada pengguna baru >> Permohonan akaun e-mel jabatan mestilah secara rasmi >> Maklumkan kepada pentadbir e-mel sekiranya bercuti panjang. Akaun e-mel yang tidak aktif melebihi 30 hari secara berterusan boleh dibatalkan

PENYELENGGARAAN KOTAK E-MEL >> Tidak dibenarkan menyimpan e-mel di server e-mel jabatan. Muat turun ke local disk PC. >> Pengguna web mel perlu membuat penyelenggaraan kotak mel sendiri agar tidak melebihi kuota yang ditetapkan >> Hadkan saiz dan bilangan fail yang dilampirkan ke dalam mesej (tidak melebihi saiz yang ditetapkan).

MENYEDIA DAN MENGEDIT E-MEL >> Beri tumpuan kepada tajuk dan kandungan e-mel supaya bersesuaian >> Gunakan huruf kecil dan huruf besar di tempat yang sesuai. >> Fail dilampirkan sekiranya ia benar-benar diperlukan. Lampiran menggunakan format .exe, .com dan .bat tidak dibenarkan.

MENGHANTAR E-MEL >> Pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar >> Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. >> Elakkan daripada menggunakan bcc (blind cc)

MENERIMA E-MEL >> Baca semua mesej e-mel baru. >> Jika e-mel itu ditujukan kepada anda (to), e-mel tersebut hendaklah dibaca segera. >> Sekiranya e-mel tersebut hanya salinan kepada (cc) anda, e-mel tersebut bolehlah dibaca kemudian. >> Beri perhatian kepada priority (keutamaan) mesej yang dilabelkan (sekiranya ada) oleh pengirim. >> Jangan buka e-mel spam

MENJAWAB E-MEL >> Gunakan arahan reply untuk menjawab kepada penghantar sahaja (from) >> Gunakan arahan reply all untuk menjawab kepada penghantar dan individu lain yang terdapat dalam ruangan salinan kepada (cc). >> Gunakan arahan forward untuk memanjangkan e-mel yang diterima kepada individu lain.

MENJAWAB E-MEL >> Jika anda perlu semak atau membuat susulan semula ke atas e-mel tersebut, tandakan dengan tanda susulan (follow-up flag) untuk tindakan susulan. >> Amalkan penggunaan e-mel jawab automatik.

PENGURUSAN E-MEL >> Adalah menjadi tanggungjawab pengguna sendiri. >> Periksa kotak mel anda di server e-mel jabatan sekurang-kurangnya sekali sehari. >> Padamkan mesej-mesej yang tidak lagi diperlukan.

PENGURUSAN E-MEL >> Hapuskan e-mel spam dan bervirus sebaik sahaja anda menerimanya. >> Salin mesej-mesej lama yang penting yang telah berjaya dikirim dari folder Sent Item ke folder lain untuk archive sebelum dihapuskan. >> Sentiasa pastikan senarai alamat-alamat e-mel dikemaskini.

KESELAMATAN E-MEL Lindungi sebarang maklumat terperingkat (rahsia, sulit, terhad dan sensitif) yang dihantar melalui e-mel. Simpan salinan mesej yang penting terutamanya lampiran diluar kotak e-mel. (Cth: desktop, storan luaran) Jangan menghantar e-mel kepada seseorang dengan mengunakan akaun penguna dan katalaluan orang lain.

KESELAMATAN E-MEL >> Anda dilarang menyamar sebagai penghantar e-mel yang sah. >> Simpan katalaluan secara sulit dan hendaklah diubah dari masa ke semasa. >> Sentiasa mengimbas fail dalam kotak mel dengan perisian anti-virus >> Pastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus.

KESELAMATAN E-MEL >> Jangan gunakan e-mel rasmi jabatan untuk forum, muat turun dan pendaftaran di internet yang menyebabkan anda menerima e-mel spam. >> Penerimaan e-mel dari yahoo.groups atau lain-lain melalui sistem e-mel jabatan perlu disekat.

ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

ETIKA PENGGUNAAN E-MEL Disediakan untuk kemudahan komunikasi rasmi. E-mel jabatan tidak boleh disalahgunakan bagi penyebaran atau memperolehi sebarang bahan berunsur fitnah, seks, perkauman dan lain-lain yang menyalahi undang-undang. Hendaklah menggunakan alamat e-mel rasmi Jabatan yang didaftarkan di bawah agensi Kerajaan sahaja bagi tujuan rasmi. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

ETIKA PENGGUNAAN E-MEL Sekiranya sistem e-mel gagal berfungsi, komunikasi hanya dibenarkan melalui saluran rasmi seperti surat, faks atau pun telefon sahaja. Pastikan salinan mesej dihantar kepada orang yang diperlukan sahaja. Membalas mesej secepat mungkin terutama kepada pelanggan jabatan. Semua e-mel hendaklah dibalas dalam hari yang sama juga menerangkan status tindakan. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

ETIKA PENGGUNAAN E-MEL Amalkan penggunaan bahasa yang betul dan sopan. Maklumkan penerimaan melalui kemudahan acknowledge receipt. Gunakan tanda pengenalan (signature). Nyatakan dengan jelas sebarang rujukan atau sumber jika ia melibatkan aspek hakcipta dan lesen. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

GARIS PANDUAN DAN SURAT ARAHAN TENTANG PENGGUNAAN E-MEL RUJUKAN GARIS PANDUAN DAN SURAT ARAHAN TENTANG PENGGUNAAN E-MEL

Pengeluaran Garis Panduan dan Surat Arahan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2003 bertajuk “Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan” pada 28 November 2003. Surat Arahan MAMPU bertajuk “Langkah-Langkah Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan” kepada semua KSU Kementerian pada 1 Jun 2007

Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan

Surat Arahan Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan

SEKIAN TERIMA KASIH

www.intanbk.intan.my Online Documents