Budaya Organisasi dan Perubahan UNIT 7 Budaya Organisasi dan Perubahan

Budaya Organisasi atau Korporat dan Perubahan Prof. Madya Dr. Jegak Uli

Objektif: Selepas membaca unit ini pelajar akan dapat: Memahami konsep budaya korporat atau organisasi. Memahami elemen budaya organisasi. Memahami kepentingan kelarasan budaya organisasi dengan perubahan. Memahami kaedah menentukan Kesedaran budaya organisasi di kalangan pasukan kerja. Memahami proses perubahan budaya korporat.

Pengenalan Semua perubahan perlu berlaku dalam konteks keseluruhan budaya sesebuah organisasi. Perubahan dalam mana-mana sistem atau sistem kecil tidak akan berkesan sehingga perubahan tersebut secukuk dengan budaya organisasi atau budaya korporat.

Pengenalan Jika tidak, ketidakselarasan budaya atau halangan boleh menjejaskan perubahan berencana yang dilaksanakan. Misalannya, budaya birokratik yang sedang diamalkan dalam sebuah organisasi mungkin tidak dapat membenarkan ahli dalam organisasi bertindak dengan cepat dan berkesan untuk mengambil peluang dan mengatasi ancaman yang sentiasa berubah.

Pengenalan Biasanya, apabila perubahan kecil dilaksanakan dalam sesebuah organisasi, perubahan tersebut perlu dipersuai atau diselaraskan dengan budaya organisasi. Jika perubahan yang akan dilaksanakan adalah secara besaran seperti perubahan berbentuk radikal, asas dan transformasi maka budaya semasa perlu diubah untuk mempastikan kejayaan yang tinngi. Oleh itu, dalam melaksanakan perubahan organisasi perlu mengambil kira budaya yang terlibat dalam sesebuah organisasi.

Kelarasan antara Budaya Organisasi, Strategi dan Perubahan Kelarasan antara budaya organisasi, strategi dan perubahan yang dilaksanakn perlu tinggi. Kefahaman yang tinggi dalam aspek budaya organisasi akan memudahkan pengurusan dalam melakukan perubahan.

Gambarajah 1: Kelarasan antara Budaya Organisasi, Strategi dan Perubahan

Definisi Budaya Organisasi atau Korporat Terdapat pelbagai pendapat dan jawapan yang diberikan oleh mereka yang pakar dan tokoh dalam mendefinisikan budaya dalam konteks organisasi.

Definisi Budaya Organisasi atau Korporat Walaupun terdapat perbezaan dalam mendefinisikan budaya organisasi, semua tetap menganggap budaya sebagai aset yang tidak ketara (Itami 1987) dan Perlu dikongsi, dipelajari serta dipindahkan (Beaumont 1993)

Definisi Budaya Organisasi atau Korporat Menurut Schein (1985), budaya organisasi merupakan andaian dan kepercayaan asas yang dikongsi oleh ahli dalam organisasi.

Definisi Budaya Organisasi atau Korporat Definisi Schein tersebut di atas telah disokong oleh Morgan (1986) ), yang menganggap budaya organisasi sebagai alat penting dalam menetapkan idea, nilai, norma, adat dan kepercayaan dalam usaha untuk menjadikan organisasi sebagai sebuah kelompok sosial.

Definisi Budaya Organisasi atau Korporat Sackman (1991), pula berpendapat, budaya bertindak sebagai mekanism kawalan yang boleh meningkatkan komitmen terhadap organisasi, mencapai integrasi antara firma serta membantu dalam penyesuaian terhadap sebarang perubahan yang akan dilakukan. Budaya organisasi yang kuat berperanan sebagai kompas dan berkuasa memberi panduan serta dapat mengimbangi gelagat ahli organisasi. la juga dapat bertindak sebagai satu ikatan yang boleh merapatkan hubungan sesama ahli dalam organisasi.

Definisi Budaya Organisasi atau Korporat Menurut Hofstede (1991), budaya didefinisikan sebagai suatu pemikiran kolektif yang telah diprogramkan (collective programming) yang mana pemikiran ini akan membezakan ahli-ahli dalam satu kelompok dengan kelompok yang lain.

Definisi Budaya Organisasi atau Korporat Menurut Flanagan (1995), budaya korporat menunjukkan bagaimana sesuatu dibuat dan bagaimana masalah diselesaikan di dalam satu organisasi.

Definisi Budaya Organisasi atau Korporat Budaya korporat adalah satu set corak andaian asas yang direkacipta, ditemui dan dibangunkan oleh sesebuah organisasi semasa menghadapi masalah pengubahsuaian luaran (external adaptation) dan integrasi dalaman (internal integration). Dan andaian asas ini beransur-ansur menjadi nilai, artifek dan norma (Schein, Martin dan Meyerson, 1986)

Definisi Budaya Organisasi atau Korporat Secara umumnya, budaya boleh didefinisikan sebagai nilai, perlakuan, kepercayaan, pegangan, sikap dan adat yang sama-sama diamalkan oleh sesebuah kelompok ahli dalam organisasi. la juga merupakan cara konvensional bagaimana seseorang individu itu berfikir dan bertindak, cara memahami realiti, mengenal pasti dan menyelesaikan masalah dalam sesebuah organisasi.

Elemen Budaya Korporat Empat elemen budaya korporat atau budaya organisasi termasuk:

Gambarajah 2: Elemen Utama Budaya Organisasi

Andaian Asas Ia merupakan andaian, anggapan, kepercayaan yang mencirikan sebuah organisasi dari segi, apa organisasi itu sebenarnya, apakah yang dilambangkannya. Ia juga merupkan apa yang menggerakkan organisasi dan menentukan bagaimana ahli dalam organisasi melihat, merasa, berfikir dan berkelakuan.

Andaian Asas Ia menjadi asas pelbagai aspek aktiviti organisasi dan mewakili ideologi teras organisasi. Contohnya: Mementingkan kualiti Berorientasikan pelanggan Berorientasikan pasaran Mementingkan innovasi & berani mengambil risiko Penglibatan Kakitangan Komunikasi terbuka dan keselamatan Pemikiran pemajuan berterusan

Nilai Ia merupakan prinsip sosial, matlamat, standard atau piawai yang dipegang oleh ahli dalam organisasi secara individu atau kolektif. Nilai dibentuk beransur-ansur daripada andaian asas dan menjadi teras budaya organisasi atau korporat. Ia menentukan apa yang penting dalam organisasi dan bagaimana rupa organsasi itu sepatutnya (ethos/personaliti organisasi).

Misalannya; Syarikat Boeing menjadikan keselematan produknya sebagai nilai terasnya dengan memberi keutamaan kepada piawai keselamatan, ujian dan analisis yang sangat ketat kepada semua kapalterbang komersialnya. Nilai mungkin tidak dapat dilihat secara langsung tetapi boleh dirumuskan melalui permerhatian tingkah laku atau kelakuan kakitangan organisasi.

Norma Elemen persekitaran sosial organisasi yang penting yang dihasilkan daripada nilai-nilai organisasi. Ia merupakan kelakuan berbentuk peraturan-peraturan yang tak bertulis (unwritten rules of behavior) – peraturan tidak formal yang menetapkan apakah kakitangan patut sebut, percaya, buat dan apa yang betul dan salah.

Misalanya Norma IBM menetapkan bahawa kakitangannya harus mendengar secara aktif dan bertindak untuk memenuhi permintaan dan mengatasi aduan pelanggannya. Umumnya, norma diturunkan kpd kakitangan baru secara lisan dan dikuatkuasakan melalui kebenaran sosial (social approval) atau ketidak persetujuan kelakuan seseorang kakitangan dari segi kesesuaian atau tidak kesesuaian dengan norma organisasi semasa. (Norms are generally passed on to new employees by word of mouth and enforced by the social approval or disapproval of one’s behavior in terms of its congruence or incongruence with prevalent norms).

Artifak Bahagian fizikal dan persekitaran sosial budaya korporat yang dapat dilihat dengan jelas.

Contohnya: Struktur, sistem, sistem kecil, simbol, lencana dll. Dokumen awan yang dikeluarkan, laporan media dan penulisan/cerita mengenai organisasi. Norma, adat, peraturan, prosidur dan segala upacara (rituals) organisasi. Kelakuan ahli dalam organisasi yang boleh dilihat (cara mereka bercakap, jargon yang digunakan, cara berpakaian dll).

Bila Perubahan dalam Budaya Organisasi Perlu? Perubahan dalam budaya organisasi perlu apabila: Persekitaran perniagaan mengalami perubahan asas disebabkan oleh perubahan teknologi, ekonomi dan politik yang begitu cepat. Industri mengalami saingan senggit atau tinggi. Sesebuah organisasi mengalami proses perkembangan dan pembangunan. Organisasi merancang untuk melaksanakan perubahan radikal, transformasi asas/dasar atau strategik atau perubahan rekreasi.  Hanya satu cara sahaja untuk memastikan kelangsungan atau penerusan organisasi. Dua atau lebih organisasi bergabung.

Panduan Dalam Meningkatkan Kesedaran Budaya Organisasi Huraikan dengan jelas, wawasan, matlamat dan strategi organisasi dan juga nilai bersama, norma dan kelakuan atau gelagat yang diperlukan untuk memastikan kejayaan. Teliti dengan lebih mendalam fungsi dalaman organisasi dan pastikan sama ada perubahan budaya organisasi diperlukan.

Panduan Dalam Meningkatkan Kesedaran Budaya Organisasi Kenal pasti aspek budaya organisasi semasa mana yang masih sah atau sesuai dan apakah aspek lain yang perlu diubahsuai atau diubah. Kenal pasti sekop perubahan budaya yang diperlukan. Beri tahu perubahan budaya darisegi, matlamat umum & spesifik, aktiviti dan kelakuan yang diperlukan.

Panduan Dalam Meningkatkan Kesedaran Budaya Organisasi Laksanakan perubahan dari atas ke bawah. Komitmen pengurusan atasan perlu dilihat dan dirasai. Libatkan kakitangan dalam proses perubahan tersebut.  Teliti kepimpinan dan proses sokongan untuk mengatasi perasaan bimbang di kalangan pengurus dan kakitangan.  Semak kemajuan dari masa ke masa.  Atasi halangan.

Meningkatkan Kesedaran Budaya Organisasi Di Kalangan Pasukan Kerja Pendekatan untuk meningkata kesedaran budaya organisasi di kalangan pasukan kerja termasuk: 1. Semak pengetahuan bersama (shared knowledge) setiap ahli pasukan kerja mengenai budaya organisasi kemudian kukuh atau perkuatkan pengetahuan bersama tersebut. 2. Kenal pasti aspek budaya organisasi yang diketahui oleh pasukan kerja tetapi tidak sedari atau ketahui oleh anda. Pelajari budaya tersebut daripada pasukan kerja.

Meningkatkan Kesedaran Budaya Organisasi Di Kalangan Pasukan Kerja 3. Kenal pasti aspek budaya organisasi yang anda diketahui tetapi tidak sedari atau ketahui oleh pasukan. Berkongsi budaya yang diketahui dengan pasukan kerja. 4. Kumpulkan kesemua kesedaran budaya yang pasukan dan anda ketahui dan bincangkan dengan pengurusan dari segi apakah yang masih perlu diketahui untuk mengurangkan bidang ketidaksedaran kolektif.

Tujuannya Tujuannya adalah untuk meningkatkan pengetahuan bersama budaya organisasi di kalangan ahli dalam pasukan kerja mengenai: Andaian asas, nilai, norma yang mempengaruhi organisasi. Nyatakan segala aspek budaya organisasi termasuk sejarah dan tradisinya, matlamat, polisi dan prosidur; produk dan perkhidmatan, pelanggan, teknologi, sistem dan kawalan organisasi; kejayaan dan kegagalan

5. Didik semua ahli pasukan kerja tentang budaya organisasi 5. Didik semua ahli pasukan kerja tentang budaya organisasi. Setiap kakitangan perlu dididik mengenai nilai teras dan kepercayaan yang mempengaruhi budaya organisasi dan juga kerelevanannya. Ahli pasukan kerja boleh menggunakan Tingkap Johari seperti diberi di bawah (Luft, 1961) sebagai latihan untuk meneliti sejauhmana kesedaran budaya organisasi wujud di kalangan mereka supaya dapat meningkatkan kesedaran budaya organisasi.

Gambarajah 3: Tingkap Johari Pengetahuan tentang Budaya Organisasi

Perubahan Budaya Korporat Mengubahan budaya korporat memerlukan masa agak panjang dan berkemungkinan besar sukar hendak mencapai darjah kejayaan yang diingini. Perubahan budaya korporat perlu dirancang dan dilaksanakan dengan teliti dan sistematik. Proses perubahan budaya korporat adalah dinamik.

Model yang boleh digunakan untuk membawa perubahan budaya korporat Terdapat beberapa model yang boleh digunakan untuk membawa perubahan budaya korporat dan satu daripadanya termasuk model Gonzalez (1987)

Model ini meliputi lima langkah utama berikut:  1. Kenal pasti kenapa organisasi perlu mengubah budaya korporatnya. Satu daripada operasi bagi langkah pertama ini adalah mengenal pasti budaya korporat yang sedang diamalkan dan memberi alasan tentang keperluan untuk perubahan. Selepas semua ini dikenal pasti, perubahan tersebut haruslah berpunca dari dalam organisasi. Ini kerana ahli-ahli dalam organisasi percaya bahawa perubahan budaya tersebut perlu.

Apakah tujuan perubahan yang diingin? Langkah ke-2 2. Kenal pasti matlamat utama perubahan budaya korporat. Apakah tujuan perubahan yang diingin? Apakah bentuk budaya korporat yang organisasi inginkan selepas perubahan? Libatkan seberapa ramai kakitangan yang boleh untuk mengenal pasti kepercayaan, nilai, norma, peraturan, prosidur dan sistem korporat yang perlu diubah.

Langkah Ke-3 3. Langkah ini melibatkan merancang pendekatan atau strategi untuk mencapai objektif perubahan budaya yang telah dikenal pasti. Bagaimana jurang perbezaan antara budaya korporat sekarang dan budaya baru atau yang dikehendaki boleh dikurangkan? Bagaimana organisasi akan bergerak atau beralih kepada satu kedudukan kepada yang baru? Cara untuk menanam budaya korporat baru kepada setiap ahli dalam organisasi perlu difikirkan. Apakah sistem korporat yang perlu diubahsuai untuk menghasilkan persekitaran yang kondusif untuk gelagat yang baru itu?

4. Laksanakan pelan perubahan budaya korporat. Langkah Ke-4 4. Laksanakan pelan perubahan budaya korporat. Langkah ini melibatkan merancang berbagai kaedah atau cara untuk melaksanakan perubahan.

Langkah Ke-5 5. Nilai kemajuan perubahan budaya korporat melalui maklum balas dari ahli-ahli dalam organisasi. Petunjuk-petunjuk perubahan budaya korporat perlu diteliti/dikesan dan dinilai untuk menentukan darjah kejayaan perubahan tersebut berasaskan matlamat yang telah ditetapkan.