BRIDGING THE GAP – AN HR CHALLENGE PROGRAM HRMIS USER GROUP SUMMIT 2013 (HUGS 2013) 16 HINGGA 18 DISEMBER 2013 BRIDGING THE GAP – AN HR CHALLENGE ISU-ISU PENGURUSAN SUMBER MANUSIA DALAM PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA OLEH : DATO’ SALIM BIN PARLAN PENGARAH BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN Unit Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri

1 2 3 4 KANDUNGAN LATAR BELAKANG KERANGKA PENGURUSAN SUMBER MANUSIA ISU-ISU PENGURUSAN SUMBER MANUSIA DALAM PERKHIDMATAN AWAM PERBEZAAN OUTLOOK ANTARA GENERASI PENGAMBILAN MEMENUHI KEPERLUAN? KEMANTAPAN KOMPETENSI “THE RIGHT PERSON FOR THE RIGHT JOB“ KEUTUHAN PEMBANGUNAN KERJAYA 4 PENUTUP ICU JPM | 2

DEFINISI ‘GAP‘ (JURANG) (1) LATAR BELAKANG DEFINISI ‘GAP‘ (JURANG) Jabatan Perkhidmatan Awam adalah merupakan peneraju Pengurusan Sumber Manusia Perkhidmatan Awam. Perubahan era teknologi memerlukan penjawat awam kompeten terhadap teknologi dan memanfaatkan teknologi dalam merancang dan membuat keputusan. Perbezaan Yang Memisahkan Sesuatu Dengan Sesuatu DEFINISI PENGURUSAN SUMBER MANUSIA YANG BERKESAN SKIM PERKHIDMATAN PENJAWAT AWAM KEMENTERIAN/ AGENSI Amalan Pengurusan Sumber Manusia yang berkesan perlu dikaitkan dengan prestasi organisasi di mana ia boleh mempengaruhi kepuasan pekerja dan pelanggan, inovasi, produktiviti dan juga pembangunan reputasi yang baik di kalangan organisasi yang lain. – Tsui, Gomez Meija (1998), Danaley & Huselid (1996) 249 Skim 1.47 Juta 734 Sumber :Unit Maklumat BPO, JPA ICU JPM | 3

WAWASAN 2020 PENJAJARAN DENGAN MISI NASIONAL Transformasi Ekonomi Adil & Sejahtera Masyarakat Berdemokratik Yang Matang Masyarakat Saintifik & Progresif Memakmurkan Negara Ekonomi Berpendapatan Tinggi Kematangan Politik Ekonomi Adil & Sejahtera Negara Malaysia Bersatu & Bersepadu Masyarakat Penyayang Masyarakat Yang Penuh Moral & Beretika 1 2 3 4 5 Meningkatkan Nilai Ditambah Dalam Ekonomi Negara Mengingkatkan Keupayaan Pengetahuan & Inovasi Serta Memupuk “Minda Kerlas Pertama” Menangani Ketidaksanaan Sosioekonomi Yang Berterusan Meningkatkan Tahap & Kemampanan Kualiti Hidup Mengukuhkan Keupayaan Institusi & Pelaksanaan Negara 4 Teras Misi Nasional Mengukuhkan Kemampuan Keinstitusian & Kompetensi Pemeliharaan Perpaduan Dalam Kepelbagaian Mengukuhkan Kemampuan & Kapasiti Negara Berpendapatan Tinggi & Mampan Kerajaan Sebagai Pemboleh Upaya Efektif Transformasi Pengurusan Sumber Manusia Perkhidmatan Awam

1 2 3 4 5 PERBEZAAN OUTLOOK ANTARA GENERASI (2) ISU-ISU (2) ISU-ISU PERBEZAAN OUTLOOK ANTARA GENERASI PENGAMBILAN MEMENUHI KEPERLUAN KEMANTAPAN KOMPETENSI “THE RIGHT PERSON FOR THE RIGHT JOB“ KEUTUHAN PEMBANGUNAN KERJAYA 1 2 3 4 5 ICU JPM | 5

(i) Perbezaan Outlook Antara Generasi (3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE (3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE (2) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE Perbezaan generasi ini disebabkan oleh perkara berikut: Ekpektasi; Pengalaman; dan Matlamat; 2. Isu dan cabaran : Komunikasi yang tidak berkesan; Persepsi / Pandangan terhadap sesuatu perkara; dan Gaya Pengurusan (Management Style). 3. Kelebihan wujudnya pelbagai generasi : Gabungan idea mencetuskan kejayaan organisasi; Memupuk semangat kerja berkumpulan; dan Saling melengkapi. (i) Perbezaan Outlook Antara Generasi (i) Perbezaan Outlook Antara Generasi Sesebuah generasi menggambarkan keadaan atau situasi, di mana setiap individu mempunyai pengalaman hidup yang dilalui, dapat menggambarkan siapa diri kita dan bagaimana kita melihat dunia dari kacamata sendiri dan setiap generasi mempunyai personaliti tersendiri (Lynn Lancaster and David Stillman, When Generation Collide). Setiap generasi mempunyai kepercayaan, nilai, budaya, perspektif, kegemaran, apa yang tidak digemari dan kemahiran / trait personaliti terhadap kehidupan dan pekerjaan. Baby Boomer (1946-1964) Generasi X (1965-1981) Generasi Y (1982-2001) GENERASI BILANGAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM (ORANG) Baby Boomer (1946-1964) 1352 Generasi X (1965-1981) 2356 Generasi Y (1982-2001) 5272 ICU JPM | 6

(ii) Pengambilan Memenuhi Keperluan? (3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE (3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE Isu dan cabaran : Perancangan keperluan sumber manusia yang menyeluruh; Mentaliti silo ; dan Perkhidmatan Awam yang kejat (lean). Cadangan penambahbaikan Pendekatan baru dalam pengambilan penjawat awam; Persepaduan kumpulan pakar pemikir di antara 3 generasi; dan Memperluaskan proses pemilihan yang ketat. (ii) Pengambilan Memenuhi Keperluan? Merasionalisasi Perkhidmatan Awam melalui perancangan sumber manusia yang sistematik dan berstruktur dengan menjalankan unjuran keperluan sumber manusia yang menyeluruh. ICU JPM | 7

(iii) Kemantapan Kompetensi (3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE (3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE Isu dan cabaran : Mekanisme pengukuran tahap kompetensi; Pengurusan bakat; dan Pembudayaan inovasi dan kreativiti. 2. Punca-punca masalah: Peluang dalam peningkatan pengetahuan bidang tugas; Tiada pelan kompetensi yang komprehensif dan jelas; dan Birokrasi dalam pembangunan kerjaya (HLP). Cadangan penambahbaikan: Mewujudkan satu mekanisme pembangunan personal yang strategik dan menyeluruh dengan mendedahkan mekasnime tersebut secara terperinci kepada Penjawat Awam. (iii) Kemantapan Kompetensi COMPETENCY is a set of defined behaviors that provide a structured guide enabling the identification, evaluation and development of the behaviors in individual employees. (R.W. White, 1959) COMPETENCE is a combination of practical and theoretical knowledge, cognitive skills, behavior and values used to improve performance or as the state or quality of being adequately or well qualified, having the ability to perform a specific role. “If we don’t deliver, some one will deliver us” CONSULTANTS ??? ICU JPM | 8

(iv) “The Right Person For The Right Job“ (3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE (3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE Isu dan cabaran : Penempatan pegawai berdasarkan kepada kelayakan sahaja; Kesediaan dalam merubah minda dan cara kerja; Organisasi ingin mengekalkan kelangsungan dan kesinambungan tugas; dan Minat. 2. Punca: Tiada kajian mendalam sebelum penempatan pegawai; dan Penempatan dilakukan tanpa perbincangan dan persetujuan bersama. 3. Cadangan penambahbaikan: Mewujudkan sistem kajian penempatan; Mewujudkan focus group kajian penempatan; dan Memperkasakan pengkalan data HRMIS. (iv) “The Right Person For The Right Job“ Different types of people, as determined by their personalities or work styles, will be successful in different types of companies. According to Dr. Pierre Mornell, if you make a mistake in hiring, and recognize and rectify the mistake within six months, the cost of replacing that employee is two and one-half times the person’s annual salary. ICU JPM | 9

(v) Keutuhan Pembangunan Kerjaya (3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE (3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE Isu dan cabaran : Mekanisma kenaikan pangkat yang tidak jelas; Pertimbangan suitability yang tepat; Unsur acceptibility - Jabatan enggan menerima penempatan/ pengisian oleh pegawai baru; dan Campur tangan luar. Punca wujudnya jurang : Ekpektasi yang berbeza;dan Kurangnya maklumat. 3. Cadangan penambahbaikan Mekanisma kenaikan pangkat yang jelas; Kenaikan pangkat dan pengembangan kerjaya berdasarkan kepada prestasi pegawai; dan Penghargaan berdasarkan pencapaian. (v) Keutuhan Pembangunan Kerjaya In organizational development, the study of career development looks at: How individuals manage their careers within and between organizations; and How organizations structure the career progress of their members, it can also be tied into succession planning within most of the organizations. ICU JPM | 10

APA YANG AKAN TERJADI JIKA JURANG YANG WUJUD TIDAK DIATASI? (4) PENUTUP (4) PENUTUP APA YANG AKAN TERJADI JIKA JURANG YANG WUJUD TIDAK DIATASI? Peningkatan Kes Psikologi dalam Perkhidmatan Awam High rate of turn over di dalam pertukaran Bilangan Pertukaran Kes Psikologi Peningkatan bilangan pegawai yang ditempatkan di Jawatan Kumpulan. Penempatan Jawatan Kumpulan ICU JPM | 11

(4) PENUTUP (4) PENUTUP JPA mempunyai kuasa mutlak dalam menentukan hala tuju Perkhidmatan Awam secara eksklusif. JPA perlu telus dengan penjawat awam dalam urusan kenaikan pangkat. Hapuskan amalan penempatan kumpulan (pool) yang tidak menguntungkan kerajaan. Mengekalkan profesionalisme JPA dalam tadbir urus perkhidmatan awam. Penempatan pegawai berdasarkan kepada minat, kelayakan, pengalaman dan kesesuaian. Pengurusan perubahan pemikiran kerja (empathy and multitasking) ke arah budaya berprestasi tinggi. Integriti dan kelestarian data di dalam HRMIS. ICU JPM | 12

TERIMA KASIH Page 13