PERANCANGAN, MEMBUAT KEPUTUSAN DAN KAWALAN

DEFINISI PERANCANGAN Menentukan terlebih dahulu apa yang dibuat dan bagaimana ianya akan dibuat Dilakukan secara formal dan tidak formal dan prosesnya menggunakan maklumat daripada sumber dalaman dan luaran Proses ini mengumpul, menterjemah, memahami dan menyampaikan maklumat yang akan membantu memperbaiki kualiti keputusan semasa yang berasaskan ekspektasi masa hadapan

Perancangan bermakna pengurusan tentang: Apa yang akan dilakukan pada masa hadapan? Bagaimana melakukannya? Bila akan melakukannya? Siapa yang akan melakukannya? Oleh yang kerana perancangan adalah untuk masa depan, maka ketidaktentuan selalunya wujud.

Istilah Perancangan Misi Objektif Rancangan Dasar

Planning Terms Mission: description of the purpose of the organization as a whole Objectives: statement of aims or goals to be achieved Plans: statements of specific actions and activities to achieve objectives (Plans are sometimes described as strategies) Policies: limits to acceptable behavior expressed in terms of priorities, ethical and moral values, standards, social responsibilities and so on

Objectives The objectives of the organization are usually of two levels of detail The highest level – broad general terms intended to be relatively permanent The tactical or operational level – specific so that it is possible to assess

Objectives The nature of overall or strategic objectives is influenced by many factors including: the attitudes of the owners, political pressures which reflect different views of society, the history of the organization, the type of business or service and so on

Policies Policies are a guide to managers causing them to take actions in certain ways They express the organization’s official attitude to various forms of behavior When the organization’s objectives have been established, policies provide guidance on the way they will be achieved Policies are formal expressions of organization’s culture and belief systems

Tahap Perancangan Semua tahap pengurusan membuat perancangan tahap tertinggi ialah perancangan strategik Tahap taktikal dan operasional perlu ikut perancangan strategik

Tahap Perancangan Operasi dan Transaksi (sekarang) Apakah operasi yang patut dilakukan dengan kemudahan yang ada untuk memenuhi keperluan output dalam tempoh operasi akan datang?

Tahap Perancangan Perancangan Operasional (1-12 bulan) Apakah ‘produk’, ‘rancangan pengeluaran’ dan ‘pemasaran’ terbaik untuk memenuhi objektif? Bahan, kemudahan dll yang diperlukan untuk operasi? Kaedah terbaik untuk mengorganisasi operasi?

Tahap Perancangan Perancangan Taktikal (1-5 tahun) Apakah ‘produk’ yang perlu ditambah atau dibuang? Pelaburan kewangan untuk memenuhi keperluan strategik? Corak ‘harga’ yang terbaik? Kemudahan, sistem atau cara baru untuk mencapai rancangan strategik?

Tahap Perancangan Perancangan Strategik (5 tahun ke atas) Apakah ‘perniagaan’ yang patut organisasi terlibat? Kewangan dan pembiayaan? Struktur organisasi? Pengagihan sumber?

Jenis dan Sumber Maklumat Perancangan Untuk perancangan jangka panjang, maklumat persekitaran sangat diperlukan Di peringkat bawahan dan jangka pendek, maklumat dalaman adalah penting, tetapi untuk perancangan jangka panjang, maklumat luaran adalah penting

Jenis Maklumat Luaran Pasaran dan Persaingan Trend demografi Struktur perindustrian Faktor sosial Faktor politik Perubahan teknologi

Jenis Maklumat Dalaman Penjualan dan pemasaran – prestasi, keuntungan dll Kewangan – kos, keuntungan, pelaburan dll Operasi dan pengeluaran – keupayaan, masa, kualiti dll Penyelidikan dan pembangunan Kakitangan – kemahiran, latihan dll

Model Membantu pengurusan dalam merancang dan membuat keputusan Model Pengurusan Berasaskan Komputer Model Optimisasi (linear programming) Sesuai dalam membuat keputusan berstruktur dan digunakan di tahap taktikal dan operasional Model Simulasi Membolehkan pelbagai keadaan dijelajahi

Model Model Simulasi Model Deterministic Model Probabilistic Assume certainty by using single point estimate Model Probabilistic Incorporate uncertainty by allowing multi-point estimate Kedua-dua model ini sesuai untuk meninjau risiko, ketidaktentuan dan hubungan yang kompleks serta memberi jawapan kepada soalan “what …if…? Ia berguna pada semua tahap

Model Pembentukan model Untuk membentuk model yang realistik dan mempunyai kualiti ramalan yang mencukupi mesti diusahakan secara bersama antara pengurusan dengan pakar maklumat

MEMBUAT KEPUTUSAN

Membuat Keputusan Membuat keputusan adalah sebahagian daripada pengurusan dan berlaku dalam setiap fungsi dan pada semua tahap Proses (H.A. Simon) Finding occasions for making decisions Finding possible course of action (alternatives) Choosing among course of action Evaluating past choices

Membuat Keputusan Fasa 1: intelligence (searching the environment for conditions calling for decisions) Fasa 2: Design (Inventing, developing and analyzing possible course of action. This involves processes to understand the problem, to generate solutions and the testing of solutions for feasibility) Fasa 3: Choice (selecting an alternative or course of action from those available. A choice is made and implemented) Fasa 4: Review (Assessing past choices)

Membuat Keputusan Membuat keputusan adalah berasaskan maklumat Information is the trigger to knowing there is a problem Information is needed to define and structure the problem Information is needed to explore and choose between alternative solutions Information is needed to review the effects of the implemented choice

Membuat Keputusan Keputusan berprogram Keputusan tidak berprogram Berulang, rutin, tahu peraturan atau prosedur keputusan, selalunya automasi, biasanya melibatkan mesin dan boleh dideligasikan kepada tahap lebih bawah dalam organisasi Kawalan inventori, penjadualan Keputusan tidak berprogram Tidak rutin, peraturan keputusan tidak diketahui, kadar ketidaktentuan tinggi, tidak boleh dideligasikan ke tahap lebih bawah, melibatkan mesin dan manusia Pengambilalihan, percantuman melancarkan produk baru, perlantikan kakitangan

Membuat Keputusan Tahap hubungan antara tahap pengurusan dengan jenis keputusan Keputusan berprogram (berstruktur) pada tahap bawah dan keputusan tidak berprogram (tidak berstruktur) pada tahap atas

Membuat Keputusan Keputusan yang boleh dikategorikan mengikut pengetahuan tentang hasil pelbagai alternatif Ketentuan Hanya terdapat satu hasil bagi setiap alternatif dan terdapat pengetahuan tentang hasil yang lengkap dan tepat Risiko Terdapat beberapa kemungkinan hasil bagi setiap alternatif; dan sesuatu nilai serta kemungkinan boleh diberikan kepada setiap hasil Ketidaktentuan Jumlah hasil, nilainya dan kemungkinan tidak diketahui

Membuat Keputusan dan MIS MIS berperanan Menyediakan maklumat, menjelajah alternatif dan memberi sokongan MIS membuat keputusan sendiri  sesuai dengan keputusan operasi yang rutin di mana peraturannya diketahui

Membuat Keputusan dan MIS Strategik Jenis keputusan: Tidak berstruktur Sistem sokongan maklumat: Executive Information Systems Taktikal Jenis keputusan: Separa berstruktur Sistem sokongan maklumat: Expert System, DSS

Membuat Keputusan dan MIS Operasional Jenis keputusan: Berstruktur Sistem sokongan maklumat: TPS, Automatic Decision-Making

KAWALAN

Kawalan Proses memastikan operasi berjalan seperti yang dirancangkan Management control can be defined as a systematic effort by management to compare performance to predetermined standards, plans or objectives, in order to determine whether performance is in line with these standards and presumably in order to take any remedial action required to see that human and other corporate resources are being used in the most effective and efficient way possible in achieving corporate objectives

Elemen Kitaran Kawalan A standard specifying the expected performance A measurement of actual performance Comparison of standard and measurement Feedback of deviations or variations to a control unit (single loop) Actions by the control unit to alter performance in accordance with the plan Feedback to a higher level control unit regarding large variations between performance and plan and upon the results of the lower control units action (double loop)

Kawalan dalam Organisasi Kawalan operasi Kawalan dalam bentuk berulang dan berstruktur Peraturan dan prosedur yang sudah ditentukan Sistem kawalan pengurusan Keputusan dasar pengurusan atasan dipatuhi dan dilaksanakan di semua peringkat dalam organisasi

Ciri Kawalan Tahap operasi Pembuat keputusan Sumber data Penyelia, foreman, pengurus operasi Sumber data Dalaman – hasil daripada operasi Complexity maklumat Mudah untuk manipulasi dan digunakan Kekerapan pemantauan Sangat kerap Luas kawalan Terhad Jenis peraturan keputusan Berstruktur menggunakan banyak data kuantitatif Jenis MIS Kebanyakannya formal

Ciri Kawalan Tahap strategik Pembuat keputusan Sumber data Pengurus atasan/Lembaga Pengarah Sumber data Kebanyakan luaran Complexity maklumat Kompleks untuk manipulasi dan digunakan Kekerapan pemantauan Jarang-jarang Luas kawalan Luas Jenis peraturan keputusan Tidak berstruktur dan menggunakan maklumat kuantitatif dan kualitatif Jenis MIS Kebanyakannya tak formal

Sistem kawalan operasi Sistem kawalan adalah sistem rasional Bergantung kepada set peraturan Disiplin asas yang digunakan ialah ekonomi dan sains fizikal Skop sempit dan ringkas Selalu menggunakan model metamatikal Kawalan berulangan Kawalan adalah stabil, boleh diramal

Sistem kawalan operasi Data yang digunakan untuk kawalan adalah masa sebenar dan semasa Data tepat dan betul Unit pengukuran mungkin dalam bentuk wang dan bukan wang Data dikumpul dan dilaporkan setiap hari, jam dll Data detail Kos dikawal Pengukuran lain adalah mekanikal dan teknikal Laporan dalam bentuk ‘score card’

Sistem kawalan operasi MIS pada tahap ini diperlukan untuk: Pemprosesan transaksi Penghasilan laporan kawalan Menangani pertanyaan

Sistem kawalan pengurusan Kawalan yang cuba untuk mempengaruhi atau mengawal tingkahlaku untuk memastikan dasar dilaksanakan dan objektif strategik dicapai Rumit dan cuba mengawal banyak faktor

Skop kawalan pengurusan Kawalan pengurusan memberi perhatian kepada prestasi semasa dan objektif masa depan dan boleh dibahagikan kepada bidang fungsi yang berbeza seperti: Kawalan pengurusan kewangan Kawalan pengurusan pengeluaran Kawalan pengurusan penyelidikan dan pembangunan Kawalan pengurusan pemasaran Kawalan pengurusan kakitangan

Skop kawalan pengurusan Contoh: Kawalan pengurusan kakitangan Pengambilan pekerja baru, temuduga Latihan dalaman atau luaran Aktiviti kebajikan Skim penggajian Aktiviti hubungan industri Kesihatan dan keselamatan Kawalan operasi penilaian kakitangan