Latihan Pengguna UTMEMS v5 <21/06/2011>

Trainer <Mohd Faizal Abd Jalal> Co-Trainer <Wan Saari Wan Alias>

Agenda 9 pagi – 12 Tengahari 1.1 Pengenalan/Pengenalan Sistem Menu Utama My Profile Daftar User LDAP/Trouble Shoot 1.2 Proses penerimaan surat masuk dan keluar 1.3 Modul Mesej 2. 2.30 petang – 5.00 petang 2.1 Modul mesej Bina folder Kemaskini Folder Hapus 2.2 Pentadbiran Fail Elektronik 2.3 Latihan 3

Pengenalan Salah satu sistem dalam Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG). Fokus utama aplikasi ini adalah memberikan perkhidmatan yang efisien dan efektif. Aplikasi Kerajaan Elektronik merangkumi 7 projek utama iaitu: 1. Project Monitoring System (SPP II) 2. Human Resource Management Information System (HRMIS) 3. Electronic Procurement (EP) 4. Electronic Services (E-Services) 5. Electronic Labour Exchange (ELX) 6. E-Syariah 7. Generic Office Environment (GOE)

Latarbelakang Telah digunapakai di: MAMPU - Jun 2002 Bahagian Pengurusan Perkhidmatan dan Sumber Manusia (BPPSM), JPM - Januari 2003 Pejabat Menteri Kewangan II - Mac 2003 BPPSM, MADA, FRIM, KPL, SUK Melaka, NAHRIM, MOD, JMM, MOA, MOF, LKIM, KTAK, DOF dll. Web-enabled dan ianya dibangunkan berpandukan keperluan pengguna bagi memenuhi aliran proses pengendalian fail agensi kerajaan.

Sejarah Perubahan Versi 5 2006 - 07 2008 Versi 4 Versi 4 PDA SYNC Pengurusan Dokumen Mesej Pentadbiran Kolaborasi Sijil Digital SMS Peringatan Perbualan Versi 4 e-FILE Pengurusan Rekod Keselamatan Workflow GUI PDA SYNC

Teknologi Open Source Platform Supported OS/System Software Client Operating System Windows, Linux Browser Internet Explorer, Mozilla Server Web Server Apache Geronimo, Tomcat Database MS SQL Server, PostgresSQL, MySQL Environment Components J2EE, JSP, Microsoft COM

Faedah Sistem Penjimatan kos penyelenggaraan fail fizikal Pengurangan kehilangan dokumen / fail fizikal Penjimatan ruang pejabat Keselamatan dokumen yang lebih terjamin Katalaluan Hak Capaian Audit trail Disaster Recovery Capaian yang lebih mudah (web) Konsistensi Proses Kerja

Objektif Sistem Memudahkan penyediaan dan penyimpanan dokumen Mempercepatkan carian dan capaian dokumen Memudahkan dan mempertingkatkan interaksi dan komunikasi di antara kakitangan atau pihak luar Mempertingkatkan perkongsian, penyebaran maklumat dan dokumen Mengurangkan kos penyediaan dan pengurusan dokumen

Modul-modul UTMDok v5 Pengurusan Dokumen Komunikasi Kolaborasi Pengurusan, kawalan, carian serta capaian dokumen secara elektronik Komunikasi Mempercepatkan penghantaran serta penerimaan dokumen melalui routing, e-mel dan faks Kolaborasi Mempertingkatkan pengkongsian serta pengedaran maklumat melalui pengurusan mesyuarat, pengurusan tugasan, e-forum dan e-buletin Pengurusan Rekod Pengurusan rekod secara elektronik

Pendekatan Latihan Penerangan Peranan Penerangan Aliran Kerja Penggunaan Aplikasi Role Play Sesi Soal Jawab

Pengurusan Dokumen

Kemaskini Dokumen Asal? Aliran Kerja Dokumen Mula Indeks Dokumen Kawalan Akses Kemaskini Dokumen Y Simpan Y T Ada Perubahan? Kemaskini Dokumen Asal? Bina versi baru Kemaskini Dokumen T Simpan Tamat

Carian Dokumen CARIAN Profil Tarikh Kandungan Teks Carian Favorite Terperinci Favorite Baru Dikemaskini

Penggunaan Aplikasi Ada soalan?

Role Play OK, sekarang acara bebas tetapi mestilah berdasarkan arahan yang diberikan. Refer hand-out.

Role Play Bina satu draf surat Jemputan ke Hari Keluarga Fakulti. Kemaskini draf surat tersebut dan tukar status draf kepada diluluskan. Pastikan nombor rujukan fail ada pada template aplikasi MSWord. Bina satu dokumen Aturcara Majlis dengan menggunakan fungsi dokumen luaran. Import Aturcara Majlis tersebut ke dalam sistem. Buat carian Surat Jemputan dan kepilkan Aturcara dengan surat tersebut. Bina satu folder dokumen (favorite) bertajuk “Hari Terbuka” dan masukkan dokumen berkaitan ke dalamnya. Beri akses lihat folder kepada rakan sebelah dan Pengajar. Minta rakan sebelah lihat surat jemputan anda. Semak sejarah surat jemputan tersebut. 17

Role Play Bina satu draf dan diluluskan surat Jemputan ke Hari Keluarga Pejabat Pendaftar. Tujukan surat kepada Pejabat Naib Canselor. Kemaskini draf surat tersebut dan tukar status draf kepada diluluskan. Pastikan nombor rujukan fail ada pada template aplikasi MSWord. Hantar kepada rakan sebelah dan CC kepada diri sendiri.

Sesi Soal Jawab Ada soalan?

Komunikasi

Komunikasi Pengenalan Fungsi-Fungsi Utama Komunikasi adalah suatu kaedah bagi memudahkan penghantaran dan penerimaan dokumen menerusi routing, e-mel dan faks. Fungsi-Fungsi Utama Penghantaran dan penerimaan mesej dan dokumen melalui routing, e-mel dan faksimili. Pengurusan faksimili untuk menghantar dan menerima dokumen melalui faksimili. Integrasi dengan e-mel utama seperti Microsoft Exchange dan Lotus Notes. Pendaftaran dokumen yang diterima melalui e-mel atau faksimili.

Aliran Kerja Dokumen Masuk (i) Kerani Fail (Pej. Am) Failkan Surat Pegawai Atasan Lihat Surat Dalam Sistem (Mesej Masuk) Daftar Surat Imbas/Indeks Surat Tindakan Sendiri Route kepada Penerima (Pegawai Atasan) Arahan kepada Pegawai Lain (Routing)

Aliran Kerja Dokumen Masuk (ii) Pegawai Atasan PA/Kerani Fail Pej. Am Lihat Minit (Mesej Masuk) Terima dan baca surat (route) Hantar ke depan/ balas pada PA/Kerani Fail Pej. Am Hantar ke depan kepada Pegawai Berkenaan

Aliran Kerja Surat/ Dokumen Keluar Hantar Mesej Arahan Kepada Pegawai Untuk Draf Dokumen Pegawai Atasan Lihat Mesej Dalam Sistem (Mesej Masuk) Bina Draf Dokumen Dipanjangkan Kepada Pegawai Lain Pegawai Balas, Kepil Dokumen dan Minta Pengesahan Lihat Surat Dalam Sistem (Mesej Masuk) Ubah dan/atau Sahkan Pegawai Atasan A Hantar Kembali (Balas)

Aliran Kerja Surat/ Dokumen Keluar Lihat Surat Dalam Sistem (Mesej Masuk) Cetak Dokumen Apabila Sudah Mendapat Pengesahan Pegawai Minta Tandatangan Pegawai Atasan Tandatangan Dokumen Pegawai Atasan Imbas Surat Yang Telah Ditandatangani Fail (Pej. Am) Kerani Hantar Kepada Penerima Melalui Route, Email atau Faks Failkan Dokumen

Penggunaan Aplikasi Ada soalan? 26

Role Play OK, sekarang acara bebas tetapi mestilah berdasarkan arahan yang diberikan. Refer hand-out.

Pegawai: Bina draf surat Jemputan ke Majlis Dialog Bersama Dekan Fakulti. Pegawai: Hantar draf surat kepada Ketua Jabatan (rakan sebelah anda) untuk mendapatkan kelulusan beliau. Ketua Jabatan: Semak mesej masuk, semak draf surat dan beri arahan untuk menukar tarikh majlis. Pegawai: Semak mesej masuk, kemaskini surat mengikut arahan Ketua Jabatan, dan hantar kembali draf surat tersebut untuk kelulusan sekali lagi. Ketua Jabatan: Semak mesej masuk, semak draf surat dan berikan kelulusan serta arahkan untuk cetak surat sekiranya telah berpuas hati. Pegawai: Semak mesej masuk, cetak surat dan beri kepada Ketua Jabatan untuk ditandatangani. Selepas ditandatangan, imbas surat tersebut. Pegawai: Route surat kepada ahli kumpulan. Semua ahli kumpulan masukkan mesej berkaitan dalam folder mesej “Majlis Dialog”.

Sesi Soal Jawab Ada soalan?

Mesyuarat

Pengurusan Mesyuarat Urusetia Bina Mesyuarat Rekod Kedatangan Catit Minit Mesyuarat Hantar Draf Minit Mesyuarat Kepada Pengerusi Untuk Kelulusan Edar Minit Mesyuarat Kepada Ahli Menghantar Tugasan Pengerusi Sahkan Minit Mesyuarat Jawab Panggilan Mesyuarat Ahli Meseyuarat Jawap panggilan mesyuarat Pengurusan Mesyuarat Pengurus Sumber Sediakan sumber

Aliran Kerja Pengurusan Mesyuarat Penyediaan Panggilan Mesyuarat Cetak Senarai Kehadiran Mulakan Mesyuarat Catit Minit Mesyuarat Terima Draf Minit Mesyuarat Semak Kelapangan Pengerusi / Ahli Mesyuarat Hantar Tugasan Urusetia Hantar Draf Minit Mesyuarat Hantar Minit Mesyuarat Hantar Notis Panggilan Kemaskini Kehadiran Terima Panggilan Mesyuarat Beri Maklumbalas Sahkan Draf Minit Mesyuarat Terima Minit Mesyuarat Terima Tugasan Pengerusi Terima Panggilan Mesyuarat Beri Maklumbalas Ahli Mesyuarat Terima Minit Mesyuarat Terima Tugasan Terima Panggilan Mesyuarat Beri Maklumbalas Terima Minit Mesyuarat PA Terima Notis Tempahan Sumber Pengurus Sumber Tempah Sumber

Penggunaan Aplikasi Ada soalan? 33

Sesi Soal Jawab Ada soalan? 34

Tugasan

Pengurusan Tugasan Tugasan boleh dibina melalui tiga sumber: 3 Modul Utama: Pengurusan Dokumen Komunikasi Kolaborasi Tugasan boleh dibina melalui tiga sumber: Mesej Masuk Minit Mesyuarat Lain-lain sumber

Pengurusan Tugasan Penerima Tugasan Pemberi Tugasan Pemantau Tugasan Terima Tugasan Kemaskinikan status tugasan Selesaikan tugasan Penerima Tugasan Pemberi Tugasan Sediakan tugasan Penerima Tugasan Pemantau Tugasan Tarikh Luput Tugasan Hantar Tugasan Pemantau Tugasan Terima Tugasan Susulan Memantau Tugasan Tutup Tugasan

Penggunaan Aplikasi Ada soalan? 39

Role Play

Role Play Bina satu mesyuarat baru dengan melantik seorang pengerusi dikalangan ahli kumpulan anda dan beberapa rakan yang lain sebagai ahli mesyuarat. Hantar jemputan mesyuarat tersebut. Ahli Mesyuarat jawab pangilan mesyuarat. Kemaskini maklumbalas ahli mesyuarat dan cetakkan senarai kehadiran. Mulakan mesyuarat dan rekodkan kehadiran. Sediakan minit mesyuarat berserta beberapa tindakan. Tindakan 1 : Untuk salah seorang ahli mesyuarat Tindakan 2 : Untuk bukan ahli mesyuarat Hantar draf minit mesyuarat kepada pengerusi mesyuarat untuk kelulusan pengerusi. Setelah minit mesyuarat disahkan pengerusi, sila edarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli mesyuarat yang lain. Hantar Tugasan. Selesaikan mesyuarat

Proses Tugasan:- Role Play Penerima tugasan update progress 20% Pegawai pemantau hantar notis peringatan Penerima tugasan update progress 70%, dan kepilkan dokumen tugasan Pegawai pemantau lihat dokumen yg di kepilkan. Penerima tugasan update progress selesai. Pegawai pemantau lihat sejarah tugasan Pegawai pemantau selesaikan tugasan.

Sesi Soal Jawab Ada soalan?

Terima Kasih Selamat Menjalankan Tugas…