PENGURUSAN PERUBAHAN (Change Management) DCE 3602 CREDIT: 4 (4+0) SEMESTER KEDUA 2013/14 (PERJUMPAAN BERSEMUKA KEDUA – 12 APRIL 2014)

Hasil Pembelajaran Kursus/ Objektif Kursus menghuraikan teori dan konsep perubahan (C2) menganalisis proses berkaitan pengurusan perubahan di peringkat individu, organisasi dan masyarakat (C4) menjalankan penilaian program perubahan dengan berkesan (C6) mengaplikasikan teori, konsep dan prinsip yang sesuai dalam penambahbaikan kualiti (A3)

Assoc. Prof. Dr. Azizan Asmuni Prof. Madya Dr. Hj. Azizan Asmuni Department of Professional Development & Continuing Education (JPPL) Faculty of Educational Studies & Director   Centre for Industry Relations and Networks (CiRNeT) Office of Deputy Vice Chancellor (Industry & Community Relations) Universiti Putra Malaysia T: 03-89471194 H/P : 019-219 6581 Faks:0389471257 azizanas@putra.upm.edu.my & azmi_aa2@hotmail.com

KANDUNGAN KURSUS

KANDUNGAN KURSUS Pengenalan kepada Perubahan  Model Proses Pengurusan Perubahan Pendekatan Menentukan Fokus & Halatuju Perubahan dalam Organisasi Penstrukturan Organisasi Pemajuan Proses Perubahan Berfokuskan Kepuasan Pelanggan

KANDUNGAN Budaya Organisasi dan Perubahan Pendekatan Perlaksanaan Perubahan Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis Kuasa Lapangan (Force Field Analysis) Pengurusan Kualiti Menyeluruh Perekayasaan Semula (Reegineering) dan Kaizen Simplisiti (Simplicity) Penilaian Kejayaan Perubahan

KANDUNGAN KULIAH F2F PERTAMA

MAKNA DAN KEPENTINGAN PENGURUSAN PERUBAHAN Makna dan jenis pengurusan perubahan (PP) Tekanan perubahan/Punca perubahan dalam organisasi Kuantum/darjah perubahan (muka surat ms 17)

Tekanan Perubahan Setiap organisasi terdedah atau mengalami dua bentuk daya atau tekanan perubahan: Tekanan Luaran dan Tekanan Dalaman

Kuantum Perubahan Terdapat dua ekstrim kuantum perubahan: Rendah – Tinggi. Dalam kontinum rendah-tinggi tersebut di atas, kuantum perubahan juga boleh dibahagikan kepada tiga kategori berikut: perubahan kecilan, sederhana dan besaran. Jenis perubahan juga boleh mencerminkan kuantum perubahan seperti yang disajikan dalam Gambarajah 2

TEORI/MODEL PERUBAHAN (UNIT 2)- SECRA RINGKAS Lewin Tiga Fasa

Asas perubahan menurut model Lewin Asas perubahan menurut model Lewin terdiri daripada tiga langkah berikut: Pencairan (unfreezing), Peralihan (moving) dan Pembekuan semula (refreezing)

PERANCANGAN STRATEGIK (PS) (U3) PERLU ADA PERANCANGAN STRATEGI UNTUK LAKUKAN PERUBAHAN Peringkat perancangan strategi (ms 29-30) dan proses perancangan strategi (slaid) Kaedah analisis SWOT(ms 40) Benchmarking (41-42)

Analisis SWOT Satu kaedah analisis mengenai situasi persaingan organisasi yang melibatkan penilaian: Kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang persekitaran (Opportunities), dan ancaman (Threats).

FOKUS PERUBAHAN (UNIT 4) -APA NAK DIUBAH? Pendekatan berasaskan Komponen Utama Organisasi (Leavitt)(44-47) Pendekatan berasaskan teori sistem dalam organisasi (Bartol & Martin)(47-49)(terperinci Unit 7) Pendekatan berasaskan Pelanggan (Unit 8- terperinci)- untuk f2f 2

Penstrukturan Organisasi (U5) Faktor dinamik dalam Penstrukturan Organisasi (56-59)

Faktor Dinamik dalam Penstrukturan Organisasi Faktor-faktor berikut boleh juga mempengaruhi jenis struktur sesebuah organisasi: Saiz Teknologi Alam Sekitar Bidang Kawalan dan Desentralisasi

PENILAIAN & TUGASAN KURSUS Penilaian Dan Taburan Markah Sepanjang anda mengikuti kursus ini, anda akan dinilai melalui: A. Satu Tugasan (individu/kumpulan) ( 30 % ) B. Penilaian Pertengahan ( 30% ) C. Peperiksaan Akhir ( 40% )

SATU TUGASAN INDIVIDU/ BERKUMPULAN Pelajar diwajibkan menghantar satu kerja kursus/tugasan individu atau berkumpulan (2-3 orang/kumpulan jika berkumpulan). SOALAN: Sila pilih SATU perubahan yang telah berlaku dalam sebuah organisasi (berasaskan pengalaman anda atau temuduga pengurus organisasi lain). Anda dikehendaki untuk menganalisa dan mengaplikasikan teori dan prinsip pengurusan perubahan (dicadangkan menggunkan Model perubahan Kurt Lewin).

RUJUK SLAID FOKUS UNIT 9 Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis Tekanan Lapangan (Force Field Analysis)

PEPERIKSAAN AKHIR Peperiksaan akhir adalah berbentuk objektif dan subjektif. Asas kepada peperiksaan ini ialah kefahaman mengenai penilaian program perubahan dengan berkesan Meliputi semua unit Sila baca tugasan-tugasan anda dan rujuk slaid FOKUS BELAJAR (dalam VOD) terutamanya SLAID FOKUS UNIT 9

MAKNA PENGURUSAN PERUBAHAN - BAGAIMANA KITA URUS PERUBAHAN - FOKUS KEPADA PROSES

PENGURUSAN PERUBAHAN -MAKNA PROSES PENGGUNAAN PELBAGAI STRUKTUR DAN INSTRUMEN/KAEDAH UNTUK MENGAWAL SETIAP USAHA PERUBAHAN YANG DIBAWA DI DALAM ORGANISASI BERTUJUAN UNTUK MEMINIMA KESAN PERUBAHAN KEPADA PEKERJA DAN MENGELAKAN HURUHARA/GANGGUAN (Kotter).

PENGURUSAN PERUBAHAN -MAKNA proses atau pendekatan yang terancang dan berstruktur untuk membantu ahli mengurus aktiviti perubahan bagi mencapai matlamat organisasi a structured approach to shifting/transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state.

SOALAN INTERAKTIF. ADAKAH USAHA PENGURUSAN PERUBAHAN DALAM ORGANISASI AND BERKESAN SEPERTI YANG ANDA KEHENDAKI?

PANDUAN BELAJAR PERJUMPAAN KEDUA Fokus kepada perkar-perkara berikut

Budaya Organisasi dan Perubahan (unit6 /Slaid Unit 7) Definisi: Secara umumnya, budaya boleh didefinisikan sebagai nilai, perlakuan, kepercayaan, pegangan, sikap dan adat yang sama-sama diamalkan oleh sesebuah kelompok ahli dalam organisasi. la juga merupakan cara konvensional bagaimana seseorang individu itu berfikir dan bertindak, cara memahami realiti, mengenal pasti dan menyelesaikan masalah dalam sesebuah organisasi.

Budaya Organisasi dan Perubahan (unit6 /Slaid Unit 7) Empat elemen budaya korporat atau budaya organisasi termasuk Andaian Asas, nilai, norma dan artifaks (64-69) Azizan:-andaian tersirat, nilai, amalan, simbol dan hero (wira)

PEMAJUAN PROSES(U7) (Slaid 5) 6 langkah proses utama (79-81)

Pendekatan berasaskan Pelanggan (Unit 8)(slide 6) Mengwujudkan Kepuasan Pelanggan Kualiti Anggapan = Kualiti Sebenar - Kualiti Harapan (ms 2-3) Model berasaskan kepuasan Pelanggan (ms3-8)

Pendekatan Perlaksanaan Perubahan (Unit 9)(slide Unit 8) -Bagaimana hendak laksanakan perubahan Lima proses pendekatan (ms 15-19)

Pendekatan Perlaksanaan Perubahan mewujudkan struktur sokongan, mendapatkan sokongan pengurusan, mengadakan komunikasi berkesan, dan mendapatkan pelbagai sokongan yang lain seperti sokongan luaran, sokongan dalaman (termasuk sokongan kakitangan dan sokongan kumpulan-kumpulan kuasa/power groups), dan pendekatan untuk mengekalkan peralihan.

Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis Tekanan Lapangan (Force Field Analysis/FFA)(UNIT 10) (slide 9) Bagaimana hendak mengurus perubahan? model analisis tekanan lapangan Kurt Lewin dan Teknik Tulang Ikan Ishikawa PENTING- BACA SEMUA DAN BUAT RUJUKAN??

Secara mudah model Kurt Lewin dalam hal ini dapat di gambarkan seperti berikut:

Model Kurt Lewin Dalam membawa perubahan, model Kurt Lewin juga berguna bagi kita mengenalpasti pelbagai tekanan yang dapat membantu kita mencapai satu keadaan yang baru. Di samping itu kita dapat kenalpasti juga tekanan-tekanan yang menghalang. Dengan mengurangkan tekanan yang menahan atau meningkatkan tekanan memacu kita dapat menganjakkan garisan seakan-akan seimbang ke arah garisan yang di ingini.

Keadaan ini dapat digambarkan dalam rajah berikut:

Pengurusan Kualiti Menyeluruh (Unit 11) Makna dan manafaat TQM

Simplisiti (Simplicity) (U12) Kepentingan Simplisiti (Simplicity) (ms 32-33)

PEMAJUAN PROSES (u7) Pengurusan Kualiti Menyeluruh Perekayasaan Semula (Reegineering) dan Kaizen Simplisiti (Simplicity) Penilaian Kejayaan Perubaha

Penilaian Kejayaan Perubahan (U13) Konsep asas penilaian (44-49)

Tools and approaches for organizational change: ♦ Backward Mapping ♦ Balanced Scorecard ♦ Benchmarking ♦ Business Process Reengineering ♦ Continuous Improvement ♦ Cultural Change ♦ Employee Involvement ♦ Knowledge Management ♦ Learning Organization ♦ Management by Objectives ♦ Organizational Design ♦ Outcome-Based Evaluation ♦ Total Quality Management etc

TUMPUAN AKHIR

Asas perubahan menurut model Lewin Asas perubahan menurut model Lewin terdiri daripada tiga langkah berikut: Pencairan (unfreezing), Peralihan (moving) dan Pembekuan semula (refreezing)

Gambarajah 1: Model Perubahan Kurt Lewin

1. Pencairan UNTUK UBAH TINGKAH LAKU STAF SUPAYA SEDAR UNTUK PERUBAHAN – ELAK KONFLIK IND & KUMPULAN TINDAKAN PENTING: TINGKATKAN DRIVING FORCES/TEKANAN MEMACU UNTUK MENGAJAK STAF BERUBAH DARI KEADAAN SEKARANG/STATUS QUO KURANGKAN RESTRAINING FORCE/TEKANAN MENAHAN YANG NEGATIF CARI KOMBINASI KEDUANYA AKTIVITI UTK PENCAIRAN: MENINGKAT MOTIVASI STAF SUPAYA MEREKA BERSEDIA UNTUK BERUBAH- BINA KEPERCAYAAN AKAN KEPERLUAN UNTUK PERUBAHAN – PERBINCANGAN, LAWATAN LIBATKAN STAF DALAM PENENTUAN MASALAH DAN PENCARIAN PENYELESAIAN – MESYUARAT PERANCANGAN,

1. Pencairan Berlaku apabila wujudnya kesedaran terhadap keadaan semasa, struktur, pembentukan tugas yang tidak memuaskan dan teknologi yang tidak berkesan, kemahiran atau sikap kakitangan yang tidak sesuai lagi dengan perkembangan organisasi, kejatuhan hasil jualan, semangat kerja yang terlalu rendah. Keadaan satu suasana ini akan mendorong ke arah pencairan suasana yang sedia ada. Tanpa proses pencairan perubahan tidak akan berlaku.

2. Peralihan Proses perubahan tingkahlaku – KESEIMBANGAN BAHARU TINDKAN: AJAK STAF BERSETUJU BAHAWA KEADAAN SEKARANG TIDAK MENGUNTUNGKAN MANGGALAK STAF MELIHAT MASALAH DARI PERSPEKTIF BAHARU MEMBUAT KERJA SECARA KUMPULAN UNTUK DAPATKAN MAKLUMAT HUBUNGKAN PENDAPAT KUMPULAN KEPADA KETUA, PENGURUS YANG MENYOKONG PERUBAHAN

2. Peralihan Peralihan berlaku apabila sesuatu program atau rancangan dilaksanakan bagi menggerakkan organisasi atau kakitangan ke arah yang lebih baik. Pada peringkat ini berlaku perubahan seperti pembentukan gelagat, nilai, sikap, struktur yang baru/lebih baik atau berlakunya perubahan dan pembangunan organisasi secara keseluruhan.

3. Pembekuan Semula UNTUK KEKALKAN PERUBAHAN SEKURANGNYA JANGKAMASA TERTENTU UNTUK DIINTEGRASI DALAM BUDAYA KERJA ORG TINDAKAN: BANGUNKAN DAN AMALKAN PROSEDUR, INSTITUSI, DASAR YANG BAHARU SAMADA SECARA FORMAL DAN TIDAK FORMAL.

3. Pembekuan Semula Apabila perubahan telah berlaku, gelagat atau tingkah laku baru akan dibangunkan. Pembentukan sikap dan struktur baru hendaklah dibekukan dan dijadikan sebahagian daripada kehidupan baru organisasi. Membekukan kembali bermakna, organisasi akan berada pada titik keseimbangan yang baru. Pada peringkat ini, keberkesanan perubahan akan diberi perhatian dan dorongan untuk melakukan perubahan yang seterusnya boleh ditimbangkan. Organisasi perlu memberi perhatian bahawa pembekuan semula adalah bersifat relatif dan sementara.

TUMPUAN SOALAN: perubahan menurut model Lewin

ANALISA (model Lewin /FFA) Pilih satu perubahan KEADAAN SEAKAN-AKAN SEIMBANG/SEKARANG (ANALISA SITUASI) TEKANAN MENAHAN (2) TEKANAN MEMACU (2) KEADAAN YANG DINGINI (MATLAMAT) DUA KEADAAN

3. TINDAKAN/AKTIVITI Pencairan (unfreezing)–ch:kempen, perbicangan kumpualan Peralihan (moving) – latihan, group dynamics Pembekuan semula (refreezing)-sedia prosedur 4. PENILAIAN (INDIKATOR+ KAEDAH)

Penilaian perubahan Indikator Kaedah penilaian

Penilaian 1. Indikator 2. Kaedah Rujuk matlamat/objektif Boleh diukur Perubahan perlakuan – sikap, kemahiran, pengetahuan – Produktiviti, kehadiran , nilai berkejasama

Kaedah Penilaian Kaedah penilaian polisi: SURVEI KAJIAN - KES TEMURAMAH-INDIVIDU & KUMPULAN KAJIAN IMPAK LAPORAN SOALSELIDIK LAWATAN PEPERIKSAAN KUALITATIF UNDIAN RAMAI

TERIMA KASIH KERANA BERSAMA-SAMA KITA BELAJAR Prof. Madya Dr. Hj. Azizan Asmuni SHUKRAN MAMNON TERIMA KASIH KERANA BERSAMA-SAMA KITA BELAJAR Prof. Madya Dr. Azizan Asmuni http://users.elite.net/runner/jennifers/thankyou.htm