فصل سوم: تجزیه و تحلیل شغل یا مدبّر فصل سوم: تجزیه و تحلیل شغل

اهداف ارائه: آشنایی با: تجزیه و تحلیل شغل چگونگی تجزیه و تحلیل شغل شرح و شرایط احراز شغل چگونگی طراحی شغل طراحی شغل در آینده ارزشیابی و طبقه بندی مشاغل

مقدمه: وظایفی که بوسیله ی اعضای سازمان انجام می گیرد، پایه و اساس سازمان را تشکیل می دهد. این وظایف باید متناسب با یکدیگر و دارای هماهنگی در جهت رسیدن به اهداف سازمان باشد. بنابراین، تجزیه و تحلیل و شناخت مشاغل در سازمان، بخش مهمی از وظایف مدیریت منابع انسانی محسوب می شود.

تجزیه و تحلیل شغل: فرایندی است که از راه آن، ماهیت و ویژگی های هر یک از مشاغل در سازمان بررسی شده و اطلاعات کافی درباره ی آن جمع آوری و گزارش می شود. با تجزیه و تحلیل شغل معلوم می شود که هر شغل چه وظایفی را شامل می شود و برای احراز و انجام شایسته ی آن، چه مهارتها، دانشها و توانایی هایی لازم است. بنابراین کاربرد اصلی تجزیه و تحلیل شغل در برنامه ریزی نیروی انسانی است، زیرا با تجزیه و تحلیل شغل؛ شرایط کاری، مسئولیتها و وظایف از یک طرف و دانش، مهارتها و توانایی های مورد نیاز برای تصدی آن، از طرف دیگر معین می گردد.

اطلاعات کسب شده و تحلیل آنها به مدیریت منابع انسانی در حوزه هایی مانند موارد زیر کمک می کند: - سازماندهی، طراحی مجدد مشاغل و برقراری ارتباط صحیح بین طبقات مختلف شغلی - طرحریزی منابع انسانی و به ویژه برآورد منابع انسانی مورد نیاز - کمک به تبیین خط مشی های کارمندیابی، انتخاب، انتصاب، ترفیع و انتقالات - ارزیابی و طبقه بندی مشاغل - ارزیابی عملکرد شاغلین - نیازسنجی و برنبمه ریزی آموزشی - ایجاد رضایت شغلی

زمان تجزیه و تحلیل شغل: در تجزیه و تحلیل شغل، به آنچه انجام می گیرد پرداخته می شود نه به آنچه که باید وجود داشته باشد. به همین دلیل تجزیه و تحلیل شغل هنگامی صورت می گیرد که ماهیت مشاغل سازمان بخواهد تغییر کند. سازمان در سه موقعیت زیر اقدام به تجزیه و تحلیل شغل می کند: وقتی که سازمان جدیدی ایجاد می شود. هنگامی که مشاغل جدیدی ایجاد یا بسط داده شود. هنگامی که تغییر تکنولوژی باعث شودتا روشها و مشاغل به میزان قابل توجهی تغییر کنند.

چگونگی تجزیه و تحلیل شغل: در تجزیه و تحلیل مشاغل چهار سوال زیر مطرح می شود: 1. چه کاری انجام می گیرد؟ فعالیت های فکری و جسمی مربوط به شغل تعیین می شود. 2. چرا آن کار انجام می گیرد؟ هدف از انجام کار مشخص می شود. 3. چطور آن کار انجام می شود؟ ابزار و نحوه انجام کار مشخص می شود. 4. چه مهارتهایی برای انجام کار لازم است؟ شرایط احراز شغل و تخصص مورد نیاز تعیین می شود.

روشهای تجزیه و تحلیل مشاغل: روش عملکردی (Job performance): تحلیلگر عملا وظایف مربوط به شغل را انجام می دهد، اما این روش برای مشاغل ساده و باحداقل تنوع وظایف مناسب است. روش کاربینی (Observation): در این روش تحلیلگر بدون دخالت در کار شاغل تنها به مشاهده و کاربینی می پردازد و اطلاعاتی در زمینه نوع کاری که انجام می شود، چرا انجام می شود و چگونه انجام می شود را معمولا در فرمهای استاندارد ثبت می شود، جمع آوری می نماید. روش مصاحبه (Interview): در مواردی که روش عملی و کاربینی مقدر نباشد(مانند شغل خلبانی)، به توضیحات شاغلین در مورد معرفی کار خود اکتفا می شود.

روش وقایع حساس (Critical Incident): از شاغلین یک شغل خواسته می شود که وظایف مهم و وقایع حساس شغلشان را یادداشت کرده و ارائه نمایند. سپس از یادداشتهای چند نفر که همگی شغلی مشابه دارند یک جمع بندی کلی انجام می گیرد. روش پرسشنامه (Structured Questionnaire): در این روش پرسشنامه ای تنظیم می شود که در آن نوع وظایف،نحوه انجام آنها، دشواری انجام آنها، دانشها و مهارتهای مورد نیاز و بالاخره مسئولیت های شاغلین از آنها سؤال می شود.

شرح شغل و شرایط احراز شغل: شرح شغل (Job Description): عبارت است از بیان واقعیت از کیفیت وظایف و مسئولیت های یک شغل و معیاری توصیفی از خصوصیات و شرایط و وظایف و مسئولیت های مربوط به مشاغل می باشد، و بطور کلی شامل 1. نام شغل 2. خلاصه شغل 3. شرح وظایف و مسئولیت ها و شرایط کار می شود.

نمونه شرح شغل عنوان شغل: مدیر میانی خلاصه شغل: این شغل ارتباط بین مدیران عالی و سرپرستان تولید را برقرار کرده و مسئولیت اجرای خط مشی ها را در جهت منافع سازمان به عهده دارد. شرح وظایف: 1. اطلاعات لازم در زمینه قیمت ها و پیش بینی روند تولید را در اختیار مدیران قرار می دهد. 2. میزان سود و زیان هر بخش را به اطلاع مدیران می رساند. 3. از وظایف کارکنان تحت سرپرستی خود اطلاع کامل پیدا می کند. 4. در امور آموزشی مشاغل تحت سرپرستی نظارت می نماید. 5. اختیارات لازم را به زیردستان تفویض می نماید. شرح مسئولیتها: 1. به عنوان نماینده شرکت در اجلاسها و مراسم تشریفاتی و... شرکت می کند. 2. از اجرای تصمیمات مدیران عالی اطمینان حاصل می کند. 3. در برقراری حسن ارتباط بین کارکنان و کارفرمایان کوشش می کند. شرح اختیارات و میزان تصمیم گیری: 1. اختیارات توسط مدیران عالی شرکت و هیئت مدیره مشخص می گردد. 2. در جهت اجرای تصمیمات مدیران اقدامات لازم را اعمال می کند. 3. نظارت مستقیم روی سرپرستان اجرایی دارد. شرایط کار: بدون اینکه خانواده و فعالیت های اجتماعی نادیده گرفته شوند ساعات لاازم را صرف انجام وظایف خود می کند.

شرایط احراز شغل (Job Specification): شرایط احراز شغل (مختصات شغل)، شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید داشته باشد تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید. و شامل عناوینی مانند: تحصیلات، تجربیات، دوره های تخصصی، قدرت قضاوت، ابتکار، توان تصمیم گیری، مهارتهای جسمی، ویژگی های روحی و روانی و نیاز به استفاده بیش از اندازه از یکی از حواس پنجگانه می شود.

طراحی شغل: روش مدیریت علمی: این روش توسط تیلور پیشنهاد شده و وی معتقد است که تقسیم کار باید مبنای طراحی مشاغل قرار گیرد. زیرا تنها از این طریق است که بیشترین بازدهی را خواهند داشت. روش انگیزش: بر اساس این روش، مشاغل باید به گونه ای طراحی شوند که باعث رضایت کارکنان و ایجاد انگیزه در آنان شود. این روش بر اساس نظریه های دوعاملی هرزبرگ، فعال سازی، ویژگی های شغل مطرح شده است. الف) نظریه دوعاملی هرزبرگ ( غنی سازی شغل): در این نظریه بدون اینکه تغییری در محتوای شغل داده شود،کارکنان مسئول برنامه ریزی برای کار خویش و نظارت بر فرایند کار می شوند و درنتیجه، مسئولیت آنان در برابر کار مشخص تر می گردد.

ّب) نظریه فعال سازی: طبق این نظریه باید با ایجاد تنوع در کار و کاهش خستگی، کارکنان را فعال ساخت. گردش شغلی یکی از روشهای ایجاد تنوع در شغل است. ج) نظریه ویژگی های شغل: این نظریه مانند نظریه هرزبرگ معتقد است که کارکنان هنگامی برای انجام کار انگیزه خواهند داشت که احساس کنند شغلشان با ارزش است و از چگونگی عملکرد خود بازخورد بگیرند.

نتیجه حالات روحی شغل ابعاد پنجگانه کار زیاد شدن انگیزه تنوع در کار هویت کار اهمیت کار احساس داشتن کاری مهم بهبود کیفیت کار افزایش رضایت شغلی مسئول بودن در قبال کار استقلال( آزادی عمل) کاهش غیبت و کاهش تعداد کسانی که سازمان را ترک می کنند. آگاهی از نتایج عملکرد بازخور

روش سیستمی: این روش بیان می کند که به جای طراحی تک تک مشاغل، نظام کار به گونه ای طراحی شود که ابعاد اجتماعی و فنی کار، مکمل یکدیگر باشند. روش مبتنی بر ویژگی های عامل انسانی: در این روش ابزار، وسایل، تجهیزات و شرایط کار به گونه ای طراحی می شود که بیش ترین کارایی بدست اید و به بهداشت و ایمنی و نیز رضایت کارکنان بیفزاید.

شیوه های خاص طراحی شغل: توسعه شغلی:مشاغل از لحاظ افقی گسترده شده به این معنا که تعداد عملیات مختلفی که در یک شغل ضروری است افزایش یافته و تعداد دفعاتی که چرخه شغل تکرار می شود افزایش می یابد. غنی سازی شغلی: مشاغل از لحاظ عمودی گسترش یافته به این معنا که عمق شغل افزایش می یابد و به کارکنان اجازه داده می شود که کنترل بیشتری بر کارشان داشته باشند. گروه های کاری منسجم: توسعه شغلی در سطح گروهی اعمال می شود. گروه کاری خودگردان (مستقل): تیم های خودگردان، غنی سازی شغل را در سطح گروه نشان می دهند.

طراحی شغل در آینده فرضیه اول: بر این باور است که در حال حاضر از همه توانایی های بسیاری از کارکنان استفاده نمی شود و کار آنان غیرچالشی و یکنواخت است. فرضیه دوم: این فرضیه مطرح می کند که افراد با شغل خود، بیش از آنچه که ما تصور می کنیم قدرت سازگاری و تطبیق را دارند.

پاسخ شواهد نشان می دهد که احتمالا مسیر دوم کاربرد بیشتری دارد زیرا عوامل متعددی وجود دارند که مسیر دوم را مطلوبتر می سازند: مدیران راهی را برمی گزینند که از آن آگاهی دارند. راه حل های این مسیر با سلسله مراتب بروکراسی سنتی به خوبی متناسب است. این مسیر کمترین تهدید را برای صاحبان قدرت دارد و کنترل مدیریتی را حفظ می کند در حالیکه مسیر اول یک معما است و تهدیدی بر علیه مدیران می باشد.

نتیجه گیری تجزیه و تحلیل شغل فرایندی است که خصوصیات لازم را برای عملکرد مطلوب یک شغل مشخص می سازد و شرایط فیزیکی ای را که در آن فعالیت انجام می شود مورد تحلیل قرار می دهد. از طریق تجزیه و تحلیل شغل، اطلاعات لازم برای آشنایی با خصوصیات و رفتارهای لازم برای آن شغل فراهم می گردد و قابلیت انطباق ویژگی های یک کارمند را با مقتضیات یک شغل ایجاد می کند، بنابراین تجزیه و تحلیل شغل مهمترین معیار سنجش میزان احتیاج به نیروی انسانی و اولین گام در مسیر طرحریزی سیستماتیک نیروی انسانی است.

رسول خدا(ص) می‏فرمایند: «من امّ قوماً و فیهم اعلم منه او افقه منه لم یزل امرهم فی سقالٍ الی یوم القیامهٔ» هركس ریاست گروهی را بپذیرد در حالی‏كه میان آنان اصلح از او وجود دارد، پیوسته كارشان در پستی و سقوط است.

با تشکر از استاد گرامی و توجه شما دوستان

منابع: مدیریت منابع انسانی ( نگرش کاربردی)، دکتر حبیب ا... دعایی مدیریت منابع انسانی، دکتر اسفندیار سعادت مدیریت استراتژیک منابع انسانی و روابط کار( با نگرش به روند جهانی شدن)، دکتر ناصر میرسپاسی تئوری سازمان- ساختار و طرح سازمانی، استیفن رابینز، ترجمه: دکتر سید مهدی الوانی و دکتر حسن دانایی فرد http:// karshenasan.blogfa.com/post-948.aspx