MODUL 3 FILING SYSTEM

OBJEKTIF Memastikan semua dokumen syarikat tersimpan secara TERSUSUN dan MUDAH untuk diperolehi apabila diperlukan oleh sesiapa sahaja. Memastikan dokumen-dokumen syarikat disimpan secara ‘periodical’ kerana ianya adalah merupakan ‘sejarah’ syarikat.

JENIS-JENIS SISTEM FAIL Terbahagi kepada 2 : Hard Copy Soft Copy (dalam PC)

HARD COPY INDEX FAIL Bagi tujuan memudahkan mencari sesuatu dokumen didalam sesebuah fail, SETIAP fail yang dibuka perlu mempunyai INDEX yang berfungsi sebagai ‘table of content’ kepada isi fail tersebut

Bil - Nombor rujukan atau ‘muka surat’ dimana dokumen dimasukkan MENULIS INDEX Pada helaian index ditulis : Bil - Nombor rujukan atau ‘muka surat’ dimana dokumen dimasukkan Tajuk - Tajuk surat yang memudahkan kita mencarinya dikemudian hari Tarikh - Tarikh surat diterima atau dikirimkan / tarikh dokumen dimasukkan Ulasan - Sekiranya perlu dibuat ulasan kepada dokumen tersebut

Perlu di ingat susunan dokumen di dalam fail adalah mengikut urutan bawah ke atas berdasarkan tarikh dokumen yakni dokumen paling bawah adalah yang paling lama didalam fail dan dokumen terbaru dimasukkan paling atas serta ditulis nombor muka suratnya sejajar dengan nombor index kita di muka depan.

MENULIS INDEX Dalam memasukkan senarai dokumen pada index, piawaiannya adalah seperti berikut : Pen Hitam / Biru - untuk dokumen-dokumen yang kita keluarkan Pen Merah - untuk dokumen-dokumen yang kita terima (in-coming document)

Contoh memasukkan maklumat kedalam index: Nama Fail : KPP/HR/2/1 Bil. Tajuk Tarikh Ulasan 1. Penyata gaji bulan Mei 30/05/00 - 2. Memo mohon semakan gaji – Ani Bin Ali 02/06/00 Diterima melalui fax 3. Maklumbalas semakan gaji – Ani Bin Ali 03/06/00 selesai

SOFT COPY Menyusun semula folder-folder dalam PC mengikut main topic eg: vehicle ADMIN X-ray landlord utilities pastikan fail yang telah di copy ke folder baru, dipadam serta-merta dalam fail lama untuk mengelakkan kekeliruan.

LISTING OF FILE KPP / IU / 1 / Poster & Flyer / 1 KPP / IU / 1 / Leaflet / 2 KPP / IU / 1 / Job Order / 3 KPP / IU / 1 / Form / 4 KPP / IU / 1 / Slide Presentation / 5 KPP / IU / 1 / Monthly Report / 6

FILLING SYSTEM - ILLUSTRATOR UNIT

OVERVIEW Syarikat (Kumpulan Perubatan Penawar Sdn Bhd) Jabatan (Illustrator Unit) Jenis Fail (Record File) Kandungan / Isi Fail No. Bilangan

FILE CONTENT KPP / IU / 1 / Poster & Flyer / 1 : Terbahagi kepada 2 bahagian iaitu ; - Opening new clinic / clinic operation - Promotion / Services

FILE CONTENT KPP / IU / 1 / Leaflet / 2 Dibahagikan kepada 11 bahagian ( BOFAC, Haji dan Umrah, Dialisis, Hospital Penawar, KPP, Medical Check-up, Maternity Package (Hospital Penawar), MMR Vaccination, Towards a Drug Free At Workplace, Drug dan Penawar Discount Card ) Setiap jenis leaflet, disusun mengikut tahun leaflet tersebut dikeluarkan. Ini adalah supaya kita dapat melihat tahap peningkatan lakaran sesuatu leaflet tersebut dan juga untuk tujuan rujukan.

FILE CONTENT KPP / IU / 1 / Job Order / 3 Himpunan ‘Job Order received’. ‘Job order’ adalah satu borang yang digunakan untuk memesan sesuatu kerja yang berkaitan dengan jabatan illustrator unit. Apabila sesuatu kerja yang dipesan itu sudah disiapkan, job order tersebut akan disimpan ke dalam fail ini.

FILE CONTENT KPP / IU / 1 / Form / 4 Di dalam fail ini terdapat semua salinan borang-borang dan terbahagi kepada dua bahagian iaitu internal dan external. Dibawah setiap contoh borang tersebut, terdapat ‘directory’ contohnya ; c/sue/form/letter head. Berpandukan directory tersebut, ia dapat memudahkan sesiapa yang hendak membuat salinan borang tersebut dengan cara pergi ke directory tersebut, dan cetak keluar untuk photostat.

FILE CONTENT KPP / IU / 1 / Slide Presentation / 4 Mengandungi semua jenis presentation yang ada dalam simpanan jabatan unit illustrator. Dibahagikan kepada 3 bahagian iaitu; Internal Slide Presentation External Slide Presentation Miscellaneous

KPP / IU / 1 / Monthly Report / 6 Mengandungi rekod monthly report yang disusun mengikut bulan. Untuk tujuan rujukan.