Nenad Trajkovski, PMP, PMI-RMP, MCT, MCP, MCST, MVP Proljetna Konferencija PMI Osijek KVALITETA – ŠTO JE TO? Nenad Trajkovski, PMP, PMI-RMP, MCT, MCP, MCST, MVP

Što ćemo pričati Understand the importance of project quality management for information technology products and services Define project quality management and understand how quality relates to various aspects of information technology projects Describe quality planning and its relationship to project scope management Discuss the importance of quality assurance Explain the main outputs of the quality control process 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Važnost upravljanja kvalitetom Many people joke about the poor quality of IT products People seem to accept systems being down occasionally or needing to reboot their PCs But quality is very important in many IT projects 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Važnost upravljanja kvalitetom At a recent computer exposition, Bill Gates reportedly compared the computer industry with the auto industry and stated: "If General Motors had kept up with the technology like the computer industry has, we would all be driving $25.00 cars that got 1,000 miles to the gallon." 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Važnost upravljanja kvalitetom In response to Bill's comments, GM issued a press release stating: "If General Motors had developed technology like Microsoft, we would all be driving cars with the following characteristics: For no reason whatsoever, your car would crash twice a day. Every time they repainted the lines in the road, you would have to buy a new car. 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Važnost upravljanja kvalitetom Occasionally your car would die on the freeway for no reason. You would have to pull over to the side of the road, close all of the windows, shut off the car, restart it, and reopen the windows before you could continue. For some reason, you would simply accept this. Occasionally, executing a maneuver such as a left turn would cause your car to shut down and refuse to restart, in which case you would have to reinstall the engine. Macintosh would make a car that was powered by the sun, was reliable, five times as fast and twice as easy to drive -- but would run on only five percent of the roads. 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Važnost upravljanja kvalitetom The oil, water temperature, and alternator warning lights would all be replaced by a single "General Protection Fault" warning light. The airbag system would ask "Are you sure?" before deploying. Occasionally, for no reason whatsoever, your car would lock you out and refuse to let you in until you simultaneously lifted the door handle, turned the key and grabbed hold of the radio antenna. Every time GM introduced a new car, car buyers would have to learn to drive all over again because none of the controls would operate in the same manner as the old car. You'd have to press the "Start" button to turn the engine off. 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Što je pošlo po krivu? In 1986, two hospital patients died after receiving fatal doses of radiation from a Therac 25 machine after a software problem caused the machine to ignore calibration data Britain’s Coast Guard was unable to use its computers for several hours in May 2004 after being hit by the Sasser virus, which knocked out the electronic mapping systems, e-mail, and other computer functions, forcing workers to revert to pen, paper, and radios More than 100 incidents of lost or stolen financial information were reported over the past year, including personal information of 1.2 federal employees, 200,000 online trading customers, and 33,000 Air Force officers 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Što je to kvaliteta? The International Organization for Standardization (ISO) defines quality as “the degree to which a set of inherent characteristics fulfills requirements” (ISO9000:2000) Other experts define quality based on: Conformance to requirements: the project’s processes and products meet written specifications Fitness for use: a product can be used as it was intended 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Što je to Upravljanje Kvalitetom? Project quality management ensures that the project will satisfy the needs for which it was undertaken Processes include: Quality planning: identifying which quality standards are relevant to the project and how to satisfy them Quality assurance: periodically evaluating overall project performance to ensure the project will satisfy the relevant quality standards Quality control: monitoring specific project results to ensure that they comply with the relevant quality standards 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Što je to Upravljanje Kvalitetom? 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Quality Planning Implies the ability to anticipate situations and prepare actions to bring about the desired outcome Important to prevent defects by: Selecting proper materials Training and indoctrinating people in quality Planning a process that ensures the appropriate outcome 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Design of Experiments Design of experiments is a quality planning technique that helps identify which variables have the most influence on the overall outcome of a process Also applies to project management issues, such as cost and schedule trade-offs Involves documenting important factors that directly contribute to meeting customer requirements 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Scope Aspects of IT Projects Functionality is the degree to which a system performs its intended function Features are the system’s special characteristics that appeal to users System outputs are the screens and reports the system generates Performance addresses how well a product or service performs the customer’s intended use Reliability is the ability of a product or service to perform as expected under normal conditions Maintainability addresses the ease of performing maintenance on a product 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Tko je odgovoran? Project managers are ultimately responsible for quality management on their projects Several organizations and references can help project managers and their teams understand quality International Organization for Standardization (www.iso.org) IEEE (www.ieee.org) 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Quality Assurance Quality assurance includes all the activities related to satisfying the relevant quality standards for a project Another goal of quality assurance is continuous quality improvement Benchmarking generates ideas for quality improvements by comparing specific project practices or product characteristics to those of other projects or products within or outside the performing organization A quality audit is a structured review of specific quality management activities that help identify lessons learned that could improve performance on current or future projects 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Quality Control The main outputs of quality control are: Acceptance decisions Rework Process adjustments 5.6.2012. Nenad Trajkovski

20 najčešćih grešaka koje rade novi ili neiskusni voditelji projekata PMBOK opisuje „generally accepted best practices” PMBOK ne govori o tome što voditelj projekata NE SMIJE RADITI Iako postoji mnogo stvari u kojima voditelji projekata griješe (pa čak i najiskusniji), ovdje opisujem 20 najčešćih. Problemi nisu vezani ni za jednu posebnu granu industrije 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 1. – previše detalja (WBS) Vrlo detaljan WBS (Work Breakdown Structure) Npr. Projekt koji traje 30 dana ima 570 Work Packages i oni su razbijeni u vrlo male detalje Primjer: Projekt farbanja zidova i deliverables 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 2. – Misliti da znate više nego što stvarno znate PMBOK smatra da PMP može voditi projekt bilo koje vrste iz bilo koje grane industrije Ja se s tim ne slažem No, voditelj projekta nikada ne može znati SVE do najsitnijih detalja u projektu Dobar voditelj projekta pita stručnjake oko bilo koje stvari za koju ne posjeduje dovoljno znanja Prije nego donosi odluku on PITA! 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 3. – Preambiciozni raspored (Schedule) Da li znate koja je razlika između optimista i pesimista? Što ima manje iskustva, to će voditelj projekta biti optimističniji u trajanju aktivnosti i cijelog projekta Kupac nikad ne misli da su raspored i trajanje optimistični, već REALNI i stoga očekuju da budu ISPOŠTOVANI Preambiciozni raspored bi mogao zahtijevati da na projektu rade najbolji i najskuplji radnici, što nije moguće Preambiciozni raspored bi mogao zahtijevati da na projektu radnici rade više nego što je dogovoreno, a za to nikada nećete dobiti odobrenje od funkcionalnog managera 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 4. – Držanje procedura „kao pijan plota” Dobre kompanije imaju ustaljene procedure za enterprise project management (EPM) i metodologije Projekt je jedinstven i držanje metodologije „pod svaku cijenu” u svakom projektu i svakom trenutku može biti pogubno! Upamtite da je metodologija, predlošci, vodiči i upute samo ALAT i nije zamjena za ljudsku komponentu upravljanja projektima, pravilno donošenje odluka i/ili rješavanje problema 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 5. – Ignoriranje problema SVI PROJEKTI IMAJU PROBLEMA. Neiskusni voditelj projekta vjeruju da uvijek ima dovoljno vremena za rješavanje tih problema. Što kasnije zamijetiti problem to je on skuplji i teže rješiv NE smije se raditi selekcija koji su problemi „mali” ili „veliki” i koje treba rješavati, a koje ne! Sve probleme treba rješavati! Iako voditelj projekata ne mora znati rješenje svih problema, mora znati da problem postoji i koja će stručna osoba isti i rješavati 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 6. – NE dijeljenje odgovornosti između voditelja projekata i funkcijskog managera Prije mnogo godina voditelji projekata su bili „vlasnici” tehnologije i funkcionalni manager je bio odgovoran da voditelju projekta osigura resurse (ljude) Danas je funkcionalni manager upoznat s tehnologijom i mora osigurati ljude za projekt Što je funkcionalni manager bolje upoznat s ciljevima projekata i što više dijeli odgovornost za same isporuke (deliverables) s voditeljem projekta, to će više biti „odan” projektu, a time će olakšati posao voditelju projekta i to BITNO USPJEH PROJEKTA NE OVISI ISKLJUČIVO O VODITELJU PROJEKTA!!! 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 7. – GOLD PLATING Mnogi voditelji projekta žele „uveseljavati” ili „smiriti” klijente na način da im isporučuju što žele, kada žele i kako žele, bez da se prolazi kroz formalnu „change” proceduru Kada je opseg (scope) definiran, gold plating je ZABRANJEN Ako se radi gold plating, kupac stječe dojam da može dobiti „više” kad god zaželi i jednom kad mu date što želi, on smatra to standardnim obrascem ponašanja 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 8. – Nerazumijevanje što sponzor i stekeholderi žele znati Ne možete dijeliti iste informacije sa svima Ono što zanima jednog, ne zanima drugog stakeholdera U ranoj fazi projekta ispitati: Tko želi čuti Što želi čuti Koliko često želi čuti Na koji način mu to reći / priopćiti Što je kome NAJVAŽNIJE Ono što priopćavate mora biti sasvim RAZUMLJIVO 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 9. – Nepotpuno shvaćanje zahtjeva Ne možete potpuno razumjeti sve zahtjeve Nije voditelj projekta skupio sve zahtjeve, već je to bio i dio prodajnog postupka (prodaja i marketing) Potrebno je pitati SME i/ili osobu koja je zahtjev postavila, što je mislila s određenim zahtjevom Ispitajte sve pretpostavke (assumptions) i do kraja razjasnite što se TOČNO TRAŽILO i time izbjegnite: nisam tako mislio, to nije to, krivo ste me razumjeli i sl. 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 10. – Odbijanje traženja pomoći Ako trebate pomoć – TRAŽITE JU Neiskusni voditelji projekta misle da je traženje pomoći izraz NJIHOVE SLABOSTI! NE!!!!! To je izraz njihove PROFESIONALNOSTI! Nitko na svijet ne zna sve, pa ni Vi Što kasnije tražite pomoć, to su Vam solucije za rješenje problema manje! Od koga tražiti pomoć? OD ONOGA TKO VAM MOŽE POMOĆI!!! 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 11. – Ignoriranje problema Ovo je slična greška, kao i prethodna Ako „zažmirite” na problem, to ne znači da će on nestati Nijedan problem ne „nestaje” sam od sebe Što prije priznate da postoji problem, veće su šanse da će se isti i moći riješiti 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 12. – Vjerovanje u SPAS i ČUDO Ovo je slična greška, kao i prethodna Neiskusni voditelj projekta, kada vidi problem, često misli da će on NESTATI nekim ČUDOM! „Već će se to nekako riješiti” je najčešći i najopasniji odgovor na probleme Kako svaki projekt ima probleme, mora postojati jasna strategija kako će se postupati s njima, čim postanu vidljivi!!! 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 13. – Davanje lažnih i neprovjerenih obećanja Često se projektom timu daju lažna obećanja kao što su nagrade i napredovanja! Zašto se to radi? Jer se misli da će tim biti „odan” projektu i da će bolje raditi Rezultat: Kada ne možete ispuniti obećanja, gubite kredibilitet i povjerenje, a tim će vas izbjegavati! 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 14. – Nerazumijevanja međuzavisnosti između raznih projekata Nije vaš projekt jedino što se događa u kompaniji. Osim vašeg projekta, postoje i drugi projekti i „svakodnevni” posao! Ako to ne razumijete i ne vidite što je još važno u vašem okruženju, projektni tim će slabije raditi, projekt neće napredovati kako ste željeli i katastrofa je tu ODREDITE S DRUGIMA PRIORITETE 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 15. – Ne reći klijentu da je u krivu Kupac je uvijek u pravu? Je li baš UVIJEK? Morate biti spremni reći klijentu: „Vaša ideja ili odluka NIJE U REDU”!!! To je pogotovo bitno kada kupac želi promjenu nekog dijela projekta, bez da shvaća posljedice na cijeli projekt i na troškove, vrijeme, kvalitetu, rizike,…. Najmoćnija i najvažnija riječ koju voditelj projekta posjeduje je riječ „NE”! 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 16. – Pokazivanje tko je „ŠEF” Voditelj projekta je odgovoran za uspjeh ili neuspjeh projekta Postaviti se na svoj projektni tim kao „pit bull” je najgora stvar koja se može napraviti Suradnja je ključna riječ Nemojte da vas projektni tim bespogovorno sluša, jer će svaki vaš zahtjev (i onaj krivi) napraviti točno kako ste im rekli Nije bitno da ste vi u pravu, bitno je što je dobro za projekt 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 17. – Nepoznavanje vlastitog tima U funkcionalnoj i matričnoj organizaciji, ljudi koji rade na projektu imaju svoje dnevne zadatke i projektne zadatke Kada projekt bude završen ljudi će ostati u kompaniji, a vi ćete otići na novi projekt i možda više nikad s njima nećete raditi To NE ZNAČI da ne trebate upoznati svoj tim vrlo dobro i to svakog ponaosob Kako ćete ljude dobiti „za sebe” ako ih ne poznate, tj. ako ne znate što vole, a što ne i u čemu su dobri, a u čemu nisu Upoznajte im vrline i mane, lakše ćete raditi s njima i oni će htjeti surađivati s vama 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 18. – Na tim utječe „politika” U svakoj kompaniji postoji „politika”. Voditelj projekta i sponzor MORAJU projektni tim u potpunosti izolirati od bilo kakve politike ili politikanstva u firmi i izvan nje, kako bi bili posvećeni projektu, a ne zakulisnim igrama 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 19. – Ne može reći NE Ovo je vrlo jednostavno. Kada treba reći ne, bilo klijentu ili projektnom timu, tada recite NE! Ako to jednom propustite i popustite, nikad više nećete moći reći NE! A u tom slučaju TKO STVARNO VODI PROJEKT? 5.6.2012. Nenad Trajkovski

Greška 20. – Donijeti pravilu odluku u pravo vrijeme Voditelj projekta mora jasno znati kada: NAPASTI BRANITI SE POVUĆI SE ODUSTATI 5.6.2012. Nenad Trajkovski