Upravljanje projektima Veli Lošinj 6.5.2010.

Projekti u školstvu Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti! Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti. Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.

Potrebno je znanje o upravljanju projektima! Velik je broj nastavnika i ravnatelja koji su do sada u školama uložili trud i vrijeme u niz projekata. Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće projekte rade i vode lakše i uspješnije. Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata. I na greškama se uči. Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i za iznalaženje resursa potrebnih za njegovu uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za potporu projektima.

Upravljanje projektima je jedna od vještina koje ravnatelji (i ostali zainteresirani zaposlenici u školama) trebaju steći, ne da bi nužno sami upravljali mnoštvom projekata, već da bi mogli djelovati savjetodavno i korektivno na zbivanja u školi i sustavu u kojima se njihov angažman očekuje. Potreban dio stručnog usavršavanja svih. Fleksibilnost i dosljednost su potrebni.

Osnovni pojmovi u upravljanju projektima

O čemu govorimo ... Po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih aktivnosti Definicija projekta – što projekt jest, što nije Osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekt, sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici, resursi, vrijeme i kvaliteta Što je proizvod projekta, odnosno projektna isporučevina „Trokut prilagodbe“

Što je PROJEKT? Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim: jasnim i ostvarivim ciljem konačnim trajanjem raspoloživim resursima (ljudi, vrijeme, financijska sredstva) željenom razinom kakvoće konačnog proizvoda

Razlika projekata i ostalih aktivnosti Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unaprijed zadanom predlošku NISU projekti. Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog izvješća, rješavanje predmeta upravnog postupka, računovodstveni obračun, plaćanje računa Primjeri projekata: organizacija dana škole, organizacija državnog natjecanja, organizacija maturalnog izleta, upisi ...

Što su PROGRAMI? Program = skup povezanih projekata usklađeno upravljanje pojedinim projektima koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata

Što je CILJ projekta? Cilj projekta je NEŠTO čega prije realizacije projekta NIJE BILO, čega bez projekta NE BI bilo, vrijedno ulaganja u projekt. Dobro postavljeni ciljevi su: Jasno određeni (opisani) Mjerljivi Dostižni Ostvarivi Vremenski uokvireni

Što su to RESURSI projekta? Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili željeni cilj ... Ljudi Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana, ...) Vrijeme Projekt se ne može uspješno završiti ako resursi nisu osigurani ili raspoloživi kad su potrebni!

Sudionici projekta Naručitelj(i) projekta Sponzor(i) projekta Ulagač(i) u projekt Voditelj(i) projekta/projekata/programa PROJEKTNI TIM - članovi tima Osobe zadužene za realizaciju pojedinih aktivnosti u okviru projekta.

Naručitelji projekta Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje Određuju cilj projekta. Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja: postavlja zahtjeve za provedbom projekta odobrava rezultate projekta pokriva troškove projekta koristi se rezultatima projekta razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja: interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta

Voditelj projekta zadužen za komunikaciju sa sponzorima i ulagačima te odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bi se projekt uspješno završio, odnosno – kako bi se ciljevi projekta ostvarili u željenom vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna projekta. Za vođenje projekta potrebno je imati: Komunikacijske vještine Stručnost u predmetnom području projekta Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji

Sponzor projekta osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i pomaže voditelju projekta u uspješnoj provedbi projekta “najvažniji saveznik voditelja projekta” razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora: interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi

Ulagači svi oni koji u projekt ulažu potrebne resurse: ljude, sredstva, novac … osobe (pojedinci ili ustanove) kojima je u interesu uspješna realizacija projekta koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta koji ulažu resurse s kojima raspolažu u projekt s ciljem njegove uspješne provedbe ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebno identificirati tijekom pripreme projekta

Nadzor projekta uspostavlja se zbog: praćenja provedbe projekta davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta izdavanja konačne potvrde kako su rezultati projekta (isporučevine) u skladu sa početnim zahtjevom naručitelja nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na projektu i traje tijekom čitavog projekta

Vremenski okvir projekta Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj! Vremenski kraj projekta određen je željama naručitelja projekta. Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti. Nakon što je utvrđen može se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!

Mjerila uspješnosti projekta rok troškovi kakvoća KAKVOĆA / KVALITETA Trokut prilagodbe Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju. TROŠKOVI VRIJEME

“Trgovanje” mjerilima uspješnosti Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadržati nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja projekta), troškovi rastu. Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene. Želite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene.

Podsjetimo se ... Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloživim resursima Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti. Sudionici u projektu mogu biti: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici. Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa željenom razinom kakvoće. Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloživih resursa (“Trokut cjenjkanja”)

Sada nekoliko riječi o tome ... kako dobro opisati ciljeve projekta ... što su preduvjeti za uspjeh projekta ...

Ciljevi projekta trebaju biti … S SPECIFIC SPECIFIČNI M MEASURABLE MJERLJIVI A ACHIVEABLE & AGREED UPON DOSTIŽNI I USUGLAŠENI R REALISTIC REALISTIČNI T TIME-ORIENTED VREMENSKI ODREĐENI

Školski primjer: JFK i Mjesec Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961 “Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na Zemlju” Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog cilja možemo prepoznati?

Većina projekata NIJE uspješna! Propali Problematični Uspješni 23% 49% 28% 2000 28% 46% 26% 1998 40% 33% 27% 1995 31% 53% 16% 1994 Graf prikazuje ishode oko 30,000 projekata u velikim, malim i srednjim tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994. Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2000 © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Zašto projekti ne uspijevaju? Nejasni ili neusklađeni ciljevi Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe) Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora Loša procjena rizika Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!

Jason Hiner, TechRepublic1 5 glavnih razloga za neuspjeh projekata: Neuspjeh promjene kulture poslovanja Nedostatak posvećenosti projektu Neuspjesi s prošlih projekata Neodgovarajuće planiranje Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894

John McCormick, Baseline NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU, NEGO LJUDI! http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/

David Garrett: (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju Opseg, opseg, opseg Taštine Loša komunikacija Nedostatni proračuni Zaboravljeni korisnici Sponzor koji nestaje Manjak planiranja Dobra stara “viša sila” http://www.certmag.com/print.php?in=1394

“12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 1. dio ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu) izabrati najbolji mogući tim održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije realistična procjena potrebnih resursa realističan vremenski plan aktivnosti na projektu

“12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio ne izlaziti izvan opsega projekta voditi računa o ljudima stalna podrška sponzora spremnost na promjene i inovacije dobra međusobna komunikacija stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika) potencijal za - vođenje

Podsjetimo se ... što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv, dogovoren, realističan i vremenski uokviren za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija između ulagača u projekt

Upravljanje projektima može: olakšati ono što radimo. unaprijediti način rada. ubrzati postizanje ciljeva/rezultata. sniziti troškove rada. potaknuti promjenu. Izazovno, inovativno, kreativno, stresno ...

Projektni ciklus - procesni model Završetak implementacije Projektni proizvod se uvodi u uporabu Osmišljanje Potvrda o otklonjenim neispravnostima Prihvaćena Vizija / Opseg projekta MSF Provjera (kontrola) i utvrđivanje eventualnih pogrješaka Planiranje Dovršetak proizvoda Prihvaćeni projektni planovi Realizacija

Faze projekta POKRETANJE (iniciranje, osmišljanje) Planiranje Provedba (realizacija) Nadzor (kontrola) Zatvaranje (zaključivanje) projekta – uvođenje projektnog rješenja u uporabu

Osnovna projektna dokumentacija Temeljni projektni dokument – izjava o viziji i opsegu projekta Plan projekta Izjava o ostvarenju opsega projekta Odobrenje za uvođenje rješenja u uporabu Dokument o završetku uvođenja rješenja u uporabu (završetku implementacije)

Zašto se projekti pokreću? Projekti se pokreću kako bi se pronašlo rješenje za određeni problem ili potrebu naručitelja projekta. Rješenje obuhvaća sve potrebno za zadovoljenje potrebe – rezultate projekta, upute za korištenje rezultata i usluge podrške pri njihovom korištenju. Za pronalaženje rješenja ne mora biti dovoljan samo jedan projekt, nego ih može biti potrebno i više.

Ishodišta (polazišta) projekata Planirani projekti potječu iz planiranog skupa/portfelja projekata usklađenog s prioritetima organizacije ili sustava Neplanirani projekti nastaju kao odgovor na neočekivane promjene, probleme ili prilike TIM MORA ZNATI RAZLOG POKRETANJA PROJEKTA

Od čega se sastoji POKRETANJE projekta? Utvrđivanje “ulagača” (sudionika projekta) Odabir i priprema osnovnog projektnog tima Izrada vizije Utvrđivanje rješenja Određivanje opsega rješenja Utvrđivanje osnova za kasnije promjene

Osnovni projektni tim Skup članova tima koji zajedno s voditeljem projekta radi na projektu od početka do kraja. Ostali članovi projektnog tima uključuju se u projektne aktivnosti povremeno i ovisno o potrebama. Svaki član tima ima, sukladno svojim vještinama, znanju i iskustvu određenu unaprijed zadanu ulogu u timu.

Kompetencije i stručnosti tima Tražene kompetencije i stručnosti tima ovise o: vrsti projekta specifičnim područjima djelatnosti u kojoj se projekt odvija Različite definicije kompetencija – znanje, vještine i razina izvedbe potrebni za učinkovit rad unutar zadanog područja projekta stručnost – mjera sposobnosti provođenja zadataka povezanih s određenom kompetencijom Module 5

Organiziranje osnovnog tima Što je potrebno? odrediti komplet vještina nužnih za projekt dodijeliti uloge članovima tima članovima tima objasniti uloge i odnose procijeniti spremnost tima Definicija: SPREMNOST TIMA kolektivna pripremljenost tima, mjerena stručnostima, za uspješno dovršenje projekta

Izrada vizije Cilj izrade vizije: zajednički pogled na ciljeve, ograničenja i rješenja (ishode) projekta Fokus projektnog tima jasno utvrditi problem, potrebu ili priliku prikupiti početne zahtjeve naručitelja utvrditi pristup rješavanju problema odrediti potrebne vještine (kompetencije) tima definirati ciljeve, pretpostavke i ograničenja postaviti osnovu za kasnije promjene i revizije

Stvaranje zajedničke vizije 2 pristupa stvaranju zajedničke vizije: Viziju graditi na sastancima osnovnog tima ili Prihvatiti viziju koju su timu kao dio projektnog zadatka dali sponzori Važnost zajedničke vizije tim dobiva zajednički smjer djelovanja pojednostavljuje se i osigurava dosljednost u donošenju odluka veća motiviranost Što je vizija? Neomeđen pogled na rješenje

Vizija, opseg i ciljevi Vizija je pogled na ono što tim želi postići, neomeđen projektnim ograničenjima Opseg je onaj dio vizije projekta koji se na projektu može ostvariti u okviru zadanjih ograničenja. To je ukupnost konkretnih rezultata, proizvoda i usluga ostvarenih (pruženih) projektom Ciljevi – utvrđena (željena) postignuća na kraju projekta ostvarena kroz konkretne aktivnosti na projektu

Kriteriji uspjeha faze pokretanja Postignut je dogovor nositelja interesa i tima o: motivaciji za projekt viziji rješenja opsegu rješenja konceptu rješenja timu i strukturi projekta Dokumentirani su ciljevi i ograničenja Obavljena je početna procjena rizika Utvrđeni su postupci praćenja i upravljanja promjenom Sponzori i/ili ključni nositelji interesa dali su formalno odobrenje

Faze projekta Pokretanje (iniciranje, osmišljanje) PLANIRANJE Provedba (realizacija) Nadzor (kontrola) Zatvaranje (zaključivanje) projekta – uvođenje projektnog rješenja u uporabu

Preduvjeti za planiranje Završena faza pokretanja, postignut dogovor tima i ulagača: O motivaciji za projekt O viziji rješenja O opsegu rješenja O konceptu rješenja O timu i strukturi projekta Dokumentirani su ciljevi i ograničenja Obavljena je početna procjena rizika Utvrđeni su postupci praćenja i upravljanja promjenom Sponzori i/ili ključni nositelji interesa dali su formalno odobrenje

Što planiramo? Odgovore na ključna pitanja! Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje, 24-25 1. 2008 Što planiramo? Odgovore na ključna pitanja! Koje je sve zadatke potrebno napraviti? Kako ćemo ostvariti pojedine zadatke? Koliko nam je vremena potrebno? Kako provjeravamo jesmo li spremni za realizaciju i jesmo li na dobrom putu (k cilju) Fokus projektnog tima prikupiti što više informacija u što kraćem vremenu znati kada imamo dovoljno informacija za nastavak aktivnosti © 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

Planiranje i uspješnost projekta Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje, 24-25 1. 2008 Planiranje i uspješnost projekta Planiranje smanjuje rizike jer omogućava rano otkrivanje pogrešaka kontrolu troškova poboljšanje kvalitete Planiranje zahtijeva trud potrebna je proaktivnost u planiranju planiranje je proces © 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje, 24-25 1. 2008 Procjenjivanje Koristite metodu procjenjivanja odozdo prema gore da biste odredili trajanje zadataka Neka vam u procjenjivanju pomognu iskustva s prethodnih i “pilot” projekata Diskretno dodijelite dodatno vrijeme (”za zaštitu vlastitih živaca”) kao “poseban” zadatak © 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

Pogreške voditelja projekata Pogreške u komunikaciji: Ne komuniciraju dovoljno niti redovito sa članovima projektnog tima te sa ulagačima u projekt Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i interno, nego tek kada eskaliraju Pogreške u planiranju: Krive (preoptimistične) procjene vremena Loša ili nikakva procjena rizika Loša procjena potrebnih troškova (inicijalno traženo daleko ispod stvarnih troškova na kraju projekta)

Česte pogreške sponzora Uključivanje u rješavanje sukoba unutar projektnog tima (Savjet: “Ne arbitrirajte! Završit ćete optuženi za favoriziranje ovog ili onog člana projektnog tima i za razbijanje tima kao cjeline”)

Česte pogreške sponzora Davanje preporuka voditelju kod odabira članova projektnog tima (Savjet: “Izbjegavati! Može rezultirati paralelizmom komunikacije voditelja i članova projektnog tima sa sponzorom!”)

Česte pogreške sponzora Izostanak očekivane potpore voditelju projekta (“Ne pretpostavljajte da se to podrazumijeva. Ako voditelj projekta to treba ili očekuje, dajte mu/joj potrebne punomoći javno i pred svima!”)

Gdje griješe članovi projektnog tima Olako prihvaćaju i preuzimaju obveze bez prethodnog promišljanja o tome mogu li ih zaista i izvršiti u zadanom (predviđenom) roku Ne smatraju potrebnim izvijestiti voditelja i ostale članove projektnog tima o kašnjenju sa realizacijom vlastitih zadataka Školske i druge obveze su redoviti izgovor i opravdanje kod kašnjenja s realizacijom – ovo govori o niskom prioritetu projektnih aktivnosti na ljestvici poslova i zadataka

Dodatni uočeni problemi, 1. Međusobno nepovjerenje i sukobi članova projektnog tima – sukobi taština i “osobnih agendi” Nadmetanje u projektnom timu, umjesto suradnje Drugačije mišljenje doživljava se kao kritika Kritika se doživljava apriorno negativno Neslaganje se doživljava kao neprijateljstvo

Dodatni uočeni problemi, 2. Ne vidi se zajednička odgovornost za uspjeh projekta Umjesto rješenja poteškoća traži se krivca/krivce (rezultat je naravno - konflikt) Zajednička odgovornost za uspjeh povlači i pravo svih da prime (podijele) priznanje za taj uspjeh

Savjeti o ulasku u projekte Život je naš najdragocjeniji resurs Ulažite ga promišljeno u sve, pa tako i u projekte Ulazite u projekte ako je to opravdano i svrhovito: Osobni i stručni izazov Predstavlja korist za učenike, školu, zajednicu Prilika za učenje i stjecanje novih znanja i vještina Ciljeve projekta prepoznajete kao “svoje” Postoje temeljni preduvjeti potrebni za uspješnost projekta (konsenzus o ciljevima, rokovima, resursima i kakvoći konačnog rezultata projekta)

Savjeti o pokretanju projekta, 1 Vodite računa da ciljevi budu na samom početku projekta jasno definirani, mjerljivi, ostvarivi i realistični, vremenski uokvireni te da su svi sudionici na projektu već na samom početku projekta suglasni oko ciljeva koji se projektom žele postići.

Savjeti o pokretanju projekta, 2 Na početku – “Glave na hrpu!”  Neka službeni početak projekta bude organiziran kao prvi sastanak svih sudionika (u živo, čak i ako su članovi projektnog tima iz različitih škola i dijelova Hrvatske). Kasnija komunikacija je moguća i “on line”.

Savjeti o planiranju projekta, 1 Posvetite dovoljno vremena osmišljanju i planiranju prije nego što pristupite samoj realizaciji projekta! Vrijeme uloženo u planiranje vraća se kroz uštedu vremena u samoj realizaciji i kasnijem ispravljanju pogrešaka

Savjeti o planiranju projekta, 2 U planiranju vremena za realizaciju projekta vodite računa o zbivanjima tijekom školske godine tijekom kojih je otežana realizacija projekta zbog pojačanog angažmana članova tima na ispunjavanju svojih nastavnih obveza (zaključivanje ocjena, upisi, natjecanja …)

Savjeti o planiranju projekta, 3 Ako nije dio projektnog učenja, projekt je izvannastavna aktivnost. Zbog svakodnevnih poslova u školi i cikličke naravi nastavne godine (promjenjivog opterećenja tijekom nastave) nastavnici ne mogu raditi na projektu stalnim opterećenjem /intenzitetom.

Savjeti o planiranju projekta, 4 Kada napravite vremenski plan, dodajte na kraju “rezervno vrijeme” Kako će realizacija nekih aktivnosti na projektu sigurno kasniti, “rezervnim vremenom” štitite svoj tim i projekt od kašnjenja projekta u cjelini!

Savjeti o planiranju projekta, 5 Kada napravite svoj projektni proračun, povećajte prije razgovora s naručiteljem iznos za 10%-20% Kako ste zbog manjka iskustva vjerojatno ispustili neki od stvarnih troškova, ovim povećanjem omogućavate njihovo pokrivanje

Savjeti o formiranju tima, 1. Prvo definirajte potrebne uloge u timu i kompetencije potrebne za svaku ulogu, a tek tada razmišljajte o tome tko bi od kolega odgovarao pojedinoj ulozi.

Savjeti o formiranju tima, 2. Za članove tima birajte zainteresirane i motivirane kolege. Ne namećite i ne postavljajte ljude u uloge u kojima se sami ne vide ili ne osjećaju ugodno.

Savjeti vezani uz timski rad, 1 Pokušajte izbjeći krute hijerarhijske strukture projektnih timova (jedan šef odlučuje o svemu, ostali slušaju i rade)

Savjeti vezani uz timski rad, 2 Uspjeh (ili neuspjeh) zajednička je zasluga i odgovornost svih članova tima. U konačnici ne postoji “djelomični” uspjeh pojedinog člana, već samo ukupni uspjeh ili neuspjeh čitavog projektnog tima!

Savjeti vezani uz timski rad, 3 Zajednička odgovornost ne znači da uloge ne trebaju biti jasno podijeljene (i odijeljene). Svatko treba znati što radi, zašto i do kada to treba napraviti da bi se ostvario uspjeh u cjelini.

Savjeti kod procjene rizika Uvijek se može dogoditi da netko od kolega zbog nepredviđenih događanja (bolovanje, npr) ne može više sudjelovati na projektu. Pokušajte za svaku ulogu pronaći / osigurati barem još jednog (“zamjenskog”) kandidata ili člana tima.

O projektnoj dokumentaciji Izdvojite potrebno vrijeme i održavajte ju urednom i točnom Početno ulaganje vremena u ovaj posao vraća se kroz: Olakšanu komunikaciju s ulagačima Korištenje dokumentacije na sljedećim projektima

Kako se nositi s dodatnim zahtjevima Naučite reći NE! Ne izbjegavajte pregovore s naručiteljem! Ako naručitelj tijekom projekta počne mijenjati uvjete pod kojima se on odvija to se neizbježno odražava na njegov uspjeh i traži promjene u početnim planovima

Kako se nositi s dodatnim zahtjevima Ako naručitelj nije spreman uz svoje zahtjeve za promjenom opsega ili rokova osigurati i dodatne resurse (ili produljenje vremena ili suglasnost s nižom kvalitetom konačnog proizvoda), projekt ne može završiti uspješno!

Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta? Ako je odgovornost za uspjeh i neuspjeh zajednička, onda i uspjeh pripada svima. Ako je projekt bio uspješan, nemojte zaboraviti pohvaliti i istaknuti sve koji su sudjelovali na njemu.

Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta? Održite zaključni sastanak na kojem ćete projekt proglasiti formalno zaključenim! Održite ga mjesec dana nakon što su radovi na projektu završili. Do tada će se strasti i eventualni konflikti unutar tima stišati. Formalno zatvaranje projekta potrebno je i zbog članova projektnog tima i zbog vanjskih ulagača u projekt te korisnika

Što ako se projekt prekine prije završetka? Ne skrivajte istinu od članova projektnog tima. Objasnite im što se dogodilo i što je još potrebno napraviti do formalnog zatvaranja, a što se od planiranog neće realizirati. Izbjegnite raspravu o krivnji i krivcima.

Što ako se projekt prekine prije završetka? Pripremite i predajte sponzoru i naručitelju dokumentaciju o stanju realizacije u trenutku prekida (potrebno i korisno za mogući novi projekt a ujedno je i potvrda o učinjenom) Procijenite gdje i kako bi se već ostvareno na projektu ipak moglo iskoristiti.

Jedan drugačiji i zanimljiv pogled na uspješnost projekata Definicija projektnog neuspjeha, (Definition of Project Failure, Kris Johnson): uspjeh projekta i uspješnost njegovih rezultata nisu isto