Životný cyklus veľkého projektu Manažment v softvérovom inžinierstve Roman Kňažko 19.10.2010

Štúdie ukazujú že nekvalitný projektový manažment často spôsobuje neúspech celého projektu. Podľa štúdie firmy Metagroup (‚Prečo sa projekty končia neúspechom?' November 2002) 70% veľkých IT projektov končia úplným alebo aspoň čiastočným neúspechom (napr. nenaplnené očakávania). Najčastejšie udávané dôvody sú projektové riadenie, projektové plánovanie a komunikácia.

Chybné nastavenie a riadenie očakávaní zákazníka. Vzájomné nepochopenie požiadaviek alebo akceptačných kritérií. Rozdielne chápanie funkcionality ponúkaného riešenia. Zle zadefinované zmluvné podmienky. Porušovanie pravidiel pri cenotvorbe projektu, nedostatočne nastavený rezervný finančný fond "contingency" a interné „obchodné záujmy" pri cenotvorbe. Nekvalitne vypracovaný a schválený popis práce pre subdodávateľa (SOW). Zlyhanie kľúčového subdodávateľa. Nepresné odhady pre projekt. Failure to plan for risk containment. Chýbajúci posudok QA . Problémová kooperácia medzi divíziami pracujúcimi na projekte. Nezvládnutá komunikácia v rámci medzinárodného projektu. Nedostatok kvalifikovaných zdrojov. Neefektívne zahájenie projektu. Nekompetentné riadenie projektu. Nedostatočný monitoring a neefektívne plán opatrení. Chýbajúca podpora vyššieho manažmentu. Nekvalitná súčinnosť zákazníka. Chýbajúci alebo zle používaný systém zmenového konania. Slabá koordinácia medzi nadväzujúcimi fázami. Nízka podpora nového systému zákazníkom. Zmeny vo vyššom vedení zákazníka. Neustále zmeny v rozsahu plnenia projektu. Zlé vzťahy medzi dodávateľom a zákazníkom. Technologické problémy. Vzťahy medzi dodávateľom a subdodávateľom. Zvýšené náklady subdodávateľa. Morálka projektového tímu, zmeny v tíme.

Projektový manažment je zvyčajne vnímaný ako riadenie troch kľúčových faktorov každého projektu ktoré sa vzájomne ovplyvňujú. Rozsah plnenia Časový harmonogram Rozpočet projektu 1 12 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Umením projektového manažéra je zabezpečiť optimálne plnenie týchto troch ukazovateľov a týmto spôsobom realizovať úspešný projekt, ktorý posilní pozíciu firmy na trhu.

Nie je to ale také jednoduché, zabezpečiť optimálne plnenie troch kľúčových ukazovateľov v praxi znamená... Plánovať Komunikovať Koordinovať Integrovať Vykonávať Monitorovať Nastaviť rozpočet Kontrolovať Reportovať Dozerať na kvalitu atď

World Wide Project Management Methodology - WWPMM WWPMM pomáha definovať PM System, obsahujúci plány, procedúry a záznamy, ktorý usmerňuje všetky aktivity PM a popisuje aktuálny stav a históriu projektu. WWPMM poskytuje súbor vzorových formulárov (šablón) ktoré sú dostupné na intranete a používané počas riadenia projektu (napr. Riadenie rizík) WWPMM zabezpečuje integráciu medzi vnútrofiremnými procesmi a technickými postupmi potrebnými na úspešnú realizáciu projektu Ako je projekt nastavený, a ako je riadená jeho realizácia Technická realizácia projektu

WWPMM definuje organizačnú štruktúru projektu a zodpovednosti jednotlivých rolí Sponzor Riaditeľ organizácie alebo pracovník na podobnej vysokej riadiacej funkcii Bezprostredne zodpovedný za úspech projektu Strategických a organizačných rozhodnutí Projektový manažér Zodpovedný za realizáciu projektu podľa zmluvných podmienok Plánovanie projektu, kontrola a riadenie záležitostí týkajúcich sa harmonogramu a zdrojov Koordinácia všetkých projektových činností Riadenie problémov, rizík a zmien Projektový manažér pre sub-projekt Zodpovedný za realizáciu sub-projektu, tie isté zodpovednosti ako PM Môže byť subdodávateľ

WWPMM definuje procesy, ktoré optimalizujú nastavenie projektu (Definícia & Plán), jeho riadenie a uzavretie Definícia projektu Dohodnuté ciele projektu a prostriedky Zodpovednosti, rámcové plánovanie Plán projektu Vytvorenie a odsúhlasenie projektového plánu Realizácia a kontrola projektu Riadenie projektu Monitorovanie Technická realizácia Akceptácia Ukončenie projektu Čo sme sa naučili (Lessons learned) Pokračovanie ? Definícia Plán Riadenie a kontrola Ukončenie

Projektové procesy – grafická tabuľka

Praktický príklad riadenia projektu Roman Kňažko 19.10.2010

Profil projektu Názov projektu: Manažérsky informačný systém Zákazník: Bankový sektor Podpis zmluvy: 06/2003 Začiatok projektu: 08/2003 Trvanie projektu: 17 mesiacov Dodávka SW licencií a služieb Časť prác realizovaná subdodávateľom

Organizačná štruktúra Sponzor projektu Sponzor projektu Zákazník IBM Riadiaca komisia Riadiaca komisia Zákazník IBM Manažment kvality Riadiaca komisia Projektový manažér Projektový manažér Projektový manažér Zákazník IBM Subdodávateľ Projektový manažment Projektový tím Projektový tím Projektový tím Zákazník IBM Subdodávateľ Projektový tím

Fáza – Definícia projektu CRM (Customer relationship managment) Napr. Siebel Identifikácia obchodného prípadu (opportunity) Výzva na ponuku, výberové konanie Vytvorenie tímu, ktorí bude pripravovať ponuku Opportunity Business Manager Opportunity Owner Proposal Team Leader Project Administrator Engagement/Solution Manager Country QA Procurement Representative System Analyst Project Team Leader/Project Manager Responsible Services Manager

Fáza – Definícia projektu Zadanie projektu do QA databázy DPL (Denied Party List) databáza Vyplniť BTT (Business Transaction Type) Pripravené rámcové odhady na základe skúseností Architektúra a stratégia riešenia (potreba subdodávky) Stupnica od 1 až 5 OMB (Opportunity Managment Board) Stretnutie tímu zodpovedného za prípravu ponuky so zodpovedným manažérom Prezentácia obchodného prípadu, rizík Povinné pre BTT 4 a 5 Go/NoGo rozhodnutie

Fáza – Plán projektu Registrácia projektu CRA (Credit Risk Assessment) Pridelenie unikátneho čísla projektu CRA (Credit Risk Assessment) Sleduje sa finančná rizikovosť zákazníka Detailnejší návrh technického riešenia Architektúra riešenia Odhady pracnosti Predpoklady a požiadavky TAR (Technical Assuarance Review)

Fáza – Plán projektu Projektový plán Ľudské zdroje Subdodávatelia Vyžiadanie kvalifikovaných zdrojov Potvrdenie ich dostupnosti manažérom pre potreby projektu Subdodávatelia Vypracovanie SOW pre subdodávku Výber subdodávateľa Príprava zmluvy (pravidlo back-to-back)

Fáza – Plán projektu Riziká RMP (Risk Managment Plan) Cenotvorba Nástroj WWGPE Vstupné údaje: BTT Risk rating Odhady pracnosti Kurzové riziká Odložená splatnosť (DP) Schválenie finálnej ceny = PRL (Price Release Letter)

Fáza – Plán projektu Príprava ponuky/zmluvy QA (Quality Assurance) kontrola, schválenie Právne oddelenie - kontrola schválenie, neštandartné klauzuly - Viedeň Podpis CAF (Contract Aproval Form) Zmluva pripravená na podpis vedením firmy

Fáza – Riadenie a kontrola projektu Kontrola a monitorovanie projektu Realizácia projektu sa riadila projektovým plánom a prípadnými zmenami prijatými a vzájomne odsúhlasenými v priebehu projektu Stav projektu bol monitorovaný na pravidelných projektových poradách a na stretnutiach riadiacej komisie V rámci kontroly projektu bola vedená nasledovná dokumentácia: aktualizovaný plán projektu zápisy z projektových porád zápisy zo zasadania riadiacej komisie dokumentácia o zmenovom konaní

Fáza – Riadenie a kontrola projektu Riadenie zmien, zmenové konanie Cieľom je riadiť každú požiadavku na zmenu tak, aby bol rozsah projektu pod kontrolou s možnosťou úplnej transparentnosti Zaistiť aby každá žiadosť o zmenu bola zhodnotená kľúčovými osobami zainteresovanými v projekte Umožniť, aby vplyv všetkých zmien bol pochopený, dokumentovaný a riadený

Fáza – Riadenie a kontrola projektu Riadenie rizík Súčasťou metodológie je formálne posúdenie a odhad rôznych druhov rizík pozostáva zo štyroch základných krokov: identifikácia rizík – ktoré riziká môžu ovplyvniť priebeh projektu a dokumentovanie ich charakteristík kvalifikácia rizík – ohodnotenie jednotlivých rizík, ich vzájomného pôsobenia a odhad výsledného možného vplyvu na výstupy projektu plán opatrení pre zníženie rizík – definovanie krokov proti identifikovaným hrozbám realizácia opatrení – včasná odozva na vzniknuté hrozby v celom priebehu projektu

Fáza – Riadenie a kontrola projektu Eskalácia problémov Problémy sú riešené na príslušnej úrovni riadenia projektu s ohľadom na určené právomoci a zodpovednosti Vypracovaná eskalačná procedúra, najvyšším rozhodovacím orgánom bola riadiaca komisia projektu Komunikácia v rámci projektového tímu Komunikačný plán definuje pravidelné porady projektového tímu a spôsob dokumentovania zápisov zasadnutia riadiacej komisie bežnú dennú komunikáciu medzi členmi projektového tímu

Fáza – Riadenie a kontrola projektu Riadenie kvality Zabezpečenie kvality je kľúčovou otázkou vo všetkých aspektoch a všetkých etapách projektu Niekoľko spôsobov riadenia kvality: Interným procesom kontroly kvality v priebehu celého priebehu projektu zameraným na riadiace procesy, štandardy, procedúry, a výstupy projektu Priebežným monitorovaním stavu projektu Stanovením gestorov kvality na strane objednávateľa aj dodávateľa Stanovením a vzájomným odsúhlasením akceptačných kritérií a akceptačými testmi

Fáza – Ukončenie projektu Lessons learned MIS realizovaný podľa zadania, niektoré body zadania neboli v rámci projektu realizované po vzájomnej dohode zmluvných strán Zákazník spokojný s realizovaným dielom – rozšírenie funkcionality MIS dodatkami ku zmluve Projekt realizovaný podľa časového harmonogramu Plánované finančné ukazovatele projektu dosiahnuté Nedostupnosť interných kvalifikovaných zdrojov => presun prác na subdodávateľa Chýbajúce TAR = technologické problémy pri implementácii Príprava nového projektu