MESYUARAT KUMPULAN PENGURUSAN PEJABAT PENDAFTAR KHAMIS, 7 JULAI 2015 2.30 PETANG PP UTMKL

PEJABAT PENDAFTAR UTM KL LAPORAN UNIT PENTADBIRAN PEJABAT PENDAFTAR UTM KL

REKOD GL YANG DIKELUARKAN SEPANJANG BULAN JAN – JUN 2015 MENGIKUT PTJ

JUMLAH PERBELANJAAN PERUBATAN BAGI PUSAT KESIHATAN & KLINIK PANEL UTM KUALA LUMPUR BAGI JAN – MEI 2015 RM BULAN JAN – MEI 2015 PKU : RM 304,990.33 KLINIK PANEL : RM 147,775.00 JUMLAH KESELURUHAN : RM 452,765.33

JUMLAH PERBELANJAAN BAGI HEMODALISIS, JANTUNG, PEMBELIAN UBAT & PERGIGIAN UTM KL BAGI JAN – MEI 2015 RM BULAN JAN – MEI 2015 HEMODALISIS : RM 156,203.00 JANTUNG : RM 58,172.00 PEMBELIAN UBAT : RM 4,419.90 PERGIGIAN : RM 29,168.50 JUMLAH KESELURUHAN : RM 247,963.40

SENARAI KURSUS/LATIHAN (JAN-JUN 2015) ANJURAN PEJABAT PENDAFTAR UTM KL Peruntukan 2015 : RM60,000 Perbelanjaan (Jan – Jun 2015) RM19,104.44 Membangun Personaliti Unggul (MPU) RM589.44 Baki RM40,895.65 Kursus Kemahiran ICT Kursus Kompetensi Umum Bil Kursus Tarikh Bil. Peserta Kos 1 Microsoft Word Siri 1 10-11 Februari 2015 19 RM1,232.00 2 Adobe Photoshop CS5 Siri 1 24-25 Februari 2015 32 RM1,992.00 3 MS Excel Siri 1 4-5 Mac 2015 20 RM1,792.00 4 MS Powerpoint Siri 1 18-19 Mac 2015 13 5 Asas Wordpress 1-2 April 2015 11 RM1,732.00 6 MS Access 14-15 April 2015 23 RM1,472.00 7 MS Visual Basic 6.0 6-7 Mei 2015 10 RM1,748.00 Bil Kursus Tarikh Bil. Peserta Kos 1 Audit ISO 5-6 Februari 2015 38 RM2,760.00 2 Electronic Management System (EMS) 2015 25 Mac 2015 23 HCD UTMJB 3 Occupational Safety, Health and Enviroment (OSHE) 27-28 April 2015 26 RM1,800.00 4 Pengurusan Stress 12-13 Mei 2015 39 RM1,040.00 5 Amalan 5S 2-3 Jun 2015 20 RM1,715.00

PERBELANJAAN TIKET KAPAL TERBANG BAGI TAHUN 2013, 2014 DAN 2015 Jan-Mei 2015

PEJABAT PENDAFTAR UTM KL LAPORAN UNIT PERJAWATAN PEJABAT PENDAFTAR UTM KL

URUSAN UNIT PERJAWATAN SEHINGGA JUN 2015 BIL PERKARA JUMLAH 1. PERMOHONAN Bilangan Permohonan Yang Diterima 15,542 pemohon 2. PENGAMBILAN Bilangan Urusan Temuduga 2 kali Siri 1/2015 (9 jawatan) (23-24 Mac 2015) Siri 2/2015 (7 jawatan) (2-3 Jun 2015) 3. PELANTIKAN Bilangan Pelantikan Tetap Bilangan Pelantikan Kontrak 24 Calon 3 Calon 4. PENANGGUHAN PELANTIKAN KONTRAK Bilangan Post Kontrak Ditangguhkan/Tidak Diisi 11 Post

BIL. PERMOHONAN CALON DIPANGGIL TEMUDUGA, CALON HADIR TEMUDUGA DAN CALON DILANTIK BAGI TAHUN 2014 – JUN 2015 TAHUN KUMPULAN JAWATAN JUMLAH PERMOHONAN (INDIVIDU) BIL. CALON DIPANGGIL TEMUDUGA BIL. CALON HADIR TEMUDUGA BILANGAN LANTIKAN 2014 Sokongan 1 (B) 7,177 55 37 9 Sokongan 1 (C ) 9,620 117 80 30 Sokongan 11 (D) 3,881 184 109 47 JUMLAH 20,678 356 226 86 2015 3,052 42 7 9,490 69 48 11 3,000 94 57 15,542 218 147 27

CARTA 1 (a) CARTA 1 (b) BIL. PERMOHONAN CALON DIPANGGIL TEMUDUGA, CALON HADIR TEMUDUGA DAN CALON DILANTIK BAGI TAHUN 2014 – JUN 2015 CARTA 1 (a) CARTA 1 (b)

KUMPULAN SOKONGAN I (B) KUMPULAN SOKONGAN I (C) SENARAI JUMLAH PELANTIKAN MENGIKUT SKIM PERKHIDMATAN DARI JAN – JUN 2015 BIL. SKIM PERKHIDMATAN PELANTIKAN LANTIKAN TETAP KUMPULAN SOKONGAN I (B) 1. PENOLONG PEGAWAI PERUBATAN (GRED U29) 1 2. PENOLONG PEGAWAI FARMASI (GRED U29) 3. PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (GRE F29) JUMLAH KUMPULAN SOKONGAN I (B) 3 KUMPULAN SOKONGAN I (C) PENYELIA ASRAMA (GRD N17) PEMBANTU PERPUSTAKAAN (GRED S17) 2 JURUFOTOGRAFI (GRED B21) 4. PEMBANTU TADBIR (P/O) (GRED N17) 5. PEGAWAI KHIDMAT PELANGGAN (GRED N17) LANTIKAN KONTRAK JUMLAH KUMPULAN SOKONGAN I (C) 10 BIL. SKIM PERKHIDMATAN PELANTIKAN LANTIKAN TETAP KUMPULAN SOKONGAN II (D) 1. PEMBANTU OPERASI (GRED N11) 6 2. PEMANDU KENDERAAN (GRED H11) 3 3. PEMBANTU PERAWATAN KESIHATAN (GRED U11) 1 4. PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT (GRED N17) 5. PENGAWAL KESELAMATAN (GRED KP11) 2 LANTIKAN KONTRAK JUMLAH KUMPULAN SOKONGAN II(D) 14

FAKTOR PENGISIAN JAWATAN FAKTOR PENGISIAN JAWATAN SEHINGGA DIS 2015 (KEMASKINI 30.6.2015) BIL. FAKTOR PENGISIAN JAWATAN BILANGAN STAF PERATUS (%) 1. Bersara Wajib 15 25.4 2. Bersara Pilihan 10 17 3. Peletakan Jawatan 4. Kelulusan Mesyuarat JPU 1 1.7 5. Ditamatkan Perkhidmatan/ Tatatertib Buang Kerja 5 8.4 6. Post Kontrak Staf Ditawar Tetap 7. Arahan Pertukaran 3 8. Kelulusan ABM (Perjawatan) Tahun 2014 2 3.4 9. Naik Pangkat 10. Meninggal Dunia Dalam Perkhidmatan JUMLAH KEKOSONGAN 59 100%

PERMOHONAN VISA STAF ANTARABANGSA JUMLAH JP VISA DIKENAKAN ADALAH RM25,000 JUMLAH JP VISA DIKENAKAN ADALAH RM4,500

PEJABAT PENDAFTAR UTM KL LAPORAN UNIT PERKHIDMATAN PEJABAT PENDAFTAR UTM KL

PROGRAM ORIENTASI STAF BARU (POSB) Inisiatif 2015 Unit Perkhidmatan PPKL Sasaran : Staf Baru Tujuan : Pendedahan maklumat ASAS yang PERLU diketahui/dipatuhi sebagai seorang staf UTM Dikendalikan sepenuhnya oleh N17 (PTP/O) PPKL Dirancang 3 kali setahun (mengikut siri temuduga Unit Perjawatan PPKL)

STATISTIK KEHADIRAN POSB SIRI 1/2015 POSB SIRI 2/2015

Pemudahcara bagi staf UTMKL khususnya mendapatkan informasi/ BUKU PANDUAN STAF BUKU PANDUAN 2015 Pemudahcara bagi staf UTMKL khususnya mendapatkan informasi/ maklumat Boleh dicapai melalui: http://registrar.utm.my/kualalumpur/terbitan-pejabat-pendaftar-kuala-lumpur/

audit AUDIT FAIL DAN BKRP Dijalankan pada 8 Mei hingga 16 Jun 2015 Melibatkan semua staf PSM UTM KL yang diketuai oleh Pembantu Tadbir Kanan (N26) Memastikan staf PSM sentiasa mengemaskini rekod dengan teratur dan mematuhi tatacara Pengurusan BKRP dan Fail Audit dijalankan secara bersilang PTJ Laporan akhir audit akan diibincangkan pada 31 Julai 2015

PEJABAT PENDAFTAR UTM KL LAPORAN UNIT KESELAMATAN PEJABAT PENDAFTAR UTM KL

PENCAPAIAN UNIT KESELAMATAN SEHINGGA 30 JUN 2015 KOD UTMKL MATLAMAT INISIATIF KPI INIT. OWNER PENCAPAIAN P10.1 Bil Staf terlibat dengan program USR Merancang satu program USR setahun 10 orang Keselamatan masih dalam perancangan P11.10 Meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan keselamatan Kajian ke atas Carta CSI Menghantar staf hadir kursus keselamatan Taklimat Keselamatan kepada staf dan kontraktor 80% CSI untuk Pejabat Pendaftar % Separuh dari jumlah pengawal telah hadir iii 100% telah dilaksanakan.

PENCAPAIAN UNIT KESELAMATAN SEHINGGA 30 JUN 2015 KOD UTMKL MATLAMAT INISIATIF KPI INIT. OWNER PENCAPAIAN P12.1 Meminimumkan kehilangan aset universiti Memusatkan kawalan kamera litar tertutup Meningkatkan kawasan rondaan keselamatan melalui penambahan check point 100% Keselamatan CCTV di Menara Razak dan MJIIT kini dipusatkan di blok J Sedang dalam perlaksanaan P12.2 Mengatasi masalah kesesakan aliran trafik dan kekurangan parkir kenderaan Mewujudkan parkir alternatif di bahu jalan yang kurang kesesakan Meningkatkan tindakan penguatkuasaan terhadap pemilik kenderaan yang melanggar peraturan Masalah kekurangan parkir berjaya di atasi Tiada kenderaan lama yang ditinggalkan di dalam kampus P12.3 Meningkatkan kesedaran terhadap bahaya kebakaran dengan mengadakan aktiviti fire drill Merancang jadual aktiviti fire drill Mengadakan ceramah dan demonstrasi berkaitan bahaya kebakaran dan penggunaan alat pemadam api 4 x setahun Lima aktiviti bakal dilaksanakan iaitu di KSJ (2 kali), Menara Razak, PSZ dan MJIIT. Dua fire drill telah dilaksanakan iaitu di Menara Razak dan KSJ P12.4 Mencegah berlakunya kemalangan dalam kampus Mengadakan dan menyusun semula papantanda lalulintas Mengadakan program kesedaran (pamphlet), road block dan penguatkuasaan peraturan Maksima 3 kes Tiada kemalangan dilaporkan setakat ini ii. Risalah berkaitan keselamatan telah diedarkan dan ceramah juga telah disampaikan khususnya pelajar baru

PENCAPAIAN UNIT KESELAMATAN SEHINGGA 30 JUN 2015 KOD UTMKL MATLAMAT INISIATIF KPI INIT. OWNER PENCAPAIAN P12.5 Mengurangkan kehilangan kenderaan di dalam kampus Meningkatkan pemantauan melalui CCTV di lokasi yang kerap berlaku kehilangan Meningkatkan rondaan trafik di semua kawasan berisiko kehilangan <3 Keselamatan Sehingga Jun 2015 tiada kes kehilangan kenderaan di kampus dan Kediaman Siswa Banyak kenderaan telah dikompaun disebabkan beberapa kesalahan lalulintas. L1.8 Meningkatkan bilangan staf keselamatan menghadiri kursus kompetensi Mengadakan lawatan untuk ‘benchmarking’ ke organisasi luar Menghantar staf ke Kursus berkaitan keselamatan Mengadakan latihan fizikal dan kawat kaki secara tetap 70% Mengadakan lawatan ke UTHM, USIM dan Jabatan Penjara Sg. Buloh Menghantar staf menghadiri Kursus Asas Keselamatan dan Standard People Practice’ (SPP) Latihan jasmani dan kawad kaki telah dilaksanakan 2 kali sebulan mengikut jadual R.1.6 Mengurangkan tuntutan kerja lebih masa Menjadualkan semula kerja staf Mengisi kekosongan jawatan sedia ada 5% 2013 : 31134.5 jam 2014 : 29914.5 jam 2015 : 14358.9 jam (sehingga Mei) (akan berlaku penambahan disebabkan 4 kekosongan staf tidak diisi sejak April 2015) R.2.1 Meningkatkan kutipan kewangan Mengadakan operasi lebih kerap Meningkatkan penjualan stiker kenderaan Operasi lalulintas serta penguatkuasaan hari berpakaian kemas telah diadakan mengikut jadual Operasi menjual pelekat kenderaan di kaunter keselamatan serta ketika proses pendaftaran pelajar telah diadakan

SEKIAN TERIMA KASIH