PERANCANGAN & PENGURUSAN PROJEK KURSUS PEMBANGUNAN EKSEKUTIF MODUL 1 PERANCANGAN & PENGURUSAN PROJEK KURSUS PEMBANGUNAN EKSEKUTIF Dewan Laksamana 28 April 2005

PERANCANGAN KENDIRI DISIPLIN DIRI ! POKOK ATAU ASAS KEPADA PERANCANGAN & PENGURUSAN YANG BAIK ADALAH : DISIPLIN DIRI ! Untuk mendapatkan sifat DISIPLIN DIRI ini kita harus memupuk dan melatih diri kita agar MiNAT dan BERTANGGUNGJAWAB ke atas segala tugasan yang diberi

PERANCANGAN KENDIRI JOB SCOPE KITA HANYA BOLEH MENYUSUN KEPENTINGAN SETIAP SATU TUGASAN DENGAN BERKESAN APABILA KITA MEMAHAMI KEHENDAK SESUATU TUGASAN TERSEBUT JOB SCOPE

MEMBUAT ANDAIAN SENDIRI TENTANG APA YANG DIPERLUKAN PRIORITIZATION KESILAPAN YANG SELALU DILAKUKAN : MELAKSANA SECARA TERGESA-GESA TANPA MAHU MEMPERUNTUKKAN SEDIKIT MASA UNTUK MEMAHAMI TENTANG APA YANG DIPERLUKAN DARI TUGASAN TERSEBUT (OBJEKTIF) MEMBUAT ANDAIAN SENDIRI TENTANG APA YANG DIPERLUKAN MENGINTERPRETASI APA YANG DIARAHKAN SECARA LUARAN (TERIMA BULAT-BULAT)

KITA PERLU TAHU MERANCANG DIRI SEBELUM MERANCANG SESUATU TUGASAN MELALUI : TO-DO LIST Meluangkan masa 10 minit untuk merancang akan mendatangkan produktiviti sepanjang hari dan kepuasan bekerja semalaman

BAGAIMANA UNTUK MULA MERANCANG 1. SENARAIKAN TUGASAN YANG DIBERI / RANCANG SETIAP PETANG SEBELUM MENINGGALKAN PEJABAT 2. PILIH DAN NOMBORKAN MENGIKUT KEPENTINGAN SAMA ADA MELALUI KEPERLUAN : ~ ‘DATELINE’ ~ SAIZ PROJEK / TUGASAN ~ PENGLIBATAN RAMAI DLL * ANDA MUNGKIN PERLU MENYUSUN SEMULA SENARAI SETIAP HARI APABILA ADA TUGASAN BARU YANG LEBIH ‘PENTING’ DIPEROLEHI TO-DO LIST (CONTOH HARI JUMAAT) 1. UPDATE FORUM 2. SIAPKAN SLIDE PRESENTATION SATURDAY TEACHING 3. BUAT PERSEDIAAN UNTUK KC MEETING 3. LAKSANAKAN TUGASAN YANG TELAH DISENARAIKAN TERSEBUT 4. UPDATE SENARAI YANG TELAH SIAP SETIAP PETANG SEBELUM MENINGGALKAN PEJABAT DAN SENARAIKAN SEMULA TO-DO LIST UNTUK KEESOKAN HARINYA

BAGAIMANA UNTUK MULA MERANCANG PERINGATAN APABILA ANDA SEMAKIN MAHIR MERANCANG DIRI DAN TUGASAN, PERANCANGAN SECARA TO-DO LIST INI BOLEH DIPANJANGKAN UNTUK JANGKA WAKTU YANG LEBIH LAMA - SEMINGGU, SEBULAN DSB. MELALUI PENGGUNAAN SISTEM PLANNER APRIL 2005 GM SLIDE KC MTG MON TUES WED THURS FRI UPDATE FORUM MEETING SPORT CLUB WEEKLY REPORT KC MTG MCM NEWS REWANG CAFE TEACHING STAFF PREPARE PO

LATIHAN MERANCANG TUGASAN ANGGAPLAH HARI INI ADALAH 25HB APRIL TUGASAN BERIKUT TELAH DIBERIKAN KEPADA ANDA - IAITU MEMBUAT PERSEDIAAN UNTUK KC MEETING YANG AKAN BERLANGSUNG 6 HARI LAGI MEMANDANGKAN KALI INI ADALAH GILIRAN JABATAN ANDA UNTUK MENGURUSKANNYA - 1. SIAPKAN SLIDE PRESENTATION KC MEETING UNTUK SLOT JABATAN ANDA SENDIRI 2. MENYEDIAKAN FOLDER 3. ORDER MAKAN 4. URUS AGENDA MEETING DENGAN BERBAGAI PIHAK YANG TERLIBAT 5. DAPATKAN NOTA-NOTA UNTUK DIISI KEDALAM FOLDER 6. SEDIAKAN SENARAI PENDAFTARAN 7. SEDIAKAN JADUAL MEREKA YANG BERTUGAS

LATIHAN MERANCANG TUGASAN KEMUNGKINAN JAWAPAN - Day 1 (4), Day 1(7), Day 2(2), Day 2(1), Day 3(3), Day 3(6), Day 4(5) 4. URUS AGENDA MEETING DENGAN BERBAGAI PIHAK YANG TERLIBAT 7. SEDIAKAN JADUAL MEREKA YANG BERTUGAS 2. MENYEDIAKAN FOLDER 1. SIAPKAN SLIDE PRESENTATION KC MEETING UNTUK SLOT JABATAN ANDA SENDIRI 3. ORDER MAKAN 6. SEDIAKAN SENARAI PENDAFTARAN 5. DAPATKAN NOTA-NOTA UNTUK DIISI KEDALAM FOLDER asas bulk finale

PERANCANGAN PROJEK SAIZ PROJEK / TUGASAN SETELAH KITA MAHIR MENJADUALKAN DIRI SENDIRI, BARULAH KITA BERSEDIA UNTUK MERANCANG PROJEK YANG LEBIH BESAR DILUAR KEKUASAAN KITA DAN YANG MELIBATKAN PERANCANGAN UNTUK ORANG LAIN ANTARA YANG PERLU KITA BERI PERHATIAN IALAH : SAIZ PROJEK / TUGASAN KERANA IA AKAN MELIBATKAN : PECAHAN / PEMBAHAGIAN TUGAS JUMLAH ORANG YANG TERLIBAT JUMLAH PERBELANJAAN JANGKA MASA YANG DIPERUNTUKKAN (TIME FRAME) KERJA-KERJA PENTADBIRAN YANG LEBIH RUMIT KEKUATAN PEMANTAUAN (CONTROL MEASURES)

PERANCANGAN PROJEK CARTA ALIRAN PROSES PERLAKSANAAN SESUATU PROJEK CADANGAN PERANCANGAN SENARAI TUGASAN Persediaan Keperluan Budget Jangka masa Urusetia PROMOSI PERSIAPAN PERLAKSANAAN LAPORAN POST MORTEM * CONTOH FORMAT KERTAS KERJA SEPERTI YANG DIBERI PERLU KERAP DIPANTAU

PERANCANGAN PROJEK MEKANISMA PENGAWALAN (CONTROL MEASURES) 2 PERKARA PENTING YANG MENJADI NADI SETIAP PENGURUS PROJEK (PERSON IN-CHARGE) 1. GANTT CHART - SENARAI TUGASAN DAN TARIKH-TARIKH SESUATU TUGAS PERLU DISIAPKAN 2. JADUAL PENDAPATAN & PERBELANJAAN * BOLEH DILAKSANAKAN DALAM BENTUK TERMUDAH - TABLE WORD ATAU EXCEL

SETIAP TUGASAN MESTI DI MAKLUMKAN KEPADA PIHAK PERANCANGAN PROJEK MAKLUMBALAS & LAPORAN SETIAP TUGASAN MESTI DI MAKLUMKAN KEPADA PIHAK ATASAN PERKEMBANGANNYA : PENCAPAIAN PERBELANJAAN & PENDAPATAN (JIKA BERKENAAN) MAKLUMBALAS BOLEH DALAM BENTUK VERBAL TETAPI MESTI DISUSULI DENGAN DOKUMENTASI - ~ LAPORAN BERTULIS ~ E-MAIL ~ FORUM ~ SMS AKHIR SEKALI BAIK KALAU KITA ADAKAN POST MORTEM UNTUK SETIAP TUGASAN YANG TELAH SELESAI UNTUK : KEDAPATAN YANG PERLU DIPERBAIKI DIMASA AKAN DATANG KESIMPULAN

SEKIAN SEMUGA SESI MODUL PERTAMA INI AKAN DAPAT SEDIKIT SEBANYAK MEMBANTU ANDA UNTUK MENJADI PEGAWAI YANG LEBIH BERWIBAWA DAN DAPAT MENJALANKAN TUGAS DENGAN LEBIH TERANCANG